Home-Office: Tipps & Tricks für mehr Produktivität

Autorin: Linh Tran | Letzte Aktualisierung: Donnerstag, 27. Juli 2021 | Lesedauer: 10 min.

„New Work“, „Remote Work“, „Home-Office“ und viele andere Buzzwörter sind in den letzten Jahren in aller Munde und durch die aktuelle Situation relevanter denn je zuvor. Plötzlich stellen diese neuen Arbeitsmodelle nicht mehr nur eine Möglichkeit, sondern eine Notwendigkeit dar.

Auch wenn technologische Entwicklungen, wie digitale Cloud Netzwerke, mobile Endgeräte und mobiles Internet, das flexible Arbeiten schon seit vielen Jahren begünstigen, herrscht in Deutschland noch eine starke Präsenzkultur. Laut einer bitkom Studie von 2019 bieten in Deutschland 39% der Arbeitgeber ihren Mitarbeitern an ortsunabhängig zu arbeiten. Im Vergleich dazu, liegt der globale Durchschnitt bei 56% (Quelle: OWLLabs).

Die Covid-19-Pandemie führt dazu, dass viele Arbeitgeber und Arbeitnehmer plötzlich vor der Herausforderung stehen Home-Office innerhalb kürzester Zeit – oft innerhalb nur weniger Tage – einzuführen. Dabei geht es nicht nur darum die technischen Voraussetzungen zu erfüllen, sondern auch interne Prozesse umzustellen. Der plötzliche Übergang ins Home-Office stellt einen besonderen Änderungsprozess dar, der ein sorgfältiges Change-Management erfordert:

^{Schweizer Arbeits- und Organisationspsychologe Hartmut Schulze (Quelle: Hans Boeckler Stiftung)}

Doch die jetzige Situation bietet Unternehmen auch die einmalige Chance endlich den Schritt zu wagen und das „Experiment Home-Office“ durchzuführen.

In diesem Beitrag geben wir Ihnen Tipps und Tricks, wie Sie den Übergang ins Home-Office meistern und die Remote-Arbeit so effizient wie möglich gestalten können.

Inhalt:

1. Vorteile und Nachteile
       a. Für Arbeitgeber
       b. Für Arbeitnehmer
2. Tipps und Tricks
       a. Für Arbeitgeber
       b. Für Arbeitnehmer
3. Der Home-Office Arbeitsplatz
4. Die Must-Have Home-Office Tools & Programme
5. Effizientes Projektmanagement mit InLoox im Home-Office

1. Vorteile und Nachteile

Flexibles und ortsunabhängiges Arbeiten bietet viele Vorteile, aber auch viele Fallstricke. Dabei bietet Home-Office Arbeitgebern und Mitarbeitern unterschiedliche Vor- und Nachteile:

a. Für Arbeitgeber

Vorteile:

• Positives Unternehmensimage & Mitarbeiterbindung: Wenn Unternehmen Home-Office anbieten, signalisiert es vor allem eins: Wir sind familienfreundlich. Besonders mit dem derzeitigen Fachkräftemangel ist es wichtig hochqualifizierte Mitarbeiter zu finden und zu binden - die Möglichkeit auch im Home-Office arbeiten zu können ist eine Möglichkeit dies zu erreichen.
• Weniger Fehl- und Krankheitstage: Laut einer AOK-Studie haben Beschäftigte, die im Home-Office arbeiten weniger Fehltage (7,7 Tage) als Mitarbeiter, die im Büro arbeiten (11,9 Tage). Die Begründungen sind unterschiedlich: Zum einen sind Mitarbeiter im Home-Office natürlich weniger Umwelteinflüssen ausgesetzt, Sie können aber auch ihre Zeit besser einteilen. Aufgrund des Ansteckungsrisiko bleiben „Präsenzmitarbeiter“ oft ein paar Tage länger zu Hause und können nicht arbeiten. Mitarbeiter im Home-Office dagegen können trotzdem schon wieder arbeiten, da sie sich keine Sorgen machen müssen Kollegen anzustecken.  
• Verstärktes Vertrauen und zufriedenere Mitarbeiter: Schon die Möglichkeit im ortsunabhängig arbeiten zu können führt dazu, dass Mitarbeiter zufriedener sind, da es ihnen das Gefühl gibt selbstbestimmt Arbeiten zu können und mehr Kontrolle über ihre Arbeit zu haben. Dies wiederum führt zu einer höheren Einsatzbereitschaft – als Dank für das entgegengebrachte Vertrauen vom Arbeitgeber.

