Projektstrukturplan
Der Projektstrukturplan gibt eine vollständige Übersicht über das Projekt
Der Projektstrukturplan, im Englischen „Work Breakdown Structure“ genannt, dient dazu eine vollständige Übersicht über das Projekt zu bekommen und so seinen Leistungsumfang (Scope) vor dem Projektbeginn festzulegen. Anders als bei einem Netzplan stellt der Projektstrukturplan eine von der Terminplanung unabhängige Sicht auf das Projekt dar.
Was ist ein Projektstrukturplan?
Bei einem Projektstrukturplan wird das Projekt in seine einzelnen Bestandteile heruntergebrochen (daher „Work Breakdown“): Projekt > Sammelvorgänge > Vorgänge > Aufgaben. Das heißt, das Projekt wird in kleinere, einfacher zu steuernde Einzelteile aufgeteilt.
Für die Teilaufgaben kann man genauere Zeit- und Aufwandsschätzungen machen und dadurch die Arbeits- und Projektprozesse effizienter steuern. Der fertige Projektstrukturplan stellt einen Projektfahrplan dar, der den Rahmen für die Planung, Steuerung und Überwachung des Projektes schafft, und somit die Grundlage für die Kontrolle von Terminen, Kosten und Leistung bildet (siehe Magisches Dreieck).
Warum einen Projektstrukturplan im Projektmanagement verwenden?
Die Erstellung eines Projektstrukturplans ist der erste Schritt bei der Entwicklung eines Projektplans. Er definiert alle Arbeiten, die zur Erreichung der Projektziele durchgeführt werden müssen (und in welcher Reihenfolge). Indem Sie Ihr Projekt auf diese Weise visualisieren, können Sie Ihren Projektumfang verstehen und Ressourcen für alle Projektaufgaben zuweisen.
Ein gut aufgebauter Projektstrukturplan hilft bei wichtigen Projektmanagement-Prozessgruppen und Wissensgebieten wie:
- Projektplanung
- Projektzeitplanung
- Projektbudgetierung
- Risikomanagement
- Ressourcenmanagement
- Aufgabenmanagement
- Teammanagement
Darüber hinaus hilft ein Projektstrukturplan dabei, häufige Projektmanagement-Probleme zu vermeiden, wie z. B. Terminüberschreitungen, schleichende Ausweitung des Projektumfangs und Kostenüberschreitungen.
Mit anderen Worten: Ein Projektstrukturplan dient Ihnen als Wegweiser durch komplizierte Projekte.
Ihr Projektumfang kann mehrere Phasen oder kleinere Teilprojekte umfassen - und selbst diese Teilprojekte können in Aufgaben, Leistungen und Arbeitspakete unterteilt werden!
Ihr Projektstrukturplan hilft Ihnen, diese Elemente zu verwalten und sich Klarheit über die Details zu verschaffen, die für die Erfüllung aller Aspekte Ihres Projektumfangs erforderlich sind.
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Projektstrukturplan-Beispiel für ein Projektlebenszyklus:
Es gibt verschiedene Ansätze das Projekt herunterzubrechen:
- Phasen-orientiert: z.B. die Phasen im Projektlebenszyklus: Initialisierung, Planung, Durchführung, Kontrolle und Abschluss
- Leistungsumfang und Lieferobjekt-orientiert: z.B. bei einer Software-Entwicklung: Pflichtenheft, Design, Bereitstellung des Codes, Beta-Test, Read.me-Datei, Benutzerhandbuch…
Egal welche Methode gewählt wird, das Projekt sollte nicht zu granular heruntergebrochen werden, denn das würde die Steuerung des Projektes wiederum verkomplizieren.
Vorteile eines Projektstrukturplans:
- Ein großer Vorteil des Projektstrukturplans ist, dass man die Projektbestandteile und deren Dauer von vornherein festlegt und es so zu keinem schleichenden Umfangszuwachs (engl. Scope Creep) kommen kann.
- Ein Projektstrukturplan wird außerdem häufig zusammen mit dem Projektteam erstellt, das ermöglicht eine bessere Aufwandsschätzung und bindet die Projektmitglieder besser in das Projekt mit ein.
