Die Projektleitung ist Teil der Projektorganisation und verantwortlich für die operative Projektkontrolle. Die Projektleitung überwacht den Projektfortschritt und leistet Teamführung. In kleinen Projekten wird die Projektleitung von einem einzelnen Projektmanager bzw. Projektleiter übernommen, während in größeren Projekten eine Gruppe von Personen oder mehrere Teilprojektleiter diese einzelnen Aufgaben erfüllen. Dann kann die Projektleitung nach folgenden Aufgabenbereichen strukturiert sein:
Aufgaben der Projektleitung
Das Hauptziel der Projektleitung ist das Erreichen der Projektziele. Um diese Ziele zu erreichen, müssen folgende Aufgaben erfüllt werden:
Die Projektleitung entwickelt eine klare und für alle Projektbeteiligten nachvollziehbare Projektstrukturierung. Es werden Projektphasen mit Vorgängen, Meilensteinen und Aufgaben zeitlich und inhaltlich definiert und in einem Projektplan, z. B. in Form eines Gantt-Diagramms festgehalten. Falls erforderlich wird statt dieser klassischen Projektmanagement-Methode eine agile Planung, z. B. nach Scrum oder mittels eines Kanban-Boards, oder ein hybrides Projektmanagement angewendet. Deshalb verfügen Personen in der Projektleitung meist über eine Projektmanagement-Zertifizierung und haben Erfahrung in der Anwendung von einer oder mehreren Methoden.
Im groben ist die Projektleitung dafür verantwortlich, die vorhandenen Ressourcen effizient und effektiv einzusetzen. Dafür ist eine professionelle Planung von Ressourcen und klare Verteilung von Verantwortlichkeiten notwendig. Aufgaben werden an kompetente Projektteammitglieder vergeben oder ggf. ausgelagert. Ohne klare und für alle nachvollziehbare Prozesse ist ein ebenso klares wie realistisches Ressourcenmanagement nicht möglich. Daher liegt das Prozessmanagement ebenfalls im Verantwortungsbereich der Projektleitung. Je nach Komplexität des Projektes kann eine Person ausschließlich für das Ressourcenmanagement und eine weitere Person ausschließlich für das Prozessmanagement verantwortlich sein. Diese Personen müssen eng zusammenarbeiten und sich kontinuierlich abstimmen.
Während der gesamten Projektlaufzeit müssen im Zuge des Projektcontrollings die aufgewendeten Arbeitszeiten und die eingesetzten Ressourcen (Personen, Maschinen, Software, externe Dienstleistungen etc.) überwacht werden. Die Projektleitung sollte in der Lage sein, den Projektzeitplan zu steuern und stets einen guten Überblick zu den rückgemeldeten Aufwänden des Projektteams, sowie den anfallenden Kosten haben. Dafür ist es notwendig, dass das Projektteam möglich einfach und zuverlässig Zeiten erfassen und rückmelden kann. Eine Kostenkalkulation sollte parallel eine einfache Soll-Ist-Vergleich aller wichtigen Projekt-KPIs ermöglichen.
Risiken im Projekt lassen sich nicht völlig vermeiden. Aber eine erfahrene Projektleitung kann aus den Lessons Learned vergangener Projekte Risiken in aktuellen Projekten antizipieren und einen Maßnahmenplan entwickeln, um diese identifizierten Risiken zu definieren, den Einfluss zu ermitteln und zu minimieren. Diese proaktiven Maßnahmen müssen von der Projektleitung klar kommuniziert werden. Während des kontinuierlichen Projektcontrollings können Risiken neu identifiziert werden. Dementsprechend ist Aufgabe der Projektleitung in Absprache mit dem Projektteam und Stakeholdern wie Kunden oder Zulieferern schnell gegenzusteuern.
Im Laufe des Projekts kann es zu notwendigen Kursänderungen kommen, die ein schnelles Ergreifen von erforderlichen Maßnahmen erfordern. Die Projektleitung ist dann dafür zuständig, dass diese Maßnahmen unter Berücksichtigung von bestehenden Verträgen und Absprachen umgesetzt werden. Je nach Umfang können diese Maßnahmen ein begleitendes Änderungsmanagement erfordern. Dies wird in der Praxis meist an eine eigenes für die Bearbeitung, Umsetzung und das Controlling von Änderungsanträgen delegiert und von der Projektleitung lediglich kommunikativ begleitet, um sicherzustellen, dass das Projektteam die Kursänderung mitträgt.
Für das Qualitätsmanagement steht die Projektleitung in regelmäßigem Austausch mit dem Projektkunden (externer Kunde oder interner Kunde), übermittelt Status-Berichte und informiert über den aktuellen Stand der Dinge. Dadurch stellt die Projektleitung sicher, dass die Qualität der Projektergebnisse oder Teilergebnisse den Anforderungen und Erwartungen des Kunden entsprechen. Die Projektleitung ist auch dafür zuständig, das Feedback des Kunden mit dem Projektteam zu teilen um größtmögliche Transparenz in der Kommunikation zu erreichen. Damit wird bestmöglich sichergestellt, dass alle Projektbeteiligten wissen, woran sie warum arbeiten und weshalb gegebenenfalls Änderungen notwendig sind.
Während der gesamten Projektlaufzeit werden Projektberichte zur Dokumentation des Projektstatus erstellt und allen Projektbeteiligten zur Verfügung gestellt. Diese Berichte werden üblicherweise in Besprechungen und Status-Meetings als Grundlage für die Beurteilung des Projektfortschritts herangezogen. Aufgabe der Projektleitung ist es in diesem Zusammenhang auch, einen transparenten Kommunikationsfluss von Informationen sicher zustellen.
Die Projektleitung erbringt also viele verschiedene Leistungen und verfügt über ein breites Spektrum Fähigkeiten. Diese Fähigkeiten beinhalten:
Die GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e. V. fasst diese Kompetenzen als 4 Führungskompetenzen im Projektmanagement zusammen:
Alle 4 Kompetenzen sind gleichwertig und zeichnen eine gute Projektleitung aus.