Budgetierung im Projektmanagement: 6 bewährte Methoden

Warum Budgetierung so wichtig für Ihr Projekt ist

Das Budget ist einer der Faktoren im Projekt, die einen direkten Einfluss auf die Erfolgswahrscheinlichkeit haben. Wer also Budgets nach Lust und Laune festlegt und rationale Herangehensweisen außen vorlässt, schmälert die eigenen Erfolgschancen bedeutend. Wer hingegen über Budgetierungsmethoden im Projektmanagement informiert ist, kann einen enormen Mehrwert für das jeweilige Projekt liefern.

Das Budget ist eine zentrale Größe von hoher Bedeutung und das in jedem Projekt. Es bezeichnet den monetären Gesamtbetrag, der im Vorfeld für ein spezifisches Projekt zu veranschlagen ist. Folglich schätzen Projektmanager mit ihren Teams bei der Projektplanung, welche Ausgaben im Laufe des Projektes fällig werden. Mit einer Auflistung und Summierung von Kostenpositionen ist es aber hierbei meist nicht getan. Die Herausforderung besteht darin, Unsicherheiten, die in jedem Projektumfeld auftreten, zu berücksichtigen. Unsicherheiten können beispielsweise in der Schwankung von Rohstoffpreisen liegen oder projektbedingter Natur sein, zum Beispiel wenn die Entwicklung einer Softwarekomponente mehr Zeit als erwartet beansprucht und somit zusätzliche Kosten verursacht.

Im Hinblick auf die Budgetierung und die Kosten im Projektablauf gibt es einige Dinge zu beachten, die die Handhabung deutlich erleichtern können.

1. Die geplanten Kosten sollten auf die einzelnen Projektphasen bis hin zu bestimmten Meilensteinen heruntergebrochen werden. Durch diese Unterteilung können Kosten exakter geplant und im Zeitablauf besser überprüft werden.
2. Es ist sinnvoll, ein Tool zur Speicherung und Dokumentation von Kostendaten zu implementieren.
3. Sie sollten vorab festlegen, wie vorzugehen ist, wenn die realisierten Kosten über oder unter den Plankosten liegen.
4. Die Budgetierung eines Projekts sollte sich stets aus der übergeordneten Unternehmensstrategie ableiten. Schließlich sollte jedes umgesetzte Projekt einen Beitrag zur Erreichung der Unternehmensziele leisten.

Nach welcher Methode Sie konkret bei der Handhabung von Projektbudgets vorgehen können, zeigen wir Ihnen im Folgenden:

Inhalt

• Analoge Schätzung
• Parametrische Schätzung
• Top-Down-Methode
• Bottom-Up-Methode
• Dreipunkteschätzung
• Earned-Value-Analyse

Analoge Schätzung

Diese Methode zur Schätzung eines Budgets ist eine sehr naheliegende und einfache. Voraussetzung hierfür ist jedoch, dass Sie bereits einige Projekte ähnlichen Umfangs umgesetzt haben. Hierbei greifen Sie nämlich auf die Dokumentation vergangener Projekte zurück.

Suchen Sie nach vergangenen Projekten, die in ihren Eigenschaften ähnlich dem aktuellen Projekt sind und einen vergleichbaren Umfang aufweisen. Übernehmen Sie schließlich die Berechnungen zum Budget für ihr Projekt. Da es in der Natur von Projekten liegt, dass sie einzigartig und einmalig sind, sind hierbei Anpassungen nötig. Die Kosten, die beispielsweise von der Größe des Projektteams abhängig sind, wie Nutzerlizenzen für eine benötigte Software, sind somit an die Teamgröße anzupassen. Ebenso verändern sich die Kosten für Rohstoffe oder andere Güter, die Sie im Projekt benötigen. So sind zum Beispiel die Kosten für Dämmmaterial in den vergangenen Jahren gestiegen, was Sie für Ihr nächstes Bauprojekt miteinkalkulieren müssen.

Diese Methode der Schätzung kann eingesetzt werden, wenn nur begrenzt Informationen zum kommenden Projekt vorhanden sind. Hier ist der Aufwand für die Budgetierung überschaubar und kostengünstig.

Parametrische Schätzung

Diese Methode ist der analogen Schätzung ähnlich, da sie auf historischen unternehmenseigenen Daten basiert. Der Ansatz ist aber weitaus exakter. Hierbei werden nicht ein paar einzelne Projekte in ihrer Gesamtheit herangezogen. Stattdessen werden umfangreiche historische Daten betrachtet, um bestimmte Aspekte eines Projektes zu kalkulieren. Durch den Fokus auf einen Kostenbereich kann genauer geschätzt werden.

Das simpelste Vorgehen ist hierbei die Anwendung des einfachen Dreisatzes. Bei einer Baufirma wird beispielsweise die Gesamtzeit, die jemals für die Montage von Türen benötigt wurde, aufaddiert. Diese Zeit wird durch die Anzahl montierter Türen geteilt. Somit erhält man die benötigte Zeit pro Türmontage, welche mit der Anzahl von Türen für das neue Bauprojekt multipliziert wird. Somit erhält man den Zeit- und entsprechend den Kostenaufwand für die Türmontagen des Neubauprojekts.

