Autorin: Carola Moresche | Letzte Aktualisierung: Montag, 05. August 2024 | Lesedauer: 14 min.
In diesem Beitrag erfahren Sie nicht nur was Projektmanagement-Software ist, warum eine Projektmanagement-Software hilfreich ist und welche Anforderungen eine PM-Software erfüllen sollte. Sondern Sie erhalten kostenlose Checklisten und Tipps, wie Sie die passende Softwarelösung für Ihre Anforderungen finden.
Wir erklären, welche Kriterien die für Sie und Ihr Team passende Software erfüllen sollte, damit Sie Ihre Projekte erfolgreich planen, ausführen und auswerten können. Am Ende des Artikels finden Sie noch einige weiterführende Links, damit Sie eine informierte Entscheidung treffen können.
Unter dem Begriff Projektmanagement-Software (PMS, Engl.: project management software), versteht man alle Kategorien von Software, die eingesetzt werden, um Führungskräfte, Projektmanager, Abteilungsleitende und Teams bei der Planung, Durchführung, Abrechnung und Dokumentation von Projekten zu unterstützen. Ein Projektmanagement Tool bietet neben Funktionen zur Projektplanung und Projektdurchführung auch Funktionen zur Auswertung von Projektdaten an.
Projektmanagement-Software-Lösungen können stark variieren, sodass manche Produkte nur Teilbereiche des Projektmanagements (zum Beispiel Aufgaben-Liste, Terminplanung) abdecken, während andere Gesamtlösungen darstellen, mit vollumfänglichen Projektmanagement-Funktionalitäten.
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Der Markt für Projektmanagement-Software ist sehr unübersichtlich, da viele Anbieter zwar den Begriff Projektmanagement für ihr Tool verwenden, es aber sehr oft an Funktionen, die ein professionelles Projektmanagement braucht, fehlt. Der folgende Überblick zu einigen bekannten Software-Lösungen enthält daher neben einer Beschreibung, den Vor- und Nachteilen auch eine Einschätzung hinsichtlich Aufgabenmanagement, Projektmanagement bzw. Projektportfoliomanagement. Damit Ihr Vergleich von Projektmanagement-Softwares strukturiert abläuft, können Sie das kostenlose Checklisten-Paket herunterladen.
Überblick
| Aufgabenmanagement-Funktionen | Projektmanagement-Funktionen | Portfolio-Funktionen | Hersteller | |
| Asana | ✓ | ~ | - | Asana, Inc. |
| awork | ✓ | ~ | - | awork GmbH |
| ClickUp | ✓ | ~ | - | Mango Technologies, Inc. |
| InLoox | ✓ | ✓ | ✓ | InLoox GmbH |
| Jira | ✓ | ✓ | ✓ | Atlassian Corporation |
| Monday | ✓ | ~ | - | monday.com Ltd. |
| Notion | ✓ | - | - | Notion Labs, Inc. |
| smartsheet | ✓ | ✓ | ✓ | Smartsheet Inc. |
| Trello | ✓ | - | - | Atlassian Corporation |
| Wrike | ✓ | ✓ | ✓ | Wrike, Inc. |
Bei Asana, Monday, Trello, ClickUp und awork liegt die Stärke im Aufgabenmanagement, also eher in der Optimierung der täglichen Arbeit und der Organisation von Aufgaben im Team als in der Projektplanung, -steuerung und -auswertung. Das zeigt sich bereits im Vermeiden des Wortes "Projekt" in einigen dieser Applikationen. Das einfache Zusammenarbeiten im Team und die Kommunikation im Aufgabenkontext erleichtern alle diese Tools. Wenn Sie ein Tool suchen, das Ihnen und Ihrem Team dabei hilft, sich mit digitalen Kanban-Boards statt mittels Post-its zu organisieren, werden Sie hier fündig.
Ein Blick auf die Asana-Webseite erklärt das Selbstverständnis des US-amerikanischen Software-Herstellers: Die Organisation und Verwaltung von Arbeitsprozessen im Team soll unterstützt werden. Mit schön designten To-do-Listen, Kanban-Boards, Zeitleisten und Kalenderlisten können besonders kleine Teams und Agenturen Struktur und Ordnung in ihre Aufgaben bringen. Wer es verspielt mag, wird sich über das Gamification-Element freuen, das bei erledigter Aufgabe ein Einhorn über den Bildschirm hüpfen lässt.
Workflows, also die Automatisierung von Arbeitsschritten, ist ein weitere Fokus von Asana. Auch hier spielt die Software ihre Stärke im Aufgabenmanagement aus: ohne Programmierkenntnisse kann eine neue Aufgabe nach selbst definierten Regeln z. B. einer bestimmten Person zugewiesen werden oder ein Textbaustein als Kommentar hinzugefügt werden.
Asana erlaubt über den Workload-Manager eine Einschätzung der Kapazität des Teams. Allerdings greift der Workload-Manager nur auf die Aufgaben in Asana zu. Das bedeutet, dass beispielsweise das Alltagsgeschäft, das aus Jour-Fix-Terminen, Telefonkonferenzen besteht, oder auch geplante Abwesenheiten, für eine realistische Abbildung der Auslastung nicht automatisch berücksichtigt werden.
Bild: Die Zeitleiste in Asana
Ein weiteres Manko von Asana wird ersichtlich, wenn professionelle Projektverantwortliche über das Aufgabenmanagement hinaus den zeitlichen Ablauf im Gantt planen möchten. Hier fehlen ausgereifte Planungsfunktionen um komplexere Verkettungen von Vorgängen und Meilensteinen, wie beispielsweise Abhängigkeiten oder Einschränkungen, zu visualisieren. Auch Abhängigkeiten zwischen mehreren Projekten in einer Multiprojektansicht sind nicht visualisierbar.
Asana ist nur als SaaS-Lösung erhältlich, kann also nicht als on-premise-Lösung auf unternehmenseigenen Servern gehostet werden.
Fazit zu Asana: eine schöne, schlanke Aufgabenmanagement-Software mit Projektmanagement-Funktionen für einfache Projekte in kleinen Teams. Für komplexe Projektlandschaften und Abteilungen mit echten Portfolio-Anforderungen sind andere Tools die bessere Wahl.
