^{13. August 2024} 

Neues Feature: Listen-Funktion in InLoox Web App

Wir freuen uns sehr, mit InLoox 11.13 die Rückkehr der beliebten "Listen"-Funktion in InLoox Web App ankündigen zu können. Diese Funktion, die viele unserer Benutzer noch aus InLoox 10 kennen und schätzen, wurde wieder eingeführt, um Ihre Projektmanagement-Erfahrung weiter zu verbessern.

Sie kennen die Listen noch nicht? Listen sind projektbezogen, das bedeutet, Sie können in jedem Projekt eigene Listen anlegen. Diese Listen haben verschiedene Zwecke und sind sehr vielfältig einsetzbar. Beispiele wären:

• Klassische Checkliste: Diese Liste besteht aus Text und Kontrollfeld. Damit lässt sich z.B. für einen Messebesuch als Aussteller eine Packliste abbilden. Erledigte Einträge der Liste können einfach mit den Checkboxen abgehakt werden.
• Kontaktliste: Eine Liste, die aus Text besteht. Damit können Sie zum Beispiel eine Kontaktliste mit allen wichtigen Ansprechpartnern der Messe erstellen, um schnell auf alle relevanten Informationen zugreifen zu können.

Sie können Ihre Liste dabei aus verschiedenen Spaltentypen zusammenbauen. Folgende Arten von Spalten stehen Ihnen zur Verfügung:

• Text
• Datum
• Ganzzahl
• Dezimalzahl
• Ja/Nein

Fertige Listen können Sie auch als Vorlagen für andere Projekte abspeichern, was Ihnen Zeit und Mühe spart. Außerdem können Listen stets als Excel exportiert werden, was eine einfache Weiterverarbeitung und Archivierung ermöglicht.

Weitere Anleitungen finden Sie im Hilfe-Artikel: Listen »

Zeiterfassung von Outlook-Kalenderterminen im InLoox für Outlook Modern Add-in

Wir freuen uns, Ihnen eine Erweiterung im InLoox für Outlook Modern Add-in präsentieren zu können: den neuen Tab „Zeit“. Damit wächst das Modern Add-in im Funktionsumfang stark an, kann mit allen relevanten Outlook Elementen interagieren und die Daten weiter in InLoox verarbeiten.

Zeiterfassung aus Outlook-Kalenderterminen

Mit dem neuen Tab „Zeit“ wird die Zeiterfassung aus Ihren Outlook-Kalenderterminen nahtlos integriert – eine Funktion, die Sie bereits aus der InLoox Web App kennen. Diese Funktion ist jetzt auch direkt in Outlook mit dem Modern Add-in verfügbar.

So funktioniert es:

• Ansicht Ihrer Outlook-Termine: Ihre Termine sehen Sie direkt im Seitenpanel unter „Zeit“. Dabei können Sie mit dem Scrollrad zeitlich hin und her navigieren, über die Details den Termin öffnen oder bei Online-Termine mit Besprechungslink direkt daran Teilnehmen.
• Ein-Klick-Zeiterfassung: Um zu einem Termin die Zeit zu erfassen, wählen Sie im ersten Schritt ein Projekt aus. Danach wandeln Sie den Termin mit nur einem Klick auf den Button Erfassen in einen Zeiteintrag um.
• Anpassbare Details: Passen Sie bei Bedarf die Details wie die Dauer des Termins an, um die aufgewandte Zeit pro Projekt genau zu tracken.
• Relevante Termine auswählen: Ignorieren Sie nicht relevante Termine wie private Termine einfach.

Zusätzlich können Sie einige allgemeine Einstellungen festlegen:

• Ignorierte Termine in der Terminliste anzeigen oder ausblenden
• Private Termine in der Terminliste anzeigen oder ausblenden
• Termin-Beschreibung im Zeiterfassungseintrag ebenfalls erfassen
• Zeiteintrag nach dem Anlegen automatisch öffnen

Sehen Sie auch gern das dazugehörige Video-Tutorial » an oder lesen Sie die Details im Hilfe-Artikel: Funktionen des InLoox für Outlook Modern Add-ins »

Weitere Verbesserungen im Modern Outlook Add-in

Mit dem neuen Icon eines kleinen grünen Pfeils können Sie jetzt direkt aus dem Add-in zur entsprechenden Stelle in der InLoox Web App (im Browser) springen. Dieses Pfeil-Icon finden Sie zum Beispiel in Aufgaben neben dem Projektnamen oder dem eingetragenen Vorgang.