Wie Sie einen Projektstrukturplan erstellen
Einen guten Projektstrukturplan erstellen Sie in einem iterativen Prozess, indem die folgenden Schritte befolgt und diese Richtlinien eingehalten werden:
SAMMELN KRITISCHER DOKUMENTE
Sammeln Sie kritische Projektdokumente.
Identifizieren Sie Inhalte, die Projektleistungen enthalten, wie z. B. die Projektcharta, das Scope Statement und die Nebenpläne des Projektplans.
IDENTIFIZIERUNG DER WICHTIGSTEN TEAMMITGLIEDER
Identifizieren Sie die geeigneten Projektteammitglieder. Analysieren Sie die Dokumente und identifizieren Sie die zu erbringenden Leistungen.
ELEMENTE DER STUFE 1 DEFINIEREN
Definieren Sie die Elemente der Stufe 1. Die Elemente der Stufe 1 sind zusammenfassende Beschreibungen der zu erbringenden Leistungen, die 100 % des Projektumfangs erfassen müssen.
Überprüfen Sie, dass 100 % des Umfangs erfasst sind. Diese Anforderung wird gemeinhin als 100%-Regel bezeichnet.
ELEMENTE DEKOMPONIEREN (AUFSCHLÜSSELN)
Beginnen Sie damit, die Leistungen der Stufe 1 in einzelne Leistungen der niedrigeren Stufen zu zerlegen. Diese Technik des "Aufbrechens" wird als Dekomposition bezeichnet.
Fahren Sie mit der Aufteilung der Arbeit fort, bis die in jedem Element enthaltene Arbeit von einer einzigen Person oder Abteilung verwaltet wird. Stellen Sie sicher, dass sich alle Elemente gegenseitig ausschließen.
Stellen Sie sich die Frage, ob eine weitere Zerlegung das Projekt überschaubarer machen würde. Wenn die Antwort "nein" lautet, ist der Projektstrukturplan fertig.
GLOSSAR ERSTELLEN
Der Glossar ist eine Beschreibung der Arbeit, in dem jedes Element enthalten ist. Die Elemente der untersten Stufe werden als Arbeitspakete bezeichnet.
Erstellen Sie die Beschreibungen des Glossars auf der Ebene der Arbeitspakete so detailliert, dass 100 % des Projektumfangs abgedeckt sind. Die Beschreibungen sollten Informationen wie Grenzen, Meilensteine, Risiken, Eigentümer, Kosten usw. enthalten.
GANTT-CHART-ZEITPLAN ERSTELLEN
Zerlegen Sie die Arbeitspakete nach Bedarf in Aktivitäten.
Exportieren Sie die Work Breakdown Structure oder geben Sie sie in ein Gantt-Diagramm für die weitere Planung und Projektverfolgung ein.
Beachten Sie: Es ist möglich, die Arbeit zu sehr zu untergliedern. Wie viel ist zu viel? Da die Erfassung von Kosten- und Termindaten, die Analyse und die Berichterstattung mit dem Projektstrukturplan verknüpft sind, kann ein sehr detaillierter Projektstrukturplan einen erheblichen unnötigen Verwaltungsaufwand verursachen.
Wie man einen Projektstrukturplan verwendet
Der Projektstrukturplan wird für viele verschiedene Dinge verwendet. Zunächst dient er als Planungsinstrument, das dem Projektteam bei der Planung, Definition und Organisation des Projektumfangs und der zu erbringenden Leistungen hilft. Der Projektstrukturplan wird auch als Hauptquelle für Termin- und Kostenschätzungsaktivitäten verwendet. Sein größter Beitrag zu einem Projekt ist jedoch seine Verwendung als Beschreibung aller Arbeiten und als Überwachungs- und Steuerungsinstrument.
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Tipps zur Gestaltung des Projektstrukturplans
Der Projektstrukturplan kann als Baumdiagramm oder in Text-Form dargestellt werden. Bei der Text-Form entspricht es einer Inhaltsangabe oder Gliederung mit Nummern und Einrückungen zur besseren Übersicht.
