Terminplanung im Projektmanagement - 5 Tipps mit InLoox
Bei der Terminplanung im Projektmanagement werden Start, Dauer und Ende des Projekts festgelegt und mit den entsprechenden Ressourcen verknüpft. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen 5 Tipps für eine effiziente Terminplanung mit InLoox.
Zeitliche Ordnung in den Projektplan bringen
Bei der Terminplanung wird aufbauend auf dem Projektstrukturplan wird im Projektmanagement der Terminplan erstellt.
Dabei wird der Projektstart und sein voraussichtliches Enddatum, sowie das Start- und Enddatum, sowie die geschätzte Dauer für Sammelvorgänge, Vorgänge, Meilensteine und Aufgaben festgelegt.
Was gilt es bei der Terminplanung zu beachten?
Bei der Terminplanung werden außerdem Anordnungsbeziehungen, Einschränkungen und Pufferzeiten zwischen den Vorgängen berücksichtigt. Je genauer diese Angaben sind, desto besser können Risiken im Projekt identifiziert und, im besten Fall, verhindert werden. Für Projektmanager ist der Terminplan die Basis für das Projekt-Controlling und bildet den optimalen Projektverlauf ab.
Im Laufe des Projektes muss der Terminplan oft angepasst werden, z.B. aufgrund unvorhergesehener Events, die Verzögerungen mit sich bringen. Wichtige Termine, die nicht verschoben werden dürfen, ohne dass sich das Abschlussdatum des Projektes sich verschiebt, können mit Hilfe des kritischen Pfades identifiziert werden.
Der Terminplan wir graphisch dargestellt. Die gängigste Form der Darstellung ist dabei das Balkendiagramm, auch Gantt-Diagramm genannt. Oft werden auch die Netzplantechnik, eine Terminliste oder ein Liniendiagramm verwendet.
Effiziente Terminplanung mit InLoox
Möchten Sie die Effizienz Ihres Unternehmens verbessern, die Kosten senken oder alle Ihre Ressourcen mit nur einem Tool planen? Ja? Wer will das nicht?
Laut einer Studie verschwenden Mitarbeiter pro Woche satte 15 Stunden ihrer Produktivität durch nicht arbeitsbezogene Aktivitäten, einschließlich der Terminplanung.
Stellen Sie sich vor, wie viel Zeit Sie einsparen könnten, wenn Sie diese unproduktiven Aufgaben eliminieren und sich stattdessen auf die eigentliche Arbeit konzentrieren würden.
Sie fragen sich, was die Lösung sein kann?
Ganz einfach - eine Terminplanungs-Software wie InLoox!
7 Gründe, warum Terminplanung wichtig ist
Eine professionelle Terminplanung erhöht die Chancen ein Projekt erfolgreich abzuschließen. Hier sind 7 der wichtigsten Gründe, warum Terminplanung für Ihr Unternehmen wichtig ist.
1. Steigert die Effizienz und Produktivität
Die Terminplanung hilft Ihnen, den Überblick zu behalten - von der Personalplanung bis zur Buchung von Terminen, von der Delegierung von Aufgaben bis zur Überwachung von Fristen, von der Messung Ihres Fortschritts bis zur Verwaltung Ihres Personals und vieles mehr.
Sie haben alles auf Knopfdruck zur Hand und alle wichtigen Informationen sind an einem Ort für alle Teammitglieder verfügbar.
Die Mitarbeiter wissen, woran sie arbeiten sollen und wann sie die Aufgabe erledigen müssen. Projektleiter können den Fortschritt und die bevorstehenden Fristen leicht verfolgen und den Zeitplan entsprechend strukturieren. Terminplanung ist ein Vorteil für alle Hierarchieebenen und steigert die Produktivität und Effizienz des gesamten Unternehmens.
2. Verbessert das Zeitmanagement
Die Bedeutung der Termin- und Ablaufplanung beschränkt sich nicht auf die Steigerung der Produktivität. Sie spielt auch beim Zeitmanagement eine wichtige Rolle.