Das ausschließlich als SaaS-Lösung erhältliche deutsche Cloud-Tool awork ist noch nicht lange am Markt, will jedoch mit seinem Work Management-Tool Asana, Trello und ClickUp Konkurrenz machen. Daher gilt auch für awork: im Aufgabenmanagement in kleinen Teams für überschaubare Projekte ein gut ausgereiftes Tool. Zusätzlich dazu wartet awork, ähnlich wie Asana oder Monday mit einer einfachen Ressourcenplanung und Zeiterfassung auf.
Bild: Aufgaben-Board in awork
Sobald es aber um die Abbildung von komplexen Abhängigkeiten mit zeitlichen Einschränkung innerhalb eines Projekt oder zu anderen Projekt geht, stößt der professionelle Projektmensch auch mit awork schnell an die Grenzen der Software.
Fazit zu awork: Für alle, die sich mit einem deutschen Software-Anbieter wohler fühlen, ist awork die alternative Aufgabenmanagement-Software zu den US-amerikanischen Anbietern.
Wenn ein Software-Hersteller verspricht, dass seine Applikation alle anderen ersetzen kann, darf man gespannt sein, auch wenn wir alle wissen, dass die eierlegende Wollmilchsau eine Mythos ist. Der Blick in die Software zeigt: die Aufgabe ist der Dreh- und Angelpunkt von ClickUp. Wie bei Asana, Monday und Trello auch, bedeutet das nichts schlechtes. Mit Unteraufgaben, wiederkehrenden Aufgaben und Priorisierung von Aufgaben verfügt ClickUp über sehr praktische Funktionen.
ClickUp bedient mit der Sprint-Point Funktion und Epics ganz klar jene User-Gruppe, die sich über agile Methoden organisieren möchte. Außerdem gibt es mit Whiteboards, Mindmaps und Texterstellung bzw. Feedbackfunktion zu Bildern einige kreative Funktionalitäten für Marketing- und Designteams.
Auch bei ClickUp gibt es die Möglichkeit, die Aufgaben in einer Gantt-Ansicht darzustellen und auch miteinander zu verketten. Damit erschöpft sich aber auch schon die Gantt-Funktionalität. Mit Automatisierung können Workflows beschleunigt werden und einfache Dashboards geben einen Überblick z. B. zum Aufgabenstatus.
ClickUp ist cloudbasiert und nur im SaaS-Modell erhältlich, jedoch nicht als on-premise-Lösung.
Fazit zu ClickUp: Eine schön designte Software mit kreativen Spielereien. Dass es allerdings keine Projekte sondern sogenannte Spaces gibt, zeigt, dass auch ClickUp nicht auf das professionelle Projektmanagement ausgerichtet ist.
Das israelische Unternehmen hat seine Software Monday kontinuierlich von einer bunten Aufgabenmanagement-Software zu einer Work Management-Plattform ausgebaut. Mittlerweile zählen neben monday projects, noch monday marketer, ein CRM-Tool und ein Dev-Tool für Entwickler zum Produktportfolio. Und hier kommt auch schon die erste Hürde: wer zu den Aufgaben in der Work Management-Plattform auch einfache Projektmanagement-Funktionen haben möchte, muss dafür monday projects dazu erwerben.
Wie auch bei Asana steht bei Monday eine schön designte Web-Oberfläche und ein spaßiges Farbkonzept im Fokus. Grundlage für alle Work Management-Aktivitäten sind die Aufgaben, es handelt sich also auch bei Monday eher um ein Aufgaben-Management-Tool als eine Projektmanagement-Software für das planen, ausführen und auswerten von komplexen Projektlandschaften. Denn monday projects ermöglicht zwar eine Gantt-Planung von zeitlich und logisch voneinander abhängigen Projektphasen. Jedoch sind wichtige Funktionen wie Abhängigkeiten oder kritischer Pfad erst in der Beta-Phase der Entwicklung.
Bild: Gantt-Ansicht in Monday
Mit Budgets, Auslastungs-Ansicht und Zeiterfassungsfunktion bietet Monday, ähnlich wie Asana auch Tracking und Controlling-Funktionalität, die für das Überwachen und Auswerten von Aufgaben wichtig sind. Diese sogenannten Widgets werden vom User selbst angepasst und können in den Einstellung vom User konfiguriert werden.
Monday scheint sich also mit seinen Produkten sowohl in Richtung Projektmanagement, als auch in Richtung CRM, Entwicklungs-Tool und Marketing-Plattform entwickeln zu wollen. Das Cloud-Produkt ist als SaaS-Lösung erhältlich und kann nicht als on-premise Version auf unternehmenseigenen Servern gehostet werden.
Fazit zu Monday: eine noch nicht ganz für Projektmanagement ausgereifte Plattform mit sehr vielen verschiedenen Möglichkeiten, die modular zum Kernprodukt Work-Management für Aufgaben dazu gekauft werden können.
Seit 2023 ist Notion auch in Deutscher Sprache verfügbar und hat sich seither mit viel Marketing einen Platz unter den Produktivitäts-Tools erkämpft. Die Software aus den USA wartet zwar mit Aufgabenmanagement-Funktionen auf, aber ihre Stärke liegt ganz klar woanders: im Wissensmanagement. Daher ist Notion eher als Konkurrenz zu anderen Dokumentations- oder Knowledge-Management-Plattformen wie Atlassians Confluence oder Microsofts OneNote zu sehen. Mit dem Unterschied, dass Aufgaben mit Status-Verfolgung, Kommentaren und Dateianhängen ebenso zu den Funktionen zählen wie eine KI, die beim Texten unterstützt.
Für die Zusammenarbeit im Team gibt es Funktionen wie Kommentare oder die zeitgleiche Bearbeitung von Wiki-Seiten mit Änderungsnachverfolgung.
Bild: Aufgabenmanagement in Notion
Als Aufgabenmanagement-Software bietet Notion mehr oder weniger das, was Asana, Monday und Trello bieten. Es gibt zwar die Möglichkeit, in der Zeitleiste zwischen Aufgaben Abhängigkeiten herzustellen und mit Unteraufgaben eine Art Vorgang zu simulieren, allerdings gibt es keine Meilensteine. Eine echte Gantt-Planung ist damit also nicht möglich. Eine Aufwandsschätzung fehlt, wodurch natürlich keine Ressourcenplanung möglich ist. Genauso wenig ist eine Zeiterfassung und damit ein Projektcontrolling was Budgets und Zeitaufwände betrifft möglich.
Fazit zu Notion: eine Wiki-Software die auch für das Aufgabenmanagement im Team geeignet ist und sich für Content-Creators, Solo-Entrepreneure, Freelancer und Teams mit Dokumentations-Aufgaben sehr gut eignet. Für Projektmanagement oder gar Multiprojektmanagement ist Notion nicht geeignet.
