Der PM-Werkzeugkasten: Weniger ist mehr und besser als zu viel

Stellen Sie sich folgende Beispiel-Situation vor: Sie haben gerade die erste eigene Wohnung bezogen und einige Ihrer Freunde haben Ihnen dabei geholfen. Nun wollen Sie gemeinsam die neuen Möbel aufbauen. Dabei stellen Sie fest, dass Sie als Werkzug nur einen Löffel zur Verfügung haben. Wird schon irgendwie gehen, denken Sie sich und legen einfach mal los. Etliche Stunden später stehen tatsächlich alle Möbel und es war letztendlich doch recht lustig, den Löffel als Hammer und Schraubenzieher zweckentfremdet zu haben. Erleichtert, dass alles gut über die Bühne ging, verbuchen Sie das Projekt "Umzug und Möbelaufbau" als Erfolg. Bis Sie den nächsten Umzug vor sich haben und erneut feststellen: Sie haben wieder nur einen Löffel als Werkzeug zur Hand.

Beim ersten Mal nahmen Sie das Ganze noch mit Humor. Sie haben vielleicht sogar etwas Stolz verspürt, dass Sie unter widrigen Umständen erfolgreich ans Ziel gekommen sind. Jetzt ärgern Sie sich aber, dass Sie nichts daraus gelernt haben und wieder mit dem falschen Werkzeug arbeiten müssen. Genauso fühlt es sich für viele Projektteams an, die immer wieder mit ungeeigneten Tools ihre Projekte bewältigen müssen. Das schafft unnötigen Frust, führt zu Fehlern und unweigerlich zu gescheiterten Projekten.

Überprüfen Sie den PM-Werkzeugkasten!

Schaffen Sie ganz einfach im Vorfeld Abhilfe. Nehmen Sie beim ersten Anflug von Problemen in den Projekten den Status-quo unter die Lupe. Erfragen Sie, wie und womit Ihr Team aktuell die Projektarbeit bewältigt.

1. Welche Werkzeuge werden derzeit für die Projektarbeit genutzt?
2. Was verursacht Zeitverlust bzw. wodurch entstehen häufiger Fehler?

Mit den Antworten überprüfen Sie dann Ihren aktuellen Werkzeugkasten. Sie werden feststellen, dass einige Löffel im Einsatz sind, wo eigentlich ein Hammer oder ein Schraubenzieher benötigt werden. Sie werden auch feststellen, dass einige Sägen, die vor einiger Zeit angeschafft worden sind, ungenutzt herumliegen – weil schlicht nichts zersägt werden muss, oder weil niemand von der Anschaffung wusste.

Es gilt also, zuerst die vorhandenen Werkzeuge wieder ihrem eigentlichen Einsatzfeld zuzuweisen und die Grenzen der Einsatzmöglichkeiten der Werkzeuge anzuerkennen. Nun können Sie die dritte Frage stellen: 3. Was wird benötigt, um einfacher und besser zu arbeiten?

Da werden Sie auf das Phänomen stoßen, dass sich einige im Team zu Experten im Umgang mit falschem Werkzeug entwickelt haben. Diejenigen werden nach der Bestandsaufnahme auf diese Frage antworten: "Ach, das geht so schon. Ist ja bisher auch gegangen." Wer gibt schon gerne seinen Experten-Status auf. Da ist Realitätssinn gefragt, und auch etwas Fingerspitzengefühl. Denn wenn Sie den Werkzeugkasten aufräumen und neu bestücken, werden Sie einerseits auf Wiederstand stoßen. Andererseits bricht oft totale Euphorie aus und es herrscht eine "Wünsch-dir-was-Stimmung".

Das richtige PM-Werkzeug für jeden Mitarbeiter

Die eierlegende Wollmilchsau gibt es nicht, und doch wird gerade im Projektmanagement immer noch danach gesucht. Das zeigt sich auch daran, dass Unternehmen auf der Suche nach einer PM-Lösung die PM-Tool-Hersteller indirekt zum "Feature Battle" aufrufen: Der Anforderungskatalog ist eine bunte Mischung aus den Wunschkonzerten, die in allen Abteilungen im Vorfeld abgehalten wurden. Am Ende gewinnt die Lösung, die die meisten Häkchen setzen kann.

Im schlimmsten Fall sieht das Ergebnis so aus: Herr Müller benötigt einen Hammer und hat nun einen Profi-Werkzeugkasten. Er klappt den Kasten auf, durchsucht alle sechs Schubladen, nur um festzustellen, dass kein Hammer da ist.

In seiner Verzweiflung greift er zu einer Schlagbohrmaschine, für dessen Stecker er jedoch einen Adapter beantragen muss und auf den er 10 Tage wartet. Herr Müller fragt sich zu Recht, warum es ihm so schwergemacht wird und greift schließlich wieder zum Löffel.

Zielen Sie also nicht darauf ab, so viel wie möglich für Ihre Investition zu bekommen. Achten Sie darauf, dass die Anschaffung auf die Bedürfnisse jener zugeschnitten ist, die das PM Tool tagtäglich nutzen sollen.

Ursprünglich erschienen im projektmagazin Blog am 01.06.2017: PM-Werkzeuge: Weniger ist mehr und besser als zu viel

Autor: Dr. Andreas Tremel