5 Projektmanagement-Tipps für das Gesundheitswesen

Der Gesundheitssektor

Die Dienstleister im Gesundheitswesen stehen vielen Herausforderungen – mit denen auch andere Branchen kämpfen – gegenüber. Der entscheidende Faktor im Wettbewerb sind effiziente Prozesse. Nicht nur um Kosten zu reduzieren, sondern vor allem um für die Patienten die bestmögliche Versorgungsqualität zu gewährleisten. Zudem werden Unternehmen der Gesundheitsbranche viel häufiger überprüft, als Unternehmen anderer Branchen. Diese Kontrollen werden von verschiedenen Stakeholdern, wie z.B. der Aufsichtsbehörde, privaten Organisationen (z.B. Versicherungsunternehmen) und Patientenorganisationen, durchgeführt. Auf Grund dieser vielfältigen Anforderungen ist eine effiziente Arbeitsweise insbesondere im Gesundheitsweisen wichtig, um der steigenden Patientenanzahl und deren zunehmenden Ansprüche gerecht zu werden. 

Projektmanagement-Tipps für den Gesundheitssektor

Sinnvoll eingesetzt, können Projektmanagement-Methoden, den Arbeitsalltag im Gesundheitswesen erleichtern und helfen, dem zunehmenden Wettbewerb Stand zu halten. Wir haben Ihnen nachfolgend fünf Anregungen für das Projektmanagement im Gesundheitssektor zusammengestellt:

1. Prozessoptimierung

Mit Methoden wie Lean oder Six Sigma können Krankenhäuser Arbeitsabläufe optimieren und merkliche Qualitätsverbesserungen, sowie enorme Zeitersparnis erzielen. Medizinische Notfälle erfordern umfassende und rechtzeitige Notfallbehandlungen und in den meisten Fällen haben Verzögerungen fatale Auswirkungen. Deshalb ist es von hoher Bedeutung, dass der Prozess von der Patientenaufnahme bis zur OP so schnell wie möglich abläuft. Diese wiederkehrenden Prozesse (z.B. Patientenaufnahme, Zuweisung auf Station, Diagnose, OP-Antrag, OP-Durchführung, Nachbehandlung) können Sie standardisieren und optimieren, um eine effizientere medizinische Versorgung der Patienten sicherzustellen.

2. Ressourcen-Planung

Ressourcen-Planung gilt als Schlüsselelement – sowohl im Projektmanagement, als auch im Gesundheitswesen. Für Gesundheitsdienstleister v.a. Krankenhäuser sind die Planung von Aufgaben, sowie die Zeitplanung eine große Herausforderung. Jede Station bzw. Abteilung hat verschiedene Verantwortungsbereiche und jeder Mitarbeiter hat eine bestimmte Rolle und damit verbundene Aufgaben. Zudem werden viele Aufgaben durch interne und externe Einschränkungen bestimmt und hängen häufig voneinander ab. Zum Beispiel wird der Patient vor einer Operation zuerst von der OP-Schwester vorbereitet. Anschließend leitet der Anästhesist die Narkose ein und erst danach können der leitende Oberarzt und der Assistenzarzt mit der OP starten. Wenn es in dieser Kette Abweichungen gibt, z.B. durch einen Notfalleinsatz der die Ressourcen bindet, muss schnell reagiert werden können. Die Gefahr der Ressourcenknappheit und die daraus resultierende Überlastung einzelner Ressourcen werden dadurch enorm erhöht. Auf Grund dessen sind die sorgsame Ressourcen-Planung, sowie die Überwachung der Ressourcen-Auslastung, ein sehr kritischer Punkt im Gesundheitswesen. In diesen Bereichen unterstützen Projektmanagement-Tools den Dienstplaner und Stationsleiter, um eine effiziente Ressourcenverteilung zu gewährleisten und Überlastungen oder Engpässe zu vermeiden.  

Ergänzend dazu empfiehlt es sich mit einem Projektplan zu arbeiten, um die Aufgaben und Vorgänge, sowie deren Abhängigkeiten in Form von Vorgänger- und Nachfolgerbeziehungen, zu strukturieren. Anhand eines Projektplans können die einzelnen Krankenhausmitarbeiter ihre Aufgaben und Verantwortungsbereiche im zeitlichen Verlauf schnell und einfach nachvollziehen. Somit weiß jeder Mitarbeiter was er zu tun hat, sowie wann und wo er die jeweilige Aufgabe erledigen muss

3. Budgetierung

Auf Grund des medizinischen und technologischen Fortschritts konnten wir in den vergangenen Jahren ein rasantes Wachstum in der Gesundheitsindustrie beobachten. Während sich die neu entwickelten Behandlungsmethoden einerseits durch sehr hohe Effizienz und Effektivität auszeichnen, sind diese andererseits auch mit hohen Kosten verbunden. Um die Kosten weiterhin zu kontrollieren und so gering wie möglich zu halten, sollten Unternehmen der Gesundheitsbranche die richtigen Projekte implementieren d.h. jene, die den höchsten Wert für die Organisation generieren. Essentiell ist hier auch die Budgetierung der einzelnen Projekte, die sämtliche potentielle Kosten adressiert. Mit Hilfe von gängiger Projektmanagement-Software können Krankenhausleiter detaillierte Budgets erstellen und die Einhaltung im Projektverlauf kontrollieren.  

4. Kommunikation

Teams im Gesundheitswesen, wie z.B. Operationsteams, müssen extrem gut und eng verzahnt zusammenarbeiten. Dies gilt nicht nur innerhalb eines Fachbereichs, sondern auch krankenhausübergreifend. Abhängig von der gesundheitlichen Verfassung des Patienten, sind verschiedene Behandlungen durch unterschiedliche Fachbereiche zur selben Zeit notwendig. Dadurch wird eine Abstimmung zwischen den Ärzten der Fachbereiche unabdingbar, da sichergestellt werden muss, dass z.B. Nebenwirkungen bei gleichzeitiger Verabreichung zweier Medikamente ausgeschlossen werden. Effektive Kommunikation ist also ein Schlüsselfaktor für die Zusammenarbeit im Krankenhaus, als auch für die Gesundheit des Patienten. Krankenhausübergreifend sollten klare Kommunikationsprozesse und –Kanäle definiert werden, um den sofortigen Zugriff auf sämtliche relevante Information sicherzustellen.

5. Stakeholder-Management

Alle oben angesprochenen Optimierungsmöglichkeiten führen automatisch zu einem besseren Stakeholder-Management. Unternehmen im Gesundheitswesen sehen sich mit einer Vielzahl von Stakeholdern, die verschiedene Ansprüche und Erwartungen haben, konfrontiert. Beispielsweise möchte die zuständige Behörde sicherstellen, dass geltende Gesetze eingehalten werden, während die Versicherungsunternehmen die exakten Behandlungskosten wissen möchten, um die Kosten pro Patient so gering wie möglich zu halten. Die Implementierung von Prozessen sowie von Projektmanagement-Methoden unterstützt die Gesundheitsversorger im hektischen Alltag. Mit Hilfe von passender Software können Prozessoptimierung, Budgetierung und Kommunikationsmanagement einfacher und verbindlicher bewältigt werden, um den Erwartungen der verschiedenen Stakeholder gerecht zu werden.

(Originaltext auf Englisch von Lin Tran, übersetzt von Kathrin Jungwirth)