100%-Regel
Ein wichtiges Gestaltungsprinzip für Projektstrukturpläne ist die so genannte 100%-Regel, die wie folgt definiert ist:
Die 100 %-Regel besagt, dass der Projektstrukturplan 100 % der durch den Projektumfang definierten Arbeit umfasst und alle zu erbringenden Leistungen - interne, externe und Zwischenergebnisse - in Bezug auf die abzuschließende Arbeit, einschließlich des Projektmanagements, erfasst.
Die 100%-Regel ist einer der wichtigsten Grundsätze für die Entwicklung, Zerlegung und Bewertung des Projektstrukturplans. Die Regel gilt für alle Ebenen innerhalb der Hierarchie: Die Summe der Arbeiten auf der "untergeordneten" Ebene muss 100 % der von der "übergeordneten" Ebene repräsentierten Arbeit entsprechen, und der Projektstrukturplan sollte keine Arbeiten enthalten, die über den eigentlichen Projektumfang hinausgehen, d. h. er kann nicht mehr als 100 % der Arbeiten enthalten.
Es ist wichtig zu wissen, dass die 100%-Regel auch für die Vorgangsebene gilt. Die Arbeit, die durch die Aktivitäten in jedem Arbeitspaket repräsentiert wird, muss 100 % der Arbeit ausmachen, die zur Fertigstellung des Arbeitspakets erforderlich ist.
Sich gegenseitig ausschließende Elemente
Zusätzlich zur 100 %-Regel darf es keine Überschneidungen bei der Definition des Umfangs zwischen verschiedenen Elementen eines Projektstrukturplans geben. Diese Mehrdeutigkeit könnte zu doppelter Arbeit oder zu Missverständnissen über Zuständigkeiten und Befugnisse führen. Eine solche Überschneidung könnte auch die Projektkostenrechnung durcheinander bringen.
Wenn die Namen der Elemente mehrdeutig sind, kann ein Glossar helfen, die Unterscheidungen zwischen den Elementen zu klären. Der Projektstrukturplan-Glossar beschreibt jede Komponente des Projektstrukturplans mit Meilensteinen, Leistungen, Aktivitäten, Umfang und manchmal auch Terminen, Ressourcen, Kosten und Qualität.
Ergebnisse planen, nicht Aktionen
Wenn der Projektstrukturplaner versucht, handlungsorientierte Details im Projektstrukturplan zu erfassen, wird er wahrscheinlich entweder zu viele oder zu wenige Aktionen einplanen.
Zu viele Aktionen werden 100 % des übergeordneten Umfangs überschreiten, und zu wenige werden 100 % des übergeordneten Umfangs unterschreiten.
Die 100%-Regel lässt sich am besten einhalten, wenn die Elemente in Form von Ergebnissen oder Resultaten und nicht als Aktionen definiert werden. Auf diese Weise wird auch sichergestellt, dass der Projektstrukturplan nicht zu viele Methoden vorschreibt, was den Projektteilnehmern mehr Einfallsreichtum und kreatives Denken ermöglicht.
Bei Projekten zur Entwicklung neuer Produkte ist die gebräuchlichste Technik zur Gewährleistung eines ergebnisorientierten Projektstrukturplans die Verwendung eines Produktstrukturplans. Bei funktionsgesteuerten Softwareprojekten kann eine ähnliche Technik zum Einsatz kommen, nämlich die Verwendung eines Funktionsgliederungsplans. Wenn ein Projekt professionelle Dienstleistungen erbringt, besteht eine gängige Technik darin, alle geplanten Leistungen zu erfassen, um einen ergebnisorientierten Projektstrukturplan zu erstellen.
Projektstrukturpläne, die die Arbeit nach Projektphasen unterteilen (z. B. Vorentwurfsphase, kritische Entwurfsphase), müssen sicherstellen, dass die Phasen klar durch ein Ergebnis getrennt sind, das auch bei der Definition von Eingangs- und Ausgangskriterien verwendet wird (z. B. eine genehmigte vorläufige oder kritische Entwurfsprüfung).
