Bild: Will Culpepper via flickr, lizensiert unter CC BY-SA 2.0
Alles um uns herum ist auf irgendeine Art miteinander verbunden und voneinander abhängig. Der Systemansatz sieht solche komplexen Strukturen als verkettete Elemente an, die Einheiten bilden. Auch im Projektmanagement kann diese Sichtweise angewandt werden: Dadurch ist es möglich, verschiedene Teile eines Projekts zu identifizieren und diese in ein Gesamtbild einzuordnen.
Methoden zur Verfahrensoptimierung gibt es viele, zum Beispiel Lean Management und Kaizen. Doch auch der Systemansatz gehört dazu und kann dabei helfen, komplexe Projekte durchzuführen.
Was ist „Systemdenken“?
Ein System besteht aus mehreren verflochtenen und interagierenden Elementen, die zusammen ein Ganzes bilden. Jedes System wiederum kann Element eines größeren Systems sein usw. Dabei sollten Sie immer im Hinterkopf behalten, dass jedes Element des Systems wichtig ist. Nimmt man einen Teil heraus oder verändert die Hierarchie, verändern sich Funktion und Handeln des Systems wesentlich. Es gibt endlos viele mögliche Systeme, sie können in allen Bereichen vorkommen: biologische (menschlicher Körper, DNA), wirtschaftliche, technologische (Computer, Netzwerke) etc. Zudem kann zwischen offenen und geschlossenen Systemen sowie einer Mischform der beiden unterschieden werden. Erstere erlauben den Informationsaustausch mit der Umwelt, die das System umgibt, während dies in geschlossenen Systemen nicht möglich ist.
In Systemen zu denken mag anfangs gar nicht so leicht erscheinen – unsere Denkweise ist nämlich linear. Der menschliche Verstand versucht, in allem einfache Muster zu erkennen und sieht Prozesse oft als Einbahnstraßen an. Doch nicht alles kann durch Ursache-Wirkungs-Modelle erklärt werden.
5 Elemente des Systems
Auch wenn jedes System eine eigene Funktion erfüllt, zeichnen sich alle durch diese 5 Elemente aus:
1. Objekte
- alle Teile, die das System bilden
- können untereinander sowie mit anderen Systemen Informationen austauschen
- können abstrakt sein
2. Eigenschaften
- Merkmale des Systems
- jedes System besitzt spezifische Charakteristika, die es von anderen unterscheiden
3. Beziehungen
- das Verhältnis zwischen Teilen des Systems
- der Zusammenhang mit anderen Systemen
4. Grenzen
- Systeme werden von den Zielbestimmungen eingeschränkt
- in offenen Systemen können Informationen die Grenzlinien überschreiten
5. Umwelteinflüsse
- alle Systeme sind Teile eines größeren Zusammenhangs
- Systeme beeinflussen die Umwelt und umgekehrt
Veranschaulichung
Um sich ein System bildlich vorstellen zu können, helfen Diagramme wie das Wirkungsdiagramm, im Englischen „causal loop diagram“ genannt. Dieses stellt die Interaktion zwischen Ursache und Wirkung kreisförmig dar. Es folgt also nicht dem Schema linearen Denkens wie im Fischgrät-Diagramm, bei dem A einen Effekt auf B hat, sondern geht noch einen Schritt weiter und besagt, dass dieser Effekt auf B wiederum einen Rückkopplungseffekt auf A hat. Eine solche Wirkungsschleife eignet sich hervorragend, um eine Ursache zu identifizieren, ihre Wirkung zu sehen und das Verhältnis dazwischen zu identifizieren:
Der Systemansatz im Projektmanagement
Wie kann der Systemansatz mit PM verbunden werden? Zuerst muss man sich ein Projekt als ein offenes System vorstellen, das aus mehreren Teilen wie beispielsweise Aufgaben besteht. Alle diese Elemente sind untereinander vernetzt und haben spezifische Funktionen. Aber Projektmanagement betrifft nicht nur das Aufgabenmanagement, sondern auch das Ausbalancieren von Leistung, Kosten und Zeit und das Zurechtkommen mit Risiken und Veränderungen. All diese Teile eines Systems bzw. eines Subsystems agieren miteinander. Tritt zum Beispiel eine Verzögerung in einem Projekt auf, wirkt sich dies auch auf Kosten und Länge des Projekts aus. Da Projektteams Glieder einer größeren Organisation sind, müssen sie mit anderen Abteilungen in Kontakt treten und Informationen austauschen. Sowohl interne (Projektteam) als auch externe Elemente (Kunden, Stakeholder etc.) beeinflussen das Projekt.
Als Projektmanager müssen Sie all dies beachten. Der Systemansatz kann Ihnen dabei helfen, mit diesen Schwierigkeiten umzugehen und dabei trotzdem nicht das Gesamtbild aus den Augen zu verlieren. Zudem erklärt er, wie Rückkopplungs- und Verzögerungsprozesse ablaufen und wie sich diese auf das Projekt auswirken. Das Systemdenken ist jedoch nicht nur im Projektmanagement nützlich – wenden Sie es auch bei Alltagsproblemen an!
(Text von Linh Tran, übersetzt von Klara Obermair)