Projekt­controlling

Autorin: Carola Moresche | Letzte Aktualisierung: Montag, 19. Februar 2024 | Lesedauer: 10 min.

Die Kosten und Ausgaben eines Projektes jederzeit im Griff zu haben, ist ein wesentlicher Aspekt des Projektcontrollings. Software kann Sie dabei unterstützen. Entscheidend ist die Aktualität der Kennzahlen, um eine effiziente und zeitnahe Kostenkontrolle im Unternehmen zu etablieren.

Inhalt

1. Was versteht man unter Projektcontrolling?
2. Welche Bedeutung hat das Projektcontrolling?
3. Welche Ziele hat das Projektcontrolling?
4. Welche Rollen gibt es im Projektcontrolling?
5. Welche Prozesse, Methoden und Kennzahlen gibt es im Projektcontrolling?
6. Wie führt man Projektcontrolling aus?
7. Was macht gutes Projektcontrolling aus?
8. Wie funktioniert Projektcontrolling mit InLoox?

1. Was versteht man unter Projektcontrolling?

Projektcontrolling ist eines der wichtigsten Aufgaben im Projektmanagement, wird aber am häufigsten unterschätzt. Im Projektmanagement-Kontext versteht man unter „Controlling“ eher den Begriff „Steuerung“ und weniger „Kontrolle“. Zwar gehört Kontrolle zum Projektcontrolling dazu, wie z.B. die Kontrolle des Projektfortschritts oder des Projektbudgets, der Aufgabenbereich umfasst aber weit mehr Punkte.

Projektcontrolling ist somit keine Alternative zu Projektmanagement, sondern ein wesentlicher Bestandteil von Projektmanagement, welcher eine extrem wichtige Rolle für den Projekterfolg spielt.

Definition nach DIN 69901

Laut DIN 69901, welche u.a die Grundlagen, Prozesse, Methoden, Daten und Begriffe im Projektmanagement beschreibt, steht Projektcontrolling für die „Sicherung des Erreichens der Projektziele durch: Soll-Ist-Vergleich, Feststellung der Abweichungen, Bewerten der Konsequenzen und Vorschlagen von Korrekturmaßnahmen, Mitwirkung bei der Maßnahmenplanung und Kontrolle der Durchführung.“

Auch andere Projektmanagement-Standards wie der PMBOK Guide oder PRINCE2 definieren Projektcontrolling ähnlich.

2. Welche Bedeutung hat das Projektcontrolling?

Projektcontrolling spielt in allen Projektphasen, d.h. dem gesamten Projektlebenszyklus, eine wichtige Rolle. Denn trotz einer detaillieren Planung scheitern viele Projekte oft in der Umsetzungsphase, weil Probleme und Verzögerungen zu spät erkannt wurden und das Projekt nicht mehr zu retten ist. Daher müssen die Kosten und der Fortschritt des Projekts in jeder Projektphase kontrolliert werden.

Viele Projekte scheitern vollständig bzw. werden viel zu spät abgeschlossen und dadurch mit deutlich höheren Kosten als veranschlagt. Die Ursachen fürs Scheitern können an externen Faktoren liegen, die man nur bedingt steuern kann, aber oft ist der Ursprung intern zu finden:

• Fehlendes Change-Management
• Ineffiziente Kommunikation
• Ungenügende Fachkompetenzen bzw. Projektmanagement-Kenntnisse

Projektcontrolling kann dabei helfen, die Erfolgsrate von Projekten zu steigern. Denn das Projektcontrolling überwacht alle Abläufe, kontrolliert diese und greift, wenn nötig, steuernd ein. Dadurch hat man nicht nur einen Überblick über das gesamte Projekte, sondern auch Einblick in die einzelnen Bereiche. Dies ermöglicht es den Projektmanagern Risiken frühzeitig zu erkennen und rechtzeitig zu reagieren, d.h. sie entweder komplett zu eliminieren oder zumindest abzumildern, so dass der Projektzeitplan eingehalten werden kann.

