Magisches Dreieck im Projektmanagement einfach erklärt
Die drei Erfolgsfaktoren: Leistungsumfang, Zeit & Kosten
Das magische Dreieck im Projektmanagement zeigt die drei Parameter auf, die ein Projekt und dessen Erfolg bestimmen: Leistungsumfang, Zeit und Kosten. Diese drei Ziele sind durch die Eckpunkte eines Dreiecks dargestellt.
Quelle: Kessler, Heinrich; Winkelhofer, Georg (2004): Projektmanagement, Berlin/Springer, 4. Aufl., S. 55; Wytrzens, Hans (2010): Projektmanagement. Der erfolgreiche Einstieg, Wien/Facultas, 2. Aufl., S. 25.
Vor Projektbeginn werden die drei Größen Leistungsumfang, Zeit und Kosten definiert und priorisiert. Anschließend wird darauf die Projektsteuerung aufgebaut.
Wird einer dieser Parameter verändert, wirkt sich dies umgehend auf die zwei anderen Faktoren des Magischen Dreiecks aus. Um dennoch die Projektziele zu erreichen, müssen Sie meist die Änderungen des einen Faktors durch eine Anpassung der anderen Faktoren ausgleichen.
Mit der Projektmanagement-Software InLoox haben Sie immer alle Faktoren des Magischen Dreiecks im Blick!
Starten Sie jetzt Ihr bald erfolgreichstes Projekt mit InLoox!
Leistungsumfang, Zeit und Kosten: Die drei Dimensionen im Magischen Dreieck
Der Projekterfolg wird von vielfältigen Faktoren, die zu Projektbeginn definiert werden, beeinflusst. Das Magische Dreieck ist ein Visualisierungsmodell für das Zusammenspiel dieser Faktoren. Als Projektleiter können Sie hiermit einfach nachvollziehen, welche Auswirkungen die Änderung einer Größe auf die anderen Parameter hat.
Das Magische Dreieck bezieht sich auf die drei folgenden Faktoren bzw. Zielgrößen, die den Projekterfolg maßgeblich beeinflussen
Die Betrachtung in dieser Reihenfolge ist sinnvoll, da bei einem neuen Projekt zunächst der Umfang mit allen Aufgaben festgelegt werden muss, bevor man die dafür benötigte Zeit und die daraus entstehenden Kosten bemisst.
Leistungsumfang
Die Leistungsumfang eines Projekts ist durch die mit den Stakeholdern besprochenen inhaltlichen Ziele bestimmt.
Der Umfang umfasst alle Aufgaben, die zum Erreichen der Projektziele erledigt werden müssen.
Die Kontrolle des Projektumfangs ist Besonders wichtig ist die Kontrolle des Projektumfangs, da Anpassungen des Umfangs fast immer Auswirkungen auf Kosten und Zeit haben.
Wenn beispielsweise die ursprüngliche Anfrage 10 Arbeitsstunden erfordert, ein Stakeholder aber eine weitere Ergänzung verlangt, die weitere 10 Stunden ausmacht, ist es wahrscheinlich, dass die Kosten und die Zeit für das Endprojekt steigen.
Oft ist es dieses Gleichgewicht von Stakeholder-Anfragen, die es zu managen gilt, insbesondere wenn Stakeholder im Projekt kommen und gehen.
Denken Sie daran, dass die Zeit, die jede Aufgabe in Anspruch nehmen wird, entscheidend für die Steuerung des Projektumfangs ist.
Der Leistungsumfang kann sich ändern, wenn die Beteiligten mitten im Projekt entscheiden, dass sie ein Produkt anpassen oder ein anderes Produkt hinzufügen möchten.
Ein größerer Umfang benötigt mehr Zeit und das wiederum könnte für höhere Kosten sorgen.
Wenn bei größerem Umfang die alte Dealine eingehalten werden soll, benötigt man höhere Kosten z.B. für die Gehälter weiterer Mitarbeiter oder besserer (meist teurerer) Materialien.
Zeit
Der Faktor Zeit steht im Magischen Dreieck für die Projektlaufzeit und beinhaltet Projektstart und –ende sowie alle einzuhaltenden Termine, die das Projekt strukturieren.
Die Zeit gibt an, wie lange es dauert, die Aufgaben in einem Projekt und das Projekt selbst abzuschließen. Diese Einschränkung wird auch als Zeitplan bezeichnet.
Um die Zeit zu managen, sollten die Projektmanager Aufgaben identifizieren, die in einer bestimmten Reihenfolge erledigt werden müssen und die voneinander abhängig sind.
