Das Gantt-Diagramm – Teil 2

Gantt-Charts mussten in den letzten Jahren einiges an Kritik einstecken, gerade von Projektmanagern, die mit agilen Methoden arbeiten. Doch diese Kritik ist nicht immer berechtigt. Oft wird nach dem Prinzip argumentiert:

“Ein Globus ist nutzlos, weil er mir ja gar nicht zeigt, wo ich an der nächsten Kreuzung abbiegen muss!” (Guido Zokoll auf Produktentwicklung effektiv)

Das Diagramm ist eines der besten Instrumente, um den Überblick über die Dauer und Abfolge von Vorgängen und Meilensteinen im Projektkalender zu behalten. Auch die Abhängigkeiten (Anordnungsbeziehungen) zwischen den Vorgängen werden im Gantt-Diagramm eingetragen und sind so immer ersichtlich.

Besondere Vorteile zieht man aus Gantt-Charts, wenn man sie mit Hilfe von professioneller Projektmanagement-Software erzeugt:

• Projektmanagement-Software berechnet den Projektplan automatisch anhand der Vorgaben, die der Projektplaner macht. Zeitliche Einschränkungen für Vorgänge und Anordnungsbeziehungen zwischen den Vorgängen werden automatisch berücksichtigt.
• Der zugrunde gelegte Arbeitszeitkalender wird ebenfalls berücksichtigt – Arbeitszeiten und Nichtarbeitszeiten fließen so in die Berechnung der Dauer der Vorgänge und des Projektes ein.
• Zeitpuffer und der kritische Pfad können auf Wunsch angezeigt werden. So sieht man jederzeit, wie viel zeitlicher Spielraum bleibt und wo man unter Umständen den Personaleinsatz erhöhen oder den Aufgabenumfang verringern muss.
• Mit Hilfe von Software können weitere Dimensionen zum Gantt-Chart hinzugefügt werden. Durch Arbeitspakete werden konkrete Einzelaufgaben vergeben und Zuständigkeiten für Vorgänge klargestellt.
• Manche Tools erlauben außerdem einen Abgleich von Vorwärts- und Rückwärtsplanung, um so kritische Meilensteine zu erkennen.
• Der Projektplan kann mühelos aktualisiert werden. Verschiebt man einen Vorgang im Zeitplan, so verschieben sich die verknüpften Vorgänge anhand der vorab gemachten Vorgaben automatisch mit.

Schwierigkeiten tauchen meist dann auf, wenn das Diagramm nicht richtig eingesetzt wird. Ein Gantt-Diagramm soll zu mehr Überblick bei der Steuerung von Projekten verhelfen. Wenn jedoch jedes Projektmeeting nur noch dazu verwendet wird, das Chart zu aktualisieren, läuft etwas schief.

Die eigentliche Herausforderung beim Gantt-Diagramm liegt im Detailgrad. Werden zu viele kleinteilige Vorgänge eingetragen, wird das Diagramm schnell unübersichtlich und wenig aussagekräftig. Handelt es sich um ein großes Projekt mit vielen Vorgängen, kann es sinnvoll sein, für die Teilprojekte jeweils eigene Gantt-Charts anzulegen. Auch agile Methoden lassen sich mit Balkendiagrammen kombinieren, wenn beispielsweise für jeden Sprint ein Gantt-Chart erstellt wird.

Kritiker bemängeln außerdem, dass der Vorgangsfortschritt im Gantt-Chart nichts über die erreichten Ergebnisse im Projekt aussagt. Sind beispielsweise schon 50 Prozent der Vorgangsdauer um, bedeutet das nicht automatisch, dass das Ergebnis auch schon zur Hälfte erreicht ist.

Zu diesem Zweck sollte man jedoch die gewünschten (Zwischen-)Ergebnisse als Meilensteine im Projektplan eintragen. So sieht man immer sofort, wenn eine Deadline nicht eingehalten und ein Zwischenergebnis nicht geliefert wurde. Wenn man das Gantt-Chart jedoch mit Hilfe von Projektsoftware erzeugt, gibt es häufig auch die Möglichkeit, den Ergebnisfortschritt für jeden Vorgang einzutragen. So wird das Gantt-Chart zu einem wichtigen Instrument für das Projektcontrolling.  

Gantt-Diagramme mit Excel erstellen

Projektplaner, die sich die Ausgaben für spezielle Projektsoftware sparen möchten, greifen bei der Erstellung von Gantt-Charts auch gerne zu Microsoft Excel. Mit Hilfe von Balkendiagrammen mit gestapelten Balken lässt sich auch hier ein Gantt-Diagramm erzeugen. Vorbereitend müssen die Vorgänge mitsamt dem zugehörigen Startdatum, der Restdauer in Tagen und das Enddatum in Tabellenform gebracht werden.

Die Tage werden als Zeiteinheit auf der horizontalen Achse angetragen. In einem letzten Schritt wird dafür gesorgt, dass die Balken frei schweben und nicht an der Y-Achse angeheftet sind. Dazu muss man Reihe 1 der Balken so formatieren, dass sie keine Füllung und keinen Rahmen aufweisen.

Die Grundfunktionen erfüllt dieses Gantt-Diagramm allemal. Bei der Änderung eines Vorgangs müssen jedoch alle davon abhängigen Vorgänge manuell geändert werden. Auch Zusatzfunktionen wie die Vergabe von Arbeitspaketen und die automatische Berechnung anhand von Einschränkungen und Anordnungsbeziehungen entfällt. Für einfachere Projekte wie die Planung einer Party oder einer Seminararbeit im Studium sind Gantt-Diagramme mit Excel damit völlig ausreichend. Für das professionelle Management von komplexeren Projekten sind Excel-Diagramme nicht zu empfehlen.