Im Gegensatz zu Asana und Monday versucht Trello nicht seine Stärke im Aufgabenmanagement mit Projektmanagement-Funktionen zu garnieren, sondern fokussiert sich ganz auf die Visualisierung von Aufgaben in Boards und Checklisten. Teams, die mittels einer agilen Aufgabenorganisation ihre Workflows abbilden möchten, sind mit Trello also gut ausgestattet. Die Board-Ansicht kann auch gewechselt werden und Aufgaben in der Kalender-Ansicht, als Timeline oder als Map dargestellt werden.
Auch Trello bietet Automatisierungen für Workflows an, womit Aufgaben nach bestimmten Regeln z. b. nach Abhaken auf der Checkliste den Status Erledigt erhalten und mit einem Textbaustein als Kommentar versehen werden.
Die Einfachheit der Software zeigt sich auch in dem fehlen eines persönlichen Kunden-Services. Eine textbasierte Online-Hilfe und YouTube-Tutorials können bei Fragen zu Rate gezogen werden.
Trello ist ausschließlich im Abo als Cloud-Software erhältlich und kann nicht lokal auf eigenen Servern installiert werden
Update zu Trello: Mittlerweile wurde Trello von Atlassian, dem australischen Mutterkonzern von Jira, gekauft. Es bleibt abzuwarten, wie lange die Lösung noch als eigenständige Software erhältlich ist.
Fazit zu Trello: Man bekommt das, was man sieht. Eine feine, kleine Anwendung für das Aufgabenmanagement mit Boards und Checklisten ohne Firlefanz.
Die Unterscheidung zu den Aufgabenmanagement-Tools ist teils sehr klar, wie z. B. zu Trello oder awork, und teils auf unausgereifte Funktionalitäten zurückzuführen. Jedoch fallen Wrike, Smartsheet, Jira und InLoox klar in die Kategorie Projektmanagement-Tools, da sie über Multiprojektmanagement-Funktionen und Controlling-Funktionen verfügen, die komplexe Projektlandschaften und Portfolios abbilden und auswerten können. Wer also den oben genannten Aufgaben-Management Lösungen entwachsen ist, findet hier eine passende Lösung.
Der deutsche Software-Hersteller InLoox ist mit der gleichnamigen Software bereits seit 2001 am Markt und startete als reines Outlook-Add-in, um die User dort abzuholen, wo die Mehrzahl der Projekt- und Aufgabeninformationen verborgen liegt - in E-Mails und Kalender-Terminen. Mittlerweile hat sich InLoox zu einer Projektmanagement-Plattform mit Multiprojekt-Controlling und Portfolio-Funktionalität entwickelt. Die Stärke der Outlook-Integration besteht immer noch und wurde auch in der mächtigen Web Applikation von InLoox über die Microsoft 365-Integration umgesetzt.
Bild: Outlook-Add-in von InLoox
Die Microsoft 365-Integration ist nicht nur Differenzierungsmerkmal zu anderen PM-Tools, sondern ermöglicht die automatische Berücksichtigung von Datensätzen wie z. B. den Terminen im Outlook-Kalender für die grundlegende Berechnung der Ressourcen-Auslastung. Über die Schnittstelle zu PowerBi können die InLoox Projektdaten mit Unternehmensdaten zusammengeführt und visualisiert werden, oder über PowerAutomate Workflows definiert werden. Damit ist InLoox die ideale Alternative zu MS Project, da sich sowohl Projektplaner, wie auch Projektmitarbeitende und Projektcontroller sich in der Software schnell zurechtfinden.
Projektmanagement Funktionen wie Kanban-Board, Soll-Ist Aufwandsvergleich, vollumfänglicher Gantt-Planung inklusive Ressourcen-Auslastungsanzeige und Dokumentenmanagement sind in InLoox ebenso Standard wie die Visualisierung von Abhängigkeiten zwischen Projekten und der automatischen Generierung von Controlling-Dashboards und Projektberichten.
Bild: Ressourcen-Auslastung aus Aufgaben und Outlook-Terminen in InLoox
Ein weiterer Vorteil von InLoox liegt in der Möglichkeit über das feingranulare Berechtigungssystem den Zugriff auf sensible Projektdaten wie z. B. Budgets nur für bestimmte Personen oder Projektrollen zu erlauben. Hinzu kommt die Möglichkeit, dass für Personen aus anderen Abteilungen Zugriffsrechte (lesend oder sogar schreibend) auf Projekte oder nur bestimmte Projektdaten vergeben werden können.
Außerdem sind die Editionen bzw. Preismodelle von InLoox denkbar einfach gestaltet: für alle Teams und Unternehmen, die Controlling-Dashboards, Abteilungsrechte, eigene Felder und die API für die Integration von weiteren Systemen benötigen, gibt es die Enterprise Edition. Für kleinere Teams und Unternehmen gibt es die Professional Edition. Beide Cloud Editionen werden in deutschen Rechenzentren in Frankfurt am Main und Berlin gehostet und erfüllen damit die höchsten Sicherheitsmaßnahmen unter DSGVO. Und als einer der wenigen Anbieter gibt es von InLoox die On-Premise Edition für das Datenhosting auf unternehmenseigenen Servern. Und das Beste: Support über Tickets, Telefon und persönliche Ansprechpartner ist kostenlos in jeder Edition enthalten.
Fazit zu InLoox: eine sehr gute Projektmanagement-Software made, hosted und supported in Germany. InLoox stellt alle Funktionen ausgereift und vollumfänglich für professionelle Projektleitung, -durchführung und -auswertung zur Verfügung. Und zwar in der Umgebung, in der sich Unternehmen befinden: integriert in Microsoft 365.
Der australische Software-Hersteller Atlassian mit Firmenhauptsicht in den USA hat mit seinem Tool Jira den agilen Projektmanagement-Markt mit der Zielgruppe Software-Entwickler lange Zeit dominiert. Das zeigt sich in der ausgereiften Funktionalität, die Development-Teams benötigen. Damit ist Jira eigentlich eher eine alternative zu anderen Dev-Tools wie Microsoft Azure DevOps, kann aber natürlich auch von Teams genutzt werden, die Projekte nach der agilen Methode basierend auf User-Stories in Sprints planen.
