Neue Funktionen & Verbesserungen von InLoox

^{10. März 2025}

Der neue KI-Aufgabenassistent in InLoox

Planen Sie Ihre Projekte jetzt noch schneller und strukturierter – mit der Unterstützung von Künstlicher Intelligenz! Der neue KI-Aufgabenassistent in InLoox hilft Ihnen, direkt loszulegen, indem er passende Aufgaben für Ihr Vorhaben generiert.

So funktioniert’s:

Geben Sie einfach eine kurze Beschreibung Ihres Projekts oder Vorhabens ein. Dabei können Sie z. B. auch Ihre Rolle definieren.
Beispiel: "Ich bin Bürgermeister einer kleinen Gemeinde und muss den Bau einer neuen KITA planen. Was ist zu tun?".
Je nach Bedarf lässt sich der Detailgrad der Aufgaben von gering bis sehr hoch einstellen.
Ein Klick auf Aufgaben generieren – und schon erhalten Sie eine maßgeschneiderte Liste von Aufgaben, inklusive geschätztem Aufwand und vorgeschlagenem Fertigstellungsdatum.
Über einen intuitiven Regler entscheiden Sie, welche Aufgaben Sie in Ihr Projekt übernehmen möchten.

Diese KI-gestützte Funktion gibt Ihnen wertvolle Inspiration und eine praktische Starthilfe für Ihr Projekt – perfekt für einen strukturierten Einstieg ohne lange Planungsphase.

Alle Details lesen Sie im Hilfe-Artikel: Aufgaben erstellen

Info Diese Funktion ist nur in der Cloud Edition InLoox Enterprise verfügbar .

E-Mails im EML-Format in InLoox abspeichern

Bisher wurden E-Mails in InLoox-Projekten standardmäßig als PDF abgelegt – ab InLoox 11.17 haben Sie jetzt die Wahl: PDF oder EML!

Warum ist das wichtig? Mit der neuen Option erfüllen wir einen häufig geäußerten Kundenwunsch. Während PDFs eine E-Mail als statisches Dokument speichern, bietet das EML-Format entscheidende Vorteile:

Öffnen Sie gespeicherte E-Mails in nahezu jedem E-Mail-Client – egal ob Outlook, Gmail oder andere Anbieter.
Bewahren Sie originale Formatierungen, Anhänge und Metadaten der E-Mail vollständig.
Zukunftssicher: EML ist ein modernes Standardformat und flexibler als das ältere MSG-Format, das nur mit Outlook kompatibel war.

Wählen Sie einfach das gewünschte Format bei der Ablage – und profitieren Sie von mehr Freiheit im Umgang mit Ihren projektbezogenen E-Mails!

Weiterführende Infos finden Sie unter InLoox für Outlook Modern Add-in: Dokumenten- und E-Mail-Management

Neue Berechtigungen für mehr Kontrolle und Sicherheit

Mit InLoox 11.17 erhalten Admins zusätzliche Steuerungsmöglichkeiten über den Zugriff auf sensible Funktionen. Diese neuen Berechtigungen verbessern die Datensicherheit und ermöglichen eine gezieltere Vergabe von Nutzerrechten. Eine ausführliche Anleitung zur Funktionsweise der Berechtigungen finden Sie übrigens im Hilfe-Artikel: Berechtigungen.

Neue Berechtigungen für die Projektbewertung

Die Projektbewertung finden Sie bisher standardmäßig auf der Projekt-Betreuungsseite. Nun bieten wir hierfür folgende Rechte an:

"Projektbewertung lesen" – Definiert, wer die Projektbewertung einsehen darf.
"Projektbewertung bearbeiten" – Steuert, wer Änderungen an der Projektbewertung vornehmen kann.

Da die Projektbewertung meist von leitenden Personen oder PMOs genutzt wird und nicht für alle Teammitglieder oder Externe einsehbar sein soll, ermöglichen diese neuen Berechtigungen eine gezielte Steuerung des Zugriffs und stellen sicher, dass nur autorisierte Personen Änderungen vornehmen können.

Neue Berechtigung über persönliche Zugriffstokens (PATs)

PATs sind eine sichere Alternative zur passwortbasierten Authentifizierung und ermöglichen es, InLoox-Daten über die API abzurufen, beispielsweise für Integrationen mit Excel über OData. Da PATs jedoch wie dauerhafte API-Schlüssel fungieren, die vollen Zugriff gewähren können, ist es sinnvoll, deren Nutzung gezielt einzuschränken.

Mit folgender neuer Berechtigung können Admins bestimmen, wer PATs verwenden darf, um so den Zugriff auf Unternehmensdaten gezielt abzusichern:

"Authentifizierung über persönliches Zugriffstoken erlauben"
Info Nach (De-)Aktivierung dieser Berechtigung dauert es bis zu 1h, bis diese auch greift.
(Hintergrund: Die Berechtigung wird zur Performanceoptimierung gecached.)