Das Führen von Aufgabenlisten und die Zuweisung von Projekten an verschiedene Mitarbeiter kann sehr zeitaufwändig sein, wenn dies manuell geschieht.
Die Terminplanung hilft Ihnen, den Überblick über all diese Dinge an einem Ort zu behalten. Es kann Ihnen zeigen, was auf der Aufgabenliste steht. Sie kann den Fortschritt laufender Projekte verfolgen, hilft Ihnen bei der Zuweisung von Projekten an verschiedene Mitarbeiter und unterstützt Sie auch bei der Einhaltung von Projektfristen.
Tipp für Zeitbewusste!
Eine gute Planungssoftware ist die ultimative Zeitersparnis für Ihr Unternehmen. Sie hilft Ihnen, Ihre Zeit zu verwalten, um die Produktivität zu maximieren und so mehr Umsatz zu erzielen.
Verdienen Sie mehr, indem Sie Ihre Terminplanung mit der Online-Terminplanungssoftware von InLoox noch heute optimieren!
3. Hilft bei der Priorisierung von Aufgaben
Ein Terminplanungssystem kann Ihnen dabei helfen, Ihre Projekte in der Reihenfolge ihrer Priorität zu verwalten. Auf diese Weise können Sie sich auf die Aufgaben konzentrieren, die am wichtigsten sind oder deren Abgabetermin näher rückt.
Es kann anstrengend sein, den Überblick über diese Aufgaben manuell zu behalten und es erhöht auch die Fehlerwahrscheinlichkeit.
Ein Planungswerkzeug kann bei der Prioritätensetzung helfen, indem es Ihnen einen Überblick über das Gesamtbild und den Zeitstempel des Fortschritts bei allen Projekten gibt. Auf diese Weise können Sie die Projekte nach den Bedürfnissen Ihres Unternehmens priorisieren.
Der Schlüssel liegt nicht darin, Prioritäten zu setzen, sondern darin, Ihre Prioritäten zu planen.
4. Hilft bei der Verwaltung Ihres Personals
Eine Terminplanungssoftware kann Ihnen dabei helfen, die Schichtpläne Ihrer Mitarbeiter zu optimieren, um die Kosten im Sinne der Effizienz besser zu verwalten.
Diese organisierte Planung beseitigt Probleme wie Über- oder Unterbesetzung.
Eine solche Software verfolgt und nutzt auch die bisherigen Daten jedes Mitarbeiters. Auf diese Weise können Sie Ihren Personalbestand effektiv verwalten, indem Sie ihn je nach Bedarf aufstocken oder abbauen.
Auf diese Weise können Sie unnötige Arbeitskräfte einsparen und auf Mängel schneller reagieren.
5. Stärkt die Teamarbeit
Einer der Hauptvorteile der Terminplanung mit Hilfe einer Buchungssoftware besteht darin, dass alle Beteiligten auf derselben Seite stehen. Als Manager können Sie gemeinsame Richtlinien für ein Projekt aufstellen und allen Ihren Mitarbeitern die Arbeit in Schichten zuweisen, wobei Sie ihre jeweiligen Rollen festlegen. Sie können auch deren Fortschritte verfolgen.
Die Teammitglieder können reibungslos zusammenarbeiten, da sie genau wissen, wer was zu tun hat und an wen sie sich im Falle von Unstimmigkeiten wenden können.
Wenn eines der Teammitglieder sich über den Ablauf oder die Frist unsicher ist, muss es nicht mit dem Vorgesetzten sprechen, sondern kann sich einfach auf den geplanten Zeitplan beziehen.
Wenn alles an einer Stelle schriftlich festgehalten ist, gibt es wenig Raum für Unstimmigkeiten oder Verwirrung innerhalb des Teams.
6. Hilft Ihnen, Ihre Fortschritte zu bewerten
Es ist leicht, sich in den täglichen Aktivitäten Ihres Unternehmens zu verlieren. Langfristige Visionen, strategische Planung und die Bewertung Ihrer Fortschritte sind es jedoch, die Ihr Unternehmen in die richtige Richtung treiben und das richtige Tempo vorgeben.
