InLoox für Outlook Funktionen

Integriertes Projektmanagement für erfolgreiche Teams

  • Erweitert Microsoft Outlook zu einer zentralen Projektplattform
  • Einfach zu bedienen und selbsterklärend
  • Hat dank der vertrauten Benutzeroberfläche eine hohe Nutzerakzeptanz
  • Kann als eigenständige Lösung oder in Kombination mit InLoox Web App
    und/oder InLoox Mobile App eingesetzt werden
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Projektplanung: Planen Sie erfolgreiche Projekte

  • Gantt-Charts
    • Einfache Planung: Verschaffen Sie sich einen Überblick über Aufgaben und Ressourcenauslastung
    • Flexible Projektplanung: InLoox passt sich Ihren Planungsmethoden an. Planen Sie einfache oder auch komplexe Projekte mit Abhängigkeiten, Randbedingungen und mehreren Arbeitszeitkalendern.
    • Vorlagen: Sparen Sie Zeit dank Planungsvorlagen. Vorlagen können Sie exportieren, importieren oder teilen. Auch der Import von MS Project Plänen ist möglich.
    • Berichtswesen: Drucken Sie Projektpläne aus oder erstellen Sie aussagekräftige Projektberichte.
    • Schnappschussfunktion: Halten Sie den aktuellen Stand fest und vergleichen Sie ihn mit anderen Zeitpunkten. 
    • Zeitleiste: Behalten Sie den Überblick über die wichtigsten Elemente, indem Sie diese hervorheben.
  • Einfache Zeitplanung
    • Sie haben die Wahl: Wählen Sie zwischen Vorwärts- und Rückwärtsterminierung.
    • Arbeitszeitkalender: Fügen Sie individuelle Urlaubskalender und Arbeitszeitkalender hinzu, um unterschiedliche Arbeitszeitmodelle wie Schichtarbeit oder Teilzeitarbeit zu berücksichtigen. InLoox berücksichtigt diese Zeiten bei der Projektplanung.
    • Zeitzonen: Bei der Planung von Projekten für geografisch verteilte Teams müssen Sie die Ortszeiten nicht umrechnen. InLoox verwendet automatisch die Zeitzoneneinstellungen des verwendeten Geräts.
  • Multi-Projektmanagement
    • Projektgruppen: Verknüpfen Sie Projektpläne von zwei oder mehreren voneinander abhängigen Projekten. So können Sie Abhängigkeiten zwischen den Projekten erkennen und Engpässe in der Ressourcenverteilung erkennen und vermeiden.
    • Veröffentlichen Sie Planungselemente: Sie können Planungselemente wie z.B. Vorgänge oder Meilensteine in anderen Projekten veröffentlichen, um z.B. Elemente aus einem unternehmensweiten Master-Projektplan in bestimmte Abteilungsprojekte einzubinden.

Aufgabenmanagement: Erhöhen Sie Ihre Produktivität

  • Kanban Boards
    • Agiles Projektmanagement: Organisieren Sie Aufgaben in einem anpassbaren virtuellen Kanban-Board.
    • Status: Schnelles Ändern des Status einer Aufgabe per Drag & Drop.
    • Zusammenarbeit: Alle Teammitglieder sehen auf einen Blick, welche Aufgaben anstehen, welche in Bearbeitung sind und welche bereits erledigt sind.
  • Persönliche und Projektaufgaben
    • Persönliche Aufgaben: Organisieren Sie Ihre To-Dos in persönlichen Aufgaben, ohne dass Sie ein Projekt oder einen Projektplan erstellen müssen.
    • Globale Aufgabenliste: Behalten Sie den Überblick über Ihre Aufgaben über alle Projekte hinweg.
    • Aufgabenliste: Aktivieren Sie das InLoox-Aufgaben-Seitenpanel in Outlook und verpassen Sie keine wichtigen Termine.
    • Projektaufgaben: Ordnen Sie Aufgaben Vorgängen in der Projektzeitplanung zu. Die Aufgaben werden mit dem Projektzeitplan synchronisiert und der Projektfortschritt wird automatisch aktualisiert, sobald eine Aufgabe abgeschlossen ist.
    • Outlook-Synchronisation: Synchronisieren Sie InLoox-Aufgaben mit Outlook-Aufgaben oder dem Outlook-Kalender
  • Aufgaben erstellen und bearbeiten
    • Aufgabenorganisation: Hinterlassen Sie einen Kommentar zur Aufgabe, verknüpfen Sie Dokumente und Listen mit der Aufgabe und weisen Sie Ihren Projektmitarbeitern Aufgaben zu.
    • Listen: Fügen Sie Checklisten zu Aufgaben hinzu oder nutzen Sie die Listenfunktion, um Projektinformationen bereits vor der Erstellung eines Projektplans strukturiert zu organisieren.

