Ein Blogpost zu Neujahrsvorsätzen im Februar? Sie haben richtig gelesen. Denn schon nach etwa einem Monat geben ca. 40% der Menschen ihre guten Vorsätze auf. Es ist also die beste Zeit, Sie daran zu erinnern, wieso es sich lohnt diese 10 Projektmanagement-Vorsätze neuzufassen – und auch wirklich einzuhalten.
Projektmanager sind Experten darin, sich Ziele zu setzen und Pläne in die Tat umzusetzen. Sie wissen auch, wie schwierig es ist, diese Ziele auch wirklich zu erreichen. Hier ist eine Liste von Projektmanagement-Vorsätzen, die jeder Projektmanager fassen sollte und, viel wichtiger, einhalten sollte:
Projektarbeit ist Teamarbeit. Es ist natürlich wichtig Meilensteine zu erreichen und Projekte so schnell wie möglich abzuschließen, aber es ist auch wichtig, dass Sie sich Zeit für Ihr Team nehmen. Gerade im Home-Office, kann man sich sehr schnell isoliert und einsam fühlen. Darunter kann die Projektarbeit leiden, wenn jeder für sich auf einer einsamen Projektinsel arbeitet. Führen Sie regelmäßig individuelle virtuelle Calls mit Ihren Teammitgliedern und hören Sie ihren Anliegen und Wünschen zu. So können Sie die Team-Motivation und Zufriedenheit erhöhen und die Leistung Ihres Teams verbessert sich dadurch.
Nehmen Sie sich vor, weniger Zeit für die 80% der Aufgaben aufzuwenden, die nur 20% auf das Projektergebnis einzahlen (siehe Pareto Prinzip). Konzentrieren Sie sich stattdessen auf die wichtigen 20% der Aufgaben, die 80% des Projektergebnisses ausmachen. Delegieren Sie Aufgaben, die vielleicht dringend, aber nicht zwingend wichtig sind. So können Sie sich auf die wichtigen Aufgaben konzentrieren.
Bei den meisten guten Vorsätzen geht es darum, etwas zu verbessern. Doch statt nach Perfektion zu streben, sollten Sie stattdessen eine kontinuierliche Verbesserung anstreben. Selbst die effizientesten Prozesse können noch weiter optimiert werden. Neue Methoden und Standards können sich jederzeit etablieren, so dass ein Prozess, der heute funktioniert, morgen schon nicht mehr so effizient ist.
Kommunikation ist immer wichtig. Bei virtuellen Teams ist eine effektive Kommunikation noch wichtiger. Versuchen Sie in diesem Jahr, die Kommunikation mit Ihrem Team und Projektbeteiligten zu verbessern. Bessere Kommunikation bedeutet weniger Missverständnisse und erfolgreichere Projekte. Machen Sie eine Bestandsaufnahme, wie Sie derzeit kommunizieren und ob Ihre derzeitigen Kommunikationsmethoden effektiv sind oder nicht. Nutzen Sie, wenn möglich, einen Kommunikationskanal bzw. legen Sie feste Kommunikationsregeln fest. Wenn zum Beispiel eine Anfrage über Outlook kommt, sollte die Antwort auch über diesen Kanal erfolgen und nicht über Teams. So verbessern Sie nicht nur Ihre Kommunikation, sondern erhöhen auch die Nachvollziehbarkeit in Ihren Projekten.
Es gibt viele verschiedene Führungsstile, wie z.B. der kooperative oder partizipative Führungsstil. Nehmen Sie sich in diesem Jahr Zeit den oder die richtigen Führungsstile für sich zu finden und Ihre Führungsfähigkeiten zu stärken.
Haben Sie alle Ihre Projektziele im letzten Jahr erreicht? Wenn die Antwort „nein“ lautet, dann haben Sie sich wahrscheinlich Ziele gesetzt, die entweder zu unrealistisch oder nicht spezifisch genug sind. Natürlich sollten Ziele immer ambitioniert sein, aber nichts ist so demotivierend, wie konstant zu „scheitern“. Die Corona-Krise nimmt uns alle mit, da ist es wichtig, dass Sie nicht zu streng mit sich und Ihrem Team sind. Eine gute Methode, um bessere Ziele zu formulieren, ist die SMART-Methode:
Ihre Ziele sollten
sein.
„Wenn man sich nur genug anstrengt, dann kann man alles schaffen“ ist ein schönes Motto, aber manchmal muss man akzeptieren, dass man ein Projekt abbrechen muss. Das heißt nicht, dass Sie versagt haben. Das zeigt nur, dass Sie ein Pragmatiker sind. Es gibt viele Gründe, warum man bei einem Projekt ab einem bestimmten Punkt einfach den Stecker ziehen muss. Was viel wichtiger ist, ist dass man aus seinen Fehlern lernt und diese nicht wiederholt. Führen Sie immer eine Retrospektive für Projekte durch, egal ob Sie sie erfolgreich abgeschlossen oder abgebrochen haben, und halten Sie die Lessons Learned fest.
Die Projektdokumentation ist wichtig, wird aber oft vernachlässigt. Eine ordentliche Dokumentation ist nicht nur wichtig, um Verwirrung und Missverständnisse zu vermeiden, sie ist auch wichtig für zukünftige Projekte. Denn nur, wenn Sie auf Erfahrungswerte zurückgreifen können, können Sie Lehren aus früheren Projekten ziehen.
Im Lockdown hat man mehr Zeit? Eltern mit Schulkindern, die Home-Office und Distanzlernen jonglieren müssen, werden dem sicher widersprechen. Nichtsdestotrotz fallen viele Freizeitaktivitäten weg und Sie können diese Zeit nutzen, um eine Projektmanagement-Zertifizierung zu machen. Eine PM-Zertifizierung ist nicht nur hilfreich, um Ihre Projektmanagement-Kenntnisse zu beweisen, sie zahlt sich auch aus – im wahrsten Sinne des Wortes: Die Gehaltsstudie des PMI hat herausgefunden, dass zertifizierte Projektmanager im Durchschnitt 20% mehr verdienen als nicht-zertifizierte.
Seien Sie offen für Neues und probieren Sie doch mal eine neue Planungsmethode aus. Wenn Sie derzeit Projekte nach dem traditionellen Wasserfallmodell planen, probieren Sie zur Abwechslung doch mal den agilen Ansatz für eines Ihrer Projekte aus. Agiles Projektmanagement ist vielleicht nicht für jedes Projekt oder jede Situation die richtige Methode, aber es kann Ihnen und Ihrem Team mehr Flexibilität geben. Wenn Sie noch nicht bereit sind, komplett agil zu arbeiten, können Sie im ersten Schritt auch den hybriden Ansatz versuchen. Sie können auch diesen Leitfaden nutzen, um die richtige PM-Methode für Ihr Projekt zu finden: 10 Fragen um herauszufinden, welche PM-Methode zu Ihrem Projekt passt