Die meisten Online-Terminplanungssysteme verfügen über einen Bereich zur Geschäftsanalyse, der Ihnen hilft, Ihre Fortschritte zu überwachen und Bereiche zu ermitteln, in denen Ihr Unternehmen möglicherweise ins Hintertreffen gerät.
Sie können die Zufriedenheit Ihrer Kunden und die Leistung Ihrer Mitarbeiter messen, die Leistung Ihrer Mitarbeiter mit der Leistung Ihres gesamten Unternehmens vergleichen und auch Ihre Buchungen, Nutzer und andere wichtige Kennzahlen im Auge behalten.
Wenn Sie diese Leistungsindikatoren und Statistiken über Ihr Unternehmen zur Hand haben, können Sie strategische Entscheidungen für Ihr Unternehmen treffen.
7. Verbessert Ihr Marketing
Das Erstellen und Aufrechterhalten einer Geschäftspräsenz über viele Kanäle mag überwältigend erscheinen, aber ein Omnichannel-Marketingansatz ist entscheidend, um sich auf dem heutigen wettbewerbsorientierten Markt zu behaupten.
Eine Online-Terminplanungssoftware kann Ihnen den Einstieg in das Social Media Marketing erleichtern. Sie können Ihren Social-Media-Kanälen wie Facebook und Instagram Buchungsschaltflächen hinzufügen und Ihre Zuschauer dazu bringen, Ihre treuen Kunden zu werden!
Steigern Sie das Wachstum Ihres Unternehmens, indem Sie die Zielgruppen mehrerer Kanäle nutzen.
Fazit
Nun, da Sie die Bedeutung der Terminplanung für Ihr Unternehmen verstanden haben, worauf warten Sie noch?
Entscheiden Sie sich für eine Terminplanungssoftware, die Ihnen all diese anspruchsvollen Aufgaben abnimmt, damit Sie sich um die wichtigen Dinge kümmern können.
InLoox ist eine Komplettlösung für alle Ihre geschäftlichen Anforderungen!
Terminplanung in 5 einfachen Schritten
Da es sich bei einem Projekt laut Definition um ein zeitlich begrenztes Unterfangen mit einem definierten Anfang und Ende handelt, ist die Terminplanung praktisch immer ein wichtiger Faktor für den Erfolg des Projekts.
Um die Fertigstellungstermine Ihrer Projekte einhalten zu können, ist es ratsam, einen Terminplan zu erstellen. Eine angemessene Planung kann sicherstellen, dass jedes Projekt pünktlich und im Rahmen des Budgets fertiggestellt wird und alle geplanten Ziele erreicht werden.
Im folgenden erhalten Sie einen 5-Stufigen-Crash-Kurs in Terminplanung.
Die fünf Schritte zur Erstellung eines Zeitplans sind:
- Definieren von Aktivitäten
- Abfolge der Aktivitäten
- Ressourcen abschätzen
- Zeitdauer abschätzen
- Zeitplan entwickeln
Lassen Sie uns anfangen!
1. Definieren von Aktivitäten
Einer der Hauptgründe für Kostenüberschreitungen bei Projekten aller Art ist die unzureichende Identifizierung von Aufgaben.
Sie denken wahrscheinlich, dass Sie alle Aufgaben für Ihr Projekt bereits kennen. Aber haben Sie auch an all die peripheren Dinge gedacht, wie Genehmigungen, Überwachung oder Zulassungen - intern oder extern?
Was ist mit unerwarteten externen Faktoren wie Wetter, Bürokratie, Öffentlichkeit oder irgendwas Unvorhergesehenem?
Es sind diese peripheren Dinge, die die meisten Projekte zum Scheitern bringen. Also nehmen Sie sic einen Moment Zeit, um sicherzustellen, dass alle Aktivitäten definiert sind.
Kümmern Sie sich nicht um die Reihenfolge, die Dauer oder die Ressourcen, sondern legen Sie einfach alle Aufgaben fest.
