Projektplanung einfach erklärt mit Schritt-für-Schritt-Anleitung

Die Projektplanung als Vorstrukturierung des Projektes

Die Projektplanung legt die Basis für das gesamte Projektmanagement, denn sie hilft Projekte in ihren Phasen und Aufgaben zeitlich zu strukturieren und Kosten, Ressourcen und Zuständigkeiten zu planen. Sie ist eine der wichtigsten Voraussetzungen für erfolgreiche Projekte und basiert im Kern auf einem Balkenplan (Gantt-Chart), welcher dabei hilft, den Fortschritt während der Durchführung des Projektes im Blick zu behalten.

Ziel der Projektplanung ist es, die eigentliche Durchführung so gut wie möglich vorzubereiten und genau festzulegen, wie man die definierten Ziele erreichen möchte.

Jedoch kommt die Planung nicht nur während der Vorbereitungen zum Einsatz, sondern ist auch während der Durchführung ein wichtiges Instrument für die Projektleitung und das Team, um die Einhaltung der Projektziele zu überprüfen und auf Planabweichungen regieren zu können. Sie bildet die Basis, welche der Projektmanager nutzt, um den Fortschritt kontinuierlich zu überprüfen, Anpassungs- und Korrekturprozesse abzuleiten und das Projekt zielgerichtet zu führen.

Warum ist Projektplanung wichtig?

Die Projektplanung sorgt also dafür, dass die Projektziele im Rahmen der vorab definierten Bedingungen wie Zeit, Kosten und Ressourcen erreicht werden.

Die Planung ermöglicht es den Projektleitern, eine Idee in die Realität umzusetzen. Zu den wichtigsten Zwecken der Planung gehören die folgenden:

• Erleichterung der Kommunikation und Bereitstellung einer zentralen Informationsquelle für das Projektpersonal
• dem Kunden und anderen wichtigen Beteiligten zu helfen, zu wissen, was erforderlich ist
• Festlegen, wer bestimmte Aufgaben ausführen wird und wann und wie diese Aufgaben ausgeführt werden
• Erleichterung des Projektmanagements und der Kontrolle während des Projektfortschritts
• eine effektive Überwachung und Kontrolle des Projekts zu ermöglichen
• das Projektrisiko zu managen
• Feedback für die nächste Projektplanungsphase zu generieren.

Projektplanung: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Die meisten denken bei der Projektplanung vornehmlich an jene Schritte, die mit der zeitlichen und inhaltlichen Gliederung der Projektphasen oder Projektaufgaben zu tun haben und einen direkten Bezug zum Projektumfang sowie den Projektkosten haben. Diese Schritte sind meistens:

• Gruppierung von Vorgängen und Aufgaben in einem Projektstrukturplan
• Bestimmung der Dauer von Aufgaben und Vorgängen
• Definition der logischen Abhängigkeiten
• Grafische Darstellung in einem Netzplan wie z. B. einem Gantt-Diagramm (ggf. Identifikation des kritischen Pfads)
• Kostenkalkulation
• Ressourcenplanung

Damit verfolgen sie zwar das sehr sinnvolle Ziel, die wichtigen Meilensteine wie Abgabe- oder Fertigstellungstermine einzuhalten, jedoch fehlen wichtige weitere Themen der Projektplanung, die auch einen großen Einfluss auf den Projekterfolg haben. Diese Themen im Blick zu haben, erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Sie und Ihr Projektteam das Projekt von Anfang an im Griff haben.

Im Folgenden führen wir Sie durch die wichtigsten Schritte der Projektplanung. Befolgen Sie diese neun Projektplanungs-Schritte und Sie sind auf dem besten Weg, Ihr Projekt auch erfolgreich durchzuführen.

1. Stakeholder identifizieren
2. Rahmenbedingungen definieren
3. Kickoff-Meeting abhalten
4. Umfang, Budget und Zeitplan setzen
5. Ziele und Prioritäten festlegen
6. Liefergegenstand definieren
7. Terminplan erstellen
8. Risikobewertung durchführen
9. Kommunikation des Projektplans

Schritt 1: Identifizieren Sie alle Stakeholder

Ihr Projekt hat mehrere Stakeholder. Dabei werden nicht alle von ihnen an jedem Detail des Projekts beteiligt sein.

Zu den Projektbeteiligten gehören

• Ihr Kunde,
• die Endnutzer des Produkts
• das Unternehmen
• Führungskräfte
• das Team, das direkt an dem Projekt arbeitet
• Menschen, die vom Projekt betroffen sind (z. B. Anwohner bei einem Infrastrukturprojekt)

Je nach Art des Projekts können auch externe Organisationen oder einzelne Mitglieder der Gemeinschaft, die von dem Projekt betroffen sind, zu den Stakeholdern gehören. Daher kann es je nach Komplexität eines Projektes notwendig sein, eine komplette Analyse des Projektumfelds durchzuführen.

