Besprechungen zielführend gestalten - 10 Tipps

Sie alle kennen diese Situation: Sie sitzen stundenlang mit Ihrem Team in einem Meeting und besprechen das aktuelle Projekt. Anschließend sitzen Sie wieder an Ihrem PC und fragen sich, welche Ergebnisse die Besprechung überhaupt lieferte. Auf diese Frage wissen die meisten keine Antwort, denn Meetings laufen manchmal eher unstrukturiert und ohne Zielsetzung ab.

Wir schaffen Abhilfe und liefern Ihnen 10 Praxis-Tipps, wie Sie Besprechungen zielführend gestalten können. Sie werden feststellen, dass Sie damit viel Zeit einsparen und diese für andere wichtige Aufgaben nutzen können. Beachten Sie bei der Umsetzung, dass eine Änderung der Meeting-Kultur nur mit Zustimmung der entsprechenden Führungskräfte funktionieren kann.

Tipp 1: Begrenzen Sie die Zeit

Aus vielen Lebensbereichen wissen wir, dass wir unter Zeitdruck meist viel produktiver sind, als mit unbegrenzt verfügbarer Zeit. Bestimmt haben viele von Ihnen während des Studiums eine Seminararbeit in einer Nacht geschrieben und diese war überraschenderweise besser als Arbeiten, für die Sie viel Zeit zur Verfügung hatten.

Übertragen wir diese Situation auf Besprechungen, dann diszipliniert eine Begrenzung der Zeit vor allem Plappermäuler und Sie können die Agenda Schritt für Schritt und vor allem zügig abarbeiten. Indem Sie die Dauer der Besprechung zuvor festlegen und diese konsequent nicht überschreiten, verhindern Sie außerdem Verspätungen der Meeting-Teilnehmer in anschließenden Terminen.

Tipp 2: Bereiten Sie eine Agenda vor

Eine Agenda ist eine Tagesordnung, die jeden Tagesordnungspunkt auflistet und mit einer zeitlichen Begrenzung versieht. Jeder Punkt sollte hierbei so formuliert werden, dass sofort klar wird was das Ziel der Besprechung ist. Achten Sie darauf wenige, aber dafür wichtige Punkte auf die Agenda zusetzen und besprechen Sie nur Themen, die wirklich alle Teilnehmer etwas angehen. Damit wird sichergestellt, dass alle Tagesordnungspunkte ausführlich behandelt werden können und nicht auf das nächste Meeting verschoben werden müssen. Häufig findet man am Ende einer Agenda den Tagesordnungspunkt Sonstiges. Streichen Sie diesen komplett, ansonsten entstehen lediglich ziellose und unstrukturierte Diskussionen, die nichts mit dem Besprechungsthema zu tun haben.

Tipp 3: Legen Sie Besprechungsregeln fest

Indem Sie Regeln für Besprechungen festlegen, können Sie zusätzlich zur Vermeidung endloser Diskussionen beitragen. Hierfür sollten Sie herausfinden, welche Faktoren Besprechungen in Ihrem Projektteam häufig negativ beeinflussen. Eine Regel könnte zum Beispiel ein Smartphone-Verbot sein, wenn sich die Teilnehmer während Besprechungen von ihrem Smartphone ablenken lassen. Eine andere Regel wäre die Bitte, jeden Teilnehmer zuerst aussprechen zu lassen und anschließend die Möglichkeit für Fragen und Anmerkungen zu geben.

Des Weiteren sollten Sie darauf achten, dass die einzelnen Tagesordnungspunkte nicht bis ins Detail ausdiskutiert werden. Vermeiden Sie Perfektionismus und stoppen Sie die Diskussion, wenn bereits eine passende Lösung gefunden wurde.

Tipp 4: Setzen Sie einen Moderator ein oder fungieren Sie selbst als Moderator

Der Moderator eines Meetings ist zuständig für die Abarbeitung der Agenda, die Dokumentation von Beschlüssen, das Zeitmanagement und die Einhaltung der Besprechungsregeln. Als Moderator sollten Sie darauf achten, dass wichtige Beiträge von allen gehört werden und nebensächliches nicht allzu lange diskutiert wird.

Die Rolle des Moderators muss nicht automatisch die ranghöchste Führungskraft innehaben. Beispielsweise könnten Sie die Moderatorenrolle im Team durchwechseln. Dadurch betrachtet jedes Teammitglied die Besprechungen aus einer anderen Perspektive und erkennt eventuell eigene Verhaltensfehler in Diskussionen.

