Autorin: Kathrin Jungwirth | Letzte Aktualisierung: Montag, 19. Februar 2024 | Lesedauer: 10 min.
Professionelles Projektmanagement ist ein wichtiger Erfolgs- und Qualitätsfaktor für den Maschinenbau und den Anlagenbau. Ziel ist es, innovative und qualitativ hochwertige Produkte zu produzieren und gleichzeitig die Kosten sowie Entwicklungs- und Herstellungszeiten so gering wie möglich zu halten. Im Hinblick auf die Globalisierung und starke internationale Konkurrenz ist es nur auf diese Weise möglich die eigenen Marktanteile zu erhöhen und sich Wettbewerbsvorteile zu sichern. Mit Hilfe einer Projektmanagement-Software können Maschinen- und Anlagenbauer Projekte besser planen, Abhängigkeiten einfacher steuern und Prozesse effizienter strukturieren.
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Der Maschinen- und Anlagenbau ist eine der komplexesten und projektintensivsten Branchen, die die verschiedensten Kunden und Marktsegmente bedient. Die hohe Vielfalt an Produkten bringt außerdem meist die Koordination mehrerer Produktionsstandorte mit sich. Besonders in technisch orientierten Unternehmen prägen überwiegend komplexe Projekte die Arbeitswelt. Dabei gilt nur jede Maschine als ein Projekt, sondern auch jedes Bauteil, welches für das fertige Modell konstruiert wird, stellt ein Projekt dar. In Deutschland entwickeln, konstruieren und optimieren rund eine Million Maschinenbauingenieure und -Ingenieurinnen Maschinen und Anlagen in über 6.500 Unternehmen. Die Maschinenbaubranche ist damit die beschäftigungsstärkste Industrie in Deutschland. Sie gilt als wichtiger Wirtschaftsmotor und Innovationstreiber. (vgl. Bundesministerium für Wirtschaft und Energie, 2019)
Seit der Industrialisierung hat sich die Branche grundlegend verändert. So hat die Digitalisierung nicht nur jeden Bereich der Gesellschaft durchdrungen sondern auch das Maschinenwesen. Darüber hinaus nehmen weitere Trends wie etwa Industrie 4.0, Automation, internationale Konkurrenz oder agiles Projektmanagement Einfluss auf die Branche. Maschinen werden heute anders produziert und müssen deutlich höhere Anforderungen erfüllen. Für die Hersteller wird die Entwicklung und Produktion immer komplexer: sowohl technisch als auch organisatorisch. Heute stellt die Entwicklung, Konstruktion und Montage von Maschinen ein hochmodernes und technologisch anspruchsvolles Vorhaben dar. Projektingenieure und Führungskräfte werden dem hohen Abstimmungs- und Koordinationsaufwand ohne umfangreiches Know-how im technischen Projektmanagement nicht mehr gerecht. Um am hartumkämpften, internationalen Markt zu bestehen, reichen fachliche Kompetenzen allein nicht mehr aus. Für die erfolgreiche Projektabwicklung braucht es mehr: Projektmanagement Methoden und Standards, Projektsteuerung, Reporting, Terminplanung und Controlling. Das sind nur einige der Themen, über die sich Projektleiter technischer Projekte Gedanken machen müssen.
Nicht nur in der Praxis sondern auch beim Betrachten des Curriculums von Studiengänge im Maschinenwesen sticht die hohe Interdisziplinarität und Vielseitigkeit der Branche hervor. Die Entwicklung und Konstruktion von z.B. Kraft-, Arbeits- oder Werkzeugmaschinen birgt zahlreiche Disziplinen. Oft wird zwischen Konstruktion und Entwicklung, Produktion und Logistik sowie Energie- und Verfahrenstechnik unterschieden. Auch die Kategorisierung anhand von Fahrzeug-, Luft- und Raumfahrt-, Schiffs- und Meeres- sowie Medizintechnik und weiterer Bereiche ist denkbar. Durch diese Interdisziplinarität ist auch das Projektmanagement im Maschinenbau sehr vielfältig und durch unterschiedlichste Wissensbereiche geprägt. Es gibt also nicht „das“ Beispielprojekt für den Maschinenbau, sondern unzählige Anwendungsmöglichkeiten wie beispielsweise:
Die hohe Interdisziplinarität bedingt auch eine hohe Diversität im Projektteam. Je nach Projekt und angewandter Technik werden für das Team also Konstrukteure, Ingenieure (Berechnungsingenieur, Versuchsingenieur, Patent-Ingenieur), Fertigungsplaner, Qualitätsmanager oder Produktionssteuerer benötigt. (vgl. Skolaut, W. 2018, S. 2 ff.)
