Eine empfehlenswerte Lektüre des InLoox Blog-Teams, wenn Sie auf der Suche nach einer inspirierenden Geschichte über den Turnaround eines gescheiterten Projekts sind, das den Fortbestand eines Unternehmens sichert, und gleichzeitig etwas Praktisches für Ihre tägliche Arbeit im Projektmanagement lernen möchten.
Es kommt selten vor, dass ich ein Buch lese, das mir von einem Kollegen aus der IT-Abteilung mit den Worten empfohlen wurde: Daraus kannst du etwas lernen. Ehrlich gesagt, wann immer mir gesagt wurde, dass ich etwas von einem IT-ler lernen kann, hatte das mit Code zu tun, der in meinem Job keine Anwendung findet, geschweige denn meine Freizeit am Abend angenehmer macht.
Aber es gibt für alles ein erstes Mal, und hier ist meines, wenn es um Buchempfehlungen von einem IT-ler geht: Projekt Phoenix: Der Roman über IT und DevOps - Neue Erfolgsstrategien für Ihre Firma von Gene Kim, Kevin Behr, und George Spafford. Lassen Sie sich von den Begriffen IT, DevOps und Erfolgsstrategien nicht abschrecken - es macht alles Sinn, wenn Sie sich auf die fesselnde Erzählung einlassen, die zeigt, wie DevOps-Prinzipien angeschlagene Unternehmen verändern können.
Obwohl sich das Buch in erster Linie auf IT und Betriebsabläufe konzentriert, gehen seine Lektionen über technische Teams hinaus und bieten universelle - und vor allem praktische - Einblicke in effektives Projektmanagement. Bonus: Die Autoren schaffen es, die Geschichte unterhaltsam zu erzählen, und ich freue mich immer über eine Schurkin aus der Marketing-Abteilung!
Eine kurze Zusammenfassung der Geschichte finden Sie am Ende dieses Artikels. Im Folgenden werden die 10 wichtigsten Erkenntnisse herausgearbeitet und in praktikable Tipps zur Verbesserung von Projektmanagement-Praktiken zusammengefasst.
Erkenntnis: In *The Phoenix Project* lernt die Hauptfigur Bill, dass das meiste organisatorische Chaos von unsichtbaren Arbeitsabläufen und Engpässen herrührt, die den Fortschritt lähmen. Brent - ein hochqualifizierter „People Pleaser“, der nicht nein sagen kann - nimmt jede Arbeit an, die ihm zugeworfen wird, ist aber so überfordert, dass er kaum etwas rechtzeitig zu Ende bringt.
Tipp: Seien Sie kein Engpass-Brent in Ihrer Organisation! Wenn Sie einen Brent in Ihrer Organisation haben, schützen Sie ihn um jeden Preis vor banalen, nutzlosen Aufgaben, die ihn ausbremsen. Verwenden Sie dazu Tools wie Kanban-Boards zur Visualisierung von Arbeitsabläufen. Erkennen Sie Engpässe, indem Sie den Aufgabenfortschritt und die Verteilung der Arbeitslast überwachen. Stellen Sie sicher, dass kritische Ressourcen nicht überlastet werden, indem Sie Prozesse entwickeln, die die Aufgaben effektiv verteilen. Sorgen Sie auch dafür, dass Fachwissen nicht nur in den Köpfen der Mitarbeiter steckt, sondern ermöglichen Sie es ihnen, ihr Wissen weiterzugeben, damit andere ebenso erfolgreich werden können.
Erkenntnis: Das Buch betont die Ausrichtung der IT- und Betriebsprioritäten an den allgemeinen Geschäftszielen. Indem sie sich auf die Auswirkungen auf das Geschäft konzentrieren, können Teams die Verschwendung von Ressourcen für Aufgaben mit geringem Wert vermeiden.
Tipp: Priorisieren Sie Projekte mithilfe von Frameworks wie Cost of Delay (CoD) oder arbeiten Sie Aufgaben nach dem prinzip Weighted Shortest Job First (WSJF) ab. Diese Tools helfen den Teams, sich auf die Aufgaben zu konzentrieren, die den größten Wert in der kürzesten Zeit liefern. Fragen Sie immer: Wie trägt diese Aufgabe zum Projekterfolg bei und wie trägt dieses Projekt zum Erfolg unseres Unternehmens bei?
Erkenntnis: Erik, einer der unterhaltsamsten Charaktere des Buches, der ein wenig Philosoph ist, stellt die „Drei Wege“ als die grundlegenden Prinzipien von DevOps vor, die Unternehmen zum Erfolg führen:
Tipp: Wenden Sie diese Grundsätze auf Ihr Projektmanagement an:
Erkenntnis: Die Geschichte verdeutlicht, wie vernachlässigte technische Schulden (technical debt) den Fortschritt lähmen können. Es ist erstaunlich, wie sehr das Thema ins Schwarze trifft: In jedem Unternehmen weiß man, dass alte Technik, fehlerhafte Software oder schwerfällige manuelle Prozesse einen in die Tiefen der Projektverzögerungen hinabziehen.
