Die wichtigsten Vorteile einer Projektmanagement-Software sind, dass Projekte effizienter durchgeführt werden und dem Unternehmen Zeit und Geld sparen.
8 nützliche Vorteile einer Projektmanagement-Software für Ihr Unternehmen
Timo Gerhardt, Montag, 11. Juli 2022 | Lesedauer: 9 min.Inhalt
Vorteile einer Projektmanagement-Software
Jedes Unternehmen, egal ob groß oder klein, sieht sich im Alltag mit einer Vielzahl von Projekten konfrontiert. Die Komplexität von Projekten erfordert von Projektteams ein strukturiertes Vorgehen. Wo früher lediglich Stift, Papier und eine Methode zur Verfügung standen, gibt es heute hochfunktionale Anwendungen. Für die Umsetzung werden deshalb Projektmanagement-Softwares genutzt. In folgendem Artikel zeigen wir Ihnen, welche Vorteile eine entsprechende Software wie InLoox mit sich bringt und warum auch Ihr Team darauf zurückgreifen sollte.
Von einer guten Projektmanagement-Software profitieren alle Beteiligten. In erster Linie kommt sie dem Projektteam und schließlich dessen Leiter zu Gute, aber auch übergeordnete Führungskräfte profitieren in vielerlei Hinsicht.
Projektteams, die keine Software nutzen, verschwenden viel Zeit mit kleinen Dingen und machen in Summe mehr als wirklich nötig. Weiter hat selten jemand einen Überblick über das gesamte Projekt. Zudem ist die Zusammenarbeit ineffizient und die Kommunikation zerstreut sich über viele Kanäle. Ein softwaregestütztes Projektmanagement kann dabei helfen, bei der Planung und Durchführung Struktur zu schaffen und Prozesse zu organisieren.
Vorteile für Teammitglieder
Die Mitglieder eines Projektteams sind diejenigen, die im Laufe des Projekts am meisten mit der besagten Software arbeiten. Dementsprechend ist es äußerst wichtig, dass Prozesse für das Team erleichtert werden. Die zentralen Vorteile für das Projektteam finden sich in den folgenden drei Aspekten wieder:
- Nahtlose Kommunikation und Kollaboration
- Zeitersparnis
- Möglichkeit der Remote-Arbeit
Nahtlose Kommunikation und Kollaboration
Der erste bedeutende Vorteil, der den Mitarbeitenden zu Gute kommt, ist die Nahtlosigkeit.
Einerseits ermöglicht Projektmanagement-Software eine einheitliche Kommunikation auf einer Plattform. Nachrichten zerstreuen sich nicht mehr auf verschiedene Kanäle wie Mail, unternehmensinterner Chat oder mündliche Unterhaltungen im Büro. Stattdessen werden alle relevanten Informationen in der Software festgehalten. So entstehen keine Komplikationen aufgrund von Informationsverlusten und der gesamte Projektverlauf ist für alle Beteiligten eindeutig nachvollziehbar.
Andererseits vereint eine passende Projektmanagement-Software alle für das Projekt benötigten Anwendungen. Für die Projektbeteiligten sind alle Aufgaben und Projektmeilensteine klar ersichtlich. Um Projektdokumente oder -informationen zu bearbeiten, muss die Anwendung nicht gewechselt werden, da diese zentral abgelegt sind. Auch das Erstellen von Mindmaps, Kanban-Boards, Gantt-Charts und die Nutzung weiterer hilfreicher Tools ist in der Software möglich. InLoox erlaubt es Ihnen darüber hinaus, ihr Projektmanagement in Outlook zu integrieren. So gelingt es, den relevanten E-Mail-Verkehr direkt in das Projekt miteinzubinden.
Zeitersparnis
Eine nahtlose Kommunikation und die Einheitlichkeit in den Anwendungen sind bereits zwei Vorteile, die den projektbedingten Zeitbedarf verkleinern. Darauf zielt auch die intuitive Bedienung der Software ab. Sie sorgt dafür, dass administrative Aufgaben eines Projekts nicht noch eine weitere Herausforderung darstellen. Stattdessen sind derartige Aufgaben mit wenigen Klicks abgetan. Auch die Erstellung eines Projektplans bedarf aufgrund einer intuitiven Bedienung kaum einer Einarbeitung. Dementsprechend wenig Zeit benötigt auch die Umsetzung der Projektplanung. Teams, die eine passende Projektmanagement-Software benutzen, arbeiten effizienter und kommen letztendlich schneller an ihr Ziel.