Verbesserungen in der Gantt-Planung: Neue Funktionen und optimierte Benutzererfahrung

Mit jeder neuen Version arbeiten wir daran, die Gantt-Planung in InLoox weiter zu verbessern – und das aktuelle Update bringt einige besonders gefragte Kundenwünsche mit sich. Hier sind die wichtigsten Neuerungen, auf die Sie sich freuen können:

• Neue UX/UI in der Toolbar: Die Navigationsleiste wurde neu gestaltet, um die Benutzerfreundlichkeit zu erhöhen. Grüne Buttons stehen nun für visuelle Änderungen an der Planung, wie z.B. Zoom-Funktionen, während lila Buttons für tatsächliche Änderungen an der Planung, wie das Erstellen oder Entfernen von Verknüpfungen, stehen. Für eine aufgeräumtere Toolbar wurden einige Funktionen in das Drei-Punkte-Menü ganz rechts verschoben, darunter z.B. Auto-Speichern und der Kritische Pfad.
  

  

• Einstellbare Zeilenhöhe: Im Drei-Punkte-Menü (siehe obiges Bild) können Sie nun die Zeilenhöhe anpassen und zwischen den Optionen Klein, Mittel, Groß und Sehr Groß wählen, um die Ansicht an Ihre Bedürfnisse anzupassen.

• Zeitabstände im Gantt-Diagramm: Ebenfalls im Drei-Punkte-Menü (siehe obiges Bild) finden Sie einen neuen Schieberegler „Späteste Termine“. Dieser zeigt an, bis wann Sie Ihre Planungselemente maximal verschieben können, ohne den kritischen Pfad zu gefährden und zeitkritische Probleme zu verursachen.

• Aufgaben ausblenden: Mit dem neuen grünen Button "Aufgaben ausblenden" können Sie Aufgaben im Gantt-Diagramm ausblenden, um die Ansicht zu verschlanken und sich auf die Vorgänge zu konzentrieren, die für Sie im Moment am wichtigsten sind.

• Ansicht der Ebenen feingranular anzeigen: Mit dem Button „Ebenen erweitern/reduzieren“ können Sie nun granular auswählen, welche Ebenen angezeigt werden sollen. Sie müssen nicht mehr pauschal alle Ebenen komplett anzeigen oder verstecken. Stattdessen können Sie gezielt entscheiden, ob nur die oberste Ebene, die bis zur zweiten, dritten, vierten, […] bis zur achten Ebene oder alle Ebenen angezeigt werden sollen.
  

  

• Zeiterfassung auf Aufgaben im Gantt: Die Zeiterfassung ist jetzt auch direkt im Gantt-Diagramm verfügbar. In den Aufgaben im Gantt können Sie nun wie gewohnt Zeiten direkt auf Ihre Projekte buchen.
  

  

• Abhängigkeiten Editor: Mit dem neuen Abhängigkeiten-Editor wird das Bearbeiten von Abhängigkeiten zwischen Planungselementen noch einfacher. Per Doppelklick auf eine Verknüpfungslinie im Gantt-Diagramm öffnet den Editor, in dem Sie alle Anpassungen wie z.B. eine Änderung des Typs direkt vornehmen können, ohne die Details einzelner Elemente öffnen zu müssen.
  

  

Sie benötigen Hilfe bei ihrer Projektzeitplanung? Dann lesen Sie gerne den passenden Hilfe-Artikel zur Planung »

Neuerungen bei den Aufgaben

Aufgaben als Listenansicht im Projekt

Bisher bekannt: Das Kanban-Board

Bislang konnten Sie Ihre Aufgaben im Projekt über das Kanban-Board verwalten, in dem Aufgaben verschiedene Phasen von "ToDo" bis "Erledigt" durchlaufen. Diese visuelle Darstellung hilft, den Überblick über den Fortschritt Ihrer Projekte zu behalten.

Neu: Die Listenansicht für Aufgaben

Jetzt gibt es eine neue, zusätzliche Möglichkeit, Ihre Aufgaben zu verwalten: die Listenansicht. Oben links in der Aufgabenübersicht können Sie nun zwischen der Kanban-Ansicht und der neuen Listenansicht wechseln.

Diese Listenansicht funktioniert ähnlich wie die globale Aufgabenliste, bezieht sich jedoch nur auf die Aufgaben des ausgewählten Projektes. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, die Aufgaben eines Projektes kompakt und übersichtlich darzustellen. Mit der Listenansicht haben Sie zusätzliche Funktionen:

• Spalten ein- und ausblenden: Passen Sie die Ansicht an Ihre Bedürfnisse an, indem Sie alle relevanten Details anzeigen.
• Sortieren, Filtern und Gruppieren: Organisieren Sie Ihre Aufgaben effizient, indem Sie nach verschiedenen Kriterien sortieren, filtern und gruppieren.

