Der InLoox Insider Tag 2017 in München

Der InLoox Insider Tag 2017 fand dieses Jahr unter dem Motto „Individuelles Projektmanagement mit InLoox“ statt. InLoox kann vielseitig eingesetzt werden, denn ein Projektleiter nutzt die Software anders als ein Projektmitarbeiter. Eine Führungskraft benötigt andere Informationen und Daten, als ein Projektleiter. In den InLoox Vorträgen, aber auch im Kundenvortrag ging es deshalb genau darum: Wie kann man InLoox individualisieren und an die eigenen Bedürfnisse anpassen? 

 

Eröffnung des 2. InLoox Insider Tags durch InLoox Gründer und Geschäftsführer Dr. Andreas Tremel (Foto: ©InLoox)

InLoox Gründer und Geschäftsführer Dr. Tiziano Panico (Foto: ©InLoox)

Teilnehmer hatten die Gelegenheit sich mit dem InLoox Team und auch mit anderen Nutzern auszutauschen. (Foto: ©InLoox)

Neben spannenden und interessanten Vorträgen, gab es dieses Jahr auch eine „Weltpremiere“: Das InLoox World Café. Das Ziel war es, dass der Event nicht nur für die Teilnehmer organisiert wird, sondern auch von den Teilnehmern selbst mitgestaltet wird. Hier kommt wieder das Motto „Brücken bauen“ des letzten InLoox Insider Tages ins Spiel: InLoox wird nicht im Vakuum entwickelt, sondern ist immer das Ergebnis einer engen Zusammenarbeit innerhalb des InLoox Teams, aber auch zusammen mit den Nutzern. 

Neues Format beim InLoox Insider Tag: Das World Café (Foto: ©InLoox)

Beim World Café werden Fragestellungen in einer positiven und offenen Atmosphäre diskutiert (Foto: ©InLoox)

 

Wir möchten uns ganz herzlich bei allen Teilnehmern für einen tollen Tag bedanken. Ein ganz besonderer Dank geht an Frau Gasser und Frau Schweitzer vom ZfP Südwürttemberg, die uns einen Einblick in Ihre Arbeit mit InLoox gegeben haben. 

 

Der Kundenvortrag: InLoox in der IT-Abteilung des ZfP Südwürttemberg

Frau Gasser und Frau Schweitzer von der ZfP Südwürttemberg (Foto: ©InLoox)

Das Highlight des InLoox Insider Tag 2017 war der Anwendervortrag von Frau Gasser und Frau Schweitzer, IT-Administratorinnen beim ZfP Südwürttemberg. Das ZfP Südwürttemberg ist ein Versorgungsunternehmen, welches auf allen Gebieten der psychiatrischen und psychosomatischen Behandlung und Betreuung tätig ist.

Die IT-Abteilung, allen voran das KIS (Krankenhaus-Informations-System) Team, war auf der Suche nach einer Software, um mehr Überblick in Projekten zu erhalten, den „Wildwuchs“ zu bändigen, und um Projekte in einer klaren Planung darstellen zu können. Hier kam InLoox ins Spiel: nach einem 8-Wöchigen Pilotbetrieb im Team KIS wurde InLoox als geeignetes Tool identifiziert und der Anwenderkreis wurde auf die gesamte IT-Abteilung ausgeweitet. Dabei konnte die Software schon nach einer 2-stündigen Einweisung durch InLoox für Frau Schweitzer und Frau Gasser und einer darauffolgenden internen Schulung für das KIS-Team, produktiv eingesetzt werden. 

Frau Gasser und Frau Schweitzer von der ZfP Südwürttemberg (Foto: ©InLoox)

Zustimmung aus dem Publikum (Foto: ©InLoox)

Ganz nach dem Motto „Individuelles Projektmanagement mit InLoox“, ist der Ansatz des ZfP sehr interessant: Jeder im Team darf InLoox so einsetzen, wie er möchte. Es gibt keine „Projekt-Hürde“, was bedeutet, dass die klassische Definition von „Projekt“ egal ist. D.h. auch „große Aufgaben“ dürfen in der InLoox Planung abgebildet werden.

Für die Nutzung von InLoox gibt es aber natürlich auch feste Regeln, z.B. dürfen Aufgaben nur in Absprache mit den KollegInnen zugewiesen werden und Vorschläge für neue Projekte kann zwar jeder im Team machen, die Projektfreigabe erfolgt aber immer über die Administratorinnen. 