Projekte im Maschinenwesen ähneln klassischen Produktentwicklungsprojekten: Maschinen werden entwickelt, konstruiert und anschließend in Produktion gebracht. Anhand des Leitfadens der Wissenschaftlichen Gesellschaft für Produktentwicklung (WiGeP) ergeben sich für den Produktentstehungsprozess folgende Phasen (vgl. dazu Maschinenbau S. 3):
In dieser Phase wird zuerst der Bedarf an einem neuen oder verbesserten Produkt bestimmt. Dabei werden Marktbedingungen, die Wettbewerbsposition des Unternehmens sowie technologische und politische Rahmenbedingungen berücksichtigt. Nachdem Produktideen generiert wurden wird die Machbarkeit und Rentabilität analysiert. Darauf basierend erfolgt die Entscheidung für ein oder mehrere Produktvariationen.
Hier erfolgt zuerst der funktionsorientiere Entwurf d.h. die Modellierung der gewünschten Funktionen. Der gestaltungsorientierte Entwurf bestimmt dann die Modellierung und Optimierung der Gestalt des Produktes. Der letzte und wichtigste Punkt in der Produktentwicklung ist die Produktdokumentation sowie die Erstellung der Fertigungsunterlagen.
Die vorherigen Phasen greifen ineinander. Sie können nicht strikt von der Produktionsphase getrennt werden. Die Produktentwicklung wird von Fragen zur in der Produktion genutzten Fertigungstechnik beeinflusst, während die Produktplanung bereits Fragen zu Herstellkosten, Produktionsmengen und Qualität aufwirft. (vgl. Skolaut, W. 2018, S. 3.)
Heute werden die Produktentwicklungszyklen immer kürzer. Neue Modelle werden so schnell wie nie auf den Markt gebracht. Deshalb hat es sich in der Praxis bewährt Projekte im Maschinen- und Anlagenbau feingliedriger aufzudröseln. Dies gilt besonders bei Projekten mit strategischer Bedeutung. Bis zur Inbetriebnahme leiten sich zahlreiche Teilprojekte ab, die es aufeinander abzustimmen gilt. Ins Detail können Projekte im Maschinenwesen also auch mit den folgenden Phasen abgebildet werden:
1. Konzeptphase, 2. Entwurfsphase, 3. Prototypenphase, 4. Versuchsphase, 5. Feldtestphase, 6. Freigabe technischer Dokumentation, 7. Entwicklungsphase, 8. Verkaufsfreigabe, 9. Projektabschluss
Im Gegensatz zum Maschinenbau sind Projekte im Anlagenbau keine klassischen Produktentwicklungsprojekte. Anlagenbauer beschäftigen sich mit dem Projektieren von Anlagen. Genauer gesagt um die Entwicklung von Prozessen, die mit Hilfe technischer Unterstützung umgesetzt werden. Dennoch entwickeln Unternehmen, die primär im Anlagenbau tätig sind, die meisten der für die Anlagen benötigten Komponenten selbst. Sekundär sind sie also durchaus Maschinenbauer. Im Maschinenbau ist häufig das Produktmanagement der Auftraggeber. Im Anlagenbau steht oft ein „echter“ – also externer – Kunde hinter den Projekten.
Die Abhängigkeit zwischen Kosten, Zeit und Qualität bzw. Umfang wird im Projektmanagement „Magisches Dreieck“ genannt. Ziel des Projektmanagement ist es, ein Projekt innerhalb des vorgegebenen Budgets und Zeitrahmens, sowie in der mit dem Kunden vorab definierten Qualität fertigzustellen. Diese drei Faktoren stehen in einer ständigen Wechselbeziehung. Dauert das Projekt z.B. länger als geplant, dann erhöht sich dadurch automatisch das Budget. Ähnlich wie in der Automobilbranche wird aus dem magischen Dreieck auch im Maschinen- und Anlagenbau das teuflische Dreieck (vgl. Hab, G.; Wagner, R. 2017), denn es genügt nicht mehr Maschinen und Anlagen innerhalb der Vorgaben zu erstellen, sondern sie müssen mit den geringsten Kosten, in der kürzesten Zeit und mit der höchstmöglichen Qualität produziert werden.