Detaillierungsgrad
Man muss entscheiden, wann man aufhört, die Arbeit in kleinere Elemente zu unterteilen. Für die meisten Projekte reicht eine Hierarchie von zwei bis vier Ebenen aus, um die Dauer der Aktivitäten zu bestimmen, die für die Erstellung eines vom Projektstrukturplan definierten Ergebnisses erforderlich sind.
Es gibt mehrere Heuristiken oder "Faustregeln", die bei der Bestimmung der angemessenen Dauer einer Aktivität oder einer Gruppe von Aktivitäten verwendet werden, die für die Erstellung eines bestimmten, im Projektplan definierten Ergebnisses erforderlich sind.
Die erste ist die "80-Stunden-Regel", die besagt, dass keine einzelne Aktivität oder Gruppe von Aktivitäten auf der niedrigsten Detailebene des Projektstrukturplans mehr als 80 Stunden Aufwand erfordern sollte, um ein einzelnes Ergebnis zu erzielen.
Die zweite Faustregel besagt, dass ein Vorgang oder eine Gruppe von Vorgängen auf der untersten Gliederungsebene des Projektstrukturplans nicht länger als ein einziger Berichtszeitraum sein sollte. Wenn das Projektteam also monatlich über den Fortschritt berichtet, sollte keine einzelne Tätigkeit oder Reihe von Tätigkeiten länger als einen Monat dauern.
Die letzte Heuristik ist die Regel "wenn es Sinn macht". Bei der Anwendung dieser Faustregel kann man den "gesunden Menschenverstand" anwenden, wenn man die Dauer eines einzelnen Vorgangs oder einer Gruppe von Vorgängen festlegt, die für die Erstellung eines durch den Projektstrukturplan definierten Ergebnisses erforderlich sind.
Ein Arbeitspaket auf Vorgangsebene ist eine Aufgabe, die:
- realistisch und sicher geschätzt werden kann;
- praktisch keinen Sinn macht, weiter aufzugliedern;
- in Übereinstimmung mit einer der oben definierten Heuristiken abgeschlossen werden kann;
- ein Ergebnis liefert, das messbar ist, und
- ein einzigartiges Arbeitspaket bildet, das ausgelagert oder in Auftrag gegeben werden kann.
Kodierungsschema
Es ist üblich, die Elemente des Projektstrukturplans fortlaufend zu nummerieren, um die hierarchische Struktur zu verdeutlichen.
Der Zweck der Nummerierung besteht darin, einen konsistenten Ansatz zur Identifizierung und Verwaltung des Projektstrukturplans über ähnliche Systeme hinweg zu bieten, unabhängig von Anbieter oder Dienstleistung.
Eine Nummerierung wie z.B. "1.1.2" weist dieses Element beispielsweise als Element der Stufe 3 aus, da es drei durch zwei Dezimalstellen getrennte Zahlen enthält.
Ein Kodierungsschema hilft auch, Elemente in jedem schriftlichen Kontext zu erkennen und ermöglicht die Zuordnung zum Glossar.
Terminalelement
Das Terminalelement ist das unterste Element in einer Baumstruktur. Es wird nicht weiter untergliedert. In einem Projektstrukturplan sind solche Elemente (Aktivitäten oder Leistungen), die auch als Arbeitspakete bezeichnet werden, die Elemente, die in Bezug auf den Ressourcenbedarf, das Budget und die Dauer geschätzt, durch Abhängigkeiten verbunden und terminiert sind.
An der Schnittstelle zwischen Element und Organisationseinheit werden Kontrollkonten und Arbeitspakete eingerichtet. Die Leistung wird geplant, gemessen, aufgezeichnet und kontrolliert.
Ein Projektstrukturplan kann bis zu jeder beliebigen Ebene ausgedrückt werden. Drei Ebenen sind das empfohlene Minimum, mit zusätzlichen Ebenen nur für Elemente mit hohen Kosten oder hohem Risiko. Es sollte zwei Detaillierungsebenen in Fällen wie Systemtechnik oder Programmmanagement, geben. Allerdings zeigt die Norm Beispiele mit unterschiedlicher Tiefe, wie z. B. Softwareentwicklung mit Punkten, die bis zu 5 Ebenen gehen oder Feuerleitsystem mit 7 Ebenen.