Tipp: Unter technischer Schuld kann man alles verstehen, was aufgrund von Fehlfunktion oder Überholtheit Zeit und Geld kostet, wann immer es eingesetzt wird. Denken Sie an fehlende Standards, individualisierte Prozesse oder einfach veraltete Excel-Tabellen anstelle von automatisch aktualisierten Dashboards. Beginnen Sie damit, zu definieren, welche Informationen zu Beginn eines Projekts benötigt werden, entwerfen Sie eine Projektplanvorlage oder automatisieren Sie die Visualisierung projektübergreifender Daten in einem zentralisierten Dashboard.
Erkenntnis: Silos sind der Feind des Fortschritts. Das Buch zeigt, wie das Aufbrechen von Silos zwischen Entwicklung, Betrieb und anderen Abteilungen zu schnelleren und besseren Ergebnissen führt.
Tipp: Sie müssen nicht unbedingt funktionsübergreifende Teams bilden, aber Sie müssen die Menschen finden, die gerne reden und gute Kommunikatoren sind. Ermöglichen Sie ihnen, sich über Projektteams oder Abteilungen hinweg auszutauschen, lassen Sie sie Arbeitsbeziehungen zu ihren Kollegen aufbauen und die Projektziele gemeinsam verfolgen. Nutzen Sie Praktiken wie tägliche Standups und gemeinsame Planungssitzungen, um die Abstimmung zu gewährleisten.
Erkenntnis: Das Phoenix-Projekt zeigt die Gefahr auf, sich auf unbedeutende Kennzahlen – auf Englisch „vanity Metrics“ - wie Codezeilen oder Arbeitsstunden zu konzentrieren, die keinen echten Fortschritt widerspiegeln. Jeder, der ein Dashboard hat, macht sich dessen schuldig (*hebt die Hand*), und wir alle wissen, dass wir uns mit schönen Zahlen ohne Aussagekraft eigentlich selbst verarschen.
Tipp: Messen Sie, was zählt. Verwenden Sie wichtige Leistungsindikatoren (Key Performance Indicators, KPIs), die die Geschäftsergebnisse widerspiegeln, z. B. Durchlaufzeiten von Aufgaben oder Tickets, Time-to-Market oder Kundenzufriedenheit. Stellen Sie sicher, dass diese Messgrößen zu sinnvollen Verbesserungen führen.
Erkenntnis: Bills Wandel als Führungskraft beinhaltet das Delegieren von Befugnissen und das Vertrauen in die Entscheidungsfähigkeit seines Teams. Er hat erkannt, dass ein gutes Vorbild dadurch entsteht, dass man weiß, was zu tun ist, sagt, dass man es tun wird, und es dann auch tut.
Tipp: Befähigen Sie die Teams, die Verantwortung für ihre Projekte zu übernehmen. Wenn Teams das Was, Warum und Wann ihrer Projekte kennen, haben sie die Autonomie, zu experimentieren und Entscheidungen zu treffen. In Verbindung mit der Verantwortung für die Ergebnisse werden sie sich bemühen, erfolgreich zu sein. Erkennen Sie diese Erfolge an und geben Sie konstruktives Feedback, wenn etwas schief läuft.
Erkenntnis: Die Erzählung zeigt, wie unvorbereitete Unternehmen unter dem Druck zusammenbrechen, wenn es zu Zwischenfällen kommt. Das ist der Zeitpunkt, an dem Brent nicht mehr helfen kann, an dem Zahltag für die technischen Schulden ist und an dem die Kunden Sie in Richtung Konkurrenz verlassen.
Tipp: Integrieren Sie Resilienz in Ihre Projektpläne durch:
Erkenntnis: Die Automatisierung sich wiederholender, fehleranfälliger Aufgaben verringert Ineffizienzen und setzt Ressourcen für Innovationen frei. Das bedeutet: Weg mit dem Tabellenkalkulationsprojektplan, hin zur Verwendung einer geeigneten Projektplanungssoftware.
Tipp: Suchen Sie nach Bereichen, in denen die Automatisierung Arbeitsabläufe straffen kann, z. B. bei der Aufgabenerstellung, der Berechnung des Projektfortschritts oder der Projektberichterstellung. Investieren Sie in Tools, die den manuellen Aufwand verringern und es den Teams ermöglichen, sich auf strategische Aufgaben zu konzentrieren.
