Projektverwaltung

Effiziente Projektverwaltung ist das A und O, um Projekte termingerecht und im Rahmen des definierten Budgets sowie der gewünschten Qualität abzuschließen (vgl. Magisches Dreieck). Doch was bedeutet Projektverwaltung überhaupt, welche Aufgaben sind hier involviert und worauf sollten Sie achten, wenn Sie Projekte verwalten? In diesem Beitrag erfahren Sie mehr über die Ziele, Vorteile und Definition von Projektverwaltung und, warum die Unterstützung durch eine Projektverwaltungssoftware hier hilfreich ist.   

Inhalt

1. Kurze Definition: Was ist Projektverwaltung?
2. Ziele der Projektverwaltung
3. Die 5 wichtigsten Vorteile professioneller Projektverwaltung
4. Unterstützung durch Projektverwaltungssoftware

1. Kurze Definition: Was ist Projektverwaltung?

Projektverwaltung wird häufig Synonym zu Projektmanagement gebraucht. Doch Projektverwaltung ist nicht gleich Projektmanagement, sondern vielmehr ein Teilbereich davon. So umfasst das Verwalten von Projekten vor allem Dokumentations- und Controlling-Funktionen. Dabei wird sichergestellt, dass sämtliche Projektbeteiligten jederzeit einen Überblick über Aufgaben, Ressourcen, Zeitplanung, Budgets, Dokumente usw. haben. Diese Datenbasis wiederum schafft die Ausgangslage für die Steuerung und Koordination von Projekten sowie die Erstellung von Reports und die Auswertung z.B. in Form von Soll-Ist-Vergleichen.

2. Ziele und Aufgaben der Projektverwaltung

Projektverwaltung zielt vor allem darauf ab zum Gelingen eines Projektes beizutragen. Um dieses übergeordnete Ziel zu erreichen, müssen verschiedene Teilziele und -aufgaben erfüllt werden:

a. Belastbare Datenbasis für Plan-Ist-Vergleiche schaffen

Im Rahmen des Projektcontrollings spielt die Verwaltung von Projekten eine große Rolle, denn nur mit einer kontinuierlichen und gut aufgestellten Projektverwaltung kann beispielsweise die Basis für Plan-Ist-Vergleiche geschaffen werden. Die Aufgabe eines Projektverwalters bzw. Projektmanagers ist der kontinuierliche Abgleich von geplanten Eckdaten des Projektes mit den aktuellen Kennzahlen. Dabei werden etwa folgende Kennzahlen gegenübergestellt:

• Geplanter Aufwand einer Aufgabe vs. tatsächlicher Aufwand
• Geplante Termine vs. tatsächlich erreichte Termine
• Geplante Kosten vs. tatsächliche Kosten

Müssen auf Grund der Ergebnisse Gegenmaßnahmen eingeleitet werden, so fällt dies in den Bereich der Projektsteuerung. Insofern ist Projektverwaltung eher eine Kontroll- als eine Planungsaufgabe.

b. Nachvollziehbare Mittelverwaltung und -verwendung

Wenn Sie Projekte verwalten, dann werden Sie auch mit allen Bereiche der Projektbuchhaltung vertraut sein. Neben der Bestellung von Sachmitteln und der Bezahlung von Rechnungen und Vergütungen fallen auch die Nachweise über die Mittelverwendung in diesen Aufgabenbereich. 

c. Dokumentation und Reporting

Eine wichtige Teilfunktion ist darüber hinaus das gesamte Berichtswesen und die Dokumentation des gesamten Projektes. Nur mit Hilfe von regelmäßigen Projektberichten und einer transparenten und nachvollziehbaren Dokumentation können Projekte effizient verwaltet werden. Darüber hinaus bietet die lückenlose Dokumentation auch Chancen für künftige Projekte. Denn hier bietet sich die Möglichkeit aus Fehlern zu lernen und es beim nächsten Mal besser zu machen. Auch Prozesse und Vorgehensweisen, die sich in erfolgreich abgeschlossenen Projekten bewährt haben, können auf diese Weise als Inspiration für ähnliche Projekte genutzt werden.