Nachteile:

• Nicht alle stehen dahinter: Home-Office funktioniert nur, wenn alle im Unternehmen das Arbeitsmodell akzeptieren und bereit sind bewährte Routinen und Prozesse zu ändern – oder sogar zu verwerfen. Wenn nicht alle im Team das neue Arbeitsmodell akzeptieren, dann kann es nicht gelingen. Eine Anordnung von oben ist einerseits gesetzlich nicht möglich und andererseits auch nicht zielführend.
• Erfordert hohe Disziplin & Eigenverantwortlichkeit: Wenn man von zu Hause arbeitet fallen einige Ablenkungen weg, wie z.B. Kollegen, die für einen kurzen Kaffeeplausch vorbeischauen, bietet dafür aber andere Ablenkungen. Für Mitarbeiter bedeutet das, dass sie hochdiszipliniert sein müssen und in der Lage sein müssen eigenverantwortlich zu arbeiten. Vielen fällt es aber schwer die Ablenkungen zu Hause auszublenden, so dass sie produktiver im Büro arbeiten können.
• Mitarbeitergesundheit: Home-Office bietet die Möglichkeit Arbeits- und Privatleben miteinander zu vereinen. Doch es birgt auch die Gefahr, dass diese Balance kippt. Denn vielen fällt es schwer im Home-Office komplett abzuschalten und haben das Gefühl, dass sie immer erreichbar sein müssen und können niemals abschalten. Dies führt zu erhöhtem Stress und Unzufriedenheit, welches wiederum zu verringerter Produktivität führt. In solchen Fällen sollten Arbeitgeber und -nehmer zusammen eine Lösung finden, wie die Work-Life-Balance im Home-Office wiederhergestellt werden kann.

b. Für Arbeitnehmer

Vorteile:

• Zeit sparen und Stress vermeiden: Je nachdem wie weit das Büro vom Wohnort entfernt ist, kann man sich lange Pendelzeiten sparen. Diese gesparte Zeit kann man dann dafür nutzen zu entspannen und Stress abzubauen. Pendeln ist häufig auch mit Stress verbunden: Lange Staus, überfüllte Züge, Verspätungen usw. können einem morgens schon den Tag verderben. Diese Stressfaktoren fallen weg, wenn man im Home-Office arbeitet.
• Vereinbarkeit Job und Privatleben: Besonders für berufstätige Eltern bedeutet Home-Office eine Möglichkeit Arbeit und Kinderbetreuung unter einen Hut zu bringen. Aber auch diejenigen, die pflegebedürftige Angehörige betreuen müssen, erleichtert Home-Office familiären Verpflichtungen nachzugehen.
• Produktiver arbeiten: Im Idealfall ist man allein im Home-Office und hat einen festen Arbeitsplatz, wo man ungestört arbeiten kann. Es entfallen die Unterbrechungen und Ablenkungen von Kollegen, so dass man ungestört arbeiten kann und in den sogenannten Produktivitäts-Flow kommen kann.