Das Zeitmanagement umfasst folgende Aufgaben:
- Planung des Zeitplans
- Identifizierung und Definition aller Aktivitäten, die während des Projekts durchgeführt werden müssen
- Festlegen der richtigen Reihenfolge
- Schätzung aller erforderlichen Ressourcen; wenn die Ressourcen zu knapp oder anderweitig belegt sind, kann der Zeitplan beeinträchtigt werden
- Schätzung der für jede Tätigkeit erforderlichen Zeit
- Verfolgung der Einhaltung des ursprünglichen Plans während der gesamten Projektlaufzeit
Manchmal ist der Zeitplan für ein Projekt konkret, d. h. er hält sich an einen bestimmten Meilenstein oder an bestimmte Daten. Bei anderen Projekten kann der Zeitplan flexibler sein. Aber so wie die Budgets selten unbegrenzt sind, akzeptieren die Kunden selten beliebige Lieferzeiten.
Man kann den Faktor Zeit reduzieren, indem man auch den Umfang reduziert. Bei gleichbleibendem Projektumfang kann der Zeitfaktor durch eine Erhöhung der Kosten reduziert werden.
Im Umkehrschluss braucht ein Projekt mehr Zeit, wenn der Umfang wächst oder die Kosten niedrig gehalten werden sollen.
Macht man nur Abstriche bei der Zeit leidet im Endeffekt die Qualität.
Kosten
Mit dem Eckpunkt "Kosten" ist im Magischen Projektmanagement-Dreieck das Budget gemeint, das vor Projektbeginn festgelegt wird und nicht überschritten werden sollte.
Die Projektkosten sind der Gesamtbetrag, der für die Durchführung eines Projekts erforderlich ist. Zu den Kosten gehören z. B. die Gehälter der Mitarbeiter, die Kosten für Ausrüstung, Werkzeuge, Räume und andere Ressourcen.
In einigen Fällen sind die Kosten fest und können nicht flexibel gestaltet werden; in anderen Fällen sind die Kosten variabel und können je nach Bedarf angepasst werden.
Wenn zum Beispiel ein Teil des Projekts den Einsatz von Leiharbeitern erfordert und die Arbeit länger dauert als erwartet, können die Kosten steigen. Ein Kunde wird fast nie über ein unbegrenztes Budget verfügen (auch wenn er dies anfangs vielleicht behauptet), was was diese Einschränkung zu einer ziemlich festen Größe macht.
Um die Projektkosten in den Griff zu bekommen, müssen die Projektmanager im Vorfeld ein Budget und eine Ausgangsbasis festlegen, wobei sie eine Kombination von Elementen verwenden:
- Historische Daten aus ähnlichen Projekten, um einen Vergleich zu ermöglichen
- Festlegung der Ressourcenkosten auf Einheitsebene, um etwaige Änderungen vorhersagen zu können
- Die niedrigste und die höchste erwartete Spanne
- Durchschnittswerte der Angebote von Anbietern, falls zutreffend
Die Aufnahme neuer Mitglieder in ein Team oder die Verlängerung der für die Durchführung eines Projekts erforderlichen Zeit kann sich auf die Kosten auswirken.
Die Kosten können reduziert werden, was aber dann eine längere Projektdauer zur Folge haben könnte, sofern die Qualität nicht beeinträchtigt werden soll.
Durch die Reduzierung des Umfangs kann man gleichzeitig Zeit und Kosten sparen.
Bedeutung des Magischen Dreiecks im Projektalltag
Die GPM untersuchte 2015 in der Studie „Makroökonomische Vermessung der Projekttätigkeit in Deutschland“ u.a. den Projekterfolg der deutschen Wirtschaft. In der Studie wurde die Variable Projekterfolg auf Basis des Magischen Dreiecks untersucht. Hierbei konnte eine unterschiedliche Bedeutung der Dimensionen (Zeit, Kosten, Qualität) für den Projekterfolg festgestellt werden. Demnach verlaufen Projekte primär in Bezug auf Leistung bzw. Qualität (78,5%) erfolgreich. Danach folgt die Kostendimension (69,3%) und das Schlusslicht bildet die Zeitdimension (67,2%).
Anwendungsmöglichkeiten im Projektmanagement
Im Projektmanagement können Sie das Magische Dreieck auf mehrere Problemstellungen anwenden. Vor allem in den folgenden Bereichen eignet sich das Magische Dreieck als Lösungsansatz:
- Projektplanung und –steuerung: Das Magische Dreieck bildet eine Grundlage für die Projektplanung und –steuerung. Mit Hilfe der drei Dimensionen können Sie schnell und einfach überprüfen, ob Sie keine wesentlichen Aspekte vergessen haben.
- Projektcontrolling: Vor allem für einen regelmäßigen Projektbericht können Sie die Einhaltung und Abweichungen in den drei Zieldimensionen kontrollieren und – falls nötig – negativen Entwicklungen entgegensteuern. Zudem können Sie nach Projektabschluss die Zielerreichung im Vergleich mit den vorab definierten Zielen überprüfen.
- Risikomanagement: Auf Basis der vorab definierten Zieldimensionen können Risiken leichter identifiziert und präventive bzw. reaktive Maßnahmen entwickelt werden.
- Change Management: Falls sich Änderungsanfragen in Ihrem Projekt ergeben, ist es sehr hilfreich die sich dadurch ergebenden Änderungen anhand der Dimensionen nachzuvollziehen.
Anwendungsbeispiele & Zielkonflikte im Magischen Dreieck
Darüber hinaus kommt es häufig zu Konflikten zwischen den drei Dimensionen des Magischen Dreiecks. Der Hauptgrund dafür sind die unterschiedlichen Erwartungen der Projektbeteiligten in Bezug auf die Ausgestaltung der einzelnen Zieldimensionen. Im Folgenden werden wir potentielle Zielkonflikte anhand von Beispielen näher betrachten:
1. Kosten vs. Zeit
Problem: Im Projektverlauf wird Ihnen deutlich, dass Sie den Endtermin des Projektes mit den gegebenen Umständen und Mitteln wahrscheinlich nicht einhalten werden.
Lösungsansatz: Nun könnten Sie zum einen eine Verschiebung des Endtermins und damit eine Veränderung in der Zielgröße Zeit akzeptieren. Zum anderen könnten Sie den Endtermin beibehalten und stattdessen mehr Mitarbeiter auf das Projekt abstellen. Mit dieser Maßnahme erhöhen Sie jedoch die Kostendimension. In derartigen Situationen müssen Sie sich zwischen der Einhaltung der Zeit oder der Einhaltung der Kosten entscheiden. Jede Möglichkeit geht zu Lasten der anderen.
2. Zeit vs. Leistungsumfang
Problem: Wir greifen wieder das obige Beispiel auf: Der Endtermin Ihres Projektes kann voraussichtlich nicht eingehalten werden.
Lösungsansatz: Sie haben erneut die Möglichkeit die Verschiebung des Termins und damit eine Veränderung der Zeit zu akzeptieren. Eine weitere Option wäre es, bei Beibehaltung des ursprünglichen Termins den Umfang der Leistungen (und damit auch die Qualität) zu reduzieren. Dadurch verändern Sie die Qualitätsdimension. Auch hier müssen Sie sich zwischen beiden Optionen entscheiden. Jede Möglichkeit geht zu Lasten der anderen Zieldimension.
3. Leistungsumfang vs. Kosten
Problem: Betrachten wir nun eine andere Situation: Auf Grund wirtschaftlicher Entwicklungen wird das Budget Ihres Projektes gekürzt und damit nicht mehr ausreichen, um das Projekt im vollen Leistungsumfang abzuschließen.
Lösungsansatz: Nun entscheiden Sie sich entweder für die Budgeteinhaltung oder die Beibehaltung des besprochenen Leistungsumfangs. Möchten Sie das Budget einhalten, geht dies zu Lasten der Leistungsumfangs, während die Beibehaltung der besprochenen Leistung die Einhaltung des neuen Budgets unmöglich macht. Auch hier müssen Sie sich zwischen beiden Optionen entscheiden und die Varianten gehen zu Lasten der anderen Zieldimension.
Wie die Anwendungsbeispiele deutlich machen, ist es in der Praxis oft nicht möglich, allen Dimensionen des Magischen Dreiecks gerecht zu werden. Eine Änderung einer Dimension wirkt sich grundsätzlich auch auf die anderen Zielgrößen aus. Zur Bewältigung dieser Konflikte sollten Sie auf ein transparentes Vorgehen gegenüber allen Stakeholdern achten. Zudem ist die realistische Einschätzung aller drei Zielsetzungen zu Beginn sowie das Setzen von Prioritäten von hoher Bedeutung und meist auschlaggebend für den Projekterfolg.
Fragen und Antworten
Hier haben wir die wichtigsten Fragen zum Magischen Dreieck im Projektmanagement kurz beantwortet.
Was sagt das magische Dreieck aus?
Das magische Dreieck im Projektmanagement visualisiert das Zusammenspiel und die Abhängigkeit der drei Faktoren Leistungsumfang, Zeit und Kosten bei einem Projekt. Verändert sich eine dieser Größen, hat das meistens Auswirkung auf die anderen beiden.
Warum wird das magische Dreieck als magisch bezeichnet?
Das Magische Dreieck besteht genau aus den drei wichtigen Erfolgsfaktoren Leistungsumfang, Zeit und Kosten. Diese drei Dimensionen stehen in direkter Abhängigkeit zueinander. Ändert man ein eine Dimension, ändern sich "wie durch Zauberhand" auch die in Konkurrenz stehenden anderen beiden Dimensionen.
Weiterführende Informationen zum Magischen Dreieck
- Aus unserem Blogarchiv: Magisches Dreieck und Teufelsquadrat- Zielgrößen im Projektmanagement
- Informationen zur GPM Studie: Makroökonomische Vermessung der Projekttätigkeit in Deutschland
- Drei Beispiele für das erfolgreiche Projektmanagement unter Berücksichtigung des Magischen Dreiecks: #MethodeEgal: Beitrag zur Blogparade