Maschinen und Anlagen bestehen aus zahlreichen Komponenten und Modulen. Dabei stellen die Entwicklung und Herstellung jedes einzelnen Bauteils ein eigenes Projekt dar. Hinter einer fertigen Maschine oder Anlage verstecken sich mehrere Teilprojekte, die zusammen das große Ganze ergeben. Hier gibt es zahlreiche Abhängigkeiten zwischen einzelnen Projektphasen oder sogar ganzen Projekten, die Ingenieure beachten müssen.
Wie bereits festgestellt sind Projekte im Maschinenbau also sehr vielfältig, doch verlaufen Sie alle nach einem ähnlichen Schema. Professionelles Projektmanagement ist schließlich branchenunabhängig und jedes Projekt orientiert sich an dem Projektlebenszyklus.
In einer enorm Projekt-orientierten Branche wie dem Maschinenbau mit vielfältigen und hohen Anforderungen müsste das Projektmanagement doch bestimmt stark ausgereift sein, richtig? Falsch! Oftmals gibt es schlichtweg kein Projektmanagement und auch keine dezidierten Projektleiter. Projekte werden häufig den Entwicklungsingenieuren übertragen, die dann versuchen die Rolle als Projektleiter auszufüllen. Fehlende Planung und Transparenz sowie unzählige Dubletten in der Dokumentation erschweren den Arbeitsalltag vieler Maschinenbauer. Es gibt vordefinierte Prozesse, doch diese sind meist ohne professionelles Projektmanagement nicht so effizient, wie sie sein könnten. Die Folgen davon:
Neben internen Projekten leiden auch zahlreiche externe Projekte unter diesen Bedingungen. Die Einführung von Projektmanagement empfiehlt sich allein aus wirtschaftlichen Gründen. Konstruktionsprozesse sollten umfassend abgebildet werden, damit Projektmanager und Mitarbeiter einen Überblick über die Entwicklungszeiten erhalten. Transparenz bildet die Basis für weitere Optimierungen. So können zum Beispiel Entwicklungszeiten reduziert, das Tagesgeschäfts strukturiert und die Termintreue und die Wettbewerbsfähigkeit gesteigert werden.
Die Projektmanagement-Software InLoox unterstützt das Maschinenwesen entlang des gesamten Projektlebenszyklus.
Kommunikation ist "die" Schlüsselfunktion im Management von Projekten. Effektive und zielgerichtete Kommunikation bildet den Grundstein für den Projekterfolg. Ineffektive Kommunikation führt zu Missverständnissen, Missverständnisse führen zu Doppelarbeiten, Doppelarbeiten führen zu Verzögerungen und Verzögerungen treiben die Kosten in die Höhe. Auf Grund der hohen Interdisziplinarität und Vielfalt im Maschinenbau muss die Kommunikation fehlerfrei funktionieren. Alle Projektbeteiligten - vom Projektleiter über das Projektteam bis hin zum einzelnen Mitarbeiter - müssen jederzeit über alle Änderungen, Neuigkeiten und wichtige Details informiert sein. InLoox informiert Projektbeteiligte automatisch über Neuigkeiten im Projekt per E-Mail. Auch mit Hilfe der Projekt- und Aufgabennotiz-Funktion können Sie das Team jederzeit auf dem Laufenden halten. Alle Stakeholder - auch externe Partner - können mit eingebunden werden. Per E-Mail-Benachrichtigungen können Sie schnell und einfach zum Stand des Projektes oder zum Fertigstellungsgrad einer Aufgabe informieren.
Nach Projektfreigabe gilt es Ideen und Konzepte in der Vorphase zu sammeln und anhand ihrer Realisierbarkeit zu bewerten. Um erste Ideen zu strukturieren, bietet sich die Mindmap-Funktion von InLoox an. Mindmaps sind besonders für kreative Sessions ideal. Anders als bei Gantt-Charts, bei denen man Einschränkungen beachten muss, hat man bei Mindmaps sehr viel mehr Freiraum. Sie helfen unkonventionell zu denken und fördern kreatives Denken sowie Problemlösung. Mit Hilfe von InLoox können Sie also zum Beispiel vor dem Start-Termin die Projektziele definieren. Dabei sollte jedes Ziel ein zentraler Knoten in einer eigenen Mindmap sein (oder Teil einer Multi-Ideen-Mind Map). Die Unterknoten stellen dann jeweils die Maßnahmen dar, die nötig sind um die Ziele zu erreichen. Die Mindmap Knoten können mit InLoox ganz einfach in Aufgaben umgewandelt werden oder in die Projektplanung kopiert werden. Von der Ideenphase gelangt man so direkt in die eigentliche Planungsphase, ohne "Brüche".
