Projekt­zeiterfassung: Definition, Vorteile & Beispiele

Autorin: Kathrin Jungwirth | Letzte Aktualisierung: Dienstag, 07. Mai 2024 | Lesedauer: 10 min.

Die Projektzeiterfassung ist die Dokumentation des Arbeitsaufwandes für bestimmte Aufgaben innerhalb von Projekten. Sie ist im Projektgeschäft besonders wichtig, da sie die Basis für genaue Entwicklungs- und Lieferzeiten sowie für die Weiterberechnung der tatsächlichen Aufwände bildet. Auf diese Weise können Unternehmen nicht nur wirtschaftliche Vorteile erzielen, sondern auch ihre strategischen Planungen optimieren sowie die Überlastung der Mitarbeiter vermeiden. 

Inhalt

1. Definition Projektzeiterfassung
2. Vorteile von Zeiterfassung in Projekten
3. Praxisbeispiele für Zeiterfassung im Projektmanagement
4. Software für Projektzeiterfassung

1. Definition Projektzeiterfassung

Bei der projektbezogenen Zeiterfassung geht es um die Erfassung des Arbeitsaufwands für bestimmte Projekte beziehungsweise Aufgaben. Die für eine Tätigkeit tatsächlich benötigte Arbeitszeit wird also auf ein bestimmtes Projekt bzw. genauer noch auf eine bestimmte Aufgabe dieses Projektes verbucht. 

Auf diese Weise kann nachverfolgt werden, wie viel Zeit tatsächlich für die Bearbeitung einer Aufgabe nötig war. Indem dieser Ist-Aufwand dem geplanten Aufwand gegenübergestellt wird, können Projektmanager überprüfen, ob sie bei der Projektplanung realistische Aufwandsschätzungen getroffen haben. Mit Hilfe dieser Erkenntnisse kann dann die Planung und Aufwandsschätzung künftiger Projekte optimiert werden. Darüber hinaus dient die Zeiterfassung in Projekten auch als Aufwandsnachweis gegenüber dem Kunden. Sie hilft Unternehmen ihre Zeitressourcen effizient zu nutzen.

Zu beachten gilt hier, dass das Erfassen von Projektzeiten nicht der klassischen Arbeitszeiterfassung entspricht, da diese lediglich Arbeitsbeginn und -ende sowie Überstunden dokumentiert. Mit Hilfe der Arbeitszeiterfassung ist also keine Aussage möglich in welche Aktivitäten die Arbeitszeit tatsächlich investiert wurde. Ohne exakter Nachverfolgung können Projekte nicht detailgenau geplant und Kosten nicht realitätsgetreu kalkuliert werden, um sie dann intern oder an den Kunden zu verrechnen.

2. Vorteile von Zeiterfassung in Projekten

Aufwände besser schätzen

Mit Hilfe von Zeiterfassung lassen sich Zeiten und Aufwände in Projekten besser schätzen. Betrachtet man dies aus strategischen Gesichtspunkten geht es nicht um die operative Frage „wer macht was bis wann“, sondern darum herauszufinden, ob die Arbeitszeit in die richtigen Dinge investiert wird. Besonders bei Abteilungen, die auch interne Dienstleistungen liefern, ist es hilfreich zu wissen, in welche Tätigkeiten die Arbeitszeit tatsächlich fließt. Wo wird für wen wie viel gearbeitet? Diese Kernfrage beschäftigt vor allem Querschnittsabteilungen, wie zum Beispiel IT, Entwicklung oder Logistik. Es gilt herauszufinden, wie viel Zeit zum Beispiel Entwicklungsteams mit internen Supportleistungen und Wartungsaufwänden verbringen. Dieser ermittelte Zeitaufwand steht dann letztlich nicht zur Verfügung, um in Kernprojekte und -aufgaben der Abteilung zu fließen, und muss deshalb langfristig berücksichtigt werden. Ist dieser Anteil zu hoch, dann können Maßnahmen entwickelt werden, um die internen Leistungen zu reduzieren oder zu beschränken.

Indem man aus vergangenen Projekten lernt, wie viel Aufwand in bestimmte Aufgaben fließt und wie lange bestimmte Prozesse dauern, kann diese wertvolle Information beim Planen künftiger Projekte berücksichtigt werden. Wenn zum Beispiel Maschinenbauer Ihre Entwicklungs- und Konstruktionsprozesse umfassend mit einer Projektmanagement-Lösung abbilden und die Aufwände hierzu konsequent erfassen, dann können auf lange Sicht die Entwicklungs- und Produktionszeiten für neue Maschinen genaustens hervorgesagt werden. Unternehmen gewinnen mit Projektzeiterfassung deutlich mehr Planungssicherheit und Projektmanager können besser einschätzen, wie sich neue große Aufträge auf die Kapazität ihrer Mitarbeiter und andere Projekte auswirken.

