Sie starren auf eine leere Projektplanung? In diesem Fall kann KI Ihnen helfen, die Angst vor dem leeren Kanban (FOTEK) zu überwinden und vage Projektideen in klare, umsetzbare Aufgabenlisten zu verwandeln. In unserem neuesten Beitrag erfahren Sie, wie der KI-Aufgabenassistent von InLoox Ungewissheit in Effizienz verwandelt - ganz ohne Hype, dafür mit intelligenter Planung.
Kennen Sie das: Sie stehen am Anfang eines neuen Projekts und der Scope ist noch nicht ganz klar. Trotzdem sollen Sie schon mal einen groben Plan mit Aufgaben, Aufwandsschätzung und ungefähren Deadlines im Kick-off Meeting präsentieren. Da schlägt sie plötzlich zu, die Fear of the empty Kanban, kurz FOTEK. Wie gelähmt starren Sie auf das leere Kanban-Board und wissen nicht so recht wo anfangen.
Da kommt der KI-Assistent für die Aufgabenplanung gerade recht. Mit ein paar Hinweisen zum geplanten Projekt nimmt der Assistent völlig unbeeindruckt von Emotionen seine Arbeit auf und Ihnen die Arbeit ab.
Der KI-Aufgabenassistent von InLoox sorgt dafür, dass die Aufgabenliste des Projekts sinnvoll gefüllt wird – und das nur mit einer kurzen Projektbeschreibung. Ob „Neue CRM-Software implementieren“, „Server in die Cloud migrieren“ oder „die Welt erobern“: Einfach kurz eintippen, was ansteht, und schon liefert die KI maßgeschneiderte Aufgabenlisten, inklusive geschätztem Aufwand und Vorschlag fürs Fertigstellungsdatum. Sollte der Detailgrad zu grob sein, dann gibt es über den Regler die Möglichkeit, Aufgaben feingranularer zu generieren.
Wie das konkret aussehen kann? Hier ein Beispiel aus der Praxis: Sagen wir, es geht um die Planung eines IT-Projekts zur Umstellung auf SAP HANA. Das Prompt für den KI-Assistenten könnte lauten: „Ich bin Projektplaner in der IT-Abteilung. Ich soll das Projekt Umstellung auf SAP HANA planen. Was muss für eine erfolgreiche Umstellung erledigt werden?“ Ein Klick und Zack! Sie bekommen direkt Aufgaben wie „Projektanforderungen analysieren“, „Testumgebung für SAP HANA einrichten“ oder „Schulung der Anwender planen“ vorgeschlagen.
Wenn eine grobe Planung nicht ausreicht und Sie feststellen, dass wichtige Aufgaben wie z. B. die Erstellung von Test-Szenarien fehlen, dann kann der KI-Assistent mit einem höheren Detailgrad spezifischere Aufgaben generieren.
Übrigens: Auch bei der Projektbeschreibung unterstützt Sie die Künstliche Intelligenz von InLoox. In den Projektdetails können Sie mit einem Klick auf Basis des Projektnamens eine automatische Beschreibung generieren. So sparen Sie Zeit und stellen sicher, dass Ihre Projekte klar und professionell dargestellt sind.
Je komplexer das Projekt, desto eher sollte in Projektphasen gedacht werden. Wenn es beispielsweise darum geht, ein Bauprojekt zu planen, dann orientieren Sie sich am besten nach den HOAI-Planungsphasen und nutzen den KI-Aufgabenassistenten für die Ausplanung der Aufgaben in jeder Phase. Ein Prompt könnte dann lauten: “Ich bin Generalplaner und für den Neubau der Grundschule zuständig. Ich plane nach den HOAI-Leistungsphasen. Welche Aufgaben sind für mich in Leistungsphase 1: Grundlagenermittlung zu erledigen?”
Auch Projektplanungsmethoden wie Stage Gate® können über das Prompt berücksichtigt werden, um gemäß dieser Unternehmensvorgabe zu planen. So könnte ein Prompt für ein Produktentwicklungsprojekt in der Pharma-Branche so lauten: „Ich leite ein Produktentwicklungsprojekt für ein Pharma-Unternehmen und möchte eine Aufgabenplanung nach der Stage Gate ® Methode erstellen. Bitte generiere eine strukturierte Aufgabenliste für die Phase: Scoping. ”
Nutzen Sie auch die Möglichkeit, Erfahrungswerte aus vergangen Projekt einfließen zu lassen. Wenn beispielsweise der Informationsfluss zum Projektstatus eher zäh war, dann ergänzen Sie im Prompt z. B. Hinweise wie “Berücksichtige die Wichtigkeit der internen Projektkommunikation über regelmäßige Projektstatus-Berichte.”
Auch Prosa-E-Mails, die ausführlich und ausschweifend etliche Aufgaben enthalten, lösen häufig eine emotionsgeladene Abwehrreaktion im Sinne von TL:DR (too long, didn’t read) aus. Man hat gar keine Lust darauf, aus dem Roman die Fakten zu extrahieren, um diese dann mühsam in eine Aufgabe zu packen. Gut, dass InLoox auch hier eine Lösung parat hat! Im InLoox für Outlook Add-in können Sie diese Arbeit an den KI-Assistenten delegieren. Ein Klick auf den Zauberstab, ein paar Sekunden Analyse abwarten und voila, der InLoox KI-Assistent schlägt Aufgaben mit Namen, geschätztem Aufwand und Fälligkeitsdatum vor. Sie können erleichtert aufatmen und diese Aufgaben in Angriff nehmen. Schauen Sie sich den InLoox KI-Assistenten in Outlook in diesem Video an.
Jeder Emotion, die uns daran hindert, aktiv zu werden und auch unangenehme oder anstrengende Vorhaben anzupacken liegt eigentlich die Befürchtung, etwas falsch zu machen zugrunde. Dass Künstliche Intelligenz – entgegen ihrem Namen – bei weitem nicht ohne Fehler ist, sollte mittlerweile auch Dank etlicher lustiger Beispiele klar sein. Der Vorteil von KI-Tools wie dem InLoox Aufgabenassistenten für das Projektmanagement und das Aufgabenmanagement liegt aber darin, dass sie uns beim ersten Schritt helfen. Sie tragen uns quasi über die Angstschwelle und wenn das geschafft ist, läuft es.
Fazit
Mit dem KI-Aufgabenassistenten von InLoox verschwindet das Problem der Angst vor dem leeren Kanban schneller als die kostenlosen Schokokekse im Meetingraum. Egal ob es um den Start in die Projektplanung mit einem groben Aufgabenplan geht, Sie Aufgaben aus einer ellenlangen E-Mail identifizieren müssen, oder ob Sie detaillierte Aufgaben einer einzelnen Projektphase schnell und mit Aufwandsschätzung und Deadline anlegen möchten: der InLoox KI-Aufgabenassistent macht es für Sie.