Obwohl sich einige Einführungen von Projektmanagement-Software in den Rahmenbedingungen ähneln, sind nicht alle Projekte langfristig erfolgreich. Was machen die Projektleiter der erfolgreichen Softwareeinführungen anders und welche sind die Erfolgsfaktoren?
Über die Jahre haben wir viele Einführungen von Projektmanagement-Software in Unternehmen miterlebt. Und obwohl die Rahmenbedingungen oft identisch waren (ähnliche Projektgrößen, dieselbe Software, engagierte Projektleiter, etc.) sind nicht alle Projekte langfristig erfolgreich. Daher haben wir uns gefragt, was die Projektleiter bei erfolgreichen Softwareeinführungen anders machen, und eine Reihe von Erfolgsfaktoren identifiziert.
Während die Marketingbranche in den vergangenen Jahren große Umwälzungen durchlebt hat, erinnert das Projektmarketing häufig noch an die eindimensionalen Kampagnen der 90er-Jahre: Es werden Poster entworfen und geklebt, Intranet-Seiten eingerichtet und Schlüsselanhänger verteilt.
Dennoch sind die Mitarbeiter und andere wichtige Stakeholder oft erschreckend schlecht informiert, wenn man sie auf das Projekt anspricht. Manchen Projektleitern dürfte dies nicht ganz ungelegen kommen, denn oft ist es ihnen lieber, wenn ihr Projekt im Unternehmen zumindest anfänglich "unter dem Radar fliegt".
Warum? Ganz einfach: Die großangelegte Einführung einer neuen Software stößt bei den Mitarbeitern anfangs häufig auf wenig Gegenliebe – selbst wenn sie diese dringend benötigen und sie letztlich eine große Arbeitserleichterung darstellt.
Die Hoffnung des Projektleiters ist daher folgende: Je weniger Außenstehende in einer frühen Phase von meinem Projekt wissen, desto weniger kann es von außen torpediert werden und desto ruhiger kann mein Projektteam arbeiten. Diese Haltung ist menschlich und leuchtet auf den ersten Blick ein, tut dem Projekt aber selten gut: Auf dem Nährboden fehlender Informationen gedeihen Gerüchte, die man nachträglich nur noch schwer ausräumen kann.
Doch was machen die Leiter von Projekten, die in einer erfolgreichen Softwareeinführung mit zufriedenen Mitarbeitern münden, anders?
Gutes Projektmarketing lebt davon, dass alle Interessengruppen glaubwürdig und umfassend informiert werden. Gerade Mitarbeiter legen oft keinerlei Wert auf ein hübsches Projektlogo oder ein Poster. Sie wollen Antworten auf die folgenden Fragen:
Mitarbeiter sind es aus ihrem Privatleben gewohnt, im Web Produkte und Dienstleistungen zu bewerten und in sozialen Medien Kommentare zu posten. Dies spiegelt sich auch in ihrem Kommunikationsverhalten im beruflichen Kontext wider: Wenn Mitarbeiter Vorbehalte gegen das Projekt haben, werden sie diese äußern.
Man sollte sie dann nicht als Querulanten oder Nörgler abstempeln, sondern in den Dialog mit ihnen treten. Oft generieren offene Frage- und Feedbackrunden wertvolle Hinweise, welche Anpassungen der Software nötig sind und welche Vorlagen und Einstellungen noch fehlen, um die Software perfekt an das Unternehmen anzupassen.
Am erfolgreichsten sind Einführungsprojekte, für die Key User definiert und geschult werden, die dann wiederum weitere Anwender unterstützen. Die Key User fungieren somit als eine Art Vermittler zwischen IT und Fachabteilung und können den Kollegen konkret aufzeigen, wo die Vorteile des neuen Produkts für sie liegen.
Gerade Menschen mit IT-Hintergrund neigen dazu, v.a. die Innovativität der neuen Software-Funktionen hervorzuheben – diese interessieren die späteren Anwender oft allerdings herzlich wenig. Gute Botschaften sind einprägsam und gehen konkret auf den Arbeitsalltag der Anwender ein.
Wie Paul Watzlawick schon wusste: "Man kann nicht nicht kommunizieren." Das gilt auch für Projekte. Begreifen Sie Projektmarketing also als große Chance – um Feedback einzuholen, um Bedenken auszuräumen und um damit am Ende den langfristigen Projekterfolg zu sichern.
Ursprünglich erschienen im projektmagazin Blog am 14.07.2016: Begeisterte Nutzer: Mit diesen vier Tricks gelingt die Software-Einführung
Autor: Dr. Andreas Tremel