Schritt 2: Definieren Sie die Rahmenbedingungen

Sobald Sie Ihre Stakeholder identifiziert haben, müssen Sie die wichtigsten Projektmanagementfähigkeiten und -kompetenzen bestimmen, die für das Projekt erforderlich sind. Wenn Sie diese Liste haben, können Sie Rollen definieren und den einzelnen Beteiligten Verantwortlichkeiten zuweisen.

Denken Sie daran, dass eine Rolle nicht dasselbe ist wie eine Person. In manchen Fällen kann eine Person mehrere Rollen ausfüllen, z. B. wenn die Projektleiterin auch die Planerin ist und damit sowohl die Hauptverantwortung für den Projekterfolg trägt, als auch Ansprechpartnerin für alle Stakeholder ist, wie auch die Hauptverantwortung für die zeitliche Planung und die Ressourcenzuteilung hat. Hier gilt es, abzuwägen, ob die Person evtl. Teilaufgaben ihrer Rolle(n) an andere im Projektteam delegieren kann.

In anderen Fällen können mehrere Personen dieselbe Rolle innehaben, z. B. wenn Ihr Projekt mehrere Software-Ingenieure erfordert, die alle die Rolle "Projektmitglied" inne haben.

Typische Rollen sind

• Projektsponsor
• Projektleitung
• Projektteam

Die verschiedenen Rollen der Projektteammitglieder variieren je nach Projekt, aber stellen Sie sicher, dass es eine Rolle für die Beziehungen zu den Lieferanten und eine Rolle für die Beziehungen zu den Kunden gibt.

Schritt 3: Halten Sie ein Kickoff-Meeting ab

Das Kickoff-Meeting ist eine Gelegenheit, alle Beteiligten zusammenzubringen, eine Vision für das Projekt zu entwerfen, hinter der alle stehen können. Es ist eine Gelegenheit, sich vorzustellen und gute Arbeitsbeziehungen aufzubauen.

In diesem Stadium stehen die spezifischen Details des Projekts noch nicht fest, daher sollten Sie eine Diskussion über den Projektumfang, das Budget, den Zeitplan und die Ziele in die Tagesordnung aufnehmen. In dieser Phase werden auch die Rollen verteilt und ein Kommunikationsplan erläutert. Das Kickoff-Meeting gibt den Ton für die Arbeitsbeziehung zwischen den Beteiligten für die Dauer des Projekts vor.

Schritt 4: Festlegen von Projektumfang, Budget und Zeitplan

Nach dem offiziellen Kickoff ist es an der Zeit, drei wichtige Konzepte zu definieren:

1. Projektumfang
2. Budget
3. Zeitplan für Ihr Projekt

Im Projektmanagement spricht man vom Magischen Dreieck. Jeder dieser Punkte ist eine eigene ausführliche Erklärung wert, daher werden sie hier nur kurz definiert.

Projektumfang:

Der Projektumfang (engl. Scope) sagt Ihnen, was wir tun (und nicht tun) werden. Was sind die Ziele dieses Projekts angesichts der Anforderungen des Kunden und der vom Team erörterten Vision?

Budget:

Wie hoch sind unter Berücksichtigung des Umfangs und der zur Erreichung der Projektziele erforderlichen Ressourcen die voraussichtlichen finanziellen Kosten des Projekts?

Zeitplan:

Der Zeitplan für das Projekt enthält die einzelnen Projektphasen und die Zeitspanne, in der sie voraussichtlich abgeschlossen sein werden.

Schritt 5: Ziele festlegen und Prioritäten setzen

Sobald Ihr Team die Ziele des Projekts verstanden hat und Sie die Phasen zur Erreichung dieser Ziele festgelegt haben, sollten Sie die übergeordneten Ziele Ihres Projekts festlegen.

• zerlegen Sie die übergeordneten Ziele Ihres Projekts in einzelne Ziele und Aufgaben
• priorisieren Sie die Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit und ihren Abhängigkeiten
• richten Sie System ein, das Korrekturmaßnahmen vorsieht, wenn die Ziele nicht rechtzeitig erreicht werden.

Möglicherweise müssen Sie Ihren Zeitplan im Hinblick auf Ihre Ziele anpassen.

Schritt 6: Definieren Sie den Liefergegenstand

Nach der Definition des Project Management Institute ist ein Liefergegenstand "jedes eindeutige und überprüfbare Produkt, Ergebnis oder die Fähigkeit zur Erbringung einer Dienstleistung, das zum Abschluss eines Prozesses, einer Phase oder eines Projekts erstellt wird". Mit anderen Worten, ein Liefergegenstand kann sein:

• Produkt
• Ergebnis
• Fähigkeit

Die Projektleistungen werden durch die Projektziele bestimmt und sind ein wesentlicher Bestandteil des Projektplans. Wenn das Ziel des Kunden beispielsweise darin besteht, dass die Endnutzer ihre eigenen Inhalte verwalten können, könnte es sich bei den Leistungen um eine Software handeln, die es den Nutzern ermöglicht, Inhalte zu verwalten, sowie um Schulungsmaterial für Mitarbeiter und Endnutzer zur Verwendung der neu erstellten Software.