Wirtschaftlicher Vorteil

Projektzeiterfassung zahlt sich darüber hinaus besonders für Dienstleister und all jene Unternehmen aus, die auf Honorarbasis arbeiten. Denn sie sind darauf angewiesen, die angefallenen Aufwände zu dokumentieren, um sie anschließend an ihre Kunden weiterberechnen zu können. Wenn Rechnungen ausschließlich basierend auf Schätzungen erstellt werden, kann sich das wirtschaftlich gesehen schnell negativ auswirken. Häufig übersteigen die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden den vorab geschätzten Aufwand um ein Vielfaches. Ohne Dokumentation ist es sehr schwierig den zusätzlichen Aufwand und die damit verbundenen Kosten an den Kunden weiterzugeben.

Stattdessen ist es also empfehlenswert mit Hilfe von Zeiterfassungstools, die geleisteten Stunden zu dokumentieren. Damit haben die Mitarbeiter auch die Möglichkeit ihre Arbeitszeiten bei Bedarf auch von unterwegs zu tracken. Dies ist für Unternehmen umso wichtiger, je mehr Servicetechniker, Handwerker, Berater und freie Mitarbeiter auf Außenterminen unterwegs sind.

Mehr Motivation und weniger Überlastung im Projektteam

Es ist keine Seltenheit, dass ein Projekt länger dauert und mehr kostet als erwartet. Während sich jedes Vorhaben durch klar ersichtliche Zeitaufwände, die in zuvor definierte Vorgänge und Aufgaben fließen, auszeichnet, entstehen oft zusätzlich „unsichtbare“ Aufwände. Das Problem dahinter: diese versteckten Zeitdiebe werden vorab nicht einkalkuliert. Das können zum Beispiel unzählige Abstimmungstelefonate oder endlose Feedback-Schleifen sein. Diese Ressourcenfresser tauchen nicht im Projektplan auf und Teammitglieder sind gestresst, weil sie länger für ihre Aufgaben brauchen als veranschlagt. Um sie sichtbar zu machen, sollten alle Mitarbeiter ein Zeiterfassungssystem nutzen, in dem sie alle Bemühungen, die in das Projekt fließen, genauestens dokumentieren. So werden die tatsächlichen Aufwände für jedes einzelne Telefonat und jede einzelne E-Mail sichtbar.

Die meisten Teammitglieder sind motivierter, wenn sie wissen, dass ihr Beitrag am Arbeitsergebnis für die Führungskraft und das Team sichtbar ist. Ein Tool für die Projektzeiterfassung macht auch diese Beiträge zum Projekterfolg sichtbar und verhindert, dass Mitarbeiter die Lust an der Arbeit verlieren, weil ein Teil ihrer Leistung ohnehin nicht bemerkt und damit auch nicht honoriert wird. Außerdem werden mit dem kontinuierlichen Erfassen der Projektzeiten die Aufwandsschätzungen für wiederkehrende oder ähnliche Aufgaben immer genauer. Mitarbeiter haben dadurch weniger mit Aufgaben zu kämpfen, für die sie zu wenig Zeit eingeräumt bekommen haben, und Überlastung kann vermieden werden. 

Eine wichtige Voraussetzung, damit das Erfassen von Projektzeiten für alle Beteiligten funktioniert, ist diese grundlegende Regel: die erfassten Aufwände sollten nicht zur Kontrolle und Beurteilung der Leistung einzelner Mitarbeiter herangezogen werden.

3. Praxisbeispiele für Zeiterfassung im Projektmanagement

Maschinenbau: Mayer & Cie. GmbH & Co. KG

^{Rundstrickmaschine ©Mayer & Cie. GmbH & Co. KG}

Mit Hilfe der Projektmanagement-Software InLoox weiß der Marktführer für Rundstrickmaschinen Mayer & Cie. mittlerweile sehr genau, welcher Zeitrahmen für die Entwicklung neuer Maschinen angesetzt werden muss und wie lange die Prozesse dauern. Das Unternehmen hat seine strategischen Projekte mit InLoox umfassend abgebildet und konnte so im Konstruktionsbereich eine tatsächliche Entwicklungsdauer von vier Jahren ermitteln. Nachdem sechs Projekte mit InLoox durchgeführt wurden, besteht eine wichtige Erfahrung für den Konstruktionsbereich darin, dass erstmals Daten dargestellt werden, die laut Entwicklungs- und Konstruktionsleiter Zoran Raic „nahe an der Realität sind“. So nahm man früher beispielsweise an, dass die Entwicklung nur zwei Jahre dauern würde.