Der Detaillierungsgrad sollte nicht mehr als 15 Aufgaben pro Phase umfassen, sonst wird es zu schwierig zu handhaben.
Wenn Sie eine weitere Untergliederung benötigen, fügen Sie eine neue Aufgabengruppe ein, um es überschaubar zu halten.
2. Abfolge der Aktivitäten (nur bei großen Projekten)
Wenn Sie möchten, können Sie diesen Schritt überspringen. Die Erstellung von Abhängigkeiten ist erst bei Projekten mit mehr als 10 Personen oder 30 Aufgaben sinnvoll.
Der nächste Schritt ist die Anordnung der Aufgaben und die Ermittlung der Abhängigkeiten. Es gibt vier Arten von Abhängigkeiten:
Finish to Start (am häufigsten)
Aufgabe B kann nicht beginnen, bevor Aufgabe A beendet ist. Zum Beispiel können die Träger nicht auf die Brücke gehoben werden, bevor die Pfeiler gebaut sind.
Ende zu Ende. Aufgabe B kann nicht beendet werden, bevor Aufgabe A beendet ist.
Zum Beispiel kann der Fußboden nicht gefliest werden, wenn die Fußbodenheizung noch nicht verlegt ist.
Anfang bis Anfang
Aufgabe B kann nicht beginnen, bevor Aufgabe A beginnt.
Zum Beispiel kann die fachliche Prüfung beginnen, sobald mit dem Schreiben des Berichts begonnen wird.
Beginn bis Ende
Aufgabe B kann nicht beendet werden, bevor Aufgabe A beginnt.
Zum Beispiel kann die Genehmigung der Umweltgenehmigung nicht beginnen, bevor die Feldtests abgeschlossen sind.
Diese Abhängigkeit ist recht selten.
3. Ressourcen schätzen
Es gibt drei Arten von Ressourcen:
- Geld: Die Erledigung der Aufgabe erfordert eine Ausgabe.
- Zeit: Die Erledigung der Aufgabe erfordert Arbeitskraft.
- Werkzeuge und Ausrüstung: Die Erfüllung der Aufgabe erfordert den Kauf, die Miete oder das Leasing von Werkzeugen und Ausrüstung.
Fragen Sie sich für jede Aufgabe, wie viel Sie davon benötigen. Ordnen Sie sie in Kategorien ein.
4. Dauer schätzen
Gehen Sie die einzelnen Aufgaben durch und schätzen Sie deren Dauer.
In der Regel reicht eine Anzahl von Tagen für die meisten Projekte aus, aber es gibt auch Fälle, in denen andere Einheiten gut geeignet sind. Beachten Sie die folgenden Punkte:
Wenn Sie Aufgaben über- oder unterschätzen, wird dies am Ende zu einer großen Abweichung führen.
Es ist wahrscheinlich hilfreich, die Dauer zu überschätzen, um unerwartete Ereignisse zu berücksichtigen.
Vorgesetzte (Projektsponsoren, Führungskräfte usw.) werden den kleinsten realistischen Zeitplan verwenden wollen und Sie werden möglicherweise aufgefordert, ihn später zu kürzen.
5. Zeitplan entwickeln
Dies kann mit einem Softwareprodukt wie InLoox erfolgen.
InLoox ist eine Plattform für die Projektleistung in Unternehmen, die den Stress bei der Terminplanung verringern kann.
Sie bekommen mit InLoox die perfekten Werkzeuge für mehr Effizienz, Vorhersagbarkeit und Kontrolle.
InLoox ermöglicht die Erstellung von Zeitplänen für Projekte jeder Größe und bietet einen vollständigen Überblick über den Projektfortschritt und die Leistung.
So kann Ihr Unternehmen die Planungsinformationen unternehmensweit für Ressourcenmanagement, Kalkulation und Budgetierung, Fortschrittsmessung und -prognose, Kostenkontrolle, Risikomanagement und vieles mehr nutzen.
Entdecken Sie noch heute, wie InLoox Ihnen helfen kann, bessere Projektpläne zu erstellen.
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