Schritt 7: Erstellen eines Terminplans

Ein Terminplan ist ein Dokument, das folgende Details enthält

• Zeitplan des Projekts,
• organisatorische Ressourcen, die für die Durchführung jeder Aufgabe erforderlich sind
• alle anderen Informationen, die für die Teamleitung wichtig sind

Natürlich muss er umfassend und leicht verständlich sein. 

So erstellen Sie einen Terminplan

1. teilen Sie die Phasen Ihres Projekts in einzelne Aktivitäten, Aufgaben und zu erreichende Meilensteine auf
2. bestimmen Sie die Abhängigkeiten
3. legen Sie die Reihenfolge der Aktivitäten fest
4. schätzen Sie die erforderlichen Ressourcen und die Dauer der einzelnen Aktivitäten und schätzen Sie den Aufwand der einzelnen Aufgaben

Da es in jedem Projekt zu Änderungen kommen kann, sollte dieser Terminplan möglichst anpassbar sein. Daher hat sich dafür das Gantt-Diagramm etabliert, das üblicherweise mittels PM-Software für alle Projektbeteiligten die Daten in Echtzeit zur Verfügung stellt. Die Informationen, die Sie in diesem Prozess sammeln, können notwendige Anpassungen in Bezug auf Ihre Rollen, den Zeitplan und/oder das Budget aufzeigen. Dies ist ein wichtiger Schritt bei der Erstellung eines einfachen Projektplans und ein nützlicher Teil des Prozesses. Es ist viel besser, diese Anpassungen vor Beginn des Projekts vorzunehmen als Wochen oder Monate später.

Schritt 8: Führen Sie eine Risikobewertung durch

Ein Risiko ist ein Problem, das im Laufe Ihres Projekts auftreten kann oder auch nicht. Es ist wichtig, Risiken im Projektmanagement zu erkennen und sie in der Projektplanungsphase abzumildern, damit Sie später nicht unvorbereitet getroffen werden. Halten Sie eine Besprechung ab oder fragen Sie alle Teammitglieder nach den Risiken, die Sie berücksichtigen sollten.

Zu den Risikobereichen gehören:

• Projektumfang
• Ressourcen (personell, finanziell und materiell)
• Projektverzögerungen
• Ausfälle von Technologie oder Kommunikation

Es gibt keine Möglichkeit, alle potenziellen Risiken zu kontrollieren, aber sie im Voraus zu bedenken, kann Sie vor dem Scheitern des Projekts bewahren.

Schritt 9: Kommunizieren Sie den Projektplan

Sobald Sie Ihren Projektplan erstellt haben, müssen Sie ihn dem Team und allen anderen Beteiligten klar mitteilen. Vielleicht haben Sie bereits bei der Erstellung Ihres Projektplans einen Kommunikationsplan erstellt. Wenn nicht, tun Sie es jetzt!

Die Einrichtung solider Kommunikationskanäle und die Festlegung von Erwartungen an die Projektkommunikation sind von entscheidender Bedeutung. Als Projektmanager sollten Sie die Art der Kommunikation, die Sie von allen Beteiligten erwarten, vorleben.

Wie Projektplanungssoftware helfen kann

Eine erfolgreiche Projektplanung beinhaltet die effektive Organisation aller Aktivitäten, Aufgaben und Ressourcen, aus denen sich Ihr Projekt zusammensetzt. Der Versuch, all dies mit einer Sammlung von Tabellenkalkulationen, die für das Projektmanagement und die gemeinsame Nutzung von Dokumenten ungeeignet sind, oder noch schlimmer mit Notizbüchern, Stiften und Haftnotizen zu tun, ist überwältigend und ineffizient.

InLoox kann Ihre Projektplanung von Anfang bis Ende vereinfachen und bietet Ihnen die Projektmanagementfunktionen und die Transparenz im Projekt, die Sie benötigen, um nicht nur einen hervorragenden Projektmanagementplan zu erstellen, sondern Ihr Projekt auch tatsächlich gut zu verwalten.

Mit einer guten Projektplanungssoftware können Sie administrative Aufgaben schneller und effizienter erledigen und haben so mehr Zeit, sich auf das eigentliche Projekt zu konzentrieren.

