Projektplanung in Outlook: Grundlagen & Software

Autorin: Lena Schmidt | Letzte Aktualisierung: Dienstag, 12. März 2024 | Lesedauer: 10 min.

Zum kleinen Einmaleins jedes Projektmanagers gehören die Grundlagen der Projektplanung. Doch welche Schritte muss man beachten, um ein Projekt „gut“ zu planen? Und wie kann Microsoft Outlook dazu beitragen, dass die Projektplanung übersichtlicher für alle Teammitglieder wird?

Inhalt

• Grundlagen der Projektplanung
• Projekte in Outlook planen mit InLoox
  • Vorteile
  • Funktionen
  • Anwendungsbeispiele

Grundlagen der Projektplanung

1. Projektinitiierung
2. Vorgangsplanung
3. Meilensteinplanung
4. Aufgabenplanung
5. Aufwandsschätzung
6. Ressourcenplanung
7. Risikomanagement
8. Kick-Off-Meeting
9. Projektplanung mit Software

1. Projektinitiierung

Wenn man in die Details der Projektplanung gehen kann, hat das Projekt die Initiierungsphase bereits hinter sich gelassen. Nach der Projektinitiierung sollte man Antworten auf die folgenden Fragen gefunden haben:

• Warum wird das Projekt angestoßen? Welchen konkreten Sinn und Nutzen hat das Projekt?
• Steht der Nutzen im Verhältnis zu den angenommenen Kosten?
• Welchen übergeordneten und konkreten Zielen dient das Projekt?
• Welche Ergebnisse erhofft sich der Kunde/Auftraggeber von dem Projekt? Wie sind diese spezifiziert?
• Wann kann das Projekt als erfolgreich abgeschlossen bezeichnet werden (messbare Erfolgskriterien)?
• Was sind die Stärken und Schwächen, die Chancen und Risiken des Projektes?
• Wie sieht der Ist-Zustand aus?

Am Ende einer gelungenen Projektinitiierung sollte der Auftraggeber ein Lastenheft formuliert haben, das den genauen Projektauftrag definiert. Auch bei unternehmensinternen Projekten ist ein Lastenheft sehr empfehlenswert. Erst wenn diese Fragen beantwortet sind, steht die Projektplanung auf einer soliden Grundlage.

2. Vorgangsplanung

Sobald die übergeordneten Ziele, die gewünschten Ergebnisse und der zeitliche Rahmen des Projektes feststehen, kann man mit der Vorgangsplanung bzw. mit der Strukturplanung beginnen, denn dann kann man entscheiden, wie die Projektziele erreicht werden sollen.

^{Bild 1: Projektplanung in InLoox}

Dazu strukturiert man das Projekt in einzelne Vorgänge, die dann in einer Vorgangsliste aufgeführt werden. Vorgänge werden auch als Projektphasen oder thematisch zusammengehörige Aufgabenbündel definiert.

Diese Vorgänge sollte man im nächsten Schritt in eine Reihenfolge bringen, abhängig von den zeitlichen Erfordernissen und den logischen Abhängigkeiten zwischen den Vorgängen.

Konkretes Beispiel: Die Durchführung bzw. Ausstellung auf einer Messe startet mit der Planung inkl. Konzept. Wenn das Messekonzept definiert wurde, geht es mit grundsätzlichen Vorarbeiten weiter, gefolgt von der Beauftragung eines Messebauers, Messemarketing, [...] bis zur Packliste am Ende. So werden alle Vorgänge und Meilensteine chronologisch und in Abhängigkeit zueinander sortiert.

^{Bild 2: Vorgangsliste im Gantt-Diagramm in InLoox}

Gerade bei großen Projekten liefert eine Projektplanungssoftware hier wertvolle Dienste, weil sie für den nötigen Überblick sorgt. Neben einer einfachen Vorgangsliste trägt ein visuelles Hilfsmittel wie z.B. ein Gantt-Diagramm zusätzlich zu mehr Übersichtlichkeit im Plan bei.

Um die Vorgänge zu strukturieren, kann man außerdem thematisch zusammengehörige Vorgänge zu sog. Sammelvorgängen zusammenfassen.

3. Meilensteinplanung

In jedem Projektplan sollte es mehrere Meilensteine geben. Das sind feste Termine, zu denen definierte und messbare Zwischenergebnisse vorgelegt werden. Das Nicht-Erreichen eines Meilensteins zum geplanten Termin ist ein wichtiges Frühwarnsystem in einem Projekt. Ein solcher Meilenstein kann beispielsweise die Präsentation eines Prototyps beim Kunden sein. Meilensteine strukturieren außerdem den Projektplan in übersichtliche Etappen und Teilprojekte.