Mehr zur Verwendung von PATs in Verbindung mit Excel erfahren Sie in unserem Schritt-für-Schritt-Guide: InLoox und Excel mit OData

Neuerungen bei Dashboards & Berichten

Neue globale Datenquellen-Filter für Dashboards

Mit den neuen globalen Filtern in den Dashboards können Sie bereits auf Datenquellen-Ebene festlegen, welche Informationen in Ihren Auswertungen berücksichtigt werden. Dadurch entfällt die manuelle Filterung in einzelnen Widgets – das spart Zeit und verbessert die Performance durch verkürzte Ladezeiten.

Beispiele für die neuen Filtermöglichkeiten:

Zeitliche Vorfilterung – Begrenzen Sie die Daten auf bestimmte Zeiträume, z. B. nur das aktuelle oder das letzte Jahr.
Archivierte Projekte global ausschließen – Verhindern Sie, dass Daten aus archivierten Projekten in das Dashboard mit einfließen.

Für weitere Informationen, lesen Sie gerne den Hilfe-Artikel: Dashboards. Falls Sie intensiv mit Dashboards arbeiten möchten, empfehlen wir Ihnen auch unsere Dashboard-Schulung.

Neue Filtermöglichkeiten bei der Erstellung von Berichten

Bei der Erstellung von Berichten stehen nun zusätzliche Filteroptionen für Budgets zur Verfügung, um Auswertungen noch gezielter zu steuern:

„Name des Budgets enthält“ – Filtert gezielt nach bestimmten Budgetnamen und erleichtert die Suche nach relevanten Einträgen.
„(Nicht) abgerechnete Budgetposten einschließen“ – Bestimmt, ob bereits abgerechnete oder noch offene Budgetposten in den Bericht aufgenommen werden.

Zudem gibt es den neuen Reiter Parameter. Dort können Sie beliebige Filter-Einstellungen für Ihre Berichte vornehmen.

Alle Details lesen Sie im Hilfe-Artikel: Berichte

Erweiterte Datenquellen und neue Spalten für Dashboards und Berichte

Mit InLoox 11.17 stehen Ihnen zahlreiche neue Felder und Datenquellen für Dashboards und Berichte zur Verfügung. Diese Erweiterungen ermöglichen noch detailliertere Auswertungen und Analysen – individuell anpassbar an Ihre Anforderungen.

Neue Felder in Berichten

In den Berichts-Datenquellen Projekt, Planung und Budget wurden zusätzliche Spalten ergänzt, darunter zum Beispiel:

Projektfortschritt – Geplanter vs. tatsächlicher Fortschritt auf Projektebene (CompleteActual, CompletePlan, CompletePlanActual)
Aufwandsauswertung – Geplante, erfasste und verbleibende Aufwände im Projekt (TotalEffortComplete, TotalEffortPlan, TotalEffortPlanDue, TotalEffortOverdue, TotalEffortRemaining, TotalEffortTimeEntries, TotalEffort)
Kostenauswertung – Gegenüberstellung geplanter und tatsächlicher Kosten (AmountActualCosts, AmountPlannedCosts)
Projektbewertung – Verbesserte Scoring-Möglichkeiten für Projekte (CalculatedScore, SizeScore, RiskScore, ValueScore)
Projektdauer – Bessere Übersicht über geplante und verbleibende Zeit (PlannedDurationRemaining, PlannedDuration, ProjectDurationRemaining, ProjectDuration)
Warnungen für Überschreitungen – Erkennen, wenn Projekte oder Planungen das geplante Ende überschreiten (TimeWarningPlanningEndExceeded, TimeWarningProjectEndExceeded)

Zusätzlich wurden in der Planungs-Datenquelle neue Spalten ergänzt, z. B. für erste Kontakte, Manager, Partner oder Kunden (FirstAdditionalContact, FirstManager, FirstPartner, FirstCustomer, FirstTeamMember, Eigene Felder des Projekts)

Neue Spalten in Dashboards

Neue Felder in der LineItem-Datenquelle – Erleichtert die Nachverfolgung von Änderungen und Verantwortlichkeiten (LineItem_PerformedByDisplayName, LineItem_CreatedByDisplayName, LineItem_ChangedByDisplayName)

Neue Anzeigeregeln für eigene Felder verfügbar

Mit InLoox 11.17 erweitern wir die bereits bestehenden Anzeigeregeln für eigene Felder um vier zusätzliche Kriterien. Damit haben Sie noch mehr Möglichkeiten, eigene Felder gezielt sichtbar zu machen – genau dort, wo sie benötigt werden.

