Checklisten Teil 1: Das Pflichtenheft

„Unklarer Projektauftrag“, „schwammige Projektziele“ oder ein schlichtes „Wir haben aneinander vorbeigeredet“ – oft fehlt bereits ganz zu Anfang des Projektes eine wichtige Grundlage für den Projekterfolg: eine eindeutige Projektspezifikation, die als wichtige Leitlinie während der gesamten Projektlaufzeit fungiert.

Auftraggeber und Auftragnehmer sollten sich zu Projektbeginn darüber klar werden, was sie von einander erwarten und wie sie sich einen erfolgreichen Projektabschluss vorstellen.

Lastenheft

Das Lastenheft ist eine Anforderungsspezifikation, die die Anforderungen von Seiten des Kunden bzw. Auftraggebers an das Produkt oder die Lösung skizziert.

Pflichtenheft

Das Pflichtenheft ist eine Lösungsspezifikation, d.h. quasi die Antwort auf das Lastenheft. Es beschreibt, wie die Anforderungen aus dem Lastenheft konkret umgesetzt werden sollen.

Lastenheft und Pflichtenheft bilden eine wichtige Grundlage für die Zusammenarbeit von Auftraggeber und Auftragnehmer. So wird Missverständnissen vorgebeugt, die sehr leicht entstehen, wenn beide Parteien aus ganz unterschiedlichen Branchen kommen.  

Pflichtenheft – der Plan des Auftragnehmers

Die Basis eines Pflichtenheftes ist also immer das Lastenheft, das der Auftragnehmer vom Auftraggeber einfordern sollte. Hilfreich ist es, dem Kunden eine Vorlage zur Verfügung zu stellen, die alle Informationen abfragt, die für einen erfolgreichen Projektverlauf notwendig sind.

Da die Pflichtenhefterstellung immer mit einem finanziellen und personellen Aufwand verbunden ist, sollten folgende Themen vorab geklärt werden:

• Erteilung des Auftrags zur Pflichtenhefterstellung
• Rahmenbedingungen für die Erstellung eines Pflichtenheftes (Kostenrahmen, technische und organisatorische Rahmenbedingungen)
• Definition des inhaltlichen Umfangs des Pflichtenheftes

Und diese Punkte sollten im Pflichtenheft keinesfalls fehlen:

• Anlass des Projektes und Ausgangslage
• Definition der Projektziele: Muss-Kriterien, Soll-Kriterien, Muss-nicht-Kriterien
• Exakte Definition der Aufgabenstellung (Anforderungen von Seiten des Auftraggebers)
• Definition des späteren Einsatzumfeldes des Produktes oder der Dienstleistung: Zielgruppen, physikalische Umgebung, Betriebszeit etc.
• Vorstellung der Vertragspartner inkl. aller wichtigen Ansprechpartner
• Definition der Rahmenbedingungen (z.B. unternehmensspezifische Methoden und Standards, Kosten, Zeitrahmen)
• Abgrenzung des Produktes/der Lösung zu bereits vorhandenen Systemen: Was sollte das Proudkt/die Dienstleistung nicht beinhalten?
• Beschreibung der Schnittstellen
• Geforderte Funktionalität
• Leistungen (Anforderungen an die jeweilige Funktion)
• Qualitätsanforderungen: welche Qualitätsmerkmale werden in welcher Qualitätsstufe angestrebt?
• Beurteilung der Machbarkeit des Auftrages
• Gewünschte Situation, Verhalten bei Fehlfunktionen und Störungen: Welche unvorhergesehenen Ereignisse können eintreten und wie kann ihnen vorgebeugt werden?
• Eckdaten des Projektes (Termine) und Projektplan
• Organisatorische Abläufe
• Technische Abläufe
• Dokumentation
• Art der Status-Updates (Software, Meetings, Calls)
• Schulungen, Mitarbeiter-Qualifikation
• Testbetrieb
• Abnahme

Oft ist das Pflichtenheft Teil des Vertrages zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer. In diesem Fall empfiehlt es sich, das Pflichtenheft juristisch prüfen zu lassen, so dass es im unerfreulichen Falle eines Rechtsstreites keine bösen Überraschungen gibt.

Es lohnt sich aber in jedem Fall, Zeit und Aufwand in Lastenheft und Pflichtenheft zu investieren, um Ziele und Erwartungen klar zu kommunizieren und so eine wichtige Grundlage für den Projekterfolg zu legen.