Für das Projektcontrolling stehen Roadmaps und Berichte zur Verfügung und mittels Integrationen zu anderen Softwares wie beispielsweise AdobeXD, Trello oder GitHub können Workflows in andere Systeme gepusht werden.
Die Philosophie der modularen Software von Atlassian zeigt sich auch in Jira: die Standard-Funktionen können im Jira-App-Marktplatz teils kostenpflichtig ergänzt werden.
Fazit zu Jira: die Zielgruppen sind durch die agile Methode, an der die Software ihre Funktionen ausrichtet eindeutig IT-Teams, Softwareentwicklungsabteilungen und Designteams. Die werden mit Jira auf jeden Fall gutes Projektmanagement leisten können.
Der Name ist Programm: Smartsheet holt viele User dort ab, wo sie bisher Projekte geplant und ausgewertet haben - in Microsoft Excel. Dementsprechend liegt die Stärke von Smartsheet in einer mächtigen Gantt-Planung mit voller Funktionalität die sich Planer wünschen. Wie andere Anbieter auch verwendet Smartsheet ein eigenes Vokabular und gruppiert Projekte in sogenannten Sheets.
Die US-amerikanische Software ist, wie mittlerweile fast alle Profi-Tools, mit allen Standard-Funktionalitäten für Projekt- und Multiprojektmanagement ausgestattet. Für die vollumfängliche Nutzung aller Funktionen ist jedoch der große Enterprise-Plan notwendig - für den gilt Preis auf Anfrage.
Ein klares Manko von Smartsheet liegt im Support, der grundsätzlich nur per E-Mail kostenlos ist, im Business-Plan extra dazu gekauft werden muss und erst ab dem Enterprise-Plan komplett kostenlos ist.
Fazit zu Smartsheet: wer sich noch nicht so ganz von Excel-basiertem Projektmanagement verabschieden möchte, jedoch mit Makros und dergleichen keine Zeit mehr verschwenden will, wird sich mit Smartsheet sehr wohl fühlen.
Wrike ist seit 2007 mit seiner gleichnamigen Software am Markt und entwickelte sich von einer Aufgabenmanagement-Software zu einer Projektmanagement-Software. Mittlerweise positioniert sich Wrike jedoch auch unter dem Begriff Arbeitsmanagement-Software. Die primäre Zielgruppe von Wrike sind Marketing-Teams, was sich in Funktionen wie der direkten Bearbeitung von Dokumenten und Bilddateien zeigt. Jedoch werden auch Teams aus der Produktentwicklung oder dem Vertrieb als Zielgruppe adressiert.
Was Wrike auszeichnet, ist eine systemeigene Logik die in Spaces, Projekte, Ordner, Aufgaben und Teilaufgaben eingeteilt ist. Das erlaubt es mit umfassenden Anpassungsmöglichkeiten die eigene Unternehmensstruktur nachzustellen. Das bedeutet für den Nutzer, sich das Wrike-Vokabular anzueignen und sich dann zu überlegen, wie Wrike angepasst werden muss, damit es für alle User nutzbar ist.
Bild: Spaces, Projekte/Ordner Navigation und Gantt-Ansicht in Wrike
Die Projektmanagement-Funktionen bestehen neben einer guten Gantt-Planung, in der Aufgaben zusammengefasst werden können, damit sie sich wie ein Sammelvorgang gruppieren lassen und mit anderen Aufgaben verknüpft werden können, aus Aufwandszuweisung und Ressourcen-Auslastungsanzeige, sowie Dashboards.
Wrike ist als SaaS-Lösung in der Cloud erhältlich und verfügt über eine Desktop-App.
Fazit zu Wrike: nach einer Umgewöhnungsphase was die Begriffe angeht und der notwendigen Anpassungsmaßnahmen in der Software können mit Wrike auch große Teams und Abteilungen professionelles Projektmanagement umsetzen.
Checklisten für den effizienten Vergleich von Projektmanagement-Software
Durch Eingabe Ihrer Daten erklären Sie sich einverstanden, per E-Mail, Telefon oder postalisch kontaktiert zu werden. Datenschutzinformationen
Der Mehrwert einer Projektmanagement-Software liegt in den Verarbeitungsmöglichkeiten der digital vorhandenen Projektdaten, was bei manuellen Hilfsmitteln wie Papierplänen oder Post-it Kanban-Aufgaben nicht der Fall ist. Dank Projektmanagement-Tools können Projekte ausgewertet und verglichen werden. Für Projektleitende und das Management sind solche Auswertungen wichtig, um festzustellen, ob Projektziele erreicht werden.
In der digitalen, automatisierten Datenverarbeitung und Auswertung liegt der Mehrwert von Projektmanagement-Software-Tools.
Ein Team braucht eine Software für das Projektmanagement, um den Überblick zu behalten und alle verfügbaren Ressourcen bestmöglich einzusetzen. Auch wenn es ohne scheinbar gut klappt, zeigt ein Projektmanagement-Tool zahlreiche Optimierungsmöglichkeiten auf, die den Mitarbeitenden und dem Unternehmen dabei helfen, die angebotenen Produkte und Services schneller auf den Markt zu bringen.
Je komplexer und anspruchsvoller Projekte werden und je mehr Teammitglieder und Projektbeteiligte (Stakeholder) involviert sind, desto schwieriger ist es, den Überblick zu behalten. Hier hilft Ihnen ein Projektmanagement-Tool diese Herausforderungen bei der Projektarbeit zu meistern:
Eine Software für Projektmanagement unterstützt Projektleiter und Projektteams im gesamten Projektlebenszyklus und in allen Bereichen:
Erhöhte Komplexität kann zu einem enormen Kommunikations- und Abstimmungsaufwand führen. Eine manuelle Verteilung der wichtigsten Informationen birgt hohe Fehlerrisiken: Es gehen Informationen verloren, weil Sie per E-Mail oder Telefon weitergeleitet wurden, die Informationen gingen an die falsche Person bzw. die Person, die die Information braucht, hat diese nicht oder zu spät bekommen.
Ein Projektmanagement-Tool kann solche Prozesse automatisieren und bündelt alle relevanten Projektinformationen an einem Ort. Teammitglieder müssen nicht mehr mühsam die Informationen zusammensuchen.
Die Zufriedenheit in Teams steigt merklich, wenn unproduktive Abstimmungsmeetings entfallen und die gewonnen Zeit sinnvoll in wichtige Aufgaben investiert werden kann.
Eine moderne Projektmanagement-Plattform ist Kommunikationstool und Planungssoftware in einem. Damit Teams sich einfach abstimmen können.