Neben den bisherigen Anzeigeregeln stehen Ihnen nun zusätzlich folgende Optionen zur Verfügung:

Projektstatus – Zeigen Sie ein Feld nur an, wenn ein Projekt sich in einem bestimmten Status befindet, z. B. Angefragt, Begonnen oder Abgeschlossen.
Projektkategorie – Steuern Sie die Sichtbarkeit des Feldes abhängig von der gewählten Kategorie.
Aufgabenstatus – Bestimmen Sie, ob ein Feld z.B. nur für offene, in Bearbeitung befindliche oder abgeschlossene Aufgaben angezeigt wird.
Aufgabengruppe – Lassen Sie Felder nur für bestimmte Aufgabengruppen erscheinen, um eine gezieltere Organisation zu ermöglichen.

Diese Erweiterung sorgt für noch mehr Flexibilität und Übersichtlichkeit. Eigene Felder werden nur dort angezeigt, wo sie tatsächlich relevant sind – für eine optimierte und fokussierte Dateneingabe.

Info Eigene Felder sind nur in den Editionen InLoox Enterprise und InLoox On-Prem verfügbar.

Weitere Infos lesen Sie im Hilfe-Artikel: Eigene Felder

Planung: Neue Import- und Export-Möglichkeiten

Mit InLoox 11.17 wird der Datenaustausch in der Gantt-Planung noch einfacher. Ab sofort stehen Ihnen weitere Import- und Export-Funktionen zur Verfügung, um Ihre Planungsdaten effizienter zu verwalten.

Folgende Möglichkeiten sind jetzt verfügbar:

Importieren:
- InLoox-Planung
- MS Project Planung
- MS Project XML NEU
Exportieren:
- InLoox-Planung NEU
- MS Project XML

Dank dieser erweiterten Funktionen lassen sich bestehende Projektpläne noch einfacher übernehmen, weiterbearbeiten oder mit externen Partnern austauschen. So wird die Planung flexibler und die Zusammenarbeit effizienter.

Alles rund um Import- und Exportmöglichkeiten finden Sie im Hilfe-Artikel zu Planungsvorlagen.

Drucken der projektübergreifenden Zeitleiste

Mit InLoox 11.17 können Sie nun auch die projektübergreifende Zeitleiste ausdrucken. So erhalten Sie eine kompakte Übersicht über mehrere Projekte in einem einzigen Ausdruck und können parallele Projektverläufe übersichtlich darstellen.

Alle Infos zur Funktionsweise der projektübergreifenden Zeitleiste finden Sie im Hilfe-Artikel: Multi-Projekt-Zeitleiste

InLoox für Teams – Manifest nun auch für unternehmensweite Bereitstellung für Cloud-Accounts abrufbar

Administratoren können die InLoox Teams App nun noch einfacher unternehmensweit bereitstellen: Das InLoox für Teams – Manifest steht jetzt für alle Kunden, einschließlich Cloud-Accounts, direkt in den InLoox Account-Einstellungen unter „Integrationen“ zum Download bereit.

Der große Vorteil: Admins können die InLoox Teams App zentral für die gesamte Organisation ausrollen, sodass sie für alle Teammitglieder sofort verfügbar ist – ohne dass eine manuelle Installation durch einzelne Nutzer erforderlich ist.

Eine detaillierte Anleitung zur zentralen Bereitstellung durch den Teams-Administrator finden Sie hier: InLoox in Microsoft Teams - Installation durch Teams-Admin

Erweiterungen im Dokumentenmanagement

Ab sofort gibt es einige praktische Neuerungen im Dokumentenmanagement:

Optimierte SharePoint-Synchronisation & Bereinigung: InLoox erkennt nun neben in SharePoint neu hinzugefügten Ordnern/Dokumenten auch in SharePoint verschobene Dateien/Ordner und aktualisiert diese Änderungen / neuen Verknüpfungen entsprechend in InLoox (Hinweis Hierfür müssen sie auf den Button Synchronisieren klicken).
Neu ist auch, dass in SharePoint gelöschte Dateien nun in InLoox mit einem Warndreieck markiert werden. Sie haben dann die Möglichkeit, die Datei zu ersetzen oder endgültig zu löschen.
Optimierte FileServer-Synchronisation: Auch bei Nutzung eines FileServers erkennt InLoox nun gelöschte Dateien und Ordner, welche daraufhin mit einem Warndreieck markiert werden. Diese Dateien können Sie entweder ersetzen oder endgültig löschen. Bitte beachten Bei Nutzung eines FileServers werden Umbenennen- und Verschiebeoperationen als solche nicht erkannt. Diese tauchen dann als neue Dateien/Ordner auf. Dieses Feature steht ausschließlich auf Sharepoint Online zur Verfügung (siehe obiger Punkt).
Anpassung des Dokumentenpfades: Administratoren können per Klick auf Pfad ändern in Projekten nun nachträglich genaue Anpassungen vornehmen und die zugehörige SharePoint-Seite, Bibliothek und Unterordner bzw. bei Nutzung eines FileServers den Dokumentserver-Pfad und Dokumentorder-Pfad für ein Projekt anpassen.
Mehrere Dokumente gleichzeitig verschieben: Ab sofort können Sie mehrere Dokumente auf einmal in einen anderen Ordner verschieben. Wählen Sie dazu einfach die gewünschten Dateien per Multiselect aus, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine der Markierungen, wählen Sie „Verschieben“ und wählen Sie den Zielordner. (Hinweis: Mehrfach-Drag & Drop wird derzeit noch nicht unterstützt.)
Dokumente jetzt im Änderungsverlauf sichtbar: In der Projektbetreuung zeigt der Verlaufsfeed unter „Änderungen“ nun auch an, wenn ein neues Dokument zu einem Projekt hinzugefügt wurde. Zuvor war diese Information nicht im Aktivitäts-Feed enthalten. Damit erhalten Sie einen noch besseren Überblick über sämtliche Änderungen im Projektverlauf.

Alle Infos rund um das Thema Dokumentenmanagement finden Sie auch im Hilfe-Artikel: Dokumente

Aufgaben aus Zeiteinträgen erstellen

Mit InLoox 11.17 können Sie nun direkt aus einem Zeiterfassungseintrag eine Aufgabe erstellen – ideal, wenn sich ein kurzer Zeiteintrag als umfangreicher herausstellt als gedacht.

Ein Beispiel aus der Praxis: Sie haben einen Kalendertermin für eine Projektbesprechung und erfassen anschließend die aufgewendete Zeit als Zeiteintrag in InLoox. Während der Nachbereitung wird Ihnen klar: Es gibt noch weitere offene Punkte zu diesem Thema, die systematisch abgearbeitet werden müssen. Statt nun manuell eine Aufgabe zu erstellen, können Sie direkt aus dem Zeiteintrag heraus eine neue Aufgabe anlegen. Tippen Sie dafür einfach den Namen der neuen Aufgabe im Feld Aufgabe ein.

Vorteil: Die bereits gebuchte Zeit wird automatisch der neuen Aufgabe zugeordnet.

Weiterführende Informationen finden Sie in den folgenden Hilfe-Artikeln:

Globale Suche: Verbesserte Darstellung und relevantere Ergebnisse

Mit InLoox 11.17 wird die globale Suche weiter optimiert, damit Sie gesuchte Informationen noch schneller finden.

Aufgaben mit Datum anzeigen
In den Suchergebnissen werden Aufgaben nun zusätzlich mit Start- und Fälligkeitsdatum angezeigt – sofern diese vorhanden sind. So erhalten Sie auf einen Blick die wichtigsten zeitlichen Informationen zu einer Aufgabe, ohne sie erst öffnen zu müssen.
Relevantere Suchergebnisse für Dokumente
Die Trefferqualität bei der Suche nach Dokumenten wurde verbessert. Sie erhalten jetzt präzisere Ergebnisse, sodass Sie schneller auf die richtigen Dateien zugreifen können.

Weitere Informationen finden Sie auch im Hilfe-Artikel zur Suche.

InLoox On-Prem: SMTP-Mailversand mit OAuth für MS 365/Exchange Online einrichten

Info Dies ist nur für InLoox On-Prem relevant.

Microsoft stellt ab September 2025 die Unterstützung für Basic Authentication (SMTP AUTH) in Exchange Online ein. Damit der automatisierte E-Mail-Versand mit InLoox OnPrem weiterhin funktioniert, ist eine Umstellung auf OAuth-Authentifizierung erforderlich.

Unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung liefert alle wichtigen Informationen zu den Voraussetzungen und zeigt Ihnen, wie Sie die erforderlichen Einstellungen in MS Entra ID (ehemals Azure AD) vornehmen, um den SMTP-Mailversand über OAuth im InLoox OnPrem Server einzurichten.

Hier geht's zur Anleitung: Konfiguration von OAuth Login mit MS 365 Exchange Online

Versand von Test-E-Mail-Benachrichtigungen

Ab sofort können Sie in den Einstellungen eine Test-Benachrichtigung anfordern, um zu überprüfen, ob der Versand von E-Mail-Benachrichtigungen korrekt funktioniert.

Gerade für Administratoren ist dies eine hilfreiche Funktion, um die E-Mail-Konfiguration und den SMTP-Server zu überprüfen. Wird die E-Mail empfangen, ist alles korrekt eingerichtet – bleibt sie aus, kann die Konfiguration entsprechend geprüft und angepasst werden.