Bereits zum Projektstart sammeln sich wichtige Projektunterlagen an. Damit Lasten- und Pflichtenheft, Angebote, Projektziele oder Konzepte nicht verloren gehen, sollten sie sicher und zentral verwaltet werden. Verwenden Sie die Dokumentenverwaltung von InLoox, um sämtliche Projektunterlagen zu bündeln.
Alle relevanten Dokumente und Informationen können dem entsprechenden Projekt zugeordnet und mit dem jeweiligen Projekt-Element verknüpft werden. So haben alle Projektbeteiligten immer Zugriff auf aktuelle Informationen rund um das Vorhaben. Die zentrale Pflege sämtlicher Informationen bedeutet für Sie minimalen Aufwand bei der Erfassung und maximalen Nutzen bei der Organisation. Dies spart Zeit und Kosten und verbessert die Kollaboration im Team.
Bevor es in die Entwicklung, geschweige denn in die Konstruktion neuer Anlagen geht, müssen sehr viele Entwurfs-, Fertigungs-, Test- und strategische Planungsschritte durchlaufen werden. Diese finden oft parallel statt. Sie können mit InLoox ganz einfach detaillierte Projektzeitpläne erstellen. Im Gantt-Chart visualisieren und steuern Sie jede einzelne Phase. Dabei können Sie wichtige Meilensteine festhalten und Abhängigkeiten zwischen Projektelementen darstellen. Projekte im Maschinen- und Anlagenbau haben sehr viele Abhängigkeiten und Einschränkungen, innerhalb des Projektes aber auch zwischen (Teil)-Projekten. Mit InLoox bilden Sie diese Abhängigkeiten ganz einfach ab. Dadurch können Sie auch zeitnah auf Abweichungen von der Planung reagieren und Verzögerungen vorbeugen. Sie haben außerdem die Möglichkeit entweder eine Vorwärts- oder eine Rückwärtsplanung durchzuführen. Aufgaben können Sie direkt in der Planung den Meilensteinen oder Vorgängen zuordnen. Verantwortlichkeiten sowie Start- und Enddatum sind so immer klar ersichtlich und nachvollziehbar. Damit Ihre Anlagenbau-Projekte termingerecht abgeschlossen werden, aktivieren Sie die Terminarbeits-Funktion. Sollten Projektelemente außerhalb des geplanten Projektendes liegen, siehen Sie das dann auf einen Blick.
Ergänzend können Sie auch individuelle Arbeitszeit- und Feiertagskalender in InLoox hinterlegen. Diese Zeiten werden dann bei der Planung und Berechnung der Projektdauer automatisch berücksichtigt.
Mit InLoox ist auch Multiprojektmanagement möglich. Im Ingenieursbereich laufen viele Projekte parallel, die zudem in Abhängigkeit zueinander stehen. All diese Projekte sollten optimal gesteuert und kontrolliert werden. Um diese Abhängigkeiten abzubilden, können Sie in InLoox Projektgruppen erstellen.
Im Gesamtprojektplan (=Projektgruppe) werden die Änderungen aus den einzelnen Projekten automatisch übernommen. Außerdem können Sie wichtige Meilensteine in anderen Projekten veröffentlichen. Auf diese Weise können auch Abhängigkeiten zwischen Abteilungen und Teams abgebildet. Dauert zum Beispiel die Produktion eines Bauteils länger, so verschieben sich die darauffolgenden Schritte der Produktion. Über den Gesamtprojektplan haben Sie diese Verzögerungen immer im Blick und können einfacher einschätzen, wann Sie mit der nächsten Projektphase fortfahren können. Die Projektgruppe ist also wichtig für die Steuerung zusammenhängender Projekte und Teilprojekte.