Zusammenarbeit & Kommunikation: Zusammen mehr erreichen

  • Integrierte Kommunikation
    • Aus einer E-Mail direkt ein neues Projekt oder eine neue Aufgabe erstellen: Mit der Schnellverbuchungsleiste können Sie ein neues Projekt direkt aus einer E-Mail heraus erstellen. Oder verwandeln Sie die E-Mail in eine Projektaufgabe oder legen Sie diese in der Dokumentenablage ab - alles, ohne die E-Mail-Ansicht von Outlook zu verlassen. So beschleunigen Sie Ihre Projektabläufe und Prozesse.
    • Anpassbare E-Mail-Vorlagen: Sparen Sie Zeit mit benutzerdefinierten E-Mail-Vorlagen, auf die Sie direkt aus dem Outlook-Nachrichtenfenster zugreifen können. Erstellen Sie z.B. Vorlagen für Projekt-Kick-Offs oder Projektanfragen - alle relevanten Informationen sind automatisch enthalten und Sie müssen nicht immer wieder die gleichen E-Mails neu verfassen.
  • Kommentare und Notizen
    • Projektkommunikation an einem Ort: Reduzieren Sie die Anzahl von Besprechungen, Anrufen und E-Mails, um Ihr Projekt zu koordinieren. Mit Kommentaren und Aufgaben findet Ihre Projektkommunikation direkt in InLoox statt und alle projektrelevanten Informationen befinden sich an einem Ort.
    • Projektnotizen: Nutzen Sie Projektnotizen, um wichtige Projektänderungen und Informationen mit Ihrem Team zu kommunizieren.
    • Aufgabennotizen: Hinterlassen Sie Kommentare, um Ihren Projektleiter auf dem Laufenden zu halten. Als Projektleiter können Sie mit den Aufgabenkommentaren Feedback für Ihre Teammitglieder hinterlassen.
  • Benachrichtigungen
    • Automatische Benachrichtigungen: Das Benachrichtigungssystem informiert Sie automatisch, wenn Änderungen am Projektplan, an den Projektaufgaben, an den Zeiterfassungseinträgen vorgenommen wurden oder wenn neue Dokumente zum Projekt hinzugefügt wurden.
    • Erinnerungen: InLoox informiert Sie über anstehende und offene Aufgaben. Sie können entscheiden, wann und ob Sie Erinnerungen erhalten möchten.

Ressourcenmanagement: Engpässe identifizieren & Aufgaben effizienter verteilen

  • Ressourcenverfügbarkeit und Auslastung
    • Auslastungsübersicht: Sie haben einen sofortigen und vollständigen Überblick über alle Projektressourcen (Teammitglieder, Räume, Werkzeuge etc.) und deren Verfügbarkeit über alle Projekte hinweg. Die InLoox-Auslastungsansicht integriert sowohl Projektaufgaben als auch Microsoft Exchange-Kalendertermine.
    • Aufgaben neu zuweisen: Um eine ausgewogene Auslastung zwischen Teams und Teammitgliedern zu erreichen, weisen Sie Aufgaben auf Knopfdruck einer anderen Ressource zu.
  • Teams & Fertigkeiten
    • Teams & Abteilungen: Definieren Sie individuelle Teams oder nutzen Sie die Abteilungsstruktur, um die Auslastung der Gruppen in Echtzeit zu überwachen. So sehen Sie, wie sich die Auslastung und die freien Kapazitäten auf die Teams und Abteilungen verteilen und können schnell auf Engpässe reagieren.
    • Finden Sie die richtige Person für die richtige Aufgabe: In InLoox können Sie die Fähigkeiten Ihrer Teammitglieder, wie z.B. Sprachkenntnisse, spezielles Fachwissen oder Zertifizierungen, hinzufügen. So finden Sie gezielt das richtige Teammitglied mit den erforderlichen Fähigkeiten für bestimmte Projekte oder Aufgaben. So sparen Sie Zeit bei der Suche nach den richtigen Talenten.

