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Der ideale Projektmitarbeiter muss heutzutage viele Fähigkeiten mitbringen – er muss flexibel, belastbar, ein Teamplayer und Multitasker sein. Ein Multitasker? Wirklich? Auf dem PM Camp 13 in Dornbirn hat Michael Cramer zu genau diesem Thema die Session „Wie ticken Wissensarbeiter“ angeboten. Die Session ist gerade deshalb im Gedächtnis geblieben, weil sie deutlich gemacht hat, zu welchen Effizienz- und Zeitverlusten Multitasking führen kann. Oft handelt es sich dabei um nichts anderes als um die Störung der Konzentration auf eine komplexe Aufgabe. |
Die Multitasking-Lüge - Teil 1
Sabine Pfleger, Dienstag, 14. Januar 2014 | Lesedauer: unbekannt
Wieso erscheint uns Multitasking im Arbeitsalltag notwendig?
Multitasking, das ja im Grunde nichts anderes ist als das gleichzeitige Bearbeiten mehrerer unterschiedlicher Aufgaben, hat im Wesentlichen zwei Gründe:
a) Multitasking entsteht notgedrungen durch das Arbeitsumfeld
Der Arbeitsalltag zwingt Projektmitarbeiter zum Multitasking. Die Zuteilung zu mehreren Projekten gleichzeitig oder die Doppelbelastung in Projekt und Abteilung führen dazu, dass verschiedene Aufgaben parallel bewältigt werden müssen. Hinzu kommen die Unterbrechungen durch Telefonanrufe, Kollegen, die „kurz mal was fragen“ wollen, Benachrichtigungen, dass neue Mails eingegangen sind und die übliche Geräuschkulisse in Großraumbüros.
b) Projektmitarbeiter machen sich mehr oder minder freiwillig zum Multitasker.
Sie lassen sich bereitwillig ablenken – sei es aus Gründen der Prokrastination oder weil sie bereits ohnehin eine verkürzte Aufmerksamkeitsspanne haben. So wird konzentriertes Arbeiten immer wieder durch den Blick aufs Handy oder auf Facebook unterbrochen. Doch nicht nur arbeitsfremde Unterbrechungen sind ein Problem. Das konzentrierte Bearbeiten eines komplexen Themas kann auch durch das Springen von Programm zu Programm und von Aufgabe zu Aufgabe unterbrochen werden.
Warum ist Multitasking problematisch?
Viele halten Multitasking nach wie vor für eine Qualität, ohne die man im Projektalltag heute nicht mehr bestehen kann. In zahlreichen Bewerbungen preisen sich die Bewerber als multitasking-fähig an.
Bei komplexen Wissensaufgaben führt jedoch bereits eine Unterbrechung von drei Minuten – etwa durch ein Telefonat – dazu, dass man zwei Minuten benötigt, um zu dem Punkt zurückzukehren, an dem man die Aufgabe unterbrochen hat. Summieren sich diese Störungen im Arbeitsalltag, kann der Zeitverlust bis zu 40 Prozent der Arbeitszeit ausmachen. (Quelle: Uni Bonn)
In der IT kennt man das Phänomen als „Thrashing“. Dieses beschreibt - vereinfacht gesprochen - den Sachverhalt, wenn ein Betriebssystem mehr Zeit dafür aufwendet, von Aufgabe zu Aufgabe zu springen als für die Ausführung der Aufgaben selbst. Durch den permanenten Kontextwechsel entstehen also Wechselkosten, die zu erheblichen Effizienzverlusten führen – bei der Maschine genau wie beim Menschen. (Quelle: California State University)
Der Kontextwechsel führt aber nicht nur zu Effizienzverlusten, sondern auch zu einer erhöhten Fehleranfälligkeit. Außerdem kommen Teammitglieder so nie in einen Flow-Zustand – also jene als sehr befriedigend wahrgenommene Arbeitssituation, in der sie sich vollkommen konzentriert und selbstvergessen einer komplexen Aufgabenstellung widmen können. Eine Studie der Universität Stanford hat gezeigt, dass das Zappen zwischen verschiedenen Aufgaben die Aufmerksamkeitsspanne verkürzt. Ab einem gewissen Punkt suchen Multitasker permanent neue Reize. Langfristige Projekte und komplexe Fragestellungen kommen daher für solche Menschen kaum noch in Frage, weil sie sich nicht lange genug darauf konzentrieren können.
Und noch ein Problem bringt Multitasking mit sich: Gerade wenn das Springen von Aufgabe zu Aufgabe durch das Arbeitsumfeld aufgezwungen wird, wird es von den Mitarbeitern als Stress empfunden. Im Grunde genommen ermöglicht das menschliche Gehirn auch gar kein echtes Multitasking, so Ernst Pöppel, Psychologe von der Münchner Ludwig-Maximilians-Universität (Bild der Wissenschaft 5/2008). Das Gehirn sei rein physiologisch gar nicht in der Lage, auf mehrere Dinge gleichzeitig zu reagieren.
Im zweiten Teil dieser Miniserie zum Thema Multitasking wird es darum gehen, wie man Effizienzverluste im Projektteam vermeiden kann.
