Projektmanagement in Transport und Logistik

Autorin: Kathrin Jungwirth | Letzte Aktualisierung: Dienstag, 19. Februar 2024 | Lesedauer: 10 min.

Nicht nur gutes Team-Work und qualifizierte Team-Mitglieder führen Logistik-Projekte zum Erfolg. Um Projekte im Bereich Transport und Logistik erfolgreich und termingerecht abzuschließen, sollten Projektteams mit Know-how rund um professionelles Projektmanagement sowie mit entsprechender Software-Unterstützung durch Projektmanagement Software ausgestattet sein.

Seit dem Einzug in die Betriebswirtschaftslehre sehen sich Projektmanager in Transport- und Logistik-Unternehmen mit ständigem Wandel und immer neuen Herausforderungen konfrontiert. Globalisierung, demografischer Wandel, Fachkräftemangel, neue Technologien, Logistik 4.0 sowie Klimawandel und Nachhaltigkeit: unzählige Trends erfordern schnelles Umdenken und unbürokratische Reaktionen auf Veränderungen. Nur so können moderne Logistik-Organisationen auch zukünftig schnelle und effiziente Lieferketten gewährleisten. Projektmanagement-Software kann helfen Projekte in den Bereichen Transport, Logistik und Spedition besser zu planen, Abhängigkeiten einfacher zu steuern und Prozesse effizienter zu gestalten.

Inhalt

1. Trends und Herausforderungen in der Logistik
2. Was zeichnet Projekte im Bereich Transport und Logistik aus?
3. Effizientes Projektmanagement für Transport- und Logistik-Unternehmen
4. Planungsvorlagen für Transport und Logistik
5. Vorteile einer Projektmanagement-Software im Transport- und Logistikwesen

1. Trends und Herausforderungen in der Logistik

Die Logistik zeichnet sich durch eine wichtige Kerneigenschaft aus: sie ist für den Nachschub wichtiger Güter verantwortlich. Deshalb können logistische Ansätze beinahe bis ins Mittelalter nachverfolgt werden. Seitdem ist die Transport- und Logistik-Branche mit einem ständigen Wandel konfrontiert.

Auch heute bringen zahlreiche Trends Herausforderungen für Unternehmen in diesem Bereich mit sich:

• Globalisierung: verstärkt Preis- und Kostendruck und führt zu steigenden Transportkosten.
• Demografischer Wandel: bringt sinkendes Absatzpotential sowie den Fachkräftemangel in der Logistik mit sich.
• Klimawandel und Nachhaltigkeit: steigern den Bedarf an kombinierten Verkehren und ersetzen Mehrwegverpackungen durch Einwegverpackungen. Nachhaltigkeitsstrategien und – berichte gewinnen immer mehr an Bedeutung.
• Risikomanagement und Sicherheit: erfordern strenge Sicherheitskontrollen, Risikobewertungen der Lieferketten, gezielte Risikosteuerungsstrategien, Entwicklung von Notfallkonzepten und das Management von Sicherheitsbeständen.
• Neue Technologien: bringen neue Herausforderungen wie Cloud Computing und 4.0 mit sich. Für die Praxis bedeutet dies speziell die Einführung geeigneter IT-Lösungen sowie die Weiterentwicklung und Automatisierung bestehender Systeme.

2. Was zeichnet Projekte im Bereich Transport und Logistik aus?

Projektmanagement in der Transport- und Logistikbranche ist nicht vergleichbar mit Projektmanagement in Architektur und Bauwesen oder in der Automobilindustrie. Jede Branche stellt andere Anforderungen an die Organisation und Abwicklung von Projekten. Die folgenden Besonderheiten zeichnen Projekte in Transport und Logistik aus. 

a. Top 6 Auslöser für Logistikprojekte

Aus der Praxis lassen sich Projekte in der Transport- und Logistikbranche meistens auf einen der sechs folgenden Katalysatoren zurückverfolgen:

• Das Management fordert Kostensenkungen z.B. in Bezug auf hohe Lagerbestände und lange Durchlauf- oder Wartezeiten.
• Das Management fordert Kapazitätsoptimierungen.
• Die Anforderungen der Kunden in Bezug auf Prozesse, Lieferservice, Schnelligkeit, Flexibilität oder die gesamte Serviceleistung steigen.
• Erweiterungen der Produktionsflächen führen zur Verdrängung vorhandener Logistikflächen.
• Bisher getrennte Logistikfunktionen oder auch -flächen werden durch neue Geschäftsstrategien zusammengelegt. (=Change-Projekt)
• Bestehende Prozesse sollen digitalisiert und/oder automatisiert werden.

b. Breites Themenspektrum

Industrie, Handel und spezialisierte Logistikdienstleister teilen sich den deutschen Logistikmarkt. Es ist also keine Überraschung, dass sich in der Logistikbranche viele verschiedene Projekte zu den unterschiedlichsten Themen finden lassen. So kann ein Logistik-Projekt zum Beispiel die Entwicklung einer werksübergreifenden Logistik-Strategie oder aber auch ein großes Update eines Lagerverwaltungssystems darstellen.