Für detaillierte Informationen zur Nutzung lesen Sie bitte unseren allgemeinen Hilfe-Artikel zu Listenansichten » und den Hilfe-Artikel zu Aufgaben »

Aufgabenliste: Neue Spalte „Zugewiesen von“

Mit InLoox 11.13 erweitern wir die Aufgabenverwaltung nicht nur um die Listenansicht im Projekt, sondern auch um eine neue, nützliche Spalte: "Zugewiesen von".

In InLoox können Aufgaben einer Ressource bzw. Person zugewiesen werden, die dann für die Erledigung verantwortlich ist. Mit der neuen Spalte "Zugewiesen von" sehen Sie nun direkt, wer eine Aufgabe delegiert hat. Typischerweise ist dies der Projektleiter oder Projektplaner, welcher die Aufgaben im Team verteilt. Diese neue Spalte erleichtert die Nachverfolgung, steigert die Transparenz in der Aufgabenverwaltung innerhalb Ihres Teams und ermöglicht es, Fragen schneller zu klären.

Tipp Eine Übersicht über alle Spalten in InLoox finden Sie hier.

Neuerungen in der Dokumentenverwaltung

SharePoint-Sites pro Projekt konfigurierbar

Ab InLoox 11.13 haben Sie nun die Möglichkeit, die SharePoint-Site und Bibliothek pro Projekt individuell zu konfigurieren. Wie aus dem letzten Release bekannt, muss bei einem neu angelegten Projekt zunächst die Ordnerstruktur initialisiert werden. Ab sofort können Sie entscheiden, ob Sie hierfür den in den Einstellungen definierten Standardort nutzen oder ob Sie eine abweichende SharePoint-Site und Bibliothek für das Projekt auswählen möchten.

Im entsprechenden Dropdown-Menü werden Ihnen die möglichen Optionen angezeigt, sodass Sie die SharePoint-Location für jedes Projekt besser und genauer konfigurieren können. Beispielsweise können Sie auch SharePoint Sites bzw. Dokumentenordner von Microsoft Teams Kanälen anbinden. Diese Flexibilität ermöglicht eine präzisere und bedarfsgerechtere Verwaltung Ihrer Projektdateien.

Weitere Infos finden Sie im Hilfe-Artikel zu den Dokumenten » bzw. Hilfe-Artikel zu den Einstellungen zu Dokumenten »

SharePoint-Dokumente in lokaler App öffnen

Mit InLoox 11.13 können Sie nun SharePoint-Dokumente nicht nur online, sondern auch in der lokalen App öffnen und bearbeiten. Diese neue Funktion gibt Ihnen die Flexibilität, je nach Ihren Vorlieben und Arbeitsgewohnheiten zu entscheiden, wo Sie Ihre Dateien bearbeiten möchten.

Diese neue Funktion gilt sowohl für Cloud- als auch für On-Premise-Installationen.

Hinweis Voraussetzung dafür ist, dass der Projektordner mit Microsoft OneDrive lokal synchronisiert wird.

Alles rund um die Dokumente können Sie auch im dazugehörigen Hilfe-Artikel zur Bearbeitung von Dokumenten » nachlesen.

Dokumente vom Dateiserver öffnen

Hinweis Dieser Punkt nur für InLoox OnPrem in Kombination mit Dateiserver als Dokumentenablage relevant.

Grundsätzlich verhindern moderne Browser aus Sichergründen Dokumente von einem lokalen Netzwerk/Verzeichnis direkt zu öffnen. Um ein Dokument daher zu bearbeiten, musste dieses bisher erst heruntergeladen werden, um es anschließend zu bearbeiten. Damit auch alle Kollegen Zugriff auf die geänderte Datei haben, musste es nach der Änderung wieder hochgeladen werden.

Nun stellt InLoox eine kleine Anwendung für Windows bereit, die sogenannten „InLoox Desktop Tools“. Damit können Sie Dokumente komfortabel öffnen und auch direkt bearbeiten.

Weitere Details und eine Anleitung, wie Sie die InLoox Desktop Tools installieren, lesen Sie im Hilfe-Artikel: Dokumente vom Dateiserver öffnen ».

Einstellungen: Möglichkeit zum verpflichtenden Login per MS365

Mit InLoox 11.13 haben Administratoren jetzt die Möglichkeit, den Login für alle User im Account per Microsoft 365 zu verpflichten. Konkret bedeutet das, dass Benutzer nicht mehr die klassische E-Mail/Passwort-Kombination verwenden können, sondern sich ausschließlich mit ihrem Microsoft 365 Konto in InLoox anmelden können. Damit lassen sich vor allem im Enterprise-Kontext oft vorherrschende Policy-Vorgaben effizient umsetzen.

Diese Option kann in der Benutzerverwaltung der InLoox Einstellungen aktiviert werden. Zusätzlich haben Sie dabei die Möglichkeit, die Authentifizierung nur für eine bestimmte Domäne zuzulassen.

