Bild: "decisions (cc)" von Martin Fisch, lizensiert unter CC BY 2.0
Unter Changemanagement versteht man allgemein die Leitung von Veränderungen in einem Unternehmen, die zu dessen Entwicklung beitragen. Dabei werden Entscheidungen getroffen, die die Organisation des Betriebs umstrukturieren. Im Projektmanagement hingegen spricht man von Änderungsmanagement, wenn im Laufe eines Projekts Abänderungen an der Planung notwendig sind.
Bedeutet der Einsatz von Änderungsmanagement, dass die Projektplanung nicht zufriedenstellend durchgeführt wurde? Nicht unbedingt, denn während der Durchführung eines Projekts können unerwartete Entwicklungen aufkommen oder Rahmenbedingungen einen Wandel erfahren. Eine hundertprozentige Analyse vor Projektstart ist nicht unbedingt realisierbar.
Der Einsatz von Änderungsmanagement, auf Englisch Change Request Management, sorgt dafür, dass alle Beteiligten am Projekt über die Veränderungen rechtzeitig informiert werden und sich so darauf einstellen können. Umstellungen werden also aktiv und gezielt vorgenommen.
Es wird in drei Schritten vorgegangen:
In der Vorbereitungsphase gilt es, den Veränderungsprozess und die dadurch Betroffenen zu identifizieren: was will verändert werden und wie wirkt es sich auf wen aus? Halten Sie dabei alle Vorschläge und Diskussionen in einem sogenannten Change Log fest, um den Prozess nachvollziehbar und transparent zu machen. Miteinbezogen werden sollten auch der Grund für die Veränderung, geschätzte Kosten, benötigte Ressourcen und eventuelle Risiken.
Anschließend muss eine Entscheidung getroffen werden. Die verschiedenen Vorschläge werden gegeneinander abgewogen und verglichen; manchmal kann auch einen Kombination zweier Anträge sinnvoll sein. Sie können auch Erfahrungen aus vorangegangenen Projekten mitberücksichtigen.
Zu guter Letzt wird die genehmigte Veränderung umgesetzt. Dabei sollte die Kommunikation der Veränderungen an alle Projektbeteiligten und die Stakeholder nicht zu kurz kommen, um Missverständnisse und falsche Erwartungen zu vermeiden. Widerstände können sogar dabei helfen, die Planung weiter zu optimieren und Fehler zu vermeiden. Eine retrospektive Besprechung nach Abschluss hilft dabei, Stärken und Schwächen der Planung zu analysieren und für zukünftige Projektänderungen zu berücksichtigen.