Frage:
Wie kann ich InLoox 11 Daten live in Excel einbetten?
Antwort:
Mithilfe der InLoox OData API können Daten aus der InLoox Datenbank mithilfe von Microsoft Power Query direkt als Datenquelle in Excel eingebunden werden.
Mit der folgenden Anleitung können Sie eine beispielhafte Abfrage der Projektliste in ein Excel Dokument einfügen:
1. Personal Access Token erstellen
Im Bereich Mein Profil können Sie im Reiter Persönliche Zugriffstoken ein personalisiertes Zugriffstoken für die Autorisierung des Datenzugriffs von Anwendungen auf Ihren InLoox Account erstellen. Das Token entspricht einem Login durch Sie persönlich und erlaubt nur Zugriff auf Daten, die Sie selbst in InLoox sehen können.
Wählen Sie "Neues Token" und wählen Sie im Dialog einen aussagekräftigen Namen sowie den Account, auf dessen Daten Sie zugreifen möchten.
Speichern Sie das Token an einem sicheren Ort ab, Sie müssen es später wieder verwenden. Sollten Sie das Token verlieren, erstellen Sie einfach ein neues.
ACHTUNG Ein Personal Access Token ist vergleichbar mit Login und Passwort. Sollte es weitergegeben werden, kann es mit der InLoox API zum lesenden und schreibenden(!) Zugriff auf Daten in InLoox verwendet werden. Wir empfehlen ausdrücklich, für den Abruf von Daten durch ein Persönliches Zugriffstoken (PAT) einen neuen Benutzer mit dem Zugriffstyp „Nur Lesen“ anzulegen und für diesen Benutzer eine Rechte-Konfiguration zu wählen, die nur Zugriff auf die benötigten Daten gewährt.
2. InLoox OData Datenquelle mit Power Query in Excel einbinden
Power Query ist eine in Excel und andere Microsoft-Produkte eingebettete Technologie, mit deren Hilfe Sie externe Datenquellen in Excel Tabellen verfügbar machen können.
Öffnen Sie im Bereich „Daten“ das Dropdown „Daten abrufen“. Wählen Sie zuerst „Aus anderen Quellen“ und dann „Leere Abfrage“.
Damit öffnet sich der Power Query Editor in einem neuen Fenster.
Öffnen Sie nun den „erweiterten Editor“:
Geben Sie folgende Abfrage ein, ersetzen Sie dabei den Wert für [YOUR_PAT_TOKEN] mit dem zuvor erstellen Personal Access Token (PAT):
Die Abfrage im Detail:
let
headers = [#"x-api-key" = "[YOUR_PAT_TOKEN]"],
Quelle = OData.Feed("https://app.inloox.com/api/odata/Project", headers)
in
Quelle
Beachten Sie dabei:
- YOUR_PAT_TOKEN: Ihr Personal Access Token
-
OData.Feed: Die URL Ihres InLoox Accounts, der odata API Pfad und ein OData API Objekt. In diesem Beispiel die Liste aller Projekte.
Sollten Sie InLoox in der OnPrem Variante auf einen eigenen Server betreiben, so ist hier die entsprechende, von Ihrer Organisation festgelegte URL anzugeben, z.B. „https://inloox.meinfirma.de/api/odata/Project/“.
In der Regel werden Sie nun aufgefordert, anzugeben, wie Ihre Verbindung zur InLoox API hergestellt werden soll.
Wählen Sie „Anmeldeinformationen bearbeiten“:
Im folgenden Dialog wählen Sie die Option „Anonym“ mit der Ebene „https://app.inloox.com/“ oder der entsprechenden URL für Ihren InLoox OnPrem Server:
Nach Bestätigung durch Klick auf „Verbinden“ wird eine Vorschau Ihrer Daten geladen:
Mit Klick auf „Schließen & Laden“ oben links wird der Power Query Editor geschlossen und die gesamten abgefragten Daten werden in eine neue Tabelle geladen.
ACHTUNG Je nach Größe Ihrer InLoox Datenbank kann diese Abfrage eine sehr große Anzahl an Daten laden! Idealerweise schränken Sie Ihre Abfrage zunächst mit Filtern ein, um wirklich nur die Daten abzurufen, die für Ihren Anwendungsfall relevant sind. Mehr Informationen zur Filterung von Daten mit Power Query finden Sie in der Dokumentation von Microsoft: Filtern von Daten (Power Query) - Microsoft-Support
Nun können Sie Ihre InLoox Daten direkt in Excel auswerten, viel Vergnügen!