Kompletten Erfahrungsbericht von Mayer & Cie. lesen

Architektur- und Bauwesen: Brückner Architekten GmbH

^{Rendering Penthouse Elbphilharmonie Hamburg © Brückner Architekten GmbH}

Generalplaner und Spezialist für hochwertigen Innenausbau, Brückner Architekten, nutzt InLoox unter anderem für das wirtschaftliche Controlling, um festzustellen, wie viel Zeit für welche Aufgabe und wann in der jeweiligen Leistungsphase aufgewendet wurde. Das Unternehmen arbeitet teilweise auch auf Honorarbasis und profitiert hier von der Dokumentation über InLoox, die den benötigten Nachweis über die erbrachten Tätigkeiten und damit die Weiterberechnung von Zeithonoraren ermöglicht.

Kompletten Erfahrungsbericht von Brückner Architekten lesen

4. Software für Projektzeiterfassung

Die Projektmanagement-Software InLoox hilft Einzelanwendern, Teams und verteilten Arbeitsgruppen, ihren Projektalltag effizient zu meistern. InLoox unterstützt bei der Planung, Dokumentation, Budgetierung und Durchführung von Projekten und ermöglicht die Erfassung von Projektzeiten - integriert in Outlook, online im Browser und unterwegs per Mobile App. 

Das Tracking-Tool in InLoox unterstützt verschiedene Anwendungsfälle:

• Realitätsgetreue Zeitaufwände für projektbezogene Aufgaben aufzeichnen
• Arbeitszeiten zur späteren Weiterbrechnung erfassen
• Tätigkeiten dokumentieren

Zeiten live per Stoppuhr erfassen

Der Aufwand für eine Tätigkeit kann direkt mit der InLoox Stoppuhr getracked werden. Die Stoppuhr wird gestartet, sobald mit der Arbeit an einer projektbezogenen Aufgabe begonnen wird. Wenn die Aufgabe beendet wurde, kann die aufgezeichnete Zeit direkt auf die entsprechende Aufgabe verbucht werden. Arbeitszeiten müssen also nicht mehr geschätzt werden und Teams können sich auf eine realitätsgetreue Verbuchung verlassen. 

^{Zeiterfassung im Projektmanagement mit der Stoppuhr in InLoox für Outlook: einfach und bequem Zeitaufwand für Aufgaben digital erfassen. © InLoox GmbH}

Nahtlose Dokumentation durch Outlook-Integration

Sie müssen keine langen Excel-Listen mehr aktualisieren und alle Informationen manuell hinzufügen. InLoox kann die wichtigsten Informationen aus Outlook automatisch übernehmen, z.B. aus Kalendereinträgen, Aufgaben oder E-Mails. Das macht die Dokumentation Ihres Aufwands einfacher und konsistenter – was z.B. wichtig für die Abrechnung ist. Durch die nahtlose Outlook-Integration sind die Zeiterfassungsmöglichkeiten jederzeit schnell erreichbar und sorgen so für einen reibungslosen Ablauf.

^{Die Erfassung von Outlook-Terminen für die Zeiterfassung im Projekt geht mit InLoox Web App und der Outlook-Integration ganz einfach. © InLoox GmbH}

Übersichtlicher und einfacher Plan-Ist-Vergleich

Vergleichen Sie die geplante und tatsächliche Zeit, die für eine Aufgabe aufgewendet wurde. Wenn die Teammitglieder ihre Zeit konsequent erfassen, kann der Projektmanager bessere Schätzungen für zukünftige Projekte vornehmen. Bessere Schätzungen führen zu einer besseren Projektplanung.

Mobile Zeiterfassung per App

Gerade, wenn man viel unterwegs ist, ist es hilfreich auf eine zentrale Lösung zu setzen, die über alle Geräte und damit jederzeit und von jedem Ort aus verfügbar ist. Denn, wenn Sie nicht gewissenhaft auf die Uhr schauen, dann können Sie spätestens am nächsten Tag, den Aufwand nur noch schätzen. InLoox bietet Ihnen zwei Möglichkeiten für die Zeiterfassung von unterwegs: online im Browser oder am Smartphone mit InLoox Web App. So sind Sie auch unterwegs immer auf dem neuesten Stand und können angefallene Zeiteinträge direkt in Ihren Projekten hinterlegen.