Dokumentenmanagement: Alle Projektdokumente an einem Ort

  • Persönliche und Projektdokumente
    • Projektdokumente: InLoox organisiert Ihren Datei- oder Ihren SharePoint Server. Greifen Sie direkt aus Ihren Projekten oder aus der globalen Dokumentenliste auf Ihre projektbezogenen Dokumente zu.
    • Persönliche Dokumente: Sie können auch Ihre projektunabhängigen oder privaten Dateien in InLoox organisieren. Ob Sie diese privat halten oder sichtbar machen wollen, bleibt Ihnen überlassen.
  • Dokumentenablage und Ordnerstruktur
    • Einheitliche Ordnerstruktur: InLoox erstellt Projektordner nach Ihren Einstellungen. Sie können Unterordner vordefinieren, die automatisch erstellt werden, und sogar eigene Regeln für die Erstellung eines Ordners hinzufügen.
    • Speicherkonzept: InLoox spart Speicherplatz und vermeidet gleichzeitig Dubletten. Da InLoox mit Datei- und Objektverknüpfungen arbeitet, werden Dokumente nicht in Outlook oder Exchange Server gespeichert. In InLoox now! ist es möglich, Dokumente in die Cloud hochzuladen.
  • Einfache Dokumentenverwaltung
    • Favoriten: Sie können wichtige Dateien als Favoriten markieren und Tags hinzufügen, die den Status der Dokumente anzeigen (z.B. "in Prüfung", "erledigt" etc.)
    • Dokumentenvorschau: Sie erhalten einen schnellen Blick auf Ihre Projektdokumente, ohne diese überhaupt öffnen zu müssen. Sie können Internet-Links als Dokumente hinzufügen und sogar direkt in InLoox die Seite durchklicken.
    • Outlook-Workflow: Sie können Outlook-E-Mails als Dokumente in InLoox ablegen - mit oder ohne Anhänge. Auch das Hinzufügen eines E-Mail-Anhangs per Drag & Drop direkt in einen InLoox-Dokumentordner ist möglich. So werden alle projektrelevanten E-Mails direkt in InLoox abgelegt.
    • Verknüpfen Sie Dokumente mit anderen Projektelementen: Erstellen Sie Projektdokumente direkt aus dem Projektplan, der Zeiterfassung oder einer Aufgabe heraus. Sie können Dokumente auch direkt mit diesen Projektelementen verknüpfen.

Mindmaps: Strukturieren Sie Ihre Ideen visuell

  • Ideenfindung und Brainstorming
    • Halten Sie Ihre Ideen fest: Sammeln und organisieren Sie Ideen und Informationen zu Ihrem Projekt visuell.
    • Seien Sie kreativ: Sie können die Mindmap-Knoten bearbeiten und formatieren, um Ihre Gedanken, Konzepte und Entwürfe zu strukturieren.
  • Nahtloser Planungsprozess: Vom ersten Brainstorming bis zur Projektdurchführung
    • Einen Schritt weiter: Die InLoox Mindmap ist nicht nur ein Visualisierungswerkzeug. Sie können sie als Entwurf für Ihren Projektplan verwenden. Deshalb können Sie einem Mindmap-Knoten Ressourcen zuweisen oder Dokumente mit ihm verknüpfen.
    • Von der Mindmap zum Kanban-Board: Sie können Ihre gesamte Mindmap oder bestimmte Knoten mit wenigen Klicks in Aufgaben verwandeln. Dabei werden auch Informationen wie z.B. Ressourcen übertragen - Sie müssen also nicht allen Aufgaben erneut Ressourcen zuweisen.
    • Von der Mindmap zum Projektplan: Sie können auch eine Mindmap in die Planung kopieren. Alle Knoten werden dann zu Aktivitäten. Alle relevanten Informationen, z.B. verknüpfte Dokumente, werden entsprechend übertragen. Sie erkennen die ins Kanban bzw. die Planung übernommenen Mindmap-Knoten an den entsprechenden Symbolen, die rechts neben jedem Knoten erscheinen.
    • Mindmap-Vorlagen: Sie können Mindmap-Vorlagen mit Ihrem Team teilen oder in anderen Projekten verwenden. Außerdem können Sie MindManager©-Dateien importieren und direkt in InLoox für Outlook bearbeiten. Natürlich ist es auch möglich, eine Mindmap-Vorlage als InLoox Mindmap-Datei oder in andere Dateiformate, wie PDF oder Bilddateien, zu exportieren.
InLoox feature: Mind maps - Brainstorm new ideas and projects with your team and implement your ideas directly in InLoox by copying your mind map into the planning or Kanban.