^{Bild 3: Phasen-Meilenstein-Plan in InLoox}

4. Aufgabenplanung

Zu jedem Vorgang gehören ein oder mehrere Arbeitspakete, also konkrete Aufgaben mit einem vorab geschätzten Arbeitsaufwand. Aufgaben sind wichtig für das Team, weil sie die abstrakteren Vorgänge verständlich und konkret machen. Die Dauer einer Aufgabe ist durch den Vorgang bestimmt, zu dem es gehört. Der Arbeitsaufwand, der mit einer Aufgabe verbunden ist, muss von den Projektplanern geschätzt werden. Wenn beispielsweise ein Vorgang Anwerben von Sponsoren heißt, dann kann das Erstellen einer Liste mit potenziellen Sponsoren eine Aufgabe sein, die zu diesem Vorgang gehört.

^{Bild 4: Aufgabenplanung und -verteilung im Kanban-Board in InLoox}

5. Aufwandsschätzung

Für jede Aufgabe sollte nun der Zeitaufwand geschätzt werden. Idealerweise schätzen nicht nur das Teammitglied, das die Aufgabe später erledigen soll oder der Projektleiter, sondern alle Teammitglieder aus dem entsprechenden Fachbereich. Im Anschluss daran bittet man Aufgabe für Aufgabe die Teammitglieder, die besonders hohe oder niedrige Schätzungen abgegeben haben, diese zu erläutern und einigt sich am Ende (in der Regel) auf einen Mittelwert. Dies ist eine sehr aufwändige Methode, die jedoch von Beginn an einen realitätsnahen Plan gewährleistet, der eine hohe Verbindlichkeit für das gesamte Team hat.

6. Ressourcenplanung

Im Rahmen der Ressourcenplanung werden die Aufgaben an die Teammitglieder vergeben. Hier wird über eine der zentralen Fragen der Projektplanung entschieden, nämlich Wer macht Was bis Wann? Dabei sollte auf eine gerechte und in etwa gleichverteilte Arbeitsbelastung geachtet werden. Mit InLoox können Sie die Ressourcenauslastung parallel zur Gantt-Planung anzeigen lassen. Änderungen im Projektplan oder bei der Ressourcenverteilung werden dynamisch aktualisiert, um eine realistische Planung zu gewährleisten. Dadurch bleibt die Planung auch bei Änderungen im Zeitplan aussagekräftig. Setzt man die geplanten Kosten für Ressourcen und die sonstigen geplanten Ausgaben für das Projekt ins Verhältnis zu den geplanten Einnahmen, entsteht eine Kosten- bzw. Budgetplanung für das Projekt.

^{Bild 5: Ressourcenplanung und Projektplanung gehen mit InLoox Hand in Hand}

7. Risikomanagement

Auch etwaige Risiken im Projekt sollten bereits in der Planungsphase analysiert werden. Nur so können wirksame Strategien zur Vorbeugung bzw. Risikoabfederung erarbeitet werden.

8. Kick-Off-Meeting

Das Kick-Off-Meeting markiert den Übergang von der Projektplanung in die Durchführungsphase. Im Kick-Off-Meeting sollte der Entwurf des Projektplans erläutert werden. Auch die Rollen, Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten der Teammitglieder sollten thematisiert werden, genauso wie der Arbeitsumfang. Im Anschluss daran wird besprochen, wie man weiter vorgeht und wie die Kommunikation im Projektteam aussehen soll. Hier finden Sie eine Checkliste für die Planung eines Kick-Off-Meetings finden Sie. 

9. Projektplanung mit Software

Auch wenn die Projektplanung zu Beginn des Projektes stattfindet, ist sie in den seltensten Fällen in Stein gemeißelt. Vorgaben von Seiten des Kunden ändern sich, Aufgaben dauern länger als geplant, Teammitglieder fallen krankheitsbedingt aus – eine Vielzahl an unvorhersehbaren Änderungen führt dazu, dass der Plan regelmäßig aktualisiert werden muss. Da fällt es Teammitgliedern schwer, auf dem neuesten Stand zu bleiben. Mit Hilfe von Projektplanungssoftware sehen Teammitglieder immer die aktuellste Version des Projektplans, können Änderungen nachvollziehen und werden benachrichtigt, falls es Änderungen an ihren Aufgaben gibt.

Projekte in Outlook planen mit InLoox

Der Schlüssel zum Erfolg eines jeden Projektes ist eine effiziente Projektplanung! Hierfür steht eine Vielzahl unterschiedlicher Produkte auf dem Softwaremarkt zur Verfügung. Während einige Produkte mehrere Funktionen für das Projektmanagement anbieten, decken andere nur Teilbereiche ab.