Erkenntnis: Widerstand gegen Veränderungen ist ein ständiges Thema in diesem Buch, aber der Schlüssel zur Überwindung dieses Widerstands liegt in der klaren Kommunikation von Zweck und Nutzen. Und manchmal liegt der Schlüssel darin, direkt zum Management zu gehen und ihm zu sagen, wie es wirklich ist. Es erfordert Mut, den Mund aufzumachen und den Finger in die Wunde zu legen, aber es beschleunigt den Heilungsprozess.
Tipp: Erläutern Sie bei der Einführung neuer Verfahren oder Instrumente die dahinterstehenden Überlegungen. Zeigen Sie auf, wie diese Änderungen sowohl dem Team als auch dem Unternehmen zugutekommen werden. Erkennen Sie auch an, dass Veränderungsprozesse schwierig sein können und eine Phase des Leidens zu erwarten ist. Transparenz schafft Vertrauen und fördert die Akzeptanz.
Das Phoenix-Projekt bietet eine Fülle praktischer Erkenntnisse für Unternehmen, die mit der Bewältigung von Komplexität und Chaos zu kämpfen haben. Wenn Sie sich diese Lektionen zu eigen machen - Visualisierung der Arbeit, Priorisierung nach Geschäftswert, Förderung der Zusammenarbeit und Aufbau einer Kultur der kontinuierlichen Verbesserung -, können Sie die Projektmanagement-Praktiken umgestalten und Ihr Unternehmen auf Erfolgskurs bringen.
Fangen Sie klein an, arbeiten Sie schrittweise, und behalten Sie immer das große Ganze im Auge. Wie das Buch zeigt, lassen sich selbst die chaotischsten Projekte mit der richtigen Einstellung und Herangehensweise zum Erfolg führen. Und vergessen Sie nicht: Nur weil es aus der IT kommt, heißt das nicht, dass es keinen Spaß machen kann!
Projekt Phönix erzählt die Geschichte von Bill Palmer, einem IT-Manager bei Parts Unlimited, einem angeschlagenen Produktions- und Einzelhandelsunternehmen. Bill wird unerwartet zum Vizepräsidenten für IT- Operations befördert, gerade als das Unternehmen ein hoch riskantes Projekt namens „The Phoenix Project“ in Angriff nimmt, ein letzter Versuch, das Unternehmen zu retten. Das Projekt ist von Verzögerungen, Funktionsstörungen und Missmanagement geprägt, wodurch die Zukunft des Unternehmens auf dem Spiel steht.
Während Bill sich mit seiner neuen Rolle auseinandersetzt, stößt er auf eine Reihe von Krisen: kritische Systemausfälle, zunehmender Druck seitens der Führungskräfte und ein IT-Team, das mit widersprüchlichen Prioritäten überfordert ist. Inmitten des Chaos lernt Bill Erik kennen, einen geheimnisvollen Berater, der ihm neue Denkansätze für die IT und den Betrieb vermittelt. Erik bringt Bill bei, wie wichtig es ist, Arbeitsabläufe zu visualisieren, Engpässe zu erkennen und DevOps-Prinzipien zu übernehmen, um Prozesse zu beschleunigen und die Zusammenarbeit zu verbessern.
Unter Eriks Anleitung stellt Bill ein funktionsübergreifendes Team zusammen, um die Herausforderungen frontal anzugehen. Sie identifizieren systemische Probleme wie technische Schulden, schlechte Kommunikation zwischen den Abteilungen und übermäßige Abhängigkeit von Schlüsselpersonen wie Brent, einem brillanten, aber überlasteten Ingenieur. Mit der Einführung von DevOps-Praktiken beginnt das Team, die Abläufe zu stabilisieren, die Effizienz zu verbessern und konsistentere Werte zu liefern.
Im Laufe der Geschichte stößt Bill auf den Widerstand von Kollegen und Führungskräften, darunter der anspruchsvolle CEO und die ehrgeizige Marketing-Vizepräsidentin Sarah, die das Phoenix-Projekt als ihre Eintrittskarte zum Erfolg sieht. Doch Bills Hartnäckigkeit und der wachsende Erfolg des Teams überzeugen die Skeptiker schließlich.
Am Ende wird das Phoenix-Projekt erfolgreich umgesetzt und macht Parts Unlimited zu einem flexibleren und wettbewerbsfähigeren Unternehmen. Auf dem Weg dorthin entwickelt sich Bill als Führungskraft weiter und lernt, zu delegieren, seinem Team zu vertrauen und sich auf das große Ganze zu konzentrieren.
Der Roman endet mit einer hoffnungsvollen Note, die die transformative Kraft von DevOps und die Bedeutung der Ausrichtung der IT an den Geschäftszielen hervorhebt.