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Für eine produktivere Arbeitsweise

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Zeiterfassung: Vergleichen Sie geplanten und tatsächlichen Aufwand für Aufgaben

  • Zeiterfassung "en passant"
    • Keine Excel-Listen mehr: Sie müssen keine langen Excel-Listen mehr aktualisieren und alle Informationen manuell hinzufügen. InLoox kann die wichtigsten Informationen aus Outlook automatisch übernehmen, z.B. aus Kalendereinträgen, Aufgaben oder E-Mails. Das macht die Dokumentation Ihres Aufwands einfacher und konsistenter – was z.B. wichtig für die Abrechnung ist.
    • Stoppuhr: Mit der integrierten Stoppuhr in InLoox für Outlook können Teammitglieder aufgewendete Zeiten für die Aufgabenerledigung genau verfolgen. Sobald sie mit der Arbeit an einer projektbezogenen Aufgabe beginnen, können sie die Stoppuhr einfach starten. Wenn sie die Aufgabe beendet haben, können sie die erfasste Zeit direkt in der entsprechenden Projektaufgabe speichern. So müssen sie ihre Arbeitszeiten nicht mehr schätzen und können sich auf die Fertigstellung der Aufgaben konzentrieren.
  • Plan-Ist-Vergleich
    • Geplante & tatsächliche Kosten: Vergleichen Sie die geplante und tatsächliche Zeit, die für eine Aufgabe aufgewendet wurde. So können Sie die geplanten Ausgaben (geschätzter Aufwand für die Erledigung einer Aufgabe) und die tatsächlichen Ausgaben (tatsächliche Zeit, die für die Erledigung der Aufgabe aufgewendet wurde und über die Zeiterfassung erfasst wurde) miteinander vergleichen.
    • Bessere zukünftige Projektplanung: Wenn die Teammitglieder ihre Zeit konsequent erfassen, kann der Projektmanager bessere Schätzungen für zukünftige Projekte vornehmen. Bessere Schätzungen führen zu einer besseren Projektplanung.

Budgetierung: Genauere Projektkosten-Planung

  • Ausgaben und Einnahmen
    • Planung Ihres Projektbudgets: InLoox definiert das Projektbudget klar nach geplanten und tatsächlichen Ausgaben und Einnahmen.
    • Budgetvorlagen: Alle Budgetvorlagen können Sie nach Ihren Bedürfnissen anpassen - das macht die Projektbudgetierung deutlich schneller, da Sie nicht bei null anfangen müssen.
    • Kostenvoranschlag & Abrechnung: Mit InLoox können Sie projektbezogene Angebote & Rechnungen erstellen, versenden und nachverfolgen. Auch die laufende Abrechnung ist auf Basis der Projektzeiterfassung möglich. Die automatische Rechnungsnummerierung verhindert, dass Auslagen vergessen werden oder Doppelbelastungen durchgeführt werden.
  • Budgetübersicht und -verwaltung
    • Grafische Budgetübersicht: Eine grafische Darstellung die geplanten und tatsächlichen Ausgaben und Einnahmen Ihres Projektes gibt Ihnen einen sofortigen Überblick über den Status Ihres Projektbudgets und stellt Ausgaben und Einnahmen gegenüber. Sie können Budgetabweichungen im Voraus erkennen & rechtzeitig reagieren, wenn Sie sehen, dass ein Projekt Gefahr läuft, sein Budget zu überschreiten. Dies ermöglicht Ihnen eine vollständige Kontrolle über die Entwicklung Ihrer Projektkosten.
    • Klar definierte Berechtigungen: Nur berechtigte Benutzer haben Zugriff auf die Budgetplanung. InLoox-Administratoren können den Zugriff auf die Budgetplanung freigeben oder verweigern.