Diese Einstellung bietet nicht nur eine bequemere Anmeldeoption für Benutzer, sondern erhöht auch die Sicherheit. Da Microsoft 365 beim Login auf moderne Authentifizierungsprotokolle und Sicherheitsmechanismen setzt, wird die Anfälligkeit für Passwort-Diebstahl und andere Sicherheitsrisiken reduziert.

Die Details lesen sie im Hilfe-Artikel: Verpflichtender Login mit MS365 »

Finanzen: Diverse Verbesserungen

Mehr Power in den Projektfinanzen: die Mächtigkeit und der Komfort der InLoox Listenfunktionalität hält nun auch in den Finanzen Einzug.

Mit diesem Ausbauschritt können Sie nun:

• Eigene Felder für Finanzeinträge erstellen und als Spalten einblenden.
• Die einzelnen Datenfelder mit einem Klick inline bearbeiten.
• Die Reihenfolge der Einträge in den Finanzplänen per Drag-and-Drop ändern.
• Im fortgeschrittenen Modus die Spalten nicht nur sortieren, sondern auch filtern.
• Darüber hinaus können Sie im fortgeschrittenen Modus auch nach Spalten gruppieren.

Alle Details zu den Finanzen lesen Sie in den Hilfe-Artikeln zu den Finanzen » nach.

Bonus Es gibt ein neues Dashboard für die Budgetübersicht das Sie hier herunterladen können.

Projektbetreuung: Verbesserter Abteilungs-Dropdown

Die Projektbetreuungsseite wurde mit einem verbesserten Abteilungs-Dropdown ausgestattet. Dieses Feld zeigt nun die in den Einstellungen definierten Abteilungen in einer übersichtlichen Baumstruktur an und bietet zusätzlich eine Suchfunktion - ideal für große Unternehmen mit komplexen Abteilungsstrukturen und mehreren Standorten.

Projektauswahl: Nach Kunden suchen

Stellen Sie sich vor, Sie erhalten eine E-Mail von einem Kunden und erstellen daraus eine Aufgabe. Für diese Aufgabe möchten Sie das passende Projekt hinterlegen, aber der genaue Projektname fällt Ihnen gerade nicht ein. Kein Problem!

Ab sofort können Sie im „Projekte“-Feld innerhalb von Aufgaben auch nach dem Kunden suchen. Anschließend werden Ihnen alle Projekte angezeigt, bei denen die gesuchte Firma als Kunde eingetragen ist.

Simultan Projektanträge & Projekte erstellen: Mehr Flexibilität für Nutzer mit entsprechenden Rechten

Ab Version 11.13 müssen Sie sich nicht mehr entscheiden, ob eine Person Projekte oder Projektanträge erstellen darf. Sie können nun beide Workflows parallel nutzen. In den Einstellungen können Sie einer Person sowohl das Recht Projekte erstellen als auch das Recht Projektanträge erstellen geben.

Alle Details lesen Sie in diesem Hilfe-Artikel zu den Berechtigungen » nach.

Neue Report-Datenquellen

Wir haben eine Reihe neuer Datenfelder zur Verfügung gestellt, um noch detailliertere Berichte zu ermöglichen:

• Eigene Felder aus Projekten sind nun auch in der Datenquelle für Zeiterfassungen verfügbar. Damit lassen sich komplexe Filter-Szenarien und Gruppierungen in Zeiterfassungsberichten umsetzen.
• Die Datenstruktur  Projekt -> Aufgabe -> Zeiterfassungseinträge ist nun verfügbar. Damit können neuartig und fein strukturierte Berichte zu Zeiterfassungen realisiert werden.
• Für Zeiterfassungseinträge sind nun auch die Kommentare aus der Unter-Datenquelle verfügbar, um noch mehr Details zu einzelnen Einträgen darstellen zu können.

What's new in InLoox 11.13

Listen-Funktion

InLoox für Outlook Modern Add-in: Zeiterfassung von Outlook-Terminen

Planung: Abhängigkeiten-Editor, Aufgaben ausblenden, Einstellbare Zeilenhöhe & mehr

Aufgaben: Wechsel zw. Kanban- und Listenansicht & Neue Spalte "Zugewiesen von"

Dokumentenverwaltung: individuelle SharePoint-Site pro Projekt & Dokumente in lokaler App öffnen

Einstellungen: Möglichkeit zu verpflichtendem MS365-Login

Finanzen: Diverse Verbesserungen

Projektbetreuung: Verbesserter Abteilungs-Dropdown

Projektauswahl: Nach Kunden suchen

Simultan Projektanträge & Projekte erstellen

Neue Report-Datenquellen