Im vorherigen Teil unserer Blogserie zum E-Mail-Management hat sich alles um die Personalisierung von Microsoft Outlook gedreht. Im heutigen Teil geht es um den vorausschauenden Umgang mit dem E-Mail-Programm, so dass Sie Oberwasser in der E-Mail-Flut behalten.
Filtern & Ordnen
Nicht nur der eigene Schreibtisch, sondern auch das Postfach muss regelmäßigt gereinigt und gepflegt werden. Bauen Sie klare Strukturen auf. Diese virtuellen Ablagefächer helfen Ihnen, Informationen schnell zur Hand zu haben, wenn Sie sie brauchen.
Ordnen Sie E-Mails, die Sie erst später bearbeiten wollen, bestimmten Kategorien und Farben abhängig von ihrer Dringlichkeit zu.
Rechtsklick auf die entsprechende E-Mail, Kategorisieren, Kategorie auswählen
Beispiel: In Ihrer Firma wird eine neue Stelle ausgeschrieben und Sie kümmern sich um die eingehenden Bewerbungen. Da Sie die Bewerbungen jedoch erst nach Ablauf des Bewerbungszeitraums sichten wollen, ist es sinnvoll, alle eingetroffenen Bewerbungen mit einer sichtbaren Markierung zu versehen, um sie anschließend ohne großen Aufwand wiederfinden zu können. Bei der ersten Verwendung einer Kategorie erscheint automatisch ein Fenster, in dem man die Kategorie umbenennen kann; in diesem Fall wäre „Bewerbungen“ sinnvoll. Nach Ablauf des Bewerbungszeitraums können Sie die E-Mails in Ihrem Posteingang nach Kategorien ordnen, sodass jene mit Markierung ganz oben angezeigt und nacheinander bearbeitet werden können.
Archivieren Sie E-Mails nach Ihrer Bearbeitung, anstatt sie zu löschen. So können Arbeitsvorgänge zu einem späteren Zeitpunkt von anderen oder Ihnen selbst nachvollzogen werden. Nutzen Sie dazu die Ordnerfunktion in Outlook, um eine solche Archivierung durchzuführen: legen Sie Ordner zu verschiedenen Themenbereichen an, in die Sie E-Mails nach Ihrer Bearbeitung ablegen können, sodass der Posteingang möglichst frei bleibt. Die automatische alphabetische Anordnung können Sie umgehen, indem Sie die Ordner nummerieren oder sie einfach per Drag & Drop verschieben. Damit die Inhalte dieser Ordner nicht gigantische Ausmaße annehmen, sollten auch die Ordner ca. einmal pro Monat „ausgemistet“ werden.
Rechtsklick auf Posteingang, Neuer Ordner, Ordner benennen
Erstellen Sie Verteilerlisten, um feste Personenkreise, die Sie häufig anschreiben, mit einem Mausklick zu erreichen. Pflegen Sie diese Listen regelmäßig, um sie aktuell zu halten.
Personen, Start, Neue Kontaktgruppe, Mitglieder hinzufügen
Beispiel: Sie arbeiten im Vertriebsbereich eines Dienstleistungsunternehmens und lassen den verschiedenen Vertretern pro Land regelmäßig dieselben Informationen zukommen. Durch das Erstellen einer Verteilerliste pro Land könnten Sie hier viel Zeit einsparen.