Projekt-Controlling & Berichte: Überwachen Sie den Erfolg Ihres Projekts

  • Listenansichten: Projekte, Aufgaben, Dokumente, Zeiterfassung
    • InLoox-Listenansichten: Nutzen Sie die projektübergreifenden Listenansichten für Projekte, Aufgaben, Dokumente und Zeiterfassung, um den Überblick über Ihre Projekte zu behalten. Die Listen sind ähnlich wie Outlook-Listen einfach zu navigieren.
    • Sortieren, filtern, gruppieren: In den Listenansichten können Sie Elemente organisieren, z.B. nach Ressourcen, Projekttypen, Prioritäten etc. 
    • Bedingte Formatierung: Heben Sie Informationen durch bedingte Formatierungen visuell hervor. Erstellen Sie z.B. ein Ampelsystem, um den Projektfortschritt zu verfolgen - Rot bedeutet z.B., dass das Projekt Gefahr läuft, nicht rechtzeitig fertig zu werden.
    • Ansichten speichern: Speichern Sie benutzerdefinierte Ansichten und teilen Sie diese mit Ihrem Team.
  • Dashboards
    • Behalten Sie den Überblick über Ihr Projekt-Portfolio: Sie können Ausgaben, Einnahmen und Termine und andere wichtige Projekt-KPIs mühelos überwachen. InLoox zeigt Ihnen die wichtigsten Daten und Entwicklungen auf einen Blick, so dass Sie Budgetüberschreitungen und Terminüberschreitungen erkennen und rechtzeitig reagieren können.
    • Dashboard-Vorlagen sofort einsatzbereit: InLoox bietet Ihnen verschiedene Dashboard-Vorlagen „out of the box", wie z.B. Aufgabenübersicht, Meilensteintrendanalyse, Aufwand-/Einnahmenvergleich und mehr. Laden Sie diese hier  herunter.
    • Dashboard-Designer: Mit dem Dashboard-Designer können Sie grafische Projekt-Dashboards aus verschiedenen Diagrammoptionen und Datenquellen erstellen.
  • Berichte
    • Berichtsvorlagen: InLoox stellt Ihnen eine Vielzahl unterschiedlicher Berichtstypen und Vorlagen zur Verfügung, z.B. Planungs- und Budgetübersichten, Plan-Ist-Vergleiche, projektübergreifende Stundenzettel, Memos, Statusberichte, Anschreiben, Rechnungs- und Angebotsvorlagen. 
    • Berichts-Designer: Mit dem Berichtsdesigner können Sie das Layout und das Erscheinungsbild Ihrer Projektberichte individuell anpassen - auch ohne Programmierkenntnisse. Sie können Vorlagen entsprechend Ihrem Corporate Design und vordefinierten Strukturen anpassen.