3. Welche Ziele hat das Projektcontrolling?

Das Hauptziel von Projektcontrolling ist es, den geplanten und tatsächlichen Projektablauf in Übereinstimmung zu halten. Das bedeutet, dass die mit dem Auftraggeber abgesprochenen Kosten, Aufwände, Termine und Ergebnisse (siehe Pflichtenheft), soweit es geht, eingehalten werden.

Dabei ist der Projektplan das wichtigste Projektcontrolling-Instrument, denn ohne Projektplan hat man keine Vergleichsmöglichkeiten von Soll- und Ist-Daten.

4. Welche Rollen gibt es im Projektcontrolling?

Projektmanager / Projektleiter

Oft sind Projektmanager auch gleichzeitig Projektcontroller, aber selbst wenn unterschiedliche Menschen die beiden Rollen innehaben, so arbeiten sie doch eng zusammen. Projektcontroller sind auf die Informationen von Projektmanagern angewiesen, damit Sie den Projektfortschritt kontrollieren können.

Projektcontroller

Wenn die Projektleitung nicht die Rolle des Projektcontrollings einnehmen, so fällt die Aufgabe oft auf Mitarbeiter des Projekts, die die Controllingaufgaben wahrnehmen. Projektcontroller überprüfen den Projektfortschritt, vergleichen Soll- und Ist-Daten, identifizieren Risiken und deren Konsequenzen von Verzögerungen. Alles mit dem Ziel, das Projekt erfolgreich abzuschließen.

Externer Dienstleister

Sollte man nicht genügend Kapazitäten haben, um die Rolle des Projektcontrollers mit den eigenen Mitarbeitenden zu besetzen, kann man natürlich auch einen externen Dienstleister beauftragen. Dies kann oftmals den Vorteil haben, dass jemand außenstehendes einen völlig anderen Blick auf das Projekt hat und so eventuell Probleme erkennt, die dem Team nie aufgefallen sind, weil es zu sehr involviert ist („Betriebsblindheit“).

5. Welche Prozesse, Methoden und Kennzahlen gibt es im Projektcontrolling?

Prozesse

Die Norm „DIN 69901-5:2009-1: Projektmanagementphase „Steuerung““ definiert 15 Prozesse für das Projektcontrolling, 6 dieser Prozesse sind obligatorisch:

1. Vorgänge anstoßen
2. Termine steuern (oblig.)
3. Änderungen steuern (oblig.)
4. Informationen, Kommunikation, Berichtswesen & Dokumentation steuern
5. Abnahme erteilen (oblig.)
6. Kosten und Finanzmittel steuern
7. Kick-Off durchführen
8. Projektteam bilden
9. Projektteam entwickeln
10. Qualität sichern
11. Ressourcen steuern (oblig.)
12. Risiken steuern (oblig.)
13. Verträge mit Kunden und Lieferanten abwickeln
14. Nachforderungen steuern
15. Zielerreichung steuern (oblig.)

Kennzahlen

Erfolgreiches Projektcontrolling wird nach verschiedenen Kennzahlen bewertet:

• Verbleibende Projektlaufzeit
• Kosten und Aufwand bis zum Projektende
• Fertigstellungsgrad im Vergleich zur verbleibenden Projektlaufzeit
• Projektumsatz
• Projektergebnis

Methoden

Projektplan

Ein Projektplan ermöglicht es Projektmanagern alle Projektaktivitäten (Vorgänge, Meilensteine, Aufgaben), sowie deren Durchlaufzeiten und Fertigstellungstermine im Blick zu behalten. Projektmanager können die Projektkosten und Ressourcenauslastung kontrollieren und steuern.

Ein Projektplan hat den Vorteil, dass man Veränderungen schnell auf einen Blick erkennen kann. Denn in einem Projektplan werden Abhängigkeiten und Anordnungsbeziehungen zwischen Vorgängen dargestellt werden können, so dass Verzögerungen und Planabweichungen direkt sichtbar sind. Sobald ein Arbeitspaket im Zeitverzug ist, verschiebt sich das gesamte Projekt (siehe auch: Kritscher Pfad).

Meilensteintrendanalyse

Es ist empfehlenswert Deadlines und Zwischenziele für wichtige Aufgaben und Vorgänge im Projektplan als Meilensteine zu definieren. Das hat den Vorteil, dass Sie bestimmte Deadlines einhalten müssen und so vermeiden, dass Sie erst ganz am Ende des Projektes einen Terminverzug erkennen und dann nicht mehr reagieren können.