3. Die 5 wichtigsten Vorteile professioneller Projektverwaltung

Die Implementierung einer professionellen Projektverwaltung zählt zu den wichtigsten Erfolgsfaktoren im Projekt. Trotzdem wird das Verwalten von Projekten häufig als unnötige Bürokratie eingeordnet, da Aufgaben ohne die störende Dokumentation doch viel schneller erledigt wären. Hierbei wird oft vergessen, dass sich Unternehmen heute mit steigendem Innovations- und Konkurrenzdruck sowie ständigem Wandel konfrontiert sehen. Um unter diesen Bedingungen am Markt zu bestehen und schnell auf Veränderungen reagieren zu können, ist sorgfältige und kontinuierliche Projektverwaltung empfehlenswert.

Folgende Vorteile sprechen außerdem für die Implementierung von professioneller Projektverwaltung:

a. Reduzierung des Projektaufwandes

Mit der Einführung von Projektverwaltung werden systematische Prozesse und fest definierte Vorgehensweisen in der Organisation verankert. Auf diese Weise können Überarbeitungsschleifen, Doppelarbeiten und hoher Abstimmungsaufwand reduziert werden. Projektverwaltung hilft also den Gesamtaufwand von Projekten zu reduzieren.

b. Schnellere Durchlaufzeiten

Geringere Aufwand für die Projektabwicklung ist gleichbedeutend mit freien Kapazitäten. Folglich können mehr Projekte in der gleichen Zeit abgewickelt werden.

c. Transparenz

Konsequente Projektverwaltung schafft vor allem eins: Transparenz. Bei gut dokumentierten Projekten können sich alle Beteiligten jederzeit schnell und einfach einen Überblick zum aktuellen Status des Projektes verschaffen. Sowohl der Projektverlauf als auch die Zuständigkeiten und etwaige Verzögerungen des Endtermins sind klar dokumentiert.

d. Steigerung der Termintreue

Projektverwaltung als Controlling-Funktion liefert zahlreiche Werkzeuge zur bessern Planung oder dem besseren Steuern, Monitoring und Auswerten, um von Projekt zu Projekt die Termintreue zu erhöhen. Termingerechte Abschlüsse verbessern nicht nur das Image des gesamten Unternehmens, sondern erhöhen auch die Wahrscheinlichkeit für Wiederholungsaufträge.

e. Frühwarnsystem

Viele Aufgaben und Methoden der Projektverwaltung unterstützen die Früherkennung von Engpässen und Risiken. Auf diese Weise haben Projektmanager relevante Risikofaktoren immer im Bick und können rechtzeitig auf Probleme reagieren.

4. Unterstützung durch Projektverwaltungssoftware

Jedes Projekt, an dem mehr als zwei Teammitglieder arbeiten, bringt einen enormen Kommunikations- und Abstimmungsaufwand mit sich. Dieser nimmt überproportional zu je mehr Personen in ein Projekt involviert sind. Versuchen Projektteams, Informationen zu Projekten und Aufgaben manuell und individuell zu dokumentieren und zu verteilen, kommt es häufig zu Fehlern: Werden Informationen nur per Telefon oder E-Mail weitergegeben, ist es möglich, dass Informationen verloren gehen, es zu Missverständnissen kommt oder Teammitglieder übergangen werden, für die die Information ebenso wichtig gewesen wäre.

Aus diesen Gründen machen ein gewisser Grad an Automatisierung und übergreifender Projektverwaltung und -Dokumentation definitiv Sinn. Projektmanagement-Software kann hier wertvolle Dienste leisten, denn Sie behalten jederzeit den Überblick über alle Kosten, Ressourcen, Projektdokumente, Meilensteine, Arbeitszeiten, Auswertungen und Berichte – und das zentral und jederzeit zugänglich an einem Ort. Projektverwaltungs-Software macht Schluss mit unübersichtlichen Excel-Listen und Auswertungen, bei denen sich regelmäßig der Fehlerteufel einschleicht, oder Dokumentenchaos mit fehlendem Projekt- und Aufgabenbezug. Mit Hilfe der geeigneten Softwareunterstützung bleiben so auch komplexe Projekte übersichtlich und das Team kann sich den wichtigen operativen Aufgaben widmen. Deshalb sind Projektteams vermehrt auf der Suche nach Projektverwaltungs-Tools, die eine Alternative zu MS-Project oder Excel bieten.

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