Dauer und Aufwand – Wo liegen die Unterschiede?

Einer der häufigsten Verständnisfehler, der im Projektalltag immer noch zu Missverständnissen führt, ist die Verwechslung von Aufwand und Dauer. Dabei ist es wichtig, die Unterschiede zu kennen, gerade wenn es um die Projektplanung geht. Dieser Beitrag hilft Ihnen die beiden Begriffe in Zukunft besser auseinander zu halten und Missverständnisse im Projektteam zu vermeiden. Die wichtigsten Unterscheidungsmerkmale der Begriffe haben wir für Sie in der folgenden Tabelle auf einen Blick gesammelt:

Zusammengefasst beschreibt die Dauer also den gesamten Zeitraum zwischen dem offiziellen Projektstart und dem Projektende beziehungsweise die Zeit, die man für die Erledigung eines einzelnen Arbeitspakets einplant. Der Aufwand hingegen beschreibt die tatsächlichen Arbeitsstunden, die ein Mitarbeiter für dieses Aufgabe aufbringt. Im betriebswirtschaftlichen Sinn hat der Aufwand neben der Bemessung der Personenstunden aber auch noch weitere Bedeutungen. Im Unternehmen ist der Aufwand eine Wertgröße, der auch den Geldbedarf und Materialverbrauch bemisst, weshalb man in diesem Zusammenhang auch von Aufwandskosten (Löhne, Büromaterial, Betriebsstoffe) spricht.

Der Unterschied zwischen Dauer und Aufwand wird anhand eines Beispiels noch deutlicher:
Projekte, die wir alle kennen und mit denen die meisten schon in Berührung gekommen sind, finden häufig im Haushalt statt. Gehen wir als davon aus, Sie möchten mehrere Räume in Ihrem Wohnhaus streichen.

• Sie schätzen, dass Sie dafür etwa 20 aktive Arbeitsstunden brauchen. Wenn Sie nicht gerade vorhaben 20 Stunden am Stück ohne Pause Ihre Wände zu streichen, werden Sie die Arbeitsstunden auf mehrere Tage verteilen. Wenn Sie nun beispielsweise 5 Stunden am Tag Zeit haben Ihre Wohnung zu streichen, wären Sie in 4 Tagen mit der Arbeit fertig (20 Stunden Gesamtaufwand geteilt durch 5 Stunden/Tag).
• Mithilfe einer weiteren Person, die ebenfalls 5 Stunden pro Tag Ihre Wohnung streicht, wird die Dauer des Projekts halbiert, da zwei Ressourcen je 5 Stunden pro Tag in die Aufgabe investieren. Ihre Wände sind dann in zwei Tagen fertig (20 Stunden Gesamtaufwand geteilt durch 10 Stunden/ Tag).
• Wenn die helfende Person jedoch nur 3 Stunden pro Tag zur Verfügung hat, dauert das Projekt 2,5 Tage, da Sie beide insgesamt nur noch 8 Stunden pro Tag arbeiten (20 Stunden Gesamtaufwand geteilt durch 8 Stunden/Tag).
• Fazit: Der Aufwand des Projektes „Wohnung streichen“ bleibt immer gleich egal wie viele Helfer Sie haben. Lediglich die Gesamtdauer kann durch den erhöhten Einsatz von Ressourcen verkürzt werden.

Anders verhält es sich, wenn die Gesamtdauer eines Projekts festgelegt ist. Stellen Sie sich vor, Ihr Unternehmen nimmt an einer Messe teil. Sie hat einen festen Start- und Endtermin. Für diesen Zeitraum plant Ihre Marketingabteilung einen Mitarbeiter für die Standbetreuung ein. Kurzfristig wird ein weiterer Kollege zur Unterstützung eingesetzt. Trotz des erhöhten Ressourceneinsatzes verdoppelt sich der Aufwand, statt sich zu halbieren, weil nun zwei Mitarbeiter gleichzeitig mehrere Tage am Messestand sind. Die Gesamtdauer bleibt hier gleich.