6 Dinge, die Ihr Projekt-Auftraggeber von Ihnen erwartet

Die Bedeutung des Auftraggebers im Projekt

Der Auftraggeber ist die Person oder die Organisation, die während des gesamten Projektablaufs für Sie im Zentrum stehen sollte. Denn keine objektiven Kriterien, sondern einzig und allein die subjektive Einschätzung des Auftraggebers bestimmt über den Erfolg Ihres Projekts. Ist dieser mit dem Resultat des Projekts unzufrieden und wurden seine Erwartungen nicht erfüllt, so können Sie das Projekt als gescheitert betrachten. Dabei spielt es keine Rolle, welche Vorgaben denn nun letztendlich erfüllt wurden oder wie das Projektteam selbst das Ergebnis bewertet. Einen Mehrwert für den Auftraggeber zu schaffen, ist die oberste Prämisse.

Wie Ihr Auftraggeber das Ergebnis des Projekts bewertet, ist aber nicht nur vom Ergebnis selbst abhängig. Auch schon vor Abschluss des Projekts gibt es Berührungspunkte. Diese gilt es so zu gestalten, um das Vertrauen des Auftraggebers zu gewinnen. Je zufriedener dieser mit dem gesamten Projektablauf ist, desto höher die Wahrscheinlichkeit, dass er auch das Ergebnis entsprechend anerkennt. Ist dies der Fall, so werden Sie auch für sein nächstes Projekt der erste Ansprechpartner sein.

Um nicht nur mit dem Projektergebnis, sondern auch schon zuvor beim Auftraggeber brillieren zu können, sollten Sie einige Aspekte beachten, die für diesen von großer Bedeutung sind. Im Folgenden erläutern wir für Sie sechs Dinge, die Auftraggeber von Auftragnehmern im Projektkontext erwarten. Verinnerlichen Sie diese Erwartungshaltungen, um Ihren Auftraggeber zu begeistern und langfristig als Kunden zu binden.

Inhalt

• Persönliche Benefits
• Vorteile für die Organisation
• Starke Vertrauensbasis
• Sicherheit
• Aufzeigen der Fähigkeiten
• Großes Engagement

Persönliche Benefits

Auftraggeber sind in den meisten Fällen Einzelpersonen, die im Namen und im Interesse eines Unternehmens oder einer anderen Organisation Dienstleister akquirieren. Zwar wird ein Projekt nicht nach einem persönlichen Nutzendenken vergeben, dennoch wird diese Einzelperson durch gewisse Erwartungen dazu motiviert, diese Aufgabe zu übernehmen.  

Derartige Erwartungen können auf egozentrische Wünsche abzielen, beispielsweise auf eine Gehaltserhöhung, einen Bonus, einen Karriereschub oder auch auf Anerkennung im Unternehmen. Andere Erwartungen sprechen wiederum arbeitsbezogene Wünsche an. Das Arbeitsleben des Mitarbeitenden soll hier zum Beispiel durch verbesserte Prozesse oder Automatisierungen erleichtert werden. Derartige Ziele überschneiden sich häufig mit den Zielen des Unternehmens.

Bei der Vergabe des Projekts sollten Sie also stets herausfinden, welche persönlichen Ziele die dahinterstehende Person verfolgt. Mit diesem Wissen können Sie ein höheres Engagement bewirken und folglich ein besseres Ergebnis erzielen.

Vorteile für die Organisation

Die Vorzüge, die sich für das Unternehmen selbst ergeben, sind der Grund dafür, warum das Projekt überhaupt durchgeführt wird. Folglich sind diese im Grundsatz auf der Auftraggeberseite bereits ersichtlich, andernfalls wäre das Projekt schließlich nicht zustande gekommen.

Dennoch sollten Sie diese Benefits im Laufe des Projekts stets betonen und zudem Vorteile aufzeigen, die für das Unternehmen im Vorhinein noch nicht ersichtlich waren.

Starke Vertrauensbasis

Es ist von äußerster Wichtigkeit für den Auftraggeber, dass er dem Auftragnehmer vertrauen kann. Je nach Projekt werden sehr empfindliche Daten übertragen. Ein behutsamer und sicherer Umgang mit diesen ist eine absolute Grundvoraussetzung für die Zusammenarbeit. Bei Nichtbeachtung können für den Auftraggeber enorme Schäden entstehen. Ein Abbruch der Zusammenarbeit ist in den meisten Fällen in der Folge kaum noch abzuwenden.