Möglichkeit der Remote-Arbeit
Darüber hinaus sind softwaregestützte Projekte nicht mehr örtlich gebunden. Projektmitarbeitende müssen nicht mehr zwingend vor Ort im Büro sein, um per Hand auf dem aus Post-its bestehenden Kanban-Board eine Aufgabe in die Erledigt-Spalte zu kleben. Schließlich wird durch die Software eine Führung auf Distanz erheblich erleichtert. Der Projektleiter kann in diesem Umfeld Teams auch so koordinieren und den Überblick über den aktuellen Stand des Projekts bewahren. Somit ermöglicht er seinem Team zeitlich und örtlich flexibles Arbeiten.
Vorteile für Projektleiter
Wenn ein Projektteam von einem guten Projektmanagement profitiert, stimmt dies auch den Projektleiter zufrieden. Abgesehen davon existieren aber auch Vorteile, von denen in erster Linie der Leiter selbst profitiert. Diese lauten wie folgt:
- Verbesserte Ressourcen- und Zeitplanung
- Klare Verantwortlichkeiten
- Identifikation und Eliminierung von Risiken
Verbesserte Zeit- und Ressourcenplanung
Projektplanungstools ermöglichen es Projektleitern, exakte Zeitpläne und Budgetierungen zu erstellen. Der Projektzeitplan begleitet stets das gesamte Projekt und der Erfolg des Projekts ist maßgeblich von diesem abhängig. Schließlich sind es zeitliche Verzüge und Budgetüberschreitungen, die für das Scheitern von Projekten verantwortlich sind. Darüber hinaus bestehen auch in dieser Planung keinerlei Medienbrüche. Projektleiter wissen nicht nur, wann Mitarbeitende freie Kapazitäten haben. Sie können auch unternehmensweit jene Menschen finden, die aufgrund ihrer Fähigkeiten zum Projekt hinzugezogen werden sollten. Der Einstieg in das Projekt ist einfach: die Aufgaben erscheinen mit allen nötigen Informationen, inklusive Deadline, auf dem Arbeitsgerät der Mitarbeitenden. Sie können ohne Umwege mit der Bearbeitung beginnen.
Klare Verantwortlichkeiten
Projektleiter finden sich in einer Arbeitsumgebung wieder, in welcher durch die Projektmanagement-Software Verantwortlichkeiten klar definiert sind. Es muss nicht mehr aktiv kontrolliert und dafür gesorgt werden, dass Projekte zuverlässig erledigt werden. Die Projektleitung kann somit einen passiveren Ansatz wählen. Läuft ein Projekt aus dem Ruder, kann sie eingreifen und gezielt Feedback an den verantwortlichen Mitarbeitenden richten. Fehlerquellen können somit effizient identifiziert und eliminiert werden. Folglich steigt die Erfolgsquote für Projekte, was sich letztendlich positiv auf den Unternehmenserfolg auswirkt.
Identifikation und Eliminierung von Risiken
Ein guter Projektmanager zeichnet sich dadurch aus, dass er sogenannte Bottlenecks identifizieren kann. Dabei handelt es sich um Engstellen im Projekt, an welchen Unsicherheiten bestehen, die möglicherweise den Projekterfolg gefährden. Durch einen ganzheitlichen und übersichtlichen Blick auf das Projekt erlaubt es eine Projektmanagement-Software Projektleitern, diese Risiken leichter zu identifizieren. Projektverantwortliche können dementsprechende Maßnahmen einleiten und Ressourcen so einsetzen, dass Risiken vermieden oder zumindest minimiert werden. Folglich lässt sich durch eine passende Software das Risikomanagement eines Projekts optimieren.
Vorteile für Führungskräfte
Führungskräfte, die nicht direkt in das Projekt involviert, aber auf einer übergeordneten Ebene für den Erfolg des Unternehmens zuständig sind, profitieren ebenso von einem effektiven Projektmanagement. Für sie sind folgende Vorteile von großer Bedeutung:
- Verbesserte Transparenz
- Strategische Bedeutung
Verbesserte Transparenz
Der große Vorteil auf Unternehmensebene liegt in der Transparenz: Projektmanagement-Software liefert die Daten, um gezielter zu steuern. Projekte, die relevant sind, um die Unternehmensziele zu erreichen, können leichter identifiziert und optimiert werden. Führungskräfte können so klarer priorisieren und gegenüber der Unternehmensführung ihre Entscheidungen auch begründen.
Strategische Bedeutung
Letztlich kann eine derartige Software durch die Möglichkeiten der Projektdokumentation auch von hoher strategischer Bedeutung sein. Innovationspotentiale können schneller erfasst und realisiert werden. Mittels klarer Prozesse, die durch Projektmanagement-Software einfach abzubilden sind, gelingt es eher, basierend auf den Unternehmenszielen diese Potentiale in die reale Projektantragsstellung zu überführen.
Nutzen Sie auch die Vorteile einer Projektmanagement-Software mit InLoox!