Integrationen: Integrieren Sie InLoox in Ihre bestehenden Systeme & Prozesse

  • InLoox und Outlook
    • Informationen intelligent verknüpfen: InLoox verknüpft Aufgaben, Termine, E-Mails und Kontakte in Microsoft Outlook mit Projektinformationen und synchronisiert diese im Hintergrund. Sie können eine InLoox-Aufgabe erstellen, eine E-Mail ablegen und Ihre Zeit von überall in Outlook erfassen.
    • E-Mail zu Aufgabe zu Dokument: Verwandeln Sie E-Mails über das Outlook-Ribbon in Aufgaben, legen Sie sie als Dokument ab oder ziehen Sie sie direkt in das Kanban-Board.
    • Schnellverbuchungsleiste: Erstellen Sie aus einer E-Mail ein Projekt, eine Projektaufgabe oder ein Dokument.
    • Kalendereinträge zu Aufgaben oder Zeiterfassungseinträge machen
    • Outlook-Kontakte: InLoox nutzt Ihre Outlook-Kontakte und Sie können das Adressbuch zentral verwalten.
  • Anpassbarkeit
    • Benutzerdefinierte Felder und Ansichten: Definieren Sie benutzerdefinierte Felder und Ansichten, um genau die Informationen zu erhalten, die Sie benötigen.
    • Benutzerdefinierte Berichte & Vorlagen: Sie können benutzerdefinierte Berichte entsprechend Ihren Bedürfnissen und Ihrer Corporate Identity erstellen. Sie können auch benutzerdefinierte Vorlagen für Projektpläne, Aufgaben, Mindmaps und Budgets verwenden, um Ihre Arbeitsabläufe zu optimieren.
    • Benutzerdefinierte Benachrichtigungen: Mit der On-Premise-Version InLoox PM können Sie benutzerdefinierte Benachrichtigungen erstellen, die Sie an Ihr Projektteam senden können.
  • InLoox und Ihre Systemlandschaft
    • Programmschnittstelle (API = Application Programming Interface): InLoox bietet eine offene API, die den Datenaustausch zwischen InLoox und anderen Systemen wie SAP, ERP, CRM, Salesforce etc. ermöglicht.
    • Microsoft Office-Landschaft: InLoox ist nicht nur in Outlook integriert - die einfache Integration von InLoox in das Office- / Office 365-Universum macht Microsoft zur zentralen Plattform, auf der Anwender täglich zusammenarbeiten.
    • InLoox-Systemlandschaft: InLoox unterstützt eine Vielzahl von Datenbanksystemen unterschiedlichster Leistungsfähigkeit und für unterschiedliche Installationsszenarien - so können Sie es exakt auf einen sicheren und effizienten Betrieb zuschneiden. Auch die Einbindung von unterschiedlichen Firmenstandorten oder freien Mitarbeitern ist einfach möglich. InLoox unterstützt Virtual Private Networks (VPN), Einwahlverbindungen (RAS) sowie den Datenaustausch und die Replikation zwischen Servern (Replikation, Clustering), die sich an verschiedenen Standorten befinden. InLoox ist auch für einen robusten Betrieb mit Windows Terminal Server, z.B. in Verbindung mit Citrix, ausgelegt.

    Mehr Informationen zu den Integrationen finden Sie hier

Sicherheit: Der Schutz Ihrer Projektdaten hat für uns die höchste Priorität

  • Rollen- & benutzerbasierte Berechtigungen
    • Flexibles Berechtigungskonzept: Die fein strukturierte und frei definierbare Berechtigungsstruktur ermöglicht die Zuweisung von Rechten ohne großen Verwaltungsaufwand. Über spezifische Lese- oder Bearbeitungsrechte erhalten nur Autorisierte Zugriff auf sensible Daten. 
    • Rollenrechte: Basieren auf der Funktion im Projekt (z.B. Projektleiter, Teammitglied, Kunde). Jede Person erhält entsprechend der Rolle Rechte. Je nachdem, welche Rollen Sie haben, können Sie in Projekten auf andere Informationen zugreifen.
    • Nutzerrechte: Gelten global für alle Projekte und stehen hierarchisch über den Rollenrechten. Z.B. Person A ist Teammitglied in Projekt B. Die Rolle "Teammitglied" hat keine Leseberechtigung für Budgets, aber Person A hat das Nutzerrecht, Budgets anzuzeigen = Person A kann die Budgets in Projekt B sehen.
  • Integrierte Sicherheit
    • Active Directory & Exchange Server: InLoox verbindet sich mit Active Directory- und Exchange-Konten, so dass Sie Benutzerkonten nur einmal erstellen und speichern müssen. So können Sie mühelos freie Mitarbeiter, Praktikanten oder Lieferanten einbinden.
    • Konnektivität & Authentifizierung: Die Verbindung mit der InLoox-Datenbank ist dank Firewalls, logischer Trennungen und leistungsfähiger Berechtigungskonzepte vollkommen sicher. Laden Sie hier das PDF zur Konnektivität & Authentifizierung herunter.
    • Sicherheit Ihrer Daten: Wir haben technische Maßnahmen, Sicherheitsmerkmale und verbindliche Unternehmensprozesse umgsetzt, um die Sicherheit Ihrer Daten zu gewährleisten. Erfahren Sie hier mehr über die Sicherheit von InLoox now!
    • Datenstandort: Alle InLoox now! (SaaS)-Projektdaten werden DSGVO-konform in deutschen Rechenzentren in Frankfurt am Main und Berlin gespeichert.