Sie sollten sich also im Umgang mit Daten bereits ab dem ersten Kontakt als kompetenter Partner präsentieren. Legen Sie Ihre Richtlinien für den Umgang mit Daten offen und versichern Sie Ihren Klienten die sichere Verwahrung von sensiblen Informationen nach aktuellen DSGVO-Bestimmungen.

Sicherheit

Risiken sollten so weit wie möglich ausgeschlossen werden – das ist auch die Devise von Auftraggebern. Ein Projekt auszusourcen ist jedoch immer ein Risiko. Einen garantierten Projekterfolg gibt es nicht, egal, für wie kompetent man seinen Partner hält.

Es liegt folglich an Ihnen, das wahrgenommene Risiko für den Auftraggeber zu schmälern. Hierfür lässt sich beispielsweise das Gesamtziel in kleinere Ziele herunterbrechen, die schließlich greifbarer und leichter realisierbar erscheinen. Auch das Erläutern eines detaillierten Projektplans kann zielführend sein. Wer sehr von seinen Fähigkeiten überzeugt ist und eine kompromisslose Kundenorientierung verkörpern will, kann ebenso zu drastischeren Maßnahmen greifen, zum Beispiel zu einer Geld-Zurück-Garantie beim Fehlschlag eines Projekts.

Aufzeigen der Fähigkeiten

Ob ein potentieller Auftraggeber Sie überhaupt auswählt und wie er letztendlich das Projektergebnis bewertet, hängt stark davon ab, für wie kompetent und fähig er Sie als Projektmanager und Ihr Projektteam hält. Es gilt also stets aufzuzeigen, dass ein Projekt in Ihren Händen gut aufgehoben ist. Machen Sie deutlich, dass Sie die Fähigkeiten, die für das Projekt nötig sind, in Ihrem Team vereinen. Wenn dies nicht der Fall ist, so bleiben Sie ehrlich! Ein perfektes Team, welches alle relevanten Fähigkeiten vereint, existiert nicht. Machen Sie dem Auftraggeber an dieser Stelle lieber klar, dass Sie für gewisse Aufgaben kompetente Partner haben, an welche Sie Aufgaben outsourcen.

Die Skills, die ein Auftraggeber von einem Auftragnehmer erwartet, sind sowohl projektspezifisch als auch universell. Universelle Fähigkeiten sind Skills, die in jedem Projekt benötigt werden. Sie reichen von der Planung, über Risikomanagement und Budgetierung, bis hin zu Führungsqualitäten. Sind Sie sich unsicher, ob Sie der Auftraggeber in dieser Hinsicht für umfassend kompetent hält, so ist es am einfachsten, aktiv nachzuhaken. Äußert dieser offen Bedenken, so ist es einfach, diese gezielt zu beseitigen.

Der einfachste Weg, andere von Ihren Fähigkeiten zu überzeugen, sind Referenzen. Machen Sie durch Erfahrungsberichte öffentlich, welche Skills Ihnen von anderen Kunden zugeschrieben werden.

Großes Engagement

Ein guter Dienstleister versteht die Probleme seines Kunden als seine eigenen Probleme. Dementsprechend wird vom Auftragnehmer erwartet, dass er äußerst engagiert an das Projekt herantritt. Verspürt der Auftraggeber einen mangelnden Einsatz bei der Aufgabe, so wird er selbst bei positivem Projektabschluss nicht ganz zufrieden sein. Schließlich wäre bei einem höheren Engagement eine bessere Zusammenarbeit und damit ein besseres Ergebnis in Aussicht gestanden.

Darüber hinaus wird es hinfällig, das Projektteam und den Fortschritt regelmäßig zu kontrollieren und wiederholte Briefings durchzuführen, wenn der Auftragnehmer eine intrinsische Motivation findet. Somit sind alle Beteiligten an der Erzielung des bestmöglichen Ergebnisses interessiert und teilen letztendlich eine gemeinsame Vision.

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