Unternehmen stehen unter einem enormen Innovations- und Konkurrenzdruck. Neue Produkte sollen in immer kürzeren Zeitabständen herausgebracht werden, gleichzeitig sollen die Kosten so gering wie möglich gehalten werden. Das bedeutet, dass jeder zusätzliche Tag in einem Projekt auch zusätzliche Kosten mit sich bringt. Für Projektleiter bedeutet dies, dass Termintreue die höchste Priorität hat.
Wenn die Zeit rennt und die Projektdeadline immer näher rückt, sind Projektmanager froh, um eine Software die ihnen einen besseren Überblick verschafft.
Projektmanagement-Tools unterstützen Unternehmen dabei, ihre Projekte pünktlich abzuschließen. Durch die Automatisierung bestimmter Prozesse mit einer Projektsoftware, erspart man sich sehr viel Abstimmungsaufwand und administrativen Aufwand. Die Projektmitarbeiter wissen immer genau wer wann was und bis wann erledigen muss.
So erhöht man die Transparenz und vermeidet Doppelarbeiten. Die besten Projektmanagement-Tools können auch Budget- und Zeitwarnungen anzeigen, sodass Projektmanager rechtzeitig etwaigen Problemen entgegensteuern können. Ziel ist es, durch die digital vorhandenen Projektdaten Aussagen zu gewinnen, die entscheidend dazu beitragen, Produkte oder Dienstleistungen schneller zur Marktreife zu führen. Unternehmen, die so einen Datenschatz zur Verfügung haben sind der Konkurrenz voraus.
7 Gründe warum PM-Software wichtig ist
Auf dem InLoox Blog beantworten wir die Frage im Detail.
8 Vorteile von PM-Software für Ihr Unternehmen
Auf dem InLoox Blog erörtern wir den positiven Einfluss.
Software für Projektmanagement für verschiedene Branchen
Jede Projektmanagement-Software hat mehr oder weniger umfangreiche Funktionen. Je nach Anwendungsfall reicht vielleicht einem kleinen Unternehmen ein Terminplaner oder ein digitales Tool mit To-Do-Liste. Bei größeren Teams und Projekten spart das Unternehmen langfristig Zeit und Geld mit einer professionellen Plattform, die alle Funktionen beinhaltet, die bei der Planung, Kommunikation und Zusammenarbeit nötig sind.
Zusammengefasst sind folgende Funktionalitäten essenziell:
Wichtige Projektmanagement-Software Funktionen - von Kanban und Gantt über Auslastungsanzeige bis hin zu Dashboards. ©InLoox GmbH; Image by Gerd Altmann from Pixabay
Eine der grundlegendsten und wichtigsten Funktionen einer Projektmanagement-Software ist die Aufgabenverwaltung. Es gibt je nach Tool unterschiedliche Funktionen und Ansichten dafür.
Die bekannteste Form, die jeder aus seinem Alltag kennt, sind To-Do-Listen. Die besten Programme ermöglichen es Ihnen bei jeder Aufgabe Notizen, Grafiken, Dokumente oder Links zu hinterlegen. Weitere projektrelevante Informationen wie die verantwortlichen personellen Ressourcen oder die Deadline sind ebenfalls nützlich.
Die grafische Darstellung aller Daten kann von der einfachen Checkliste oder einem Kalender bis hin zu fortgeschrittenen Möglichkeiten mit einem Kanban-Board oder einem Gantt-Diagramm reichen.
Ein erfolgreiches Projekt funktioniert nur mit Teamwork und einer klaren, effizienten Kommunikation. Jeder Projektmitarbeiter sollte immer auf dem aktuellen Stand sein. Dafür ist der regelmäßige Austausch wichtig, damit jeder die Prioritäten, den Arbeitsumfang, den Projekt-Status und die Deadlines kennt. Damit das Team nicht in ständigen Status-update-Meetings wertvolle Zeit vergeudet, ist eine Projektmanagement-Software der zentrale Ort um aktuelle Daten zu erhalten.
Die Projektleitung kann neue Aufgaben oder Änderungen in der Software vornehmen und per automatischer Benachrichtigung an die Mitarbeiter kommunizieren. Dieses Push-Prinzip erspart so manches Meeting und sorgt für einen guten Kommunikationsfluss.
Idealerweise informiert die PM-Software automatisch über Änderungen im Projekt. ©InLoox GmbH
Außerdem haben alle Projektmitarbeitenden jederzeit die Möglichkeit, Echtzeitinformationen zum Projekt oder ihren eigenen Aufgaben selbständig einzuholen. Dieses Informations-Pull-Prinzip unterstützt das selbständige Arbeiten aller Teammitglieder.
Oft wird zur Kommunikation im Unternehmen eines der bekannten Video-Chat-Tools wie Meet, Teams oder Skype eingesetzt. Die beste Projektmanagement-Software hat aber ein Kommunikations-Tool integriert, so dass die Benutzer nicht zu einem anderen Programm wechseln müssen. Der wichtigste Vorteil dabei ist, dass alle Informationen im Projekt- oder Aufgabenkontext direkt im System festgehalten werden und keine wichtigen Daten oder Informationen verloren gehen können.
Zum Teamwork gehört auch die zentrale Speicherung von Daten in einer Cloud oder am unternehmenseigenen Datei-Server.
Hier können mehrere Mitarbeiter gleichzeitig an einem Dokument, einer Tabellenkalkulation oder einer Präsentation arbeiten und in der Projektmanagement-Software z.B. im Projekt für alle zugänglich ablegen oder Aufgaben zuordnen. Die Projektmanagement-Software sammelt alle Dokumente an einem zentralen Ort, so dass es keine unzähligen Kopien einer Datei mehr gibt. Über einen eigenen Cloud-Speicher haben alle entscheidenden Personen Zugriff auf die Dateien und können selbst neue Dokumente mit den Teammitgliedern teilen.
Dokumente sollten immer im Projekt- oder Aufgabenkontext zur Verfügung stehen. Gute PM-Lösungen unterstützen das Dokumentenmanagement auch über eine Integration in bestehende DM-Systeme. ©InLoox GmbH
Alle Dateien können je nach Berechtigung geändert oder auch nur mit Kommentaren versehen werden. Wenn Dokumente nicht geändert werden sollen oder nur von bestimmten Personen wie z.B. dem Projektleiter geändert werden dürfen, ist die Vergabe von Zugriffsrechten eine weitere nützliche Funktion.