Tipp 5: Visualisieren Sie Agenda und Ergebnisse

Nutzen Sie ein Flipchart oder eine Pinnwand, um Ihre Agenda und die erarbeiteten Ergebnisse zu visualisieren. Ist die Tagesordnung großflächig für alle Teilnehmer sichtbar, schaffen Sie damit eine gute Orientierung zum Ablauf und geistige Klarheit. Arbeiten Sie anschließend die Agenda der Reihe nach ab und halten Sie die Kernergebnisse zu jedem Punkt auf der Flipchart oder der Pinnwand fest. Dadurch verhindern Sie, dass die Besprechungsteilnehmer aus dem Meeting gehen und sich fragen, welche Ergebnisse überhaupt erarbeitet wurden.

Hilfreich ist es auch, konkrete Aufgaben auf Karteikarten oder Stattys festzuhalten und diese dann der Person mitzugeben, die für die Bearbeitung zuständig ist. So fällt der Schritt von der Besprechung zur konkreten Umsetzung leichter.

Tipp 6: Durchdenken Sie Ihre Einladungen zur Besprechung

Sie sollten die Einladung zu Besprechung erst versenden, wenn alle Informationen zu den geplanten Tagesordnungspunkten vorliegen. Achten Sie außerdem darauf alle wichtigen Teilnehmer einzuladen. Dies bedeutet, dass Sie nicht nur auf den Rang der Personen achten sollten, sondern auch darauf, ob jemand über wichtiges Hintergrundwissen zu einem Agenda-Punkt verfügt.

Tipp 7: Garantieren Sie eine gute Vorbereitung des Besprechungsraums

Es ist wichtig, dass der Besprechungsraum groß genug ist und für jeden Teilnehmer einen Sitzplatz bietet. Sorgen Sie dafür, dass der Raum vor der Besprechung gelüftet wird und, dass alle benötigten Geräte zur Verfügung stehen und funktionieren. Zudem sollte die Agenda großflächig auf dem Flipchart/der Pinnwand aufgetragen werden. Diese Vorbereitungen müssen Sie nicht jedes Mal selbst treffen, sondern können auch delegiert werden.

Tipp 8: Protokolle sollten Sie nicht vernachlässigen

Führen Sie mit den Besprechungsregeln einen Protokolldienst ein. Für jedes Meeting sollte ein Protokoll verfasst werden, um alle wichtigen Entscheidungen und Diskussionspunkte festzuhalten. Das Protokoll ist zum einen für alle Personen, die nicht teilnehmen konnten, wichtig und zum anderen natürlich für die Teilnehmer, um im Nachhinein einen Überblick über die Ergebnisse zu erhalten. Wichtig ist hierbei, das Protokoll relativ zeitnah nach der Besprechung zu verschicken.

Tipp 9: Bereiten Sie die Besprechung nach

Besprechungen müssen nicht nur vor- sondern auch nachbereitet werden. Sie persönlich sollten deshalb alle Aufgaben, die Ihnen im Meeting zugewiesen wurden, sofort in Ihren Terminkalender oder in Ihre InLoox Projektmanagement Software übernehmen. Als Projektleiter sollten Sie sich zusätzlich sehr früh vergewissern, ob alle Teammitglieder an der Erledigung ihrer Aufgaben arbeiten oder diese noch auf dem Schirm haben. Wenn Sie eine Projektmanagement Software, wie InLoox, einsetzen können Sie dies leicht über den Status der einzelnen Aufgaben nachvollziehen.

Tipp 10: Reduzieren Sie Serientermine

Von Zeit zu Zeit sollte die Notwendigkeit von regelmäßigen Besprechungen überprüft werden. Finden Sie heraus ob regelmäßige Meetings noch effektiv sind oder für alle Teilnehmer nur noch als Pflichttermine gelten. Dies können Sie testen, indem Sie den Termin für eine kurze Zeit auf Probe ausfallen lassen. Stellt sich im Nachhinein heraus, dass die Besprechung doch wichtig ist, können Sie sie immer noch wieder aufnehmen. Ansonsten haben Sie und alle anderen Teilnehmer nun mehr Zeit für wichtigere Aufgaben zur Verfügung.