Nachteile:

• Ständige Erreichbarkeit führt zu Unzufriedenheit: Stift fallen lassen, Computer ausschalten, ausstempeln und die Bürotür hinter einem zufallen lassen, nach Hause fahren. Feierabend. Das geht leider im Home-Office nicht so einfach. Man hat zum einen keine räumliche Trennung und dadurch, dass man theoretisch immer Zugriff auf den Arbeitscomputer hat – auch um 22 Uhr – ist die Versuchung groß „mal schnell“ E-Mails zu bearbeiten oder die ein oder andere Aufgabe noch zu erledigen. Man kann also selbst nach Feierabend nie wirklich abschalten und sich erholen. Dies führt dazu, dass man unzufriedener ist und weniger produktiv arbeiten kann.
• Informationsdefizit und #FOMO (Fear of Missing Out): Viele Beschäftigte, die viel von zu Hause aus arbeiten haben oft Angst, dass sie für interessante Aufgaben oder Projekt übersehen werden. Mitarbeiter im Home-Office verpassen auch den täglichen Flurfunk bei der Kaffee- oder Mittagspause und haben so ein Informationsdefizit im Vergleich zu Präsenz-Mitarbeitern.
• Mehr Ablenkungen: Im Home-Office entfallen die Spontan-Besuche von Kollegen, aber wenn man z.B. Kinder hat oder eine PartnerIn, die auch zu Hause arbeiten, kann es sein, dass man öfter als im Büro abgelenkt wird und weniger produktiv arbeiten kann.

2. Tipps und Tricks

a. Für Arbeitgeber

Technische Voraussetzungen

Ob Sie Ihren Mitarbeitern Home-Office anbieten können oder nicht hängt stark von Ihrem Digitalisierungsgrad ab. Besonders im Hinblick auf den Datenschutz (siehe Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)), müssen besondere technische Voraussetzungen geschaffen werden, damit Mitarbeiter sicher und effizient von zu Hause arbeiten können. Stellen Sie sich am besten ein Checkliste zusammen, in der Sie festhalten, was Sie alles technisch vorbereiten müssen (VPN, Firewalls, Programme, Hardware etc.).

Kulturelle und strukturelle Voraussetzungen

Doch nicht nur die technischen Voraussetzungen müssen stimmen, auch kulturelle und strukturelle Voraussetzungen müssen geschaffen werden. Kommunizieren Sie Ihren Mitarbeitern, dass die Möglichkeit Home-Office zu machen dazu dient, dass sie Job und Privatleben besser vereinen können und Sie nicht von ihnen verlangen, mehr im Homeoffice zu leisten, als im Büro. Auch wenn Sie „alles wie immer“ im Home-Office machen, so gibt es doch bestimmte Prozesse, die man nicht 100% übertragen kann. Evaluieren Sie Ihre bestehenden Prozesse und identifizieren Sie die Prozesse, die man für die Arbeit im Home-Office ändern muss. Ein einfaches Beispiel sind Meetings. Anstatt dass alle im selben Raum sitzen, werden Meetings im Home-Office über Telefon- oder Videokonferenzen gehalten. 

Klare Regelungen und Absprachen

Einfach zu sagen „Ab heute darf jeder im Home-Office arbeiten“ geht leider nicht. Bevor die Mitarbeiter im Home-Office arbeiten können müssen Sie zum einen eine Betriebsvereinbarung unterschreiben und zum anderen Regeln für die ortsunabhängige Arbeit festlegen:

• Wer darf im Home-Office arbeiten?
• Unter welchen Voraussetzungen darf man mobil arbeiten?
• Wie oft darf man mobil arbeiten?
• Was sind die Kern- und Präsenzzeiten, die man einhalten muss?
• Wie werden Arbeitszeiten erfasst?
• Wie werden Kosten verteilt (Miete, Internet, Hardware, Büromaterial etc.)
• Was gilt als Arbeitsunfall und wann greift die gesetzliche Unfallversicherung?
• Wie wird der Datenschutz gewährleistet?

Hybride Vorgehensweise

Es muss nicht immer ganz oder gar nicht sein. Manche Mitarbeiter möchten im Home-Office arbeiten, andere kommen lieber ins Büro und andere würden sich freuen, ein oder zwei Mal die Woche von daheim arbeiten zu können. Bieten Sie Ihren Mitarbeitern z.B. ein festes „Kontingent“ an Home-Office-Tagen an. Zum Beispiel kann jeder Mitarbeiter 2 Tage im Monat im Home-Office arbeiten (muss aber nicht!). So können Ihre Mitarbeiter sich die Home-Office-Tage flexibel einteilen, z.B. für nicht verschiebbare Handwerker- oder Arzttermine. Solange Sie klare Regelungen haben, kann auch kein Chaos entstehen.