Mit einer Meilensteintrendanalyse können Sie erkennen, ob Sie alle Meilensteine (Deadlines) im Projekt eingehalten haben oder nicht.

Ampelmethode

Jeder kennt die Verkehrsampel mit ihren drei Farben: Rot, gelb, grün. Im Projektcontrolling wird die Ampelmethode häufig dafür genutzt, um den Status eines Vorganges oder Projektes darzustellen. Die allgemeine Definition der Farben ist folgende:

• Grün Es läuft alles nach Plan, wenn es so weiter geht, werden wir das Projekt pünktlich oder sogar früher als geplant abschließen.
• Gelb Es gibt ein paar Verzögerungen und Planabweichungen sind möglich, wenn jetzt nicht gehandelt wird.
• Rot Das Projekt ist in Gefahr und kann wahrscheinlich nicht oder nur mit großer Verzögerung abgeschlossen werden.

Das Ampelsystem versteht jeder, dennoch hat es den Nachteil, dass die Abgrenzung zwischen den Farben häufig nicht eindeutig ist, da verschiedene Personen eine Situation unterschiedlich beurteilen können. Daher ist es wichtig, dass die Bedeutung der drei Ampelfarben eindeutig definiert werden – wenn nötig mit praktischen Beispielsituationen. Jeder in der Organisation oder zumindest in den jeweiligen Projektteams sollte das gleiche Verständnis für die Farben haben.

Earned-Value-Analyse

Die Earned-Value-Analyse, im Deutschen „Fertigstellungswertanalyse“, ist eine Methode zur Messung vom Projektfortschritt bzw. -erfolg. Dabei werden die geplanten Aufwände/Kosten mit den tatsächlichen Aufwänden/Kosten in einem bestimmten Zeitraum miteinander verglichen. In einem Diagramm können dann die Plan- und Kostenabweichungen visuell dargestellt werden. Erstellen Sie im Handumdrehen eine Fertigstellungswertanalyse mit unserem praktischen Spickzettel: Spickzettel Earned-Value-Analyse »

Soll-Ist-Vergleich

Mit einem Soll-Ist-Vergleich können Sie geplante und tatsächliche Werte miteinander verglichen werden. Sie können z.B. die geplanten und tatsächlichen Kosten und Aufwände im Blick behalten, in dem Sie den geschätzten Aufwand zur Erledigung von Aufgaben mit der Zeiterfassung von den zugewiesenen Ressourcen miteinander vergleichen.

FMEA-Methode

Ein wichtiger Bestandteil von Projektcontrolling ist auch das Risikomanagement, da Projekte ständigen Veränderungen und unerwarteten Ereignissen konfrontiert sind. Mit Methoden wie FMEA (Failure Mode and Effects Analysis; deutsch: „Fehlermöglichkeits- und Einflussanalyse“), können Sie nicht nur Risiken identifizieren, sondern potentielle Fehler im Prozess rechtzeitig erkennen und verhindern. Lesen Sie hier mehr zur Methode: Die FMEA-Methode »

6. Wie führt man Projektcontrolling aus?

Je nach Projektphase gibt es unterschiedliche Projektcontrolling-Aufgaben. Letztendlich geht es in jeder Phase darum, die Projektziele zu erreichen.

Das Projektmanagement-Handbuch beschreibt das Projektcontrolling als unendlichen Regelkreis oder Zyklus. Dies verdeutlicht, dass Projektsteuerung nicht eine einmalige Aktivität ist, sondern dass man diesen Zyklus ständig durchlaufen muss, um wirklich die Kontrolle über das Projekt zu behalten.

