Aufgaben­verwaltung und Aufgaben­verwaltungs­software

Autorin: Kathrin Jungwirth | Letzte Aktualisierung: Dienstag, 20. Juli 2021 | Lesedauer: 5 min.

Wenn Sie in den Details Ihrer Aufgaben und To-Do’s versinken und bei der Erfassung Ihrer Projektarbeitszeit den Überblick verlieren, dann sollten Sie über professionelle Aufgabenverwaltung mit Hilfe einer Aufgabenplanungs-Software nachdenken. Doch was genau ist Aufgabenverwaltung? Was beinhaltet die Verwaltung von Tätigkeiten? Wie können Sie To-Do’s mit einer Aufgabenverwaltungssoftware effizient organisieren und was sind die Vorteile eines intelligenten Tools? Im folgenden Beitrag gehen wir diesen Fragen Schritt-für-Schritt auf den Grund und klären die Grundlagen von Aufgabenverwaltung.

Inhalt

1. Definition Aufgabenverwaltung
2. Die Phasen der Aufgabenverwaltung
3. So funktioniert professionelle Aufgabenverwaltung mit Software-Unterstützung
4. Vorteile des InLoox Aufgabenverwaltungstools

1. Definition Aufgabenverwaltung

Beim Thema Aufgabenverwaltung kommt schnell das Bild einer einfachen, handschriftlichen Checkliste mit anstehenden Tätigkeiten auf. Professionelle Aufgabenverwaltung geht jedoch weit über die klassische To-Do-Liste hinaus. Ziel ist es Aufgaben zu strukturieren, um Deadlines einzuhalten und Projekte termingerecht abzuschließen. Damit dieses Ziel erreicht werden kann, beinhaltet die Verwaltung von Aufgaben folgende Punkte.

Aufgabenverwaltung beinhaltet

• Multiple Aufgabenlisten erstellen
• Aufgaben mit Start und Ende definieren
• Teammitgliedern Aufgaben zuweisen
• Aufgaben planen und Pläne erstellen
• Den Fortschritt überwachen und nachverfolgen
• Über die Fertigstellung informieren
• Deadlines einhalten und Projekte pünktlich abschließen

2. Die Phasen der Aufgabenverwaltung

Je nach Aufgabe und Fortschritt fallen in der Aufgabenverwaltung unterschiedliche Tätigkeiten an:

Vorbereitung & Planung

• Aufgaben definieren
• Aufgaben beschreiben
• Aufgaben terminieren
• Soll-Aufwand schätzen
• Verantwortlichkeiten klären & zuweisen
• Ggf. Übertragung in die Projektplanung:  Mit Vorgängen verknüpfen
• Übergabe an ein verantwortliches Teammitglied 

Durchführung & kontinuierliche Pflege

• Durchführung der Aufgabe
• Fortschritt dokumentieren
• Wichtige Informationen/Dokumente hinterlegen 

Abschluss und Auswertung

• Aufgabe als erledigt markieren
• Evaluation & abschließende Notizen
• Auswertung von Soll-Ist-Zeitaufwand

3. So funktioniert professionelle Aufgabenverwaltung mit Software-Unterstützung

Einfache Aufgabenlisten, die per Hand oder in Excel und Word erstellt wurden, werden sehr schnell unübersichtlich und chaotisch. Wenn Sie mit einfachen Listen an Grenzen stoßen und den Überblick über die verschiedenen anstehenden To-Do’s verlieren, dann kann eine leistungsstarke Aufgabenverwaltung Software eine große Hilfe sein.

Mit Software-Unterstützung können Sie Aufgaben ganz einfach erstellen, planen, strukturieren, ändern und im Team verteilen. Doch welche Unterschiede und Vorteile sprechen für den Einsatz eines professionellen Tools im Vergleich zu klassischen Listen? Die meisten Task Software Tools ermöglichen die Zusammenarbeit im Team auf einer zentralen Plattform. Dadurch können Aufgaben Teammitgliedern zugewiesen werden und jeder weiß, wer was bis wann zu erledigen hat. Sämtliche Informationen zu den To-Do’s sind für alle im Team jederzeit und von überall zugänglich, sodass einem produktiven Arbeiten nichts mehr im Wege steht. Durch die umfassenden Möglichkeiten zur Dokumentation der Aufgabendetails stellen Sie außerdem sicher, dass Aufgaben auch von anderen Teammitgliedern übernommen werden können, sollten Mitarbeitende ausfallen.