InLoox hingegen stellt ein komplettes Managementsystem dar, das Ihnen nicht nur während des Abwickelns Ihrer Projektplanung zur Seite steht, sondern darüber hinaus mit weiteren nützlichen Funktionen aufwartet, um Sie bei Ihrer täglichen Arbeit zu unterstützen. Komplexeste Projekte planen, projektbezogene Dokumente verwalten, Budgets erstellen und Kosten kalkulieren ist so kein Problem. InLoox erleichtert Ihnen darüber hinaus die Aufteilung der Arbeit innerhalb der Firma - alle Mitarbeitenden sind stets über ihre Aufgaben informiert.

Darüber hinaus bietet InLoox Funktionen für Projektplaner, Projektmitarbeitende, Projektcontroller und externe Dienstleister können über die "nur Lesen"-Funktion in InLoox Projekten arbeiten. Damit ist InLoox die ideale Alternative zu Microsoft Project, da es über die M365-Integration nahtlos integriert ist.

Verarbeitung von Outlook-Daten in InLoox

Outlook bündelt in Unternehmen etliche Informationen, die auch für die Projektplanung relevant sind – so wie Kalendertermine, E-Mails, Kontakte und Aufgaben. Diese Outlook-Elemente interagieren mit InLoox - so werden Outlook-Termine beispielsweise in der Ressourcenauslastung berücksichtigt, welche wiederum für eine realistische Abbildung der Projektplanung sorgt. Mit dem InLoox Modern Add-in für Outlook profitieren Sie zudem von einem praktischen Seitenpanel, das Ihre tägliche Arbeit erleichtert. E-Mails können schnell in Aufgaben umgewandelt werden, und Anhänge sowie andere Dokumente lassen sich zentral ablegen.

^{Bild 6: Das InLoox für Outlook Modern Add-in}

User der InLoox Cloud-Editionen können das InLoox für Outlook Add-in selbstständig aus dem Microsoft Store laden. Hinweis: Zur Nutzung benötigen Sie ein gültiges InLoox 11 (Test-)Konto.

InLoox für Outlook Add-in herunterladen

Vorteile

InLoox erweitert Microsoft Outlook

Durch eine übersichtliche Benutzeroberfläche wird Ihnen der Programmeinstieg leicht von der Hand gehen; eine komfortable Handhabung hat bei InLoox Priorität. Das Programm ist in Outlook integriert und beide Programme lassen sich nahtlos miteinander verknüpfen, die häufig lästige und zeitraubende Synchronisation von Programmen entfällt somit. Direkt nach der Installation mit der Projektplanung beginnen - selbstverständlich ohne auf Ihre wichtigen Daten aus Outlook verzichten zu müssen – das ist ein Vorteil des Projektmanagement Tools InLoox. Behalten Sie mit InLoox jederzeit den Überblick über Ihre Projekte - so basiert die Projektsteuerung auf zuverlässigen Daten.

InLoox ist branchenübergreifend im Einsatz und existiert in als InLoox Professional oder InLoox Enterprise Edition in der Cloud oder als InLoox On-Prem Edition, um auf eigenen Servern gehostet zu werden. Neben der intelligenten Integration von InLoox in Outlook können Sie alle Projektmanagement-Funktionen umfassend in der browserbasierten Online-Projektsoftware InLoox Web App nutzen.

Vielfältige Integrationsmöglichkeiten

Das Programm basiert auf den Technologien von Microsoft und ist daher mit anderen Microsoft 365 Produkten sowie Microsoft Office kombinierbar. Integrationen von InLoox zu SharePoint Online, OneDrive, Power BI, Power Automate und Weitere sind möglich, ebenso individuelle Anbindungen über die InLoox API, z. B. zu ERP- und CRM-Systemen.

Funktionen

InLoox ermöglicht eine flexible Projektplanung direkt in Microsoft Outlook – so müssen Anwender nicht mehr parallel mehrere Systeme verwalten, sondern können alle Projektplanungs-Aufgaben direkt in einer vertrauten Benutzeroberfläche erledigen.

