Multitasking ist in Projektteams nicht erstrebenswert, weil es nicht effizient ist, so die Kernthese des letzten Posts. Durch das Wechseln von Aufgabe zu Aufgabe kommt es zu Wechselkosten, die an einem durchschnittlichen Arbeitstag