Die Ivy Lee-Methode: maximale Produktivität durch tägliche Routine

Wie man in kürzerer Zeit mehr schafft

Das Verhältnis zwischen Output und Input wird als Produktivität bezeichnet. Umgemünzt auf den arbeitenden Menschen gibt diese an, wie viel Arbeit pro bestimmter Zeiteinheit verrichtet wird. Für den Erfolg eines Projekts ist die Produktivität der Mitglieder des Projektteams entscheidend. Schließlich muss bis zu einer festen Deadline ein gewisser Workload von einer bestimmten Anzahl an Mitarbeitenden erledigt werden. Nun gibt es viele Ansätze zur Steigerung der Mitarbeiterproduktivität, wie die Standardisierung gewisser Prozesse oder das Etablieren von Feedback-Loops.

Ein sehr simpler, aber dennoch erfolgversprechender Ansatz ist die Ivy Lee-Methode. Die nach dem amerikanischen Geschäftsmann Ivy Lee benannte Vorgehensweise feierte bereits 2018 ihren 100. Geburtstag, aber kommt trotz – oder gerade wegen – ihres hohen Alters auch heute noch häufig zum Einsatz, und das nicht ohne Grund. Sie lässt sich nahezu von jedem Arbeitnehmer in verschiedensten Arbeitskontexten auf einfachste Weise implementieren.

In 5 Schritten zur maximalen Produktivität

Um zu einem Produktivitäts-Profi nach der Vorstellung von Ivy Lee zu werden, müssen Sie lediglich für jeden Arbeitstag folgende 5 Schritte befolgen:

1. Nehmen Sie sich am besten am Vorabend des anstehenden Arbeitstages einige Minuten Zeit und notieren Sie sich die 6 wichtigsten Aufgaben des Tages in einer einfachen Liste. Es müssen nicht zwingend 6 Aufgaben sein, es handelt sich hierbei lediglich um eine Obergrenze. Die überschaubare Aufgabenzahl zwingt Sie, Prioritäten zu setzen und verhindert meist einen Aufschub auf den nächsten Tag.
2. Im zweiten Schritt überlegen Sie, welche Bedeutung den 6 Aufgaben jeweils zukommt. Ordnen Sie diese dementsprechend an. Die wichtigste Aufgabe steht an erster Stelle.
3. Nun geht es an die Abarbeitung der Liste. Beginnen Sie mit der ersten Aufgabe und richten Sie Ihren vollen Fokus auf diese. Sie sollten sich hierbei nur in äußersten Ausnahmefällen unterbrechen lassen.
4. Wenn Sie die erste Aufgabe vollständig abgeschlossen haben, rücken Sie zur nächsten vor. Dieser gilt folglich wieder Ihre gesamte Aufmerksamkeit, bis sie abgeschlossen ist. So arbeiten Sie möglichst innerhalb des Arbeitstages Ihre Liste ab.
5. Sie haben alle Aufgaben auf Ihrer Liste erfolgreich abgearbeitet? Glückwunsch! Nun können Sie Ihren nächsten Arbeitstag planen. Kehren Sie zu Schritt 1 zurück und notieren Sie die 6 Aufgaben für den kommenden Tag.

Nicht alles geschafft?

In einer schnelllebigen und dynamischen Arbeitswelt kommt es häufig dazu, dass der Arbeitstag anders abläuft als geplant. Darunter kann auch Ihre Planung leiden. Oft ist auch der Umfang der Aufgaben auf der Liste zu groß, um an einem Tag abgearbeitet werden zu können. Setzen Sie die nicht erledigte Aufgabe einfach auf die Liste des nächsten Tages und überdenken Sie die Priorisierung. Wenn eine Aufgabe fortlaufend aufgeschoben wird und immer wieder eine niedrige Priorität erhält, sollten Sie überlegen, ob die Aufgabe wirklich wichtig ist oder vielleicht doch gestrichen werden kann. Ein effektives Prinzip, um Prioritäten zu setzen ist die Eisenhower-Matrix.

Was mit dem “daily business” geschieht...

Neben den priorisierten Aufgaben, die auf der Liste festgehalten werden, fallen bei den meisten Arbeitnehmern meist noch weitere Aufgaben an. Simple Routineaufgaben wie das Beantworten von E-Mails werden nach Ivy Lee nicht berücksichtigt, müssen aber dennoch erledigt werden. Aus diesem Grund sollten Sie die Methode an Ihre eigenen Bedürfnisse anpassen. Strukturieren Sie beispielsweise Ihren Arbeitsalltag so, dass Sie zuerst Ihre Liste abarbeiten und sich erst danach um alles weitere kümmern. Alternativ können Sie auch einen festen Slot für Routineaufgaben in Ihren Arbeitstag integrieren. So können Sie die Vorzüge der Ivy Lee-Methode genießen, ohne Ihre täglich anfallenden Aufgaben links liegen zu lassen.

Die Vorteile der Ivy Lee-Methode zusammengefasst

• Kompromissloser Fokus: Ivy Lee verspricht sich von Single-Tasking und der starken Fokussierung auf lediglich eine Aufgabe eine höhere Produktivität. Multi-Tasking mag zwar beeindruckend klingen, steht aber der Effizienz meist im Weg.
• Entscheidungszwang: Die Ivy Lee-Methode zwingt Sie dazu, sich zu entscheiden, welche Aufgaben momentan wirklich wichtig sind. Diese erhalten Ihren kompletten Fokus, während weniger relevante Aufgaben klar hintenangestellt werden.
• Motivation: Wenn wir an mehreren Aufgaben gleichzeitig arbeiten, erzielen wir zwar Fortschritte, aber bis eine Aufgabe abgehakt werden kann, dauert es bedeutend länger. Dies kann demotivierend sein. Wenn man seine tägliche Aufgabenliste fokussiert abarbeitet, erreicht man über den Tag hinweg verschiedene Meilensteine, bis am Ende des Tages ein Haken neben jeder Aufgabe steht. Dies gibt Ihnen das Gefühl, produktiv gewesen zu sein und motiviert Sie für weitere Aufgaben.  
• Organisation: Der Kern der Ivy Lee-Methode ist die gewohnheitsmäßige Organisation von Aufgaben. Sie haben stets einen Überblick über die wichtigsten Aufgaben und wissen immer, was als nächstes ansteht.
• Starthilfe: Bis morgens effektiv eine Aufgabe begonnen wird, haben die meisten Arbeitnehmer bereits einige Minuten an ihrem Arbeitsplatz verbracht. Oft wird viel Zeit damit verbracht, zu überlegen, wie man den Arbeitstag am besten beginnen sollte. Die Ivy Lee-Methode eliminiert diese Startschwierigkeiten. Sie wissen bereits beim Hochfahren Ihres Computers, welche Aufgabe zuerst ansteht und können produktiv in den Tag starten.

 

Die Ivy Lee-Methode ist ein sehr simpler Ansatz, der beim richtigen Einsatz Ihre Produktivität deutlich erhöhen kann und sogar noch weitere Vorteile mit sich bringt. Passen Sie die Methode nach Ihren eigenen Bedürfnissen an, um den maximalen Nutzen daraus zu schöpfen.