Projektplanung mit Gantt-Chart

Gewinnen Sie einen grafischen Überblick über den zeitlichen Ablauf Ihrer Projekte. Durch die konsequente Outlook-Integration der Projektplanung wird gleichzeitig der Pflegeaufwand reduziert. Mit dem Gantt-Diagramm von InLoox können Sie Projekte komfortabel planen. Durch die permanente Übersicht und Terminierung aller Projekt-Elemente ist ein schnelles Reagieren und damit ein reibungsloser Ablauf gewährleistet. Jedes Projekt kann in einzelne Phasen gegliedert werden, Aufgaben und Meilensteine können integriert werden. Außerdem können Sie mehrere Projekte in einem Projektplan darstellen und so eine Multi-Projekt-Ansicht erhalten.

Mit InLoox können Sie Projektpläne erstellen oder auch aus bestehenden Plänen duplizieren. Im Anschluss können diese problemlos bearbeitet und angepasst werden. Sie können bestehende Projektpläne aus Microsoft Project importieren und Projektpläne, die Sie mit der Projektplaner-Funktion von InLoox erstellt haben als Bild-Datei exportieren. InLoox hat auch das allseits bekannte Problem des Druckformats gelöst: die Software unterstützt den Ausdruck von Projektplänen - wenn gewünscht sogar im A1-Format.

Die Projektplaner-Funktionen von InLoox: 

• Abhängigkeiten
• Einschränkungen
• Zeitabstand zwischen Projektphasen
• Fertigstellungsgrad in Prozent
• Kritischer Pfad
• Multi-Projekt-Ansicht
• Dokumentenverknüpfung
• Benachrichtigungen

Ressourcenübersicht und Kapazitätsauslastung

Sehen Sie auf einen Blick, wie stark Teammitglieder, Räume oder Maschinen ausgelastet sind und wo noch Kapazitäten frei sind. Auch Outlook-Kalendertermine können dabei berücksichtigt werden.  

Dokumentenmanagement

InLoox führt alle projektbezogenen Dokumente an einem Ort zusammen und bietet berechtigten Teammitgliedern aus jedem Projekt heraus Zugriff auf die zugehörigen Unterlagen.

Projektzeiterfassung

Mit InLoox dokumentieren Sie ohne Zusatzaufwand alle projektbezogenen Zeitaufwendungen. Auch Eckdaten aus Outlook können übernommen werden, z.B. aus Aufgaben oder Terminen.

Projektkommunikation

Microsoft Outlook ist in vielen Unternehmen ohnehin bereits die Kommunikationszentrale. Mit InLoox wird es zusätzlich das Zentrum Ihrer Projektkommunikation.

Budgetierung

Kalkulieren Sie Ihre Projekte direkt in Microsoft Outlook und vergleichen Sie fortlaufend Ausgaben und Einnahmen. Auch projektbezogene Angebote und Rechnungen können Sie mit InLoox erstellen, versenden und kontrollieren.

Hier finden Sie einen umfassenden Überblick der Kernfunktionen von InLoox finden Sie.

Outlook-Elemente ins Projektmanagement einbinden

InLoox ermöglicht die direkte Nutzung von Outlook-Elementen für das Projektmanagement. Egal, ob Outlook-Aufgaben, Kalendertermine, E-Mails oder Kontakte - alle Informationen können ohne Medienbrüche in der Projektplanung und -steuerung genutzt werden.

Mind Mapping

Erste Projektideen und Konzepte lassen sich mit Hilfe von Mind Maps visuell sammeln und organisieren. Anschließend können sie mit einem Klick in die Zeitplanung übertragen werden.

Erkunden Sie die weiteren Funktionen von InLoox für Outlook

Anwendungsbeispiele

Als bewährte Projektmanagement-Software kommt InLoox in Deutschland mittlerweile bereits bei 20% der DAX Unternehmen zum Einsatz. Die unterschiedlichsten Unternehmen und Branchen weltweit setzen täglich auf InLoox als einfache und gleichzeitig professionelle Lösung für erfolgreiches Projektmanagement: 

• Bankwesen
• Bauwesen
• Beratungen und Dienstleistungen
• Elektronik und Elektrotechnik
• Groß- und Einzelhandel
• Informations- und Kommunikationstechnologie
• Maschinen- und Anlagenbau
• Media & Publishing
• Öffentliche Verwaltung / Kommunalwesen
• Transport / Logistik
• und viele mehr

Die Software ist schnell zu installieren, einfach zu erlernen und setzt einheitliche Organisationsstandards in den Bereichen:

• Projektmanagement / PM Software
• Team-Kollaboration
• Dokumentenmanagement
• Aufgabenmanagement
• Zeiterfassung
• Informationsmanagement

Sie finden unsere Referenzkunden aus den verschiedensten Branchen und Industrien in unserer Kundenliste

Erfahren Sie, wie Kunden aus den verschiedensten Branchen InLoox einsetzen: InLoox Erfahrungsberichte