Lessons Learned

Projekterfahrungen dauerhaft verfügbar machen

Lessons Learned (auch Lessons Learnt - British English) bedeutet auf Deutsch übersetzt „gewonnene Erkenntnisse“. Der Begriff stammt aus dem Wissensmanagement und wird im klassischen Projektmanagement verwendet. Im agilen Projektmanagement wird jedoch eher der Begriff Retrospektive (nach den einzelnen Sprints) verwendet.

Was versteht man unter Lessons Learned?

Gemeint sind die Schlussfolgerungen, die man aus vergangenen Erfahrungen, die im Projekt oder einer Aufgabe gemacht wurden, ziehen kann. Idealerweise können diese Schlussfolgerungen und Erkenntnisse dafür genutzt werden, um zukünftige Projekte oder Aufgaben schneller, einfacher oder schlichtweg besser zu erledigen.

Der Lessons Learned Methode liegt folgende Frage zu Grunde: Was würden wir heute anders machen, wenn wir das selbe Unterfangen nochmals machen müssten?

Damit diese Frage ehrlich beantwortet werden kann, muss im Team bzw. im gesamten Unternehmen eine positive Fehlerkultur bestehen. Denn Lessons Identified, also gewonnene Erkenntnisse, können positiv wie auch negativ sein. 

Beispiele für Lessons Learned

Ein Projektteam stellt fest, dass regelmäßig Verzögerungen bei der Abnahme durch den Kunden entstehen. Diese Verzögerungen beeinträchtigen den Start von Folgeprojekten, die Zufriedenheit des Kunden und die Motivation im Team. Aus dieser Situation können mehrere Schlussfolgerungen gezogen werden und mehrere Schritte zur Verbesserung abgeleitet werden:

1. Wenn für die Abnahme durch den Kunden beispielsweise der Nachweis an erbrachten Arbeitstagen vorliegen muss, dies jedoch manuell erstellt wird, kann eine Lessons Learned sein, diesen Prozess zu digitalisieren bzw. zu automatisieren.
2. Wenn bei Projekt-Abnahmen regelmäßig Nachbesserungen vom Kunden eingefordert werden, kann eine Lessons Learned sein, dass eine agile Vorgehensweise mit Teilergebnissen, die vom Kunden geprüft werden müssen, bevor weiter gemacht wird, sinnvoll ist. Oder es kann die Einführung eines Stage-Gate-Prozesses© empfehlenswert sein.
3. Eine weitere Erkenntnis kann sein, dass die Projektspezifikationen beim Start des Projektes nicht klar genug dokumentiert oder abgesprochen sind. Dann ist eine Lessons Learned, dass die interne und externe Kommunikation verbessert werden muss. Dafür können z. B. Vorlagen zur Dokumentation des Scopes (Projektumfang) angelegt werden.

Das sind nur drei mögliche Erkenntnisse, die durch die Lessons Learned Methode gewonnen werden können.

Im Projektmanagement sind auch folgende Aspekte typische Quellen für praktische Lessons Learned:

• Projektmanagement-Methode: Ist eine agile, eine klassische oder eine hybride Methodik effizient?
• Projektorganisation: Welche Entscheidungsprozesse sind effizient, welche Abläufe sind ressourcenintensiv aber ineffizient?
• Risiko-Analyse: Welche Projektrisiken gibt es, wie sind deren Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkungen und welche Maßnahmen können zur Minimierung ergriffen werden?
• Produktqualität: Welche Maßnahmen erzielen eine Sicherung oder sogar Steigerung der Qualität ohne signifikant die Kosten zu erhöhen?

Der Fokus liegt also klar auf praktischen Erfahrungen, die gemessen werden können, bzw. dokumentiert werden können.

Lessons Learned Dokumentation

In der Regel werden Lessons Learned im Rahmen der Projektabschlussdokumentation am Ende eines Projekts dokumentiert. Die Aufzeichnungen sollten dann vor der Durchführung eines neuen Projekts noch einmal durchgegangen werden, um die Fehler aus vergangenen Projekten zu vermeiden und Maßnahmen erneut anzuwenden, die sich bewährt haben.

Eine Form der Dokumentation von Lessons Learned kann eine Teams-Besprechung sein, die aufgezeichnet wird und auch transkribiert wird. So steht sowohl eine Audio- als auch eine Textdokumentation, auf die jederzeit zugegriffen werden kann, zur Verfügung. Außerdem kann der Link zur Aufzeichnung bzw. dem Dokument bei der Projektplanung in der Projektmanagement-Software für alle Projektbeteiligten hinterlegt werden. Damit ist das Wissen aus den Lessons Learned für alle jederzeit abrufbar und steckt nicht nur in den Köpfen der Menschen.

PRINCE2 gibt als Vorgehensweise das sogenannte Lessons Learned Log (Erfahrungsprotokoll) vor. Das soll während der gesamten Projektlaufzeit zum Erfassen der Lessons Learned verwendet werden. Am Ende eines Projekts werden alle Erfahrungswerte in einem sogeannten Lessons Learned Report (Erfahrungsbericht) systematisch übertragen. Die Auswertung dieser Erfahrungsberichte kann das PMO (Projektmanagement Office) übernehmen, um die Erkenntnisse in weiteren Projekten zur Verfügung zu stellen. Wenn es kein PMO gibt, so kann diese Aufgabe der Projektleitung oder Projektassistenz zufallen. 

Lessons Learned Workshop

Damit Lessons Learned ihren erhofften Nutzen bringen, ist ein Workshop zur Einführung dieser Methode sinnvoll. Der Workshop dient dazu, um im Team oder der Abteilung festzuhalten:

1. welche Erkenntnisse sinnvoll messbar sind,
2. wie und von wem die Erfahrungswerte dokumentiert werden sollen,
3. und wann die Lessons Learned dokumentiert werden sollen.

Die Ergebnisse des Lessons Learned Workshops sind nicht in Stein gemeißelt. Soll heißen, dass in regelmäßigen Abständen diese Fragen durchdacht werden sollten. Denn Umstände können sich ändern und damit die Art und Weise wie die Lessons Learned Methode angwendet wird. 

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