Nachfolgend finden Sie weitere Beispiele für Projekte, die in der Transport- und Logistik-Branche häufig abgewickelt werden:

• Einführung von Kanban in Lager oder Montage
• Auswahl und Einführung einer Software zur Frachtratenkalkulation
• Einführung von Lean-Prinzipien im Bereich Logistik
• Implementierung eines Tracking-and-Tracing-Systems bei See- und Luftfrachttransporten
• Einführung von Paletten mit RFID-Tags
• Einführung von intelligenten Behältern
• Einführung eines neuen Zustellproduktes
• Durchführung eines Spezialtransport
• Digitalisierung der Einholung von Langzeitlieferantenerklärungen (LLE)
• EDI-Anbindung der C-Lieferanten
• Umstellung der Produktionssteuerung von Push- auf Pull-Prinzipien

c. Interdisziplinarität

In den meisten Unternehmen nimmt der Bereich Logistik eine Querschnittsfunktion ein, denn sie betrifft sämtliche Wertschöpfungsketten der Organisation. Dabei greift sie nicht nur an bestimmten Stellen der Wertschöpfungskette ein, sondern immer an unterschiedlichen: am Anfang, in der Mitte und/oder am Ende. Nicht selten sind in Logistik-Projekten unterschiedliche Fachabteilungen und Unternehmensbereiche involviert. Logistik-Projekte zeichnen sich also besonders durch die interdisziplinäre, interfunktionale und unternehmensweite Zusammenarbeit aus.

d. Unterscheidung in 3 Themenschwerpunkte

Projekte im Logistik-Bereich können außerdem grob in drei verschiedene Themenschwerpunkte untergliedert werden:

• Beschaffung
• Distribution
• Entsorgung

Die meisten Projekte in dieser Branche beziehen sich auf einen dieser drei Fokusbereiche oder haben Auswirkungen auf diese Themen. In größeren Unternehmen gliedert sich die Logistik-Abteilung deshalb häufig in Disziplinen wie „Beschaffungslogistik“ oder „Distributionslogistik“ auf. Dies verdeutlicht besonders die Nähe sowie potenziellen Überschneidungen der Logistik zu anderen Funktionsbereichen in Organisationen.

e. Häufig Teil eines Gesamtprojektes

Während bei spezialisierten Logistik-Dienstleistern Logistik-Projekte das Kerngeschäft sind, sind diese in der Industrie und im Handel oft ein Teilprojekt oder ein Projekt im Rahmen einer Projektgruppe. So kommt es beispielweise bei Umstrukturierungen im ganzen Unternehmen auch zu Umstrukturierungen und Change-Projekten im Bereich Logistik.

f. Viele Projektbeteiligte

Logistik-Projekte sind interdisziplinär bzw. interfunktional und involvieren damit auch eine Vielzahl an Projektbeteiligten. So werden häufig mehrere Abteilungen in die Abwicklung und Organisation eines Projektes miteinbezogen. Die verschiedenen Stakeholder stammen mitunter aus den Bereichen Einkauf, Produktion, Entwicklung, Vertrieb, SCM, Marketing und/oder Qualitätsmanagement. Die Einbindung vieler Beteiligter schlägt sich wiederum in einem höheren Koordinations- und Kommunikationsaufwand im Rahmen des Projektmanagements wieder.

3. Effizientes Projektmanagement für Transport- und Logistik-Unternehmen

Immer kürzere Bereitstellungszyklen und Entfernungen, kontinuierlich steigende gesellschaftliche Anforderungen sowie der enorme demografische Wandel und Fachkräftemangel setzen Projektleiter in der Transport- und Logistikbranche zunehmend unter Druck. Um in diesem Spannungsfeld weiterhin Projekte zum Erfolg zu führen, sind Projektleiter nicht nur auf der Suche nach qualifiziertem Fachpersonal, sondern auch nach entsprechender Software-Unterstützung. Projektmanagement-Software hilft Logistik-, Speditions- und Transport-Unternehmen dabei Ihre Projekte strukturiert aufzusetzen, Deadlines und Aufgaben im Blick zu behalten und Projekte erfolgreich sowie termingerecht abzuschließen.