Der Projektcontrolling-Zyklus beinhaltet folgende Elemente:

^{Der Projektcontrolling-Zyklus (Grafik erstellt von: InLoox GmbH, Quelle: Projektmanagement-Handbuch)}

• Zielsetzung: Wo möchten wir hin und was möchten wir erreichen?
• Planung: Wie sollen wir die gesetzten Ziele erreichen? Welche Aufgaben und Meilensteine müssen wir bis zur Zielerreichung abarbeiten? Haben wir genug Ressourcen, um alle Aufgaben abzuarbeiten und die gesetzten Ziele zu erreichen?
• Datenerfassung: Wie viel Aufwand für das Abarbeiten ist wirklich angefallen? Es ist wichtig Daten zu sammeln, damit Sie Abweichungen identifizieren können.
• Soll-Ist-Vergleich: Stimmen geschätzter (Soll-)Aufwand und tatsächlicher (Ist-)Aufwand miteinander überein? Gibt es Abweichungen zwischen Soll- und Ist-Daten?
• Abweichungsanalyse: Wieso gibt es Abweichungen und wie können wir dieses Problem beheben? Wenn es eine minimale Abweichung aufgrund eines einmaligen Planungsfehlers, die keine Auswirkung auf den Projektzeitplan hat, dann können Sie diese vernachlässigen. Wenn es aber eine systematische Abweichung ist, z.B. weil sich die Rahmenbedingungen verändert haben, die den gesamten Projektplan in Gefahr bringen kann, dann sollten Sie reagieren und eine Abweichungsanalyse durchführen. Versuchen Sie die Quelle, die für die Abweichung verantwortlich ist, zu identifizieren. Hier sind einige Gründe für eine Abweichung:
  • Planungsfehler
  • Unvorhergesehene Ereignisse
  • Ausführungsfehler
• Gegensteuern: Mit welchen Maßnahmen können wir der Abweichung gegensteuern und das Projekt wieder zurück auf die richtige Bahn lenken?
• Erfolgskontrolle: Haben die durchgeführten Maßnahmen das Problem wirklich gelöst?

7. Was macht gutes Projektcontrolling aus?

Projektcontrolling ist wichtig für den Projekterfolg, daher ist es wichtig, dass man es auch richtig macht. Hier sind einige Voraussetzungen für erfolgreiches Projektcontrolling:

• Ständige Wiederholung: Im vorherigen Punkt haben wir das Projektcontrolling als Zyklus beschrieben, den man in jeder Projektphase, wenn nötig auch mehrmals, durchlaufen sollte. Es genügt nicht am Anfang die Ziele einmal zu definieren und dann erst am Ende zu schauen, ob man sie erreicht hat.
• Effiziente Zielsetzung: Nur wenn man klare Ziele setzt, weiß man, worauf man hinarbeitet. Nutzen Sie z.B. die SMART-Methode um klare Ziele zu setzen. Ein gutes Ziel sollte daher folgende Kriterien erfüllen:
  • Spezifisch
  • Messbar
  • Attraktiv
  • Realistisch
  • Terminiert
• Daten und Kennzahlen erfassen: Nur wenn Sie Daten und Kennzahlen erfassen, haben Sie Vergleichswerte anhand sie den Projekterfolg bewerten können. Auf Basis der erfassten Daten können Sie Vergleiche durchführen und bei Abweichungen rechtzeitig einlenken.
• Offene Kommunikation & Fehlerkultur: Nur wenn alle Projektbeteiligte ehrlich und offen miteinander kommunizieren, kann man ein Projekt richtig steuern und richtige Entscheidungen treffen, die auf wahren Daten basieren. Wenn Mitarbeitende Angst vor negativen Konsequenzen bei Fehlern haben müssen, werden zukünftige Fehler nicht mehr offen kommuniziert. So werden Fehler erst viel zu spät erkannt und man kann nicht mehr rechtzeitig gegensteuern. Die Auswirkungen des Fehlers sind dadurch viel größer, als wenn man ihn rechtzeitig behoben hätte.
• Sich nicht auf Altbekanntes verlassen: Man sollte aus Fehlern lernen, aber nur weil eine Lösung in der Vergangenheit funktioniert hat, muss sie nicht für zukünftige Probleme funktionieren. Jede Situation sollte immer individuell untersucht werden und es sollten individuelle Maßnahmen durchgeführt werden – denn auch wenn die Situationen ähnlich aussehen, können die Faktoren, sowohl interne als auch externe, sich stark voneinander unterscheiden.