Wissensaustausch etablieren

Stellen Sie sicher, dass Wissen nicht bei Einzelpersonen bleibt, sondern geteilt wird. Stellen Sie Ihrem Team die passenden Tools zur Verfügung, um den Wissensaustausch zu begünstigen, wie z.B. interne Messenger, soziale Netzwerke, Wikis etc.

Nur die Leistung zählt

In Deutschland herrscht eine starke Präsenzstruktur. Damit Home-Office funktioniert, müssen Sie sich aber davon distanzieren, Präsenz mit Leistung gleichzusetzen. Definieren und messen Sie Leistungen objektiv an der Zielerreichung, nicht der Präsenz. Methoden wie z.B. OKR (Objectives and Key Results) helfen Ihnen dabei Mitarbeiterziele nach den Unternehmenszielen auszurichten. Die Methode hilft Ihnen außerdem dabei die Leistungen Ihrer Mitarbeiter unabhängig von der Präsenz zu beurteilen.

Vertrauen und Wertschätzung

Zeigen Sie Ihren Mitarbeitern, dass Sie ihnen vertrauen und wertschätzen. Kommunizieren Sie oft und viel und geben Sie Ihren Mitarbeitern das Gefühl, dass Sie Home-Office nicht einfach nur hinnehmen, sondern dass Sie sie aktiv dabei unterstützen eine Work-Live-Balance zu erreichen. Wenn Ihre Mitarbeiter das Gefühl haben, dass Sie nicht vollständig hinter dem Konzept stehen, werden Sie das Angebot nur zögerlich annehmen und es kann dazu führen, dass sie im Home-Office nicht optimal arbeiten können, weil sie zu gestresst sind.

b. Für Arbeitnehmer

Disziplin & Selbstorganisation

Arbeiten im Home-Office bedeutet, dass Sie niemanden haben, der Ihnen über die Schultern schaut. Das bedeutet aber auch, dass viel Selbstdisziplin von Ihnen erwartet wird. Unser Gehirn assoziiert „zu Hause“ mit Entspannung und Nichts tun. Wenn wir jetzt plötzlich zu Hause arbeiten, müssen wir daher aktiv der Versuchung wiederstehen mit dem Laptop auf der Couch zu sitzen und Netflix zu schauen oder auf Whatsapp zu chatten. Denn auch im Home-Office muss man die gleichen Leistungen bringen, wie im Büro.

Fester Arbeitsplatz

Ein fester Arbeitsplatz hilft Ihnen dabei in einen produktiven Gemütszustand zu kommen. Idealerweise haben Sie ein Arbeitszimmer, wo Sie die Tür schließen können und ungestört arbeiten können. In vielen Fällen ist das leider nicht möglich, aber auch hier empfiehlt es sich einen festen Arbeitsplatz einzurichten. So müssen Sie sich auch nicht jeden Tag von Neuem (technisch) einrichten.

Routine einhalten

Wenn Sie Arbeit und Privates schon nicht räumlich trennen können, sollten Sie dies auf andere Art und Weise darstellen. Halten Sie dazu Ihre normalen Routinen ein: Aufstehen, Duschen, Anziehen, Mittagessen, Kaffeepause, Feierabend. Im Home-Office ist man sehr versucht direkt vom Bett zum Schreibtisch zu gehen, doch so wird die Grenze zwischen Arbeit und Erholung komplett miteinander vermischt und es wird schwieriger nach der Arbeit abzuschalten. Sie müssen nicht in Anzug und Krawatte im Home-Office arbeiten, aber eine Unterscheidung zwischen Arbeitsoutfit und Zuhause-Outfit kann eine optische und auch gedankliche Trennung begünstigen.

