Das Projekt ist geschafft und auch hinter das letzte Arbeitspaket kann man einen Haken setzen. Nach arbeitsintensiven Wochen freut sich das Team entweder auf den verdienten Urlaub oder auf neue Aufgaben. Die meisten sind froh, wenn ein Projekt nach einer oft stressreichen Endphase zu Ende geht. Kein Wunder, dass die Motivation zum formalen Projektabschluss da oft gering ist. Doch spätestens, wenn der Kunde Nachforderungen stellt, während das Projektteam längst in alle Winde verstreut ist, wird man von einem unsauberen Projektabschluss wieder eingeholt.
Der Projektabschluss erfüllt vier wichtige Funktionen:
- Inhaltlich: Das Team stellt sicher, dass alle Ziele erreicht und keine Aufgaben mehr offen sind, solange die Teammitglieder noch zur Verfügung stehen.
- Administrativ: Man beugt juristischen und kaufmännischen Schwierigkeiten vor, indem man das Projekt formell korrekt abschließt.
- Persönlich: Individuelle Feedbackgespräche mit den Teammitgliedern und eine gemeinsame Abschlussfeier sorgen ein positives Unternehmensklima.
- Perspektivisch: Man dokumentiert Wissen und Erfahrungen strukturiert für künftige Projekte.
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Unsere Checkliste bietet einen kleinen Leitfaden, um ein Projekt professionell und strukturiert abzuschließen:
- Überprüfung der Zielerreichung: Stimmen die erreichten Ergebnisse mit den Anforderungen des Auftraggebers überein? Hier sollte ein letzter Soll-Ist-Abgleich stattfinden.
- Restaktivitäten: Müssen noch Aufgaben erledigt werden, bevor das Projektteam entlastet wird? Wer ist dafür zuständig und bis wann müssen diese Arbeitspakete abgeschlossen sein?
- Finale Überprüfung der Funktionalität des Produktes/der Dienstleistung
- Erstellung einer vollständigen Projektdokumentation
- Übergabe aller notwendigen Informationen an den Kunden/Auftraggeber
- Formale Abnahme des Projektergebnisses und Dokumentation der Vertragserfüllung. Diese beinhaltet in der Regel eine Abschlusspräsentation, einen abschließenden Projektbericht, die Endabrechnung und ein Abnahmeprotokoll:
- Abschlusspräsentation: Dem Auftraggeber und allen wichtigen Stakeholdern sollte der Projektbericht in einem persönlichen Meeting vorgestellt werden. So stellt man schnell fest, ob es noch offene Fragen oder Unstimmigkeiten gibt.
- Abschlussbericht: Dieser sollte vom Auftraggeber abgesegnet werden und folgende Informationen enthalten:
- Überprüfung der Projektziele
- Aufstellung der erbrachten Leistungen
- Projektkosten und Aufwände
- Erfahrungen
- Empfehlungen für künftige Projekte
- Endabrechnung: Sind noch Zahlungen offen, die vom Projektkonto getätigt werden müssen, z.B. Materialrechnungen oder Personalkosten? Die Endabrechnung sollte ebenfalls vom Auftraggeber unterzeichnet werden.
- Abnahmeprotokoll: Dies ist eines der wichtigsten Dokumente für den Projektabschluss und muss in jedem Fall vom Kunden unterzeichnet werden.
- Projektreview
- Beurteilung der Leistung der Projektmitarbeiter in Feedbackgesprächen
- Analyse der Kundenzufriedenheit
- Zufriedenheit der Teammitglieder
- Soll-Ist-Abgleich
- Bewertung von Partnern, Lieferanten und sonstigen Auftragnehmern
- Archivierung wichtiger Projektunterlagen: Hier gilt es die Aufbewahrungsfristen zu beachten.
- Festhalten der Lessons learned für künftige Projekte: Was lief gut? Was sollte für künftige Projekte verbessert werden? Welche Erfahrungen können auch in künftigen Projekten von Nutzen sein? Hier leisten Wissensmanagement-Methoden wertvolle Dienste.
- Ansprechpartner für eventuelle künftig auftauchende Fragen oder Probleme bestimmen: Wer hat künftig die Linienverantwortung für die Projektergebnisse?
- Personalausstand: Scheiden Teammitglieder aus dem Unternehmen aus, müssen die entsprechenden Schritte unternommen werden: Ausweise retournieren, Telefone abmelden, Zugänge sperren, Arbeitszeugnisse erstellen usw.
- Mit Projektgeldern angeschaffte Sachmittel: Was soll mit eigens für das Projekt erworbenen Sachmitteln wie Hardware oder Softwarelizenzen geschehen? Wer darf künftig darüber verfügen?
- Perspektiven und Nachfolgeaufträge: Welche weiteren Geschäftsmöglichkeiten ergeben sich aus dem soeben abgeschlossenen Projekt?
Nicht vergessen: Ein erfolgreicher Projektabschluss ist immer ein Höhepunkt im Projektalltag, der als solcher auch gefeiert werden sollte. So kann man eine Zäsur setzen und die Mitarbeiter für neue Aufgaben motivieren. Dies ist auch die Gelegenheit, um dem Team für seinen Einsatz zu danken. Der Rahmen der Abschlussfeier muss zum Projekt und zum Team passen – von der offiziellen Gala mit wichtigen Stakeholdern bis hin zum kleinen Umtrunk im Kollegenkreis gibt es viele Möglichkeiten.
