Ergebnislose Meetings, endloser E-Mail Ping-Pong, zeitraubende Suche nach internen Informationen – die Liste der Gründe für Zeitverschwendung und ineffiziente Arbeit in Projekten ist lang. Der Gedanke liegt nahe, diesen Zeitfressern mit einer Projektmanagement-Software beikommen zu wollen. Und tatsächlich lässt sich in drei Schritten klar berechnen, ob sich die Investition in ein PM-Tool wirklich lohnt.
Zeitfresser machen Teams langsam, verzögern Projekte und kosten unterm Strich Geld. Gehen Sie in sich, beobachten Sie sich im Arbeitsalltag und Sie werden schnell herausfinden, welche Aufgaben, Arbeitsschritte oder Prozesse ineffizient ablaufen. Machen Sie eine Liste und gewichten Sie die einzelnen Zeitfresser.
Das kann beispielsweise so aussehen:
| ZEITFRESSER | STUNDEN PRO WOCHE |
| E-Mail Ping-Pong mit internen & externen Stakeholdern | 5h |
| Projektbesprechungen (Kick-off Meetings, Jour Fixe, Daily, Status-Updates etc.) | 4h |
| Aufgaben im Team koordinieren | 4h |
| Fortschritt der Vorgänge im Projektzeitplan abfragen | 3h |
| Informationen zum Projektstatus einholen | 3h |
| Aktuelle Version von Dokumenten suchen | 2h |
| Projektstatusbericht erstellen | 3h |
| Gesamt | 19h |
Bei mehreren, parallel laufenden Projekten summiert sich die vertane Zeit natürlich und kann schnell über die Hälfte der Wochenarbeitszeit einer Vollzeitstelle entsprechen. Kein Unternehmen kann es sich leisten, eine Person zu 50% mit Zeitverschwendung auszulasten.
So eine Schätzung wirft ein hartes Scheinwerferlicht auf Defizite in der Projektplanung, der Projektkommunikation und der Informationsbereitstellung in Projekten.
PM-Tools gibt es wie Sand am Meer. Vergleichsportale versprechen nur die besten PM-Softwares vorzustellen und schlussendlich können Sie unendlich viele Stunden in die Suche nach der passenden PM-Software stecken. Ihre Liste der Zeitfresser hilft Ihnen dabei herauszufinden, welche Funktionen sie wirklich brauchen, um wieder effizient und effektiv arbeiten zu können. Dafür nehmen Sie die Zeitfresser und stellen ihnen passende Funktionen gegenüber, die eine Projektmanagement-Software haben sollte, um produktiv in Projekten arbeiten zu können.
Das kann dann beispielsweise so aussehen:
| ZEITFRESSER | FUNKTIONALITÄT IN PM-SOFTWARE |
| E-Mail Ping-Pong mit internen & externen Stakeholdern | Integration von PM-Software in E-Mail-Programm um Mails zu Aufgaben zu machen, Projektarbeitszeit zu erfassen und Mails als Dokument in PMS abzulegen |
| Projektbesprechungen (Kick-off Meetings, Jour Fixe, Daily, Status-Updates etc.) | Dashboards mit Echtzeitdaten zu Zuständigkeiten, Plan-Ist-Arbeitszeit, Aufgaben- und Projekt-Status, Fortschritt, Budgetübersicht etc. |
| Aufgaben im Team koordinieren | Projektaufgaben in Liste und Kanban mit Ressourcenzuweisung, Aufwandsschätzung, Verknüpfung mit Gantt-Projektzeitplan |
| Fortschritt der Vorgänge im Projektzeitplan abfragen | Gantt-Diagramm mit Vorgängen, Meilensteinen, Sammelvorgängen, Abhängigkeiten, Einschränkungen und automatischer Berechnung von Verzögerungen, Anzeige des Kritischen Pfads etc. |
| Informationen zum Projektstatus einholen | Projektstatus in Projekten festlegen (Angeboten, Begonnen, in Bearbeitung, Abgeschlossen, Abgebrochen) und in Multiprojekt-Ansichten filtern |
| Aktuelle Version von Dokumenten suchen | Dokumentenmanagement in Software oder Schnittstelle zu DMS wie Microsoft SharePoint |
| Projektstatusbericht erstellen | Projektbericht erstellen 8inkl. Vorlagen) |
Dieser Liste können Sie noch weitere gewünschte Funktionen hinzufügen und mit Hilfe von Checklisten eine umfangreiche Evaluierung von mehreren Projektmanagement-Tools durchführen. Aber um Ihre brennendsten Themen hinsichtlich Zeitfresser und Effizienzverlust zu adressieren, reicht es, diese Funktionen zu priorisieren.
Wenn Sie das für Sie und Ihr Team passende PM-Tool gefunden haben, können Sie anhand des Preises, der ermittelten verlorenen Zeit und der Teamgröße sowie deren durchschnittlichem Bruttojahresgehalts den ROI der Projektmanagement-Software berechnen.
Der Return on Investment (ROI) gibt an, wie rentabel eine Investition ist. Die Berechnung erfolgt mit dieser Grundformel:
(Gewinn/Gesamtkapital)*100= ROI in %
Für eine Software, die unternehmensweit eingesetzt wird, sind exakte Werte schwieriger zu bestimmen. Denn es müssen Schätzwerte wie Einsparungspotenzial durch höhere Effizienz, geringere Fehlerquote und höhere Motivation des Teams miteinbezogen werden.
Mit dem interaktiven InLoox ROI-Rechner gelingt das. Sie können Ihr persönliches Einsparpotenzial durch den Einsatz eines Projektmanagement-Tools in Euro ermitteln. Dafür werden folgende Kriterien herangezogen:
Legen Sie gleich los und probieren Sie es aus! >> Interaktiver ROI Rechner