Daily Check-Ins und Check-Outs

Generell sollte man im Home-Office viel mehr mit den KollegInnen kommunizieren. Wenn man zusammen im Büro sitzt, bekommt man sehr viel mit ohne, dass man direkt miteinander kommunizieren muss. Z.B. bekommt man mit wann die KollegInnen morgens reinkommen, zum Mittagessen gehen oder Feierabend machen. All das passiert „unsichtbar“ im Home-Office. Die Devise lautet also: Kommunizieren Sie so viel wie möglich! Vereinbaren Sie mit Ihren KollegInnen, dass Sie sich auch virtuell morgens „Guten Morgen“ und abends „Schönen Feierabend“ wünschen. Auch wenn Sie längere Zeit nicht am Platz sind oder eine längere Pause machen, sollten Sie ein kurzes Status-Update geben. Dabei geht es nicht um Kontrolle, wann wer kommt und geht, sondern darum, ein Gemeinschaftsgefühl zu vermitteln.

Gesparte Zeit zur Entspannung nutzen

Die Versuchung ist groß, die eingesparte Pendelzeit dazu zu nutzen einfach länger zu arbeiten. Doch der Körper braucht physische und psychische Pausen, um sich zu regenerieren. Nutzen Sie die gewonnene Zeit für Freizeitaktivitäten und Erholung. Machen Sie Sport, gehen Sie Ihrem Hobby nach oder treffen Sie Freunde.

Digitale Kommunikation aktiv nutzen

Nutzen Sie digitale Kommunikationskanäle aktiv und effektiv. So bleiben Sie in (sozialen) Kontakt mit Ihren KollegInnen und können gleichzeitig auch ihre Arbeitsleistungen und Kreativität darstellen. Wenn man im Home-Office arbeitet und alle anderen im Büro sind, wird man eventuell „vergessen“. Bleiben Sie präsent, in dem Sie aktiv mit Ihren Vorgesetzten und KollegInnen kommunizieren – scheuen Sie auch nicht vor Smalltalk, denn den Kaffeeplausch kann man auch sehr gut online abhalten.

3. Der Arbeitsplatz

Es ist sehr verführerisch, besonders wenn die Sonne scheint, draußen auf der Terrasse oder dem Balkon zu arbeiten. Aber auch im Home-Office ist es wichtig, dass man einen festen Arbeitsplatz hat, an dem man konzentriert arbeiten kann. Neben dem Arbeitsort sind auch die richtigen Möbel und die technische Hardware wichtig. Wenn Sie planen öfter von zu Hause zu arbeiten, lohnt sich die Anschaffung einer guten Home-Office-Ausstattung.  Wenn Sie ein festes Arbeitszimmer haben, das Sie rein geschäftlich nutzen, und keinen eigenen Arbeitsplatz beim Arbeitgeber haben, können Sie bis zu 1.250€ pro Jahr absetzen. Hier ist eine Liste mit Dingen, die Sie für das produktive Arbeiten im Home-Office benötigen:

• Schreibtisch
• Bürostuhl (am besten ergonomisch)
• Laptop oder Rechner
• (USB-)Kopfhörer mit Mikrofon
• Monitor(e)
• Maus
• Tastatur
• Drucker
• (schneller) Internetzugang
• Beleuchtung
• Telefon oder VoIP
• Steckdosenleiste mit Schalter und Spannungsschutz
• Büromaterial: Block, Notizbuch, Stifte, Post-Its etc.
• Rollcontainer bzw. andere Aufbewahrungsmöglichkeiten für Unterlagen und Dokumente
• (optional) W-Lan-Repeater
• (optional) Aktenvernichter

4. Die Must-Have Home-Office Tools & Programme

Die Hardware genügt natürlich nicht, um effizient zu Hause zu arbeiten – man benötigt auch die richtige Software. Dadurch, dass die „Face-to-Face“-Kommunikation wegfällt, braucht man die passenden Tools, um die Teamkommunikation und -zusammenarbeit zu fördern. Wir haben eine Liste mit Tools und Programmen zusammengestellt, die Unternehmen bei der Arbeit im Home-Office unterstützen:

Videokonferenzen & Meetings 

• Microsoft Teams
• GoTo Meeting
• Zoom
• Skype for Business
• Intermedia AnyMeeting™
• Mikogo
• Fastviewer Instant Meeting
• TeamViewer
• join.me
• Flock
• Lifesize
• Adobe Connect
• BlueJeans
• Google Hangouts
• Online-Meeting

Business-Chat / -Messaging 

• Microsoft Teams
• Slack
• stackfield
• MEMOIO
• stashcat ®
• Twist
• Flock
• Rocket.Chat
• Hipchat

VPN-Software  

• Shrew Soft VPN Client
• Remote Access VPN (Check Point)
• OpenVPN
• VyprVPN

Cloud-Speicher 

• OneDrive / OneDrive for Business
• Dropbox
• Google Drive
• DRACOON
• tresorit
• Your Secure Cloud
• Luckycloud
• LeitzCloud

Notizen 

• Evernote
• OneNote
• Google Keep
• Simplenote

Passwort-Manager

• KeePass
• LastPass
• 1Password
• Dashlane
• True Key

5. Effizientes Projektmanagement mit InLoox im Home-Office

In unsicheren Zeiten ist es wichtig Kosten möglichst gering zu halten, da man nicht vorausplanen kann. Deshalb ist es gerade jetzt wichtig, Projekte noch effizienter und effektiver zu planen und steuern. Es ist wichtiger denn je, Projekte pünktlich abzuschließen, um die Kosten möglichst gering zu halten. Dennoch darf die Qualität dabei nicht vernachlässigt werden (siehe Magisches Dreieck). Eine Projektmanagement-Software kann Sie bei der Projektarbeit unterstützen – von der Projektplanung und -steuerung bis hin zum Aufgaben-, Dokumenten-, Budget-, Zeit- und Ressourcenmanagement.

Flexibel & mobil arbeiten

InLoox ist genauso flexibel, wie Sie es sind. Egal ob Sie im Büro oder im Home-Office sind: InLoox ist überall da, wo Sie es brauchen. So behalten Sie von überall den Überblick über Ihre Projekte und können jederzeit und von jedem Gerät auf Ihre Projektdaten zugreifen.

InLoox ist in 3 Ausführungen verfügbar:

• InLoox für Outlook
• InLoox Web App

Sie können alle drei Produkte allein oder im Zusammenspiel miteinander nutzen – Ihre Daten werden geräteübergreifend synchronisiert.

Sie müssen keine Angst haben, dass Sie nicht an Ihre Projektdaten kommen wenn die Internetverbindung mal schlecht ist - was passieren kann, wenn jeder von zu Hause arbeitet. InLoox für Outlook und Mobile App sind auch offline verfügbar. Arbeiten Sie einfach offline und sobald Sie wieder eine Internetverbindung haben, synchronisiert InLoox die Änderungen mit der Datenbank. So bleiben Sie flexibel und mobil – auch ohne Datenvolumen.

Aufgabenmanagement

Den Überblick behalten mit der InLoox Aufgabenliste

Gerade im Home-Office sollte Sie den Fokus stark auf effiziente Selbst- und Teamorganisation legen. Wenn alle an unterschiedlichen Orten arbeiten, ist es schwierig einen Überblick darüber zu bekommen, wer was wann macht. Um zeitaufwändige Doppelarbeiten zu vermeiden, ist es wichtig, dass alle Aufgaben diszipliniert eingetragen und aktualisiert werden.

^{Bild 1: Mit der projektübergreifenden Aufgabenliste behalten Sie den Überblick über eigene Aufgaben und Aufgaben Ihres Teams.} 

Die projektübergreifende InLoox Aufgabenliste bietet Ihnen dabei einen Überblick über Ihre eigenen Aufgaben, aber auch die Aufgaben anderer Projektbeteiligte. So kann jeder immer schnell sehen, woran die anderen arbeiten und was bis wann erledigt werden muss. Teammitglieder können den Bearbeitungsfortschritt selbst zurückmelden, Sie sparen sich so lange Feedback- und Update-Schleifen.