Eine Alternative dazu ist die Versionierung. Damit kann man anhand der Bearbeitungshistorie sehen, wer das Dokument wann und wie geändert hat. So werden von jedem Dokument automatisch Backups mit früheren Versionen im Archiv erstellt, die bei Bedarf einfach wieder hergestellt werden können.
Eine Suchfunktion hilft beim schnellen Finden von Dateien in umfangreichen Daten-Archiven.
Während die besten Anbieter von Projektmanagement-Plattformen auf eine Gesamtlösung setzen, wird bei einfachen Lösungen eine Extra-Gebühr für die Nutzung eines externen Dienstes von Anbietern wie Amazon AWS, Google Docs oder Microsoft SharePoint® fällig.
Das Ressourcen-Management umfasst die Nutzung aller verfügbaren Mitarbeiter, Maschinen, Materialien oder Räume. Die Projektleitung verteilt die Aufgaben an die verfügbaren Mitarbeitenden entsprechend ihrer Verfügbarkeit, Qualifikation und Leistung. Sollten sich Änderungen an der Ressourcen- oder Aufgabenlast ergeben, muss die Projektleitung in der Lage sein, kurzfristig umzusteuern, um die Projektziele nicht zu gefährden. Die Mitarbeiter sollten bei optimaler Auslastung weder unterfordert noch überfordert sein.
Der Fachkräftemangel erfordert in jeder Branche den realistische Verteilung von Kapazitäten unter den Projektteams. Eine top PM-Tool visualisiert die Auslastung im Projektteam in Echtzeit. ©InLoox GmbH
Eine praktische Funktion einer Projektmanagement-Software ist dabei das Gantt-Diagramm mit Projektphasen, die Vorgänge, Meilensteine und Aufgaben enthalten. Sofern diese Aufgaben Mitarbeitenden zugewiesen sind, kann die Auslastung im Projekt dargestellt werden. Darüber hinaus macht dieser übersichtliche Projektplan den kritischen Pfad, Engpässe und etwaige Planungsfehler sichtbar und ermöglicht ein rechtzeitiges Umplanen der Vorgänge oder Meilensteine.
Häufig ist die Projektleitung auch für das Reporting und Controlling des Projekts an das Management oder die Geschäftsleitung zuständig. Die Hauptaufgabe ist es, alle Parameter eines Projekts im Überblick zu behalten und zu kontrollieren (daher der Name), ob das Projekt wie geplant durchgeführt wird. Dazu gehört die Einhaltung von Terminen, Zielen und vor allem Kosten. Die besten Anbieter von Projektmanagement-Software ermöglichen es den Nutzern, individuelle Berichte zu erstellen. So kann sich das Management einen schnellen Überblick über die wichtigsten Kennzahlen der aktuellen Projekte verschaffen.
Projekt-Controlling-Funktionalitäten - eine der wichtigsten Grundlagen für strategische Unternehmensführung.
Im Controlling spielt die Integration der Projektmanagement-Software mit anderen unternehmensrelevanten Software-Systemen eine große Rolle. Denn häufig ist es wichtig, die Projektdaten in Bezug zu Budgets mit Daten aus dem Einkauf oder der Buchhaltung zusammenzuführen. Damit die Unternehmensführung klare Datenauswertungen bekommt, sollten Dashboards z.B. Projektmargen oder -kapazitäten mit wenigen Klicks automatisiert darstellen.
Wenn Sie in Ihrem Arbeitsalltag das Gefühl haben, den Durchblick verloren zu haben und nicht klar sagen können, was Sie und Ihr Team wann zum Erreichen der Arbeitsziele tun müssen. Wenn Sie nicht in der Lage sind, schnell alle Informationen für die Erledigung Ihrer Aufgaben parat zu haben. Ein weiterer Indikator ist das mühsame, händische Zusammensuchen von Zahlen für die Auswertung Ihrer Projekte für das Management. Dann ist es Zeit, eine Projektmanagement-Software in Betracht zu ziehen.
Kurz gesagt, wenn jedes Projekt eine den Verkehr lahmlegende Großbaustelle ist, dann ist es Zeit, eine Projektmanagement-Software in Betracht zu ziehen.
Wenn jedes Ihrer Projekte eine den Verkehr lahmlegende Großbaustelle ist, sollten Sie eine Projektmanagement-Software-Lösung in Betracht ziehen.
Wenn Sie folgende Fragen mehrheitlich mit Ja beantworten, ist eine Projektmanagement-Software Teil Ihrer Lösung:
Der Zeitpunkt für die Einführung einer Projektmanagement-Software ist individuell. Allerdings kann allgemein gesagt werden, dass damit immer ein sogenannter Change-Prozess angestoßen wird. Denn meist geht die Einführung einer Projektmanagement-Software mit der Veränderung von Prozessen und Abläufen einher, die alle Mitarbeitenden im Team, der Abteilung oder dem ganzen Unternehmen betreffen. Da Menschen zunächst Veränderungen skeptisch gegenüberstehen, ist es ratsam, diesen Change-Prozess der PM-Software-Einführung gut zu planen und transparent darzustellen.
Tipp: wenn Sie die Möglichkeit haben, die PM-Software vor Kauf kostenlos zu testen, dann planen sie die Software-Einführung gleich damit. Sie schlagen zwei Fliegen mit einer Klappe:
Ein Testzeitraum von 3-4 Wochen ist dafür ideal.
4 Tricks für eine erfolgreiche Software-Einführung
Auf dem InLoox Blog lüften wir das Geheimnis um eine erfolgreiche Software-Einführung.
Das japanische Wort "Kanban" bedeutet auf deutsch "Signalkarte". Vom japanischen Automobil-Konzern Toyota entwickelt, war es vor dem digitalen Zeitalter einfach eine Tafel mit Notizzetteln. Diese werden normalerweise in mehrere Spalten eingeordnet, um über das Aufgabenmanagement den Projektfortschritt zu überwachen. Das Kanban-Board wird oft mit agilen Projektmanagement-Methoden verbunden. Mittlerweile ist die scharfe Trennung zwischen klassischer und agiler Projektplanung und -umsetzung in vielen Unternehmen aufgelöst. Eine Mischform, das sogenannte hybride Projektmanagement, hat sich mittlerweile bewährt.
Gängige Kanban-Spalten sind "To Do", "In Process" und "Done". Dadurch sehen alle Mitarbeiter auf einen Blick was geplant ist, was gerade bearbeitet wird und was schon erledigt wurde.