8. Wie funktioniert Projektcontrolling mit InLoox?

InLoox hilft Ihnen, Projektkosten transparent zu machen und auf geänderte Anforderungen schnell zu reagieren. Analysieren Sie Kennzahlen zu bestimmten Terminen und Meilensteinen oder in Echtzeit: die Auswertung zeigt alle relevanten Budgets und Ausgaben Ihrer Projekte zu beliebigen Zeitpunkten. Zudem haben Sie jederzeit Zugriff auf leistungsstarke Berichte und die Multiprojektsicht. Komplexes Multi-Projektcontrolling wird damit effizient und sicher handhabbar.

• Vorteile von InLoox
• Projektplanung
• Dashboards & Berichte
• Projektliste
• Budgets
• Ressourcen
• Zeiterfassung

Die Vorteile von InLoox für das Projektcontrolling

Überwachen und kontrollieren Sie fortlaufend den Finanzstand Ihrer Projekte. InLoox stellt geplante Budgets und tatsächliche Ausgaben bzw. Erlöse fortlaufend gegenüber. Erfolgreiche Projektmanagement-Software hilft Ihnen auch bei der termingerechten und pünktlichen Fertigstellung im Rahmen des geplanten Budgets. Termine, Meilensteine und Wiedervorlagen können Sie mit InLoox direkt in Microsoft Outlook verwalten und überwachen. Alle Informationen sind direkt verfügbar, beispielsweise in Ihrem Kalender oder Aufgabenorder. Sie müssen Ihre Kommunikationssoftware nicht verlassen. Umständliches Synchronisieren und Doppelarbeit gehören so der Vergangenheit an.

Eine unternehmensweite Projektmanagement-Lösung definiert Standards. Davon profitieren alle angeschlossenen Abteilungen, Stabsstellen und Teams. Wichtig ist, dass bereits vorhandene Prozesse und Abläufe integriert werden. Da InLoox vollständig in Microsoft Outlook und andere Microsoft-Technologien wie beispielsweise Microsoft Exchange Server und Microsoft SharePoint Server integriert ist, kann es sich leichter als Standard etablieren als andere Projektcontrolling-Software. Das macht InLoox zur idealen Alternative zu Microsoft Project.

Projektplanung

Mit der Gantt-Chart-Funktion von InLoox können Sie sich schnell und einfach einen Überblick über alle Arbeitspakete, Vorgänge, Meilensteine und Aufgaben machen. Sie können ganz einfach Abhängigkeiten, Anordnungsbeziehungen und Einschränkungen setzen. Dabei passt sich InLoox an Ihre Planungsmethoden an, so dass Sie einfache und auch komplexe Projekt planen können.

^{Bild: Gantt-Chart: Aussagekräftige Projektpläne in InLoox für Outlook erstellen.}

Mit der Schnappschussfunktion können Sie jederzeit den aktuellen Stand Ihrer Planung festhalten und ihn mit anderen Zeitpunkten vergleichen. So behalten Sie immer den Überblick über etwaige Abweichungen und Änderungen.

^{Bild: Verschiedene Projektzustände mit der Schnappschuss-Funktion miteinander vergleichen in InLoox für Outlook.}

Dashboards & Berichte

Aktuelle Daten geben Ihnen einen Zeit- und Wissensvorsprung im Projektcontrolling. Kritische Projektinformationen sind mit InLoox transparenter. Die Auswertungs- und Berichtsfunktionen erlauben sicheres und konsequentes Projektcontrolling. InLoox ist somit das ideale Analyse- und Frühwarnsystem für Ihre Projekte.

^{Bild: Behalten Sie den Überblick über Ihren Projektfortschritt mit dem Meilensteintrendanalyse-Dashboard in InLoox für Outlook.}

^{Bild: Generieren Sie auf Knopfdruck Projektberichte in InLoox für Outlook.}

Projektliste

Die globalen Listenansichten in InLoox, wie z.B. die Projektliste, sind formattierbar und Sie können Elemente nach Ihren eigenen Anforderungen sortieren, gruppieren und filtern. Über die bedingte Formatierung können Sie ein Ampelsystem darstellen, mit dem Sie auf einen Blick erkennen welche Projekte Gefahr laufen in Verzug zu kommen und können rechtzeitig Gegenmaßnahmen treffen.

