Meilenstein

Wichtige Zwischenergebnisse im Projekt

Ein Meilenstein, im Englischen milestone oder auch schedule milestone, stellt ein wichtiges Zwischenziel in einem Projekt dar und unterteilt einen Projektplan in mehrere Etappen. Wenn ein Meilenstein zeitlich durch ein Datum definiert ist, so wird er häufig Terminmeilenstein genannt. Damit wird sicher gestellt, dass Projektphasen einen bestimmten zeitlichen Rahmen nicht überschreiten und z.B. Liefertermine oder Abgabetermine eingehalten werden. Der Begriff wird hauptsächlich im klassischen sowie im hybriden Projektmanagement verwendet. Im agilen Projektmanagement hingegen wird der Begriff nicht verwendet.

Definition von Meilenstein

Nach DIN 69900:2009 ist ein Meilenstein ein "Ereignis besonderer Bedeutung".

Der englischsprachige PMBOK® Guide, 4th Edition, definiert den milestone als "significant point or event in the project".

Nach PRINCE:2009 ist ein Meilenstein "ein bedeutendes Ereignis im Zeitverlauf eines Plans, beispielsweise die Fertigstellung wichtiger Arbeitspakete, der Abschluss einer technischen Phase oder einer Managementphase".

Meilensteine haben also eine zeitliche wie auch inhaltliche Signifikanz und sollten deshalb auch klar beschrieben werden. Das heißt, dass ein Meilenstein

• ein Datum hat;
• eine klare Beschreibung, z. B. der Zielerreichung, enthält.

Unterschied Meilenstein und Vorgang

Kurz gesagt hat ein Meilenstein im Gegensatz zum Vorgang keine Dauer. Man versteht den Meilenstein als Zeitpunkt mit einem Datum, das wie ein Startschuss oder Abgabetermin fungieren kann.

Ein Vorgang hat ein Start- und ein End-Datum und folglich eine Dauer. 

Funktion von Meilensteinen

Meilensteine sind wichtige Kontrollpunkte, um den Projektfortschritt zu bewerten und sicherzustellen, dass das Projekt zeitlich und inhaltlich auf Kurs bleibt. Meilensteine werden gesetzt wenn etwas abgeschlossen ist, etwas begonnen wird oder eine Entscheidung zum weiteren Projektverlauf getroffen wird. 

Typische Beispiele für Meilensteine in einem Projekt sind:

• Projektstart: Der offizielle Beginn des Projekts ist häufig mit einer Genehmigung des Projektplans, mit einem Kick-Off Meeting oder einer digitalen Projekfreigabe verbunden.
• Fertigstellung der Planung: Dieser Meilenstein ist erreicht, wenn die Planungsphase mit erstelltem Zeitplan (Gantt-Chart) inklusive Ressourcenplanung, definiertem Projektumfang und Budget abgeschlossen ist.
• Abschluss einer Projektphase/eines Teilprojektes: Beispielsweise das Ende der Testphase in einem Software-Einführungsprojekt, oder die Fertigstellung eines Prototypen. Hier können Freigaben, Zertifikate oder schlicht das OK von der Managemen-Ebene anfallen, um eine erfolgreiche Bewertung des Meilensteins zu erhalten.
• Erreichung von Zwischenzielen: Oftmals sind diese Meilensteine Abnahmen bzw. Genehmigungen ohne welche die nachfolgenden Vorgänge oder Phasen nicht starten könnten. Solche Meilensteine können auch sog. Gates (Stage-Gate^®-Prozess)darstellen, die als Entscheidungspunkt für oder gegen das Weitermachen im Projekt dienen. Es kann sich auch um Lieferungen handeln, die für den Bau oder die Konstruktion benötigt werden. 
• Projektabschluss: Dieser letzte Meilenstein in einem Projekt setzt einen zeitlichen und inhaltlichen Schlussstrich. Meist ist damit die Erstellung und Einreichung eines Projektabschlussberichts verbunden.

Auch für andere Projekt-Stakeholder wie z. B. Kunden oder externe Dienstleister sind Meilensteine sinnvolle Referenzpunkte und sollten klar und direkt kommuniziert werden. Meilensteine können motivierend wirken, die Qualität sichern und zur Steigerung der Termintreue beitragen.

Formulierungshilfe für Meilensteine

In der Praxis hat es sich bewährt, Meilensteine mit einem Titel zu benennen und mit einem zu erreichenden Ergebnis zu belegen. Dabei sollte auch bedacht werden, welche Person dafür zuständig ist, die Erreichung des Meilensteins zu bewerten. In der Regel fällt diese Aufgabe der Projektleitung oder dem Projektplaner/der Projektplanerin zu. So können Meilensteine formuliert werden:

Kontrolle von Meilensteinen

Damit ein Meilenstein als erfolgreich erreicht wird und als abgeschlossen gewertet werden kann, muss er rechtzeitig und inhaltlich vollständig erreicht werden. Das bedeutet, dass alle Personen, die Aufgaben zur Erreichung des Meilensteins erledigen müssen, das rechtzeitig rückmelden. Dann kann die Projektleitung bewerten, ob die übermittelten Ergebnisse befriedigend sind und der Meilenstein als erreicht abgehakt werden kann.

Im Projekt-Controlling hilft die Meilensteintrendanalyse dabei, die Auswirkungen von zeitlichen Verzögerungen auf das gesamte Projekt zu visualisieren. Sie untersucht die Verschiebung der Meilensteine im Projekt und gibt damit Auskunft darüber, ob Teilprojekte im Zeitplan liegen oder ob z.B. durch deren Verzögerung der gesamte Projektplan gefährdet ist.

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