Projektplanung

Die größte Herausforderung des Projektmanagements im Bereich Transport und Logistik ist es Projekte termingerecht abzuschließen. Wie in den meisten Branchen sind auch in der Logistik viele Teilergebnisse im Projekt zu definierten Zeitpunkten notwendig, um später vorgegebene Termine einhalten zu können. Das heißt die einzelnen Vorgänge im Projekt haben eine Anordnungsbeziehung und bauen aufeinander auf. Die Unterteilung in Projektphasen mit Meilensteinergebnissen auf Basis eines Projektplans ist in Projekten im Logistikumfeld also unverzichtbar. Hinzu kommt, dass besonders große Logistik-Projekte häufig durch ein Gremium auf Top-Management-Ebene genehmigt werden müssen. Für diesen Freigabeprozess wird neben einem detaillierten Konzept auch die Terminplanung benötigt.

Mit Hilfe der Projektmanagement-Software von InLoox kann ein entsprechend detaillierter Zeitplan für Logistik-Projekte angelegt werden. Dabei werden Sammelvorgänge, Vorgänge, Meilensteine und Aufgaben genutzt, um den Projektplan zu strukturieren. Diese Wasserfallplanung kann dann dem Entscheidungsgremium und anderen Beteiligten präsentiert werden, so dass diese einen Überblick dazu bekommen, wie lange das Projekt dauern wird und wie viele Ressourcen zur Durchführung gebraucht werden, damit der Zeitplan eingehalten werden kann.

^{Projektplanung mit Sammelvorgängen, Vorgängen, Meilensteinen und Aufgaben mit Gantt-Chart in InLoox für Outlook}

Auch die vorhin bereits angesprochenen Anordnungsbeziehungen, Einschränkungen und Abhängigkeiten zwischen verschiedenen Projektphasen können einfach im Gantt-Chart abgebildet werden. Darüber hinaus unterstützt die Projektmanagement-Software Projektleiter dabei, Verzögerungen rechtzeitig zu erkennen, indem sie diese automatisch anzeigt. 

Ressourcenplanung & Auslastung

Oftmals ist die tatsächliche Verfügbarkeit des Projektteams zu Projektbeginn noch nicht zu 100 Prozent absehbar. Denn Projektteam-Mitglieder arbeiten in den meisten Organisationen parallel in mehreren Projekten oder verfügen darüber hinaus über Aufgaben aus dem Tagesgeschäft. Die Auslastungsansicht in InLoox hilft Logistik-Unternehmen die Projektplanung dennoch so exakt wie möglich durchzuführen. Egal, ob projektbezogene oder persönliche Aufgaben: sämtliche Aufgaben, für die ein Mitarbeiter also eine Ressource eingeteilt ist, werden in die Auslastung miteinbezogen. Für eine möglichst realitätsgetreue Abbildung der Auslastung können außerdem noch Informationen aus dem Exchange-Kalender eingebunden werden. So gewährleisten Sie nicht nur eine effiziente Ressourcenverteilung, sondern vermeiden auch Überlastungen und Engpässe.

^{Auslastungsansicht für Ressourcen in InLoox für Outlook}

Aufgabenmanagement

Für die Projektmitarbeiter ist eine Projektmanagement-Software besonders von Vorteil, da alle immer genau sehen, wer welche Aufgaben wann macht. Außerdem weiß damit auch jeder Mitarbeiter sofort wo sein Aufgabenbereich in einem Projekt liegt.

Globale Aufgabenliste

Die projektübergreifende Aufgabenliste in InLoox bietet einen Überblick über eigene Aufgaben, aber auch über die Aufgaben anderer Projektbeteiligter. So kann jeder immer schnell sehen, woran die anderen arbeiten und was bis wann erledigt werden muss. Teammitglieder können den Bearbeitungsfortschritt selbst zurückmelden. So sparen Sie sich lange Feedback- und Updateschleifen.

Kanban-Board für das Aufgabenmanagement im Projekt

Innerhalb der Projekte organisieren Sie Ihre Aufgaben und To-Dos einfach und schnell über das Kanban-Board. Mit verschiedenen Status-Spalten ist das Kanban-Board in InLoox individuell anpassbar. Sie können das Board entsprechend der Anforderungen des Projektes und des Projektteams einrichten und die Aufgaben intuitiv per Drag-and-Drop verwalten. Mit Hilfe der übersichtlichen Kärtchen werden Informationen zur Aufgabe wie der aktuelle Stand, die zuständige Person, der geschätzte Aufwand und zugehörige Dokumente oder Notizen auf einen Blick erfasst. Dies spart Zeit und verbessert die Zusammenarbeit um ein Vielfaches.