 

Die InLoox Vorträge: „Individuelles InLoox“ und „InLoox arbeitet mit InLoox“

Vortrag: Ansichten an spezifische Bedürfnisse anpassen 

Thilo Urner, Account Manager bei InLoox, zeigt den Teilnehmern, wie Sie in InLoox Ansichten an spezifische Bedürfnisse anpassen können. (Foto: ©InLoox)

Beim Vortrag von InLoox Account Manager Thilo Urner ging es um eine Funktion in InLoox, die oft vernachlässigt wird: Die Ansichten. So können Nutzer z.B. in der globalen Aufgabenliste, aber auch in der Projektliste, Elemente je nach Informationsbedarf sortieren, gruppieren und filtern. Es können außerdem weitere Felder hinzugefügt werden. Man kann auch mit bedingten Formatierungen arbeiten, um so auf einen Blick zu sehen, welche Projekte und Aufgaben erledigt sind und welche noch überfällig sind. 

Thilo Urner, Account Manager bei InLoox (Foto: ©InLoox)

Einen nicht so geheimen „Geheim-Tipp“ hat Herr Urner dann auch noch: Ansichten können gespeichert werden. So können Nutzer Ansichten mit Aufgaben sortiert nach Ressource oder Projekte speichern. Die Möglichkeiten sind vielfältig und mit individuellen Ansichten kann man sich den Arbeits- und Projektalltag erleichtern und mehr Überblick schaffen. 

 

Vortrag: Dokumentenstruktur für das Unternehmen anpassen 

InLoox Entwicklungsleiter, Martin Grünert, erklärt den Teilnehmern, wie man die Dokumentstruktur für das Unternehmen in InLoox anpassen kann. (Foto: ©InLoox)

Der zweite Vortrag der Reihe „Individuelles InLoox“, behandelte das Thema „Dokumentenstruktur“. Als InLoox Entwickler hat Referent Martin Grünert fundierte Kenntnisse in dem Bereich und hat in seinem Vortrag gezeigt, wie man eine übersichtliche Dokumentenstruktur für das Unternehmen erstellen kann. Die Teilnehmer haben eine exklusive Einführung in das Dokumentenmanagement mit InLoox bekommen, vom Anlegen der Dokumentenordner-Struktur bis hin zum Verknüpfen von Dokumenten zu anderen Projekt-Elementen. 

Martin Grünert, Leiter Produktentwicklung bei InLoox (Foto: ©InLoox)

Über reguläre Ausdrücke kann man nämlich ganz einfach festlegen, wo hochgeladene oder verknüpfte Dokumente gespeichert werden. Je nachdem welche Regeln man festgelegt hat, werden Dokumente in den richtigen Ordner gespeichert. So können Projektleiter und Teammitglieder Projektdokumente ganz leicht wiederfinden. 

 

Vortrag: InLoox arbeitet mit InLoox: Wie sich die Marketing-Abteilung organisiert

Carola Moresche, Leiterin des InLoox Marketing-Teams, gibt den Teilnehmern einen exklusiven Einblick in die Arbeitsweise der InLoox Marketing-Abteilung (Foto: ©InLoox)

Im dritten InLoox-Vortrag gab Marketing-Leiterin Carola Moresche den Teilnehmern einen exklusiven Einblick in den Arbeitsalltag der Abteilung. Eine Frage, die wir oft erhalten ist: „Arbeiten Sie eigentlich selber mit InLoox?“ Die kurze Antwort: Ja! Die lange Antwort: Es gibt quasi zwei Zeitrechnungen: Die Zeit vor Februar 2017 und die Zeit danach. 

Man kann sich auch mit Stift und Papier organisieren - effizienter und effektiver geht das aber mit einer Projektmanagement-Software wie InLoox. (Foto: ©InLoox)

Welches Ereignis hat zu dieser Zäsur geführt? Aufgrund des Weggangs einer Kollegin im Februar 2017, musste sich das Marketing-Team komplett neuorganisieren. Das Alleinerzieher-Prinzip – „Ich und mein Projekt“ – mit der Selbst- und Teamorganisation via Stift und Papier konnte nicht fortgeführt werden. In einer idealen Welt, sind Aufgaben klar verteilt und jeder hat seine Zuständigkeiten. In der Realität ist das nicht der Fall, es gibt immer wieder Überschneidungen. Wenn nun ein Teammitglied wegfällt, nicht aber dessen Aufgaben, dann bedeutet das, dass man Priorisieren muss. Natürlich hat sich das Marketing-Team schon vor Februar 2017 mit InLoox organisiert, nur wurde die Lösung ab diesem Zeitpunkt disziplinierter genutzt und wurde zu einer sehr wichtigen Stütze: Die Kommunikation hat sich verbessert, Doppelarbeiten wurden eliminiert, das Team arbeitet effizienter und kann Aufgaben besser priorisieren. 

 

 

Weitere Impressionen vom InLoox Insider Tag 2017: 

(Fotos: ©InLoox)