^{Bild: Mit der formatierbaren globalen Projektliste behalten Sie auch projektübergreifend den Überblick und erkennen Sie sofort welche Projekte in Gefahr sind.}

Budgets

Kennen Sie alle Kosten Ihrer Projekte? Oftmals werden Arbeitsstunden, Kosten für Kommunikation, Reisekosten und sonstige Aufwendungen nicht oder nur teilweise in Beziehung zu einem Projekt gesetzt. Mit InLoox ändert sich dies: ein Projekt bildet den Container für alle Kostenarten. Definieren Sie Budgets und Kostenstellen, um Vorgabewerte für Abteilungen, Teams und Einzelpersonen zu erhalten. Die Kalkulation eines Projektes kann in InLoox beliebig grob oder fein gegliedert sein – von einer Summe für das Gesamtprojekt bis hin zu einer vollständigen Postenliste einschließlich Verbrauchsmaterial – Sie haben es in der Hand.

^{Bild: Vergleichen Sie tatsächliche und geplante Kosten miteinander mit der grafischen Budgetübersicht in InLoox für Outlook.}

Das Projektcontrolling bildet in InLoox die Basis für eine buchhaltungsfreundliche Aufbereitung der Daten. Auf Wunsch kann InLoox auch die Projektabrechnung übernehmen. Eine einfache Rechnungsverwaltung erlaubt die fortlaufende Abrechnung von Projekten. Unterstützt werden auch Teil- und Abschlagsrechnungen. Rechnungen können sehr leicht exportiert werden, z.B. als PDF oder HTML-Dateien. Erstellen Sie Rechnungslisten und geben Sie diese z.B. im Microsoft Excel-Format automatisiert aus.

^{Bild: Planen Sie Ihre Projektbudgets und vergleichen Sie automatisch geschätzten und tatsächlichen Personalaufwand.} 

Ressourcen

Zum Projektcontrolling gehört es, die richtigen Ressourcen an den richtigen Stellen einzusetzen. Denn eine falsche Ressourcenplanung kann sehr schnell sehr kostspielig werden, wenn z.B. Flaschenhälse und Engpässe entstehen. Diese Szenarien führen dazu, dass sich das Projekt verzögert. Mit der Ressourcenplanung von InLoox haben Sie einen Überblick über alle Ressourcen und deren Verfügbarkeiten. Sie können so z.B. schnell Aufgaben verteilen und überlastete Teammitglieder entlasten.

^{Bild: Die Ressourcenübersicht ermöglicht es Ihnen Engpässe zu erkennen und Aufgaben ganz einfach je nach Verfügbarkeit der Ressourcen zu verteilen.}

InLoox ermöglicht es Ihnen auch Fertigkeiten anzulegen. So können Sie z.B. Sprachkenntnisse, spezielles Fachwissen oder auch Zertifizierungen und Weiterbildungen hinterlegen. Das ermöglicht es Ihnen schnell die richtige Person, mit den erforderlichen Fähigkeiten für bestimmte Aufgaben, zu identifizieren. Das spart Zeit und auch Kosten.

Zeiterfassung

Projektmanager haben meistens ein gutes Gefühl dafür, wie viel Zeit die Projektmitglieder für bestimmte Tätigkeiten benötigen. Zum Projektcontrolling gehört es aber dazu, dass man die geschätzten Aufwände mit den tatsächlichen Aufwänden vergleichen kann, da man nur so die geplanten und tatsächlichen Aufgaben miteinander vergleichen kann. In InLoox geht das einfach: Mitarbeitende erfassen die tatsächliche Zeit, die sie für die Erledigung einer Aufgabe gebraucht haben, über die integrierte Zeiterfassung. Durch die klare Zuweisung zur Aufgabe können Sie also sofort geschätzten mit tatsächlichem Aufwand vergleichen. Das hat zu dem den Vorteil, dass Sie für zukünftige Projekte realistischere Schätzungen machen können und so Ihre Projektplanung verbessern können. 

^{Bild: Mitarbeitende können Zeiterfassungseinträge ganz einfach bestimmten Aufgaben zuweisen und so kann man tatsächliche und geplante Aufwände miteinander vergleichen.}