^{Intuitives Aufgabenmanagement im Projekt mit dem Kanban-Board in InLoox für Outlook}

Die Kanban-Methode ist eine Methode aus dem agilen Projektmanagement, das nun auch immer mehr in der Logistikbranche Fuß fasst: Laut einer Studie des Logistiksoftware-Unternehmens AEB GmbH und der Dualen Hochschule Baden-Württemberg Stuttgart erlangt agiles Projektmanagement im Bereich Logistik und Außenwirtschaft einen immer höheren Stellenwert. So bezeichneten 84 Prozent der befragten Unternehmen agiles Vorgehen als klaren Wettbewerbsvorteil.

Dokumentenmanagement & Projekt-Dokumentation

Nicht nur für Unternehmen mit einer hohen Projektdichte, sondern eigentlich für jedes Logistikprojekt ist eine zentrale Dokumentenablage essenziell. In Logistikprojekten können sich schnell viele Dokumente ansammeln, wie z.B.

• Besprechungsprotokolle
• Dokumentation von Soll-Prozessen
• Verfahrens- und Arbeitsanweisungen
• Schulungsunterlagen
• Eskalationsmatrizen

Deshalb ist ein effektives Dokumentenmanagement hier besonders wichtig. Seien es Aufgaben, Budgets, Zeitpläne oder eben Projektdokumente, sämtliche Informationen zu einem Projekt sollten an einem Ort für alle Projektmitglieder immer auf dem neuesten Stand zur Verfügung stehen, um effizientes Arbeiten zu ermöglichen und Missverständnisse zu vermeiden.

^{Zentrales Dokumentenmanagement in Projekten über den Dokumenten-Bereich in InLoox für Outlook}

Budgetplanung

Logistikprojekte gewinnen schnell an Komplexität und sind damit nicht selten mit hohen Kosten verbunden. In diesem Beitrag wurde mehrfach davon gesprochen, dass Projekte in dieser Branche häufig darauf abzielen Kosten wie z.B. Lagerhaltungskosten oder Prozesskosten zu reduzieren. Um die Kosten zu kontrollieren und so gering wie möglich zu halten, ist für Unternehmen in der Logistikbranche wichtig die richtigen Projekte zu implementieren, d.h. die Projekte, die den höchsten Wert und den größten Nutzen für die Organisation generieren. Deshalb ist auch eine genaue Budgetierung der einzelnen Projekte, in der sämtliche potenziellen Kosten adressiert werden, unverzichtbar. Mit InLoox können Sie detaillierte Budgets erstellen und geplante und tatsächliche Kosten und Einnahmen miteinander vergleichen sowie deren Einhaltung im Projektverlauf verfolgen.

^{Grafische Budgetübersicht "Vergleich geplante und tatsächliche Ausgaben" in InLoox für Outlook}

4. Planungsvorlagen für die Logistik

Mit unseren kostenlosen Planungsvorlagen für die Transport- und Logistikbranche können Sie direkt in das Projektmanagement mit InLoox starten. Anhand einfacher Projektbeispiele aus dem Bereich Transport und Logistik fällt Ihnen der Einstieg ins Software-gestützte Projektmanagement um ein Vielfaches leichter.

Einfacher Phasen-Meilenstein-Plan: Entwicklung einer werksübergreifenden Logistik-Strategie

Planungsvorlage herunterladen

Digitalisierung der Einholung von Langzeitlieferantenerklärungen (LLE)

Planungsvorlage herunterladen

Laden Sie die Vorlage mit nur einem Klick herunter, erstellen Sie ein InLoox Test-Konto und importieren Sie die Planungsvorlage in Ihr erstes InLoox Projekt. Wie das funktioniert erfahren Sie in diesem kurzen Video:

5. Vorteile einer Projektmanagement-Software im Transport- und Logistikwesen

• Logistikprojekte umfassend abbilden
• Zentrale Plattform bündelt sämtliche Informationen
• Echtzeitinformationen jederzeit & überall verfügbar
• Projekttransparenz mit zentralem Dokumentenmanagement schaffen
• Datensilos vermeiden bzw. reduzieren
• Alle Projektbeteiligten sind immer auf dem aktuellsten Informationsstand
• Entscheidungen beschleunigen
• Termintreue und Wettbewerbsfähigkeit steigern
• Effizientere Kommunikation
• Zeitsparend
• Ressourcen können effizient eingesetzt werden
• Erhöhte Planungssicherheit
• Abhängigkeiten besser kontrollieren und Probleme rechtzeitig erkennen
• Sparen Sie Zeit, in dem Sie für wiederkehrende Projekte Planungsvorlagen anlegen
• Abhängigkeiten können besser kontrolliert und Probleme können so frühzeitig erkannt und behoben werden
• Engpässe werden von vornherein identifiziert und vermieden

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