Dieser simple Ansatz wird jedoch der Komplexität vieler Projekte nicht gerecht. Für diese können dann komplexe statistische Modelle oder Regressionsanalysen genutzt werden. Hierdurch lassen sich weitere Einflussfaktoren und Störgrößen effektiv berücksichtigen. Die Qualität dieser Schätzung ist jedoch stark von der Qualität der historischen Daten abhängig.

Top-Down Methode

Die Top-Down Methode oder auch die retrograde Budgetierung ist ein ganzheitlich anderer Ansatz. Während bei den vorherigen Methoden ein klares Projektziel gegeben ist, für welches es das entsprechende Budget festzulegen gilt, ist bei dieser Methode das Gesamtbudget die feste Größe. Ein solches Szenario kommt zustande, wenn das Management für gewisse Zwecke Budgets festlegt, mit welchen in der Folge ein bestmögliches Ergebnis zu erzielen ist. Dieses Vorgehen kommt häufig zum Tragen, wenn ein Unternehmen oder eine Abteilung ihre Ausgaben begrenzen will.

Grundsätzlich wird hier das gesamte Projekt analysiert und die Kosten für die verschiedenen Teilaspekte werden festgelegt. Die kalkulierten Kosten werden dann mit dem gegebenen Budget verglichen. Wenn dieses überstiegen wird, so grenzt der Projektleiter den Umfang von Projektkomponenten ein, bis die Gesamtkosten schließlich im Rahmen liegen.

Bottom-Up Methode

Das Gegenstück zum Top-Down Ansatz ist die Bottom-Up Methode. Sie ist sehr einfach zu implementieren, wenn bereits ein Projektstrukturplan besteht. Denn hierbei werden die einzelnen Prozesse oder Phasen des Projekts individuell bepreist. Die Kosten werden dann zur nächsthöheren Ebene aggregiert, sodass den verschiedenen Bestandteilen des Projekts Kosten zugewiesen sind.

 Sukzessive entsteht durch diesen Ansatz am Ende ein Gesamtbudget, das für das Projekt beansprucht wird. Die Kosten des jeweiligen Prozesses werden im Normalfall durch den jeweiligen Prozessverantwortlichen angegeben. Die Expertise und das Einschätzungsvermögen von diesen bestimmt somit die Zuverlässigkeit der finalen Budgetierung.

Dreipunkteschätzung

Die sogenannte Dreipunkteschätzung versteht sich nochmals als grundlegend andere Herangehensweise. Sie dient nicht wirklich zur Schätzung eines finalen Budgets, sondern zieht drei verschiedene Schätzungen heran:

1. Die Schätzung für das Szenario, das am wahrscheinlichsten eintritt.
2. Die Schätzung für das kosteneffektivste Szenario.
3. Die Schätzung für das teuerste mögliche Szenario.

Die Dreipunkteschätzung dient nicht zwingend dazu, das tatsächlich erforderliche Budget zu finden, sondern dient mehr als Grundlage für eine Risikoeinschätzung aus Kostenperspektive. Sie hilft dabei, in einem von Unsicherheit geprägtem Projektumfeld das mögliche Kostenspektrum einzugrenzen.

Earned-Value-Analyse

Die Earned-Value-Analyse ist ebenfalls kein eigenes Schätzverfahren, sondern dient dazu, die Genauigkeit der Budgetierung im Projektablauf zu beurteilen. Basis hierfür ist die Unterteilung in verschiedene Projektphasen. Für jede Phase sollte vorab ein Budget eingeplant worden sein, das es nach Ablauf der jeweiligen Phase mit den tatsächlich entstandenen Kosten zu vergleichen gilt.

Die Earned-Value-Analyse versteht sich also als Tool zur kontinuierlichen Kostenüberwachung. Mit Hilfe von diesem Ansatz können Maßnahmen zur Kosteneinhaltung abgeleitet werden, wenn der Budgetplan aktuell überschritten wird.   

 

Die Ansätze, die wir Ihnen im Rahmen dieses Artikels nähergebracht haben, können Ihnen dabei helfen, ein strukturierteres Vorgehen beim Budgetieren Ihrer Projekte an den Tag zu legen. Von einem transparenten und effektiven Budgeting wird Ihr Projektteam in vielerlei Hinsicht profitieren.

Unabhängig davon, welchen Ansatz Sie verwenden, sollten Sie darauf achten, dass Sie beim Erstellen eines Budgets die Anforderungen Ihrer Organisation berücksichtigen. Letztendlich ist das oberste Ziel eines Projekts immer die Unterstützung der strategischen Unternehmensziele. Beziehen Sie zudem die Stakeholder mit ein und behalten Sie diese bezüglich der Projektkosten stets im Bilde. Zuletzt sollten Sie Ihr Budget bestmöglich an sich ändernde Umweltbedingungen anpassen. Unvorhersehbarkeiten sind Teil von jedem Projekt und betreffen auch Ihre Budgetierung.