Die ABC-Analyse als Tool im Multi-Projektmanagement

In diesem Blogbeitrag stellen wir Ihnen zuerst das grundlegende Prinzip der ABC-Analyse vor. Anschließend gehen wir genauer darauf ein, wie Sie die ABC-Analyse im Multi-Projektmanagement nutzen können.

Das Prinzip der ABC-Analyse

Mit Hilfe der ABC-Analyse werden Elemente (z.B. Projekte, Stakeholder, Risiken) in drei verschiedene Kategorien (A, B, C) eingeteilt, um die jeweilige Bedeutung zu beurteilen. Hierbei ist es das Ziel zu identifizieren, welchen Elementen die höchste Aufmerksamkeit (A-Elemente) zugewendet werden soll. Grundsätzlich soll ein allumfassender Überblick gewonnen werden. 

Die Kategorien der klassischen ABC-Analyse sind folgendermaßen aufgebaut:

A-Kategorie: In dieser Kategorie werden die Elemente mit der höchsten Priorität und Wichtigkeit gelistet. Im Idealfall enthält die A-Kategorie lediglich wenige wichtige Elemente. Nur so können Sie den Überblick behalten und die ABC-Analyse gewinnbringend einsetzen.

B- Kategorie: In der B-Kategorie sind alle Elemente mit mittelmäßiger Dringlichkeit und Wichtigkeit verzeichnet. Dementsprechend sollten Sie auch weniger Aufwand in diese Elemente stecken.

C- Kategorie: In der C-Kategorie werden Sie häufig die meisten Elemente finden. Die C-Elemente sind eher unwichtige und kleine Aufgaben bzw. Projekte, die einen relativ geringen Beitrag zum Unternehmenserfolg leisten. Konzentrieren Sie sich zu lange auf Projekte dieser Kategorie, entstehen ggf. Probleme im Zeitmanagement.

Die genaue Vorgehensweise zur Erstellung einer ABC-Analyse stellen wir Ihnen nun anhand einer beispielhaften Anwendung im Multi-Projektmanagement vor. 

Anwendung im Multi-Projektmanagement

Unter Multi-Projektmanagement verstehen wir die übergreifende Planung, Steuerung, Koordination und das Monitoring aller Projekte eines Unternehmens. Mit Hilfe der ABC-Analyse können Sie sämtliche Projekte im Unternehmen priorisieren und anhand dieser Einteilung zum Beispiel die Budget- oder Ressourcenzuteilung durchführen. Um die einzelnen Projekte den Kategorien zuzuteilen, hangeln Sie sich einfach an der folgenden Leitlinie entlang:

1. Inventur

Im ersten Schritt erstellen Sie eine Sammlung aller aktuellen Projekte des Unternehmens. Hier können Sie ggf. auch zukünftige Projekte miteinbeziehen. Der Zeitrahmen, den Sie für die Inventur wählen, hängt immer vom Ziel der ABC-Analyse ab.

Beispiel: Wenn die ABC-Analyse als Basis für die Budgetzuteilung für das nächste Quartal erstellt wird, dann sollten Sie natürlich auch alle zukünftigen Projekte, die für dieses Quartal in Planung sind, beachten. Im Gegensatz dazu können Sie aktuelle Projekte, die in diesem Quartal bereits abgeschlossen sein werden, außer Acht lassen.

2. Definition des Zuteilungskriteriums

Im nächsten Schritt definieren Sie ein Kriterium für die Zuteilung der Projekte in die drei Kategorien (A, B, C). Beispielsweise können Sie die Projekte anhand ihrer strategischen Bedeutung, der Kosten oder der geschätzten Umsätze klassifizieren. Zusätzlich legen Sie Grenzwerte für das Kriterium fest, um die Projekte später den drei Kategorien zuteilen zu können.

3. Bewertung der Projekte

Nun bewerten Sie alle Projekte, die im Rahmen der Inventur gesammelt wurden, anhand des Zuteilungskriteriums und weisen jedem Projekt einen Wert entsprechend dem Kriterium zu.

4. Ordnen der Projektliste

Nachdem jedem Projekt ein Wert zugewiesen wurde, können Sie die Projekte nach ihrer Rangfolge ordnen. Zum Beispiel in auf- oder absteigende Anordnung nach geschätzter Umsatzhöhe.

5. Zuweisung in die drei Kategorien

Im Anschluss ziehen Sie in Ihrer geordneten Projektliste die Grenzlinien für die drei Kategorien (A, B, C). Im Idealfalls befinden sich in der A-Kategorie relativ wenige Projekte, im Mittelfeld der B-Kategorie etwas mehr Projekte und in der weniger wichtigen C-Kategorie eine Vielzahl von Projekten.

Zum Abschluss nutzen Sie die Ergebnisse Ihrer ABC-Analyse für das ursprünglich gesetzte Ziel. Zum Beispiel leiten Sie jetzt die Budgets und die Ressourcenzuteilung für das kommende Quartal ab. 

Weitere Verwendungsmöglichkeiten

Die ABC-Analyse ist nicht nur eine gute Methode für das Multi-Projektmanagement, sondern kann auch anderweitig vielseitig eingesetzt werden. Nach demselben Prinzip können Sie zum Beispiel auch Ihre Kunden bzw. Auftraggeber, Ihre Aufgaben, den Aufwand oder Risiken kategorisieren und bewerten. 

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