Ein digitales Kanban-Board hat den entscheidenden Vorteil, dass alle Projektmitglieder gleichzeitig von jedem Ort darauf zugreifen können - und nicht wie bei der klassischen Variante in den Raum gehen müssen, in dem die Tafel steht. Dadurch ist es auch möglich, sehr schnell zu sehen, welche Aufgaben in Bearbeitung sind und damit Ressourcen binden. Um zu viel "Work-in-Progress" zu verhindern, ist diese Visualisierung sehr wichtig.
Gantt-Diagramme (oder auch Gantt-Charts) stellen mit einer Zeitleiste und in Balkenform die Dauer einzelner Projektphasen in Abhängigkeit zu anderen Phasen oder Meilensteinen dar. Jede Phase und jeder Meilenstein des Projekts hat dabei eine eigene Zeile. Neben der reinen Abfolge kann man zusammen mit dem Aufgabenmanagement im Gantt-Diagramm auch die Auslastung der Ressourcen erkennen.
Es zeigt an, wie viel Zeit der Mitarbeiter effektiv benötigt, um eine Aufgabe die einer Phase zugeordnet ist, zu erledigen. Das ist sowohl für die Projektleitung als auch für die Mitarbeiter wichtig, um Fehlplanungen, Kapazitätsverlust und Überbuchung zu verhindern.
Die einzelnen Phasen inklusive der Aufgaben können auch abhängig verkettet werden. Verschiebt sich z.B. die Fertigstellung von Phase X, wird automatisch der Start von Phase Y verschoben. Die Verkettung von Projektphasen ermöglicht auch die Darstellung des sogenannten "Kritischen Pfades". Das sind jene voneinander abhängigen Projektphasen, die bei Verzögerungen zur Überschreitung des geplanten Projektendes führen.
Im Projektmanagement werden Sie häufig dem Begriff "Aufwand" (engl.: effort) begegnen. Denn damit wird die Arbeitszeit bezeichnet, die Sie in die Erledigung einer Aufgabe, einer Projektphase oder eines Planungsvorgangs investieren. Der Begriff wird gerne mit der Dauer (engl.: duration) einer Aufgabe, Projektphase oder eines Planungsvorgangs verwechselt. Während die Dauer die Gesamtzeit angibt, die bis zur Erledigung zur Verfügung steht, gibt der Aufwand die tatsächlich aufgewendete Zeit an, die nötig war, um die Aufgabe abzuschließen.
Die korrekte Kalkulation des Aufwands im Projekt ist ausschlaggebend für die Kapazitätsplanung. Nur durch eine zuverlässige Aufwandsschätzung können Projektleiter mit Ihrem Team ein Projekt in gewünschtem Umfang umsetzen, ohne die Kosten oder den Zeitplan zu sprengen.
In diesem Zusammenhang wird auch häufig der Begriff "Magisches Dreieck", das aus den Eckpunkten Umfang, Kosten und Zeit besteht, verwendet. Relevanz erhält der tatsächliche Aufwand eines Projektes dann, wenn er bei schlechter Planung die im Vorhinein kalkulierte, geplante Projektdauer überschreitet.
Integrationsmöglichkeiten in die bereits vorhandene Software-Umgebung ermöglichen den automatischen Datenaustausch zwischen der Projektmanagement-Software und anderen Anwendungen, die Unternehmensdaten enthalten. Es ist dadurch einfacher, beispielsweise Projektdaten mit Daten aus dem Einkauf oder der Fertigung zu kombinieren und in Dashboards auszuwerten. Diese Daten sind immer aktuell und in Echtzeit abrufbar. Im Gegensatz dazu ist das manuelle Zusammenführen von Daten aus verschiedenen Software-Applikationen nicht nur zeitaufwändig, sondern auch sehr fehleranfällig, wobei die Aktualität der Daten nicht gewährleistet ist .
Integrationen werden über sogenannte Schnittstellen programmiert. Das erfordert eine offene Programmierschnittstelle (API - engl.: Application Programming Interface), um den Datentransfer zwischen den Systemen zu ermöglichen. Sogenannte Standard-Integrationen werden von vielen PM-Softwarelösungen mitgeliefert, wie z.B. eine Outlook- oder Gmail-Integration, oder eine Microsoft Project Integration zum Import von Projektplänen. Viele Hersteller von Projektmanagement-Software bieten eine offene API an und arbeiten aktiv mit den Nutzern zusammen, um individuelle Schnittstellen, die auf die Bedürfnisse des einzelnen Kunden zugeschnitten sind, zu realisieren. Das kann z. B. eine Schnittstelle für den Datenaustausch zu ERP-Systemen wie SAP sein.
Der größte Vorteil, den eine integrierte Projektmanagement-Software bietet, kommt dem Unternehmensmanagement zu gute: Projektdaten können Unternehmensdaten so ergänzen, dass über das Projektcontrolling auch Aussagen für die Zukunft getroffen werden können. Das geschieht, wenn beispielsweise aus den abgewickelten Projekten eines Jahres klar ersichtlich wird, wo die Margen am größten sind oder welche Produkte und Services am besten verkauft wurden. Die Budgetdaten aus den Projekten können dann noch mit den Budgetdaten aus anderen Programmen angereichert und ausgewertet werden. Somit können informierte Entscheidungen für die Ausrichtung der Unternehmensstrategie getroffen werden
Um die Projekte im Projektportfolio zusammen mit den anderen Unternehmensdaten zu visualisieren, bieten sich sogenannte Business Intelligence Programme wie z. B. Microsoft Power BI®. Die besten Projektmanagement Tools bieten einen sogenannten Connector an, damit Datenauswertungen automatisiert und reibungslos durchgeführt werden können.
Projektdaten sollte ein top Projektmanagement-Tool an eine Business Intelligence Software übermitteln können, damit Projekdaten in Bezug zur Unternehmensstrategie ausgewertet werden können. ©InLoox GmbH
Die Vorteile einer PM-Software mit Integrationsmöglichkeiten können auch in einer einfacheren Benutzbarkeit liegen, was dazu führt, dass die Projektplaner --Software besser akzeptiert und wirklich verwendet wird. Wenn beispielsweise die Auftragserteilung in einem Unternehmen per E-Mail erfolgt, ist eine Integration der PM-Software in das E-Mail-Programm (z. B. Microsoft Outlook®) sinnvoll. Damit kann aus der E-Mail ein Projektantrag erstellt werden, der alle wichtigen Informationen aus der E-Mail als Projektbeschreibung enthält. Die Integration verringert den Aufwand, ein Projekt anzulegen und verkürzt den Prozess, was Nutzer dazu motiviert, die Projektmanagement-Software zu verwenden.