Um Aufgaben professioneller verwalten zu können, sind folgende Funktionen bei einem unterstützenden Tool unverzichtbar.

Wichtige Funktionen einer Aufgabenverwaltungs-Software

• Umfassende Aufgabenbeschreibung
• Möglichkeit Verantwortlichkeiten zuzuweisen
• Überwachung des Fortschritts
• Dokumentation mit Hilfe von verknüpfbaren Dokumenten, Listen und Notizen
• Arbeitszeiten auf Aufgaben buchen
• Darstellung in einer individuell konfigurierbaren Aufgabenliste
• Darstellung in einem übersichtlichen und individuell anpassbaren Kanban-Board
• Aufgaben in die Projektplanung integrieren: Verknüpfung mit Vorgängen
• Berichte und Auswertungen erstellen z.B. Vergleich der gebuchten Arbeitszeit mit dem geplanten Aufwand
• Vorlagen, um regelmäßig wiederkehrende Aufgaben nicht jedes Mal zu Erstellen zu müssen

Eine Software-Lösung hilft also beim Planen, Durchführen, Nachverfolgen und Abschließen von Aufgaben sowie ggf. Projekten. Die meisten Tools sind für den Langzeit-Einsatz gedacht, um die Aufgaben auf Basis von Lessons Learned immer besser und mit Hilfe von Vorlagen immer einfacher planen zu können. Nach einer kurzen Einarbeitungszeit kann Aufgabenverwaltungssoftware folglich vor allem eines: Zeit einsparen und Transparenz schaffen.  

4. Vorteile des InLoox Aufgabenverwaltungstools

Die InLoox Aufgabensoftware geht noch einen Schritt weiter, indem sie umfassende Funktionen zur Aufgabenplanung direkt in Microsoft Outlook verfügbar macht. Damit können Sie Ihre Aufgaben nicht nur schnell und einfach in Outlook, sondern auch nach Belieben am Smartphone und im Web planen. Mit InLoox werden eine intuitive Aufgabenverwaltung sowie komplexe Projektplanung in einem zentralen Tool kombiniert. Neben der Aufgabenverwaltung kann auch die gesamte Projektplanung in Outlook durchgeführt werden. Auf diese Weise müssen Mitarbeitende nicht zwischen verschiedenen Programmen wechseln, können neben der E-Mail-Bearbeitung auch die Aufgabenverwaltung sowie die gesamte Projektplanung in Outlook durchführen und wichtige Synergieeffekte nutzen (z.B. in Bezug auf Kontakte oder Kalendertermine.  

• Die Software des Münchener Anbieters hilft Ihnen Aufgaben effizienter zu organisieren und gleichzeitig sicherzustellen, dass Ihr Team die übertragenen Aufgaben rechtzeitig erledigen kann. Weitere Vorteile von InLoox:
• Automatische Benachrichtigung, wenn Aufgaben überfällig sind oder abgeschlossen wurden
• Einfach zu verwalten
• Vollumfassender Funktionsumfang bis hin zu Projektmanagement
• Keinerlei Mikromanagement-Funktionen, die Mitarbeiterzeit binden
• Individuell anpassbar mit benutzerdefinierten Feldern
• Minimaler Zeitaufwand für die eigentliche Verwendung der Software
• Kurze Einarbeitungszeit auf Grund der gewöhnten Umgebung in Outlook
• Outlook-Synchronisation: Synchronisieren Sie InLoox Aufgaben mit Outlook-Aufgaben oder dem Outlook-Kalender.
• Kommentarfunktion
• Unbegrenzte Anzahl an Anhängen für Aufgaben
• Aufgaben mit Dokumenten oder Checklisten verknüpfen
• Anpassbare Kanban-Boards zur Aufgabenorganisation
• Schnelles Ändern des Status einer Aufgabe per Drag & Drop
• Erstellen von persönlichen Aufgaben ohne Projektbezug und Projektaufgaben