Die InLoox Dashboards und das integrierte Berichtstool ermöglichen es Ihnen über alle Projekte hinweg für das Projektcontrolling relevante Kennzahlen zu verfolgen. Sie sehen jederzeit, welche Projekte gut laufen, also gut in der Zeit liegen, und welche mehr Aufmerksamkeit benötigen. Sie finden folgende projektübergreifende Standard-Dashboards in InLoox:
Ergänzend können Sie neue Dashboards anlegen oder die Standard-Ausführungen individuell auf Ihre Bedürfnisse anpassen.
Das intuitive Kanban-Board in InLoox liefert einen allumfassenden Überblick zu den Aufgaben der einzelnen Projekte. Hier sehen Sie wer was bis wann erledigen muss. Erstellen Sie einfach neue Aufgaben, bearbeiten Sie bestehende To-Dos oder delegieren Sie Tätigkeiten an verschiedene Mitarbeiter. Über die Aufgabennotizen und die Aufgabenbeschreibung halten Sie wichtige Details zur Aufgabe fest. Projekt- oder Abteilungsleiter (z.B. Konstruktionsleiter, Entwicklungsleiter, Fertigungsleiter ...) können dem Team hierüber auch genaue Anweisungen und Feedback geben. So bauen Sie die Grundlage für eine erfolgreiche Projektkommunikation. Ist eine Aufgabe erledigt, können die Ressourcen diese direkt als erledigt markieren. Ist die erledigte Aufgabe einem Vorgang im Projektplan zugewiesen, passt InLoox den Projektfortschritt automatisch an.
Eine der größten Herausforderungen im Bereich Projektmanagement ist die effiziente Verteilung von beschränkten Ressourcen. Beschränkte Ressourcen sind beispielsweise Maschinen, finanzielle Mittel oder auch Projektmitarbeiter. Besonders im Hinblick auf den Fachkräftemangel gehört die korrekte Ressourcenverteilung zu den wichtigsten Aufgaben eines Projektleiters. Dafür können Sie mit InLoox auf die Exchange-Kontakte und den Exchange-Kalender zugreifen. Dies ermöglicht Ihnen einen vollständigen Einblick in die tatsächliche Auslastung Ihres Projektteams. Basierend auf diesen Informationen können Sie Aufgaben effizienter verteilen. So stellen Sie sicher, dass auch bei Urlaub oder anderen Fehlzeiten, die Fertigung ohne Unterbrechung weiterläuft und es nicht zu kostspieligen Verzögerungen kommt.
Eine weitere Herausforderung in diesem Bereich ist es, die Aufgaben auch den richtigen Ressourcen zuzuteilen. Also jenen Personen, die die Fähigkeiten für die Erledigung der Tätigkeit besitzen. In den InLoox Optionen können Sie Fertigkeiten anlegen, die in Ihrer Organisation wichtig oder gefragt sind. Die Fähigkeiten können sehr spezifisches Fachwissen sein, wie z.B. Elektrotechnik, oder auch klassische Fremdsprachenkenntnisse. Dann hinterlegen Sie diese bei den einzelnen Ressourcen. Besonders bei Innovationen können sehr spezifische Kenntnisse bei der Entwicklung neuer Ideen unterstützen. Mit InLoox setzen Sie schnell und einfach die richtigen Ressourcen zur richtigen Zeit und an der richtigen Stelle ein.
Für einen sauberen Soll-Ist-Vergleich können Sie in InLoox geplante Ausgaben für Module oder Lieferanten hinterlegen. Sobald die Kosten tatsächlich anfallen, tragen Sie diese ein. Nun können Sie einen Vergleich zwischen geplanten und tatsächlichen Kosten ziehen. Im geplanten Projektbudget werden automatisch die Zeit- und Aufwandsschätzungen des Projektleiters inkludiert. Erfasst die Ressource dann seine oder ihre tatsächlich aufgewendete zeit, können Sie diese Daten als Erfahrungswerte für ähnliche Aufgaben nutzen.
Sie möchten InLoox unverbindlich kennenlernen? Dann testen Sie die Projektmanagement-Software für 30 Tage kostenlos im vollen Funktionsumfang. Wir unterstützen Sie mit kostenloser Beratung und unser kostenloser Support steht Ihnen bei technischen Fragen gerne zur Seite. Wir besprechen gerne gemeinsam mit Ihnen die Einführung von professioneller Projektmanagement-Software und dem für Sie passenden Set-up von InLoox. Buchen Sie jetzt eine kostenlose Online-Demo!
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