Die Realität in vielen Unternehmen sieht so aus: projektrelevante Informationen kommen per E-Mail. Projektmitarbeitende versuchen sich im E-Mail-Programm, z. B. in Outlook, zu organisieren, stoßen aber schnell an Grenzen. Mit einer Integration des Projektmanagement Tools im Posteingang können sie die Informationsflut managen und - viel wichtiger - einfach und komfortabel in den Projektkontext setzen.
Informationen sind nun da, wo sie sein sollen: im Projekt als Aufgabe oder Dokument abgelegt. Diese Informationen sind nun für das Projektteam jederzeit verfügbar. Ein E-Mail-Ping-Pong ist nicht mehr notwendig, um aktuelle Dokumente oder Aufgabenanweisungen zu erhalten.
Komfortabel E-Mails aus dem Posteingang als Projektaufgaben oder -dokumente im Projektmanagement-Tool abzulegen erleichtert den Einstieg in das digitale Projektmanagement. ©InLoox GmbH
Aus der Praxis
So plant der Automobil-Zulieferer BIA seine Großprojekte:
So bringt der Pharmahersteller Dr. Loges seine Produkte schneller zur Marktreife:
Anwender erklären, wie die Projektmanagement-Software InLoox ihre Geschäftsprozesse vereinfacht und die Unternehmensperformance verbessert.
Wenn Sie das Ziel verfolgen, eine Projektmanagement-Software zu finden, die zu Ihren Bedürfnissen passt und von Ihrem Team, der gesamten Abteilung oder dem gesamten Unternehmen konsequent genutzt wird, müssen Sie bei dem Vergleich von Projektmanagement-Software Lösungen strukturiert vorgehen.
Grundsätzlich sollten Sie folgende Schritte befolgen:
Kostenloses Checklisten-Paket:
Mit den 3 Checklisten sind Sie bestens für den strukturierten PM-Tool Vergleich ausgerüstet:
Kostenlose Unterstützung
Die einfachste Möglichkeit, eine PM-Software kennen zu lernen, ist der kostenlose Test.
Kurze Antwort: Nein. Denn kostenlose Anwendungen haben zu wenige Funktionen für Teams, haben eine begrenzte Kapazität an Projekten, sehr geringen Basisspeicher oder sind nur für 1-5 Personen zugelassen. Häufig erhalten Nutzer einer kostenlosen PM-Software nur eingeschränkten Support, meistens nicht einmal auf Deutsch, und haben keinen Zugriff auf weitere Ressourcen wie Vorlagen und kostenlose Events.
Eine kostenlose Projektmanagement-Software unterstützt ein Team unter Umständen unzureichend, weil ab einer gewissen Komplexität umfangreiche Funktionen und Workflows notwendig sind, um effektiv zu arbeiten.
Jedoch haben kostenlose Projektmanagement-Tools den Vorteil, dass bei null Kosten getestet werden kann, wie sich eine Digitalisierung des Projektmanagements auswirken kann. Das ist auch der Grund, warum viele PM-Software-Hersteller eine kostenlose Test-Version anbieten - Sie haben die Möglichkeit ohne finanziellen Druck auszuprobieren, ob die Software zu Ihnen passt.
Unter dem Begriff Open-Source Software versteht man Computer Software, deren Quellcode von Dritten eingesehen und geändert werden kann. Eine Open-Source Projektmanagement Software ist in der Regel billiger oder sogar kostenlos. Die Kosteneinsparungen beginnen bei der Anschaffung, erstrecken sich aber auch auf Bereitstellung, Support und Wartung. Die Herausforderung besteht darin, für diese Entwicklung und den Support im Unternehmen qualifizierte Mitarbeitende zu haben. Oder es findet sich ein qualifizierter externer Dienstleister, der Expertise in der Anpassung, Wartung und dem Support der jeweiligen Open-Source Lösung hat.
Eine hybride Form ist die lizenzierte Open Source Software. Hier bezahlen Unternehmen den Quellcode, jedoch werden intern Mitarbeitende geschult, um die Anpassungen etc. durchführen zu können, oder es wird ebenfalls ein externer Dienstleister damit beauftragt.
Der Aufwand kann sich schnell nicht mehr rechnen bzw. besteht das Risiko, dass das Know-how zur Open-Source Lösung verloren geht. Dies geschieht, sobald die zuständigen Mitarbeitenden das Unternehmen verlassen oder der externe Dienstleister aus verschiedensten Gründen die Leistung nicht mehr erbringen kann.
Unterschiedliche Abteilungen haben oft ganz verschiedene Ansprüche an Software für Projektmanagement. Während die Produktion mit festen Terminen und Abhängigkeiten arbeitet, führen Marketing-Abteilungen oft nur eine Aufgabenliste und wollen wissen, wer gerade woran arbeitet und wie die einzelnen Teammitglieder vorankommen. Für IT-Teams ist es wichtig, Zusammenhänge zwischen einzelnen Phasen oder Implementierungszyklen darzustellen.
Kein Wunder also, dass in Unternehmen oft Insellösungen bestehen, die die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit behindern. Doch kann unter diesen Voraussetzungen eine Gesamtlösung für das Projektmanagement im Unternehmen eingeführt werden?
Eine Lösung für alle Teams und Abteilungen ist wünschenswert, da so einheitliche Standards gesetzt werden und die Zusammenarbeit an Projekten über Abteilungen und Fachbereiche hinweg deutlich erleichtert wird.
Ob dies jedoch möglich ist, hängt von der Software für Projektmanagement selbst ab. Idealerweise lassen sich auf einer Plattform unterschiedliche Vorgehensweisen und Methoden nutzen und auch kombinieren. Den Nutzern wird nicht vorgeschrieben, wie sie ihre Projekte zu planen und steuern haben – sie können selbst entscheiden. Denn oft ist es für Teams völlig ausreichend, Projekte ohne ein Gantt-Chart sondern nur über Aufgaben im Kanban-Board zu steuern. Wenn es jedoch darum geht komplexe Abhängigkeiten zwischen Projektphasen oder ganzen Projekten abzubilden, ist eine detaillierte Phasenplanung unabdingbar. Diese Flexibilität sollte eine passende PM-Software ermöglichen.
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