Bessere Selbstorganisation

Ortsunabhängig arbeiten erfordert starke Disziplin und Eigenverantwortlichkeit. InLoox bietet Ihnen über alle Geräte hinweg die Möglichkeit, den Überblick über Ihre eigenen persönlichen und projektbezogenen Aufgaben zu behalten:

• Das Aufgabenseitenpanel in Outlook: Ist immer eingeblendet, egal wo Sie sich in Outlook befinden
• Der Arbeitsplatz in InLoox Web App: Ihre persönliche Aufgaben- und Projektzentrale im Web
• Die Aufgabenliste in InLoox Mobile App: Behalten Sie auch unterwegs immer den Überblick über Ihre täglichen Aufgaben

Der Vorteil von InLoox ist, dass alle Aufgaben – also Aufgaben des Tagesgeschäfts und Projektaufgaben – aufgelistet werden und Sie nicht verschiedene Aufgabenlisten verwalten müssen.

Kommunikation & Kollaboration

Hohe Informationsqualität mit Projekt- und Aufgabennotizen

Wenn man nicht gemeinsam an einem Ort arbeitet, dann ist es besonders wichtig aktiv und viel zu kommunizieren. Über Projekt- und Aufgabennotizen stellen Sie sicher, dass alle Projektbeteiligte immer alle aktuellen Informationen zum Projekt haben. Projektinformationen sind alle gesammelt im Projekt verfügbar und nicht über mehrere Kanäle verstreut.

Schnell & unkompliziert kommunizieren mit dem integrierten Chat

Im Home-Office kann man nicht mal schnell im Büro des Kollegen vorbeischauen und kurz was nachfragen. Mit dem integrierten Chat in InLoox Web App können Sie schnell und unkompliziert mit Ihren Kollegen in Echtzeit kommunizieren.

^{Bild 2: Echtzeitkommunikation mit dem Projektchat in InLoox Web App}

Projektplanung

Termintreu planen mit Gantt-Charts

Mit InLoox können Sie einfache und auch komplexe Projekte in anschaulichen Gantt-Charts visualisieren – und das komplett ortsunabhängig. Auch wenn Sie zu Hause nur ein Macbook ohne Outlook haben, können Sie Projektpläne jederzeit in der Web-Applikation InLoox Web App anlegen und verwalten. Dabei können Sie Abhängigkeiten, Anordnungsbeziehungen und Einschränkungen direkt im Projektplan abbilden, wichtige Meilensteine festlegen und Aufgaben zuweisen. So haben Sie immer einen kompletten Überblick über Ihr Projekt und sehen sofort, wenn sich etwas verschiebt und können rechtzeitig darauf reagieren, so dass Sie das Projekt dennoch termintreu abschließen können.

^{Bild 3: Mehr Termin- und Plantreue mit dem visuellen Gantt-Chart}

Unterschiedliche Arbeitsmodelle abbilden mit Arbeitszeitkalendern

Sie können in der InLoox-Planung für jeden Vorgang individuelle Arbeitszeitkalender definieren, um unterschiedliche Arbeitsmodelle wie z.B. Teilzeit, Wochenendarbeit oder – jetzt besonders relevant – Kurzarbeit abzubilden. Arbeitszeitkalender in InLoox dienen dazu, um einer Planung einen Rahmen zu geben wohin Planungselemente rutschen dürfen.  Auch unterschiedliche Arbeitszeiten an unterschiedlichen Standorten mit unterschiedlichen Zeitzonen werden in der Planung automatisch berücksichtigt. Sie müssen die Zeiten nicht manuell umwandeln – InLoox erledigt das für Sie.

Konzentrieren Sie sich auf die wichtigen Projekte mit der Projektliste

Die Multiprojekt-Liste zeigt Ihnen alle Ihre Projekte an und Sie sehen mit einem Blick, welche Projekte gut laufen und welche in Gefahr sind in Verzug zu kommen. Das ermöglicht es Ihnen schnell auf Probleme und Engpässe zu reagieren. Sie können sich die Projektliste an Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen und sich genau die Informationen anzeigen lassen, die Sie benötigen. Mit starken Filtermöglichkeiten und bedingter Formatierung können Sie Projekte z.B. nach Wichtigkeit und Dringlichkeit priorisieren (siehe Pareto-Prinzip und Eisenhower-Matrix).

Ressourcenmanagement

Mit der grafischen Multiprojekt-Ressourcenverwaltung und -Kapazitätsauslastung können Sie schnell etwaige Engpässe erkennen und Aufgaben so verteilen, dass diese erst gar nicht entstehen können. Wenn die Projektteam-Mitglieder an unterschiedlichen Orten und sogar zu unterschiedlichen Zeiten arbeiten, ist es besonders wichtig, dass die Ressourcenallokation reibungslos verläuft. InLoox integriert das Frei-/Gebucht-Konzept von Microsoft Exchange Server, so dass z.B. Urlaube und andere Abwesenheiten im Kalender bei der Belegung von Ressourcen und der Projektplanung angezeigt und berücksichtigt werden. Sie können so schnell und effizient Aufgaben den verfügbaren Ressourcen zuweisen und sichergehen, dass niemand unter- oder überlastet ist.

Zeitmanagement

Projektbezogene Zeiterfassung

Für Projektmitarbeiter und Projektmanager ist es wichtig zu wissen, wie viel Zeit für eine Aufgabe wirklich aufgewendet wurde. Für den Projektmanager ist es wichtig, damit er in Zukunft genauer planen kann und auch um das Projektbudget zu verwalten. Für das Projektteam ist eine Zeiterfassung wichtig, damit Sie Ihre Arbeitszeiten dokumentieren und diese Stunden exakt beim Kunden abrechnen können. Mit InLoox Mobile App können Zeiten einfach von unterwegs im Projekt erfasst werden, so dass Sie immer eine lückenlose Projektdokumentation haben.

^{Bild 4: Projekte & Aufgaben bequem planen, Projektdokumente verwalten und Zeiten erfassen - komplett orts- und geräteunabhängig mit InLoox Mobile App} 

Effizienter arbeiten mit der Stoppuhr

Starten Sie die Stoppuhr einfach sobald Sie mit der Bearbeitung einer Aufgabe starten und stoppen Sie diese zwischendurch – z.B. wenn Sie eine Pause einlegen. Wenn Sie die Aufgabe fertig erledigt haben, können Sie die aufgezeichnete Zeit direkt auf die jeweilige Zeit verbuchen. Sie können so immer nachvollziehen, wie viel Zeit Sie für bestimmte Aufgaben aufgewendet haben und können Ihr Zeitmanagement so verbessern und effizienter gestalten.

Wissensmanagement & Dokumentenmanagement

Wissen ist eine der wichtigsten Ressourcen für Unternehmen, denn es ist die einzige Ressource, die sich vermehrt, wenn man sie mit anderen teilt – anders als Ressourcen wie Zeit und Kosten. Wenn Mitarbeiter nun verteilt arbeiten und das Wissen verstreut ist, läuft man in Gefahr, dass Wissenslücken entstehen und dass Projekte nicht rechtzeitig abgeschlossen werden können, weil das benötigte Wissen fehlt. Daher ist es wichtig, das Wissen der Mitarbeiter festzuhalten, so dass alle Zugriff darauf haben.

Dokumente in der Cloud ablegen & von überall darauf zugreifen

Sie können E-Mails, Protokolle, Abrechnungen und andere wichtige Projektdokument direkt in InLoox projektbezogen ablegen. Mit der Cloud-basierten Lösung InLoox now! werden die Dokumente in der sicheren InLoox Deutschland Cloud gespeichert und alle Projektbeteiligte können von überall und jederzeit darauf zugreifen. Sie können außerdem auch Sharepoint Online & OneDrive for Business mit InLoox integrieren und haben so Zugriff auf alle ihre Dokumente - auch im Home-Office.

^{Bild 5: Alle Projektdokumente und -informationen an einem Ort}