Die Projektplanungssoftware kann auch die effektive Kommunikation innerhalb und zwischen Teams erleichtern, Ihnen helfen, die wichtigsten Leistungsfaktoren zu verfolgen, alle Projektdaten an einem zentralen Ort zu speichern und Berichte über Ihr Projekt zu erstellen.

Viele Ihrer Projektmanagement-Herausforderungen, insbesondere bei der Planung, können mit einem leistungsfähigen und effizienten Projektplanungs-Tool überwunden werden.

InLoox kann die Lösung für Sie sein!

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Projektplanung mit InLoox

Die Projektplanungssoftware InLoox ist ein Werkzeug, das bei der Planung, Organisation und Verwaltung des Zeitplans und der Ressourcen hilft, die für den Abschluss eines Projekts erforderlich sind. 

InLoox ist eine Projektmanagement-Software, mit der sich Projekte von der Planung bis zum Abschluss organisieren lassen. Melden Sie sich für eine kostenlose 30-tägige Testversion an und folgen Sie den Anweisungen, um einen gründlichen Projektplan zu erstellen, der jedes Detail abdeckt.

1. Aufgaben sammeln

Aufgaben sind die Bausteine eines jeden Projekts. Der Beginn eines jeden Plans ist das Sammeln aller Aufgaben, die zu Ihrem endgültigen Ergebnis führen.

Öffnen Sie InLoox, um Ihre Aufgaben in einer Liste oder als Karte auf dem Kanban-Board zu erstellen.

2. Arbeitsaufwand, Start- und Enddatum festlegen

Jede Aufgabe hat einen geschätzten Arbeitsaufwand, d. h. die Zeit, die für ihre Erledigung benötigt wird.

Legen Sie das Start- und Enddatum für jede Aufgabe fest. Dadurch erstellt InLoox automatisch einen Projektzeitplan, so dass Sie das gesamte Projekt an einem Ort sehen können.

3. Verknüpfung abhängiger Vorgänge

Aufgaben sind nicht immer voneinander getrennt. Oft kann ein Vorgang nicht gestartet oder beendet werden, bevor ein anderer gestartet oder beendet wurde. Dies wird als Vorgangsabhängigkeit bezeichnet und muss in Ihrem Plan vermerkt werden.

Verknüpfen Sie abhängige Aufgaben, indem Sie die eine auf die andere ziehen. Eine Linie zeigt an, dass sie miteinander verknüpft sind. So bleiben Sie sich dessen bewusst und können später im Projekt Engpässe vermeiden. 

Wenn Sie ein Element ändern oder verschieben, werden die davon abhängigen ebenfalls automatisch angepasst.

4. Festlegen von Meilensteinen

Ein Meilenstein zeigt das Ende einer Phase und den Beginn einer anderen an, was bei der Nachverfolgung und der Arbeitsmoral hilft.

5. Team an Bord holen & zuweisen

Die Zusammenführung von Team und Tool ist die Voraussetzung dafür, dass ein Projektplan in die Tat umgesetzt werden kann. Je einfacher und nahtloser dieser Übergang ist, desto schneller können Sie mit der Arbeit am Projekt beginnen.

Laden Sie Ihr Team über die Software ein und die Software generiert eine E-Mail mit einem Link. Sobald Ihr Team diesem Link folgt, sind die Mitglieder dabei und haben Zugriff auf die Tools, die sie für die Verwaltung ihrer Aufgaben benötigen.

6. Überwachen Sie den Fortschritt und berichten Sie den Stakeholdern

Durch die Verfolgung des Fortschritts und die anschließende Information der Beteiligten bleiben Sie auf dem richtigen Weg und können die Erwartungen der Beteiligten erfüllen.

Auf Ihrem Echtzeit-Dashboard, das Daten berechnet und anzeigt, können Sie den Fortschritt direkt verfolgen. Die Berichte können gefiltert und geteilt werden, um einen tieferen Einblick in diese Zahlen zu erhalten.

7. Plan nach Bedarf anpassen

Kein Plan bleibt während eines Projekts gleich. Dinge passieren und Änderungen sind erforderlich. Daher ist es für den Projektplanungsprozess von entscheidender Bedeutung, dass Sie Ihren Plan einfach bearbeiten können.

Bearbeiten Sie Ihren Plan in InLoox durch einfaches Ziehen und Ablegen. Wenn Sie das alte Datum auf das neue Datum verschieben, wird nicht nur die betreffende Aufgabe korrigiert, sondern auch alle davon betroffenen Aufgaben werden automatisch aktualisiert.

Wollen Sie jetzt Ihre Projektplanung erstellen?

InLoox ist eine Projektplanungssoftware, die Manager bei der Planung und Teams bei der Organisation unterstützt.

Gantt-Diagramme steuern alle Aspekte Ihres Projektplans, von der Terminplanung über die Zuweisung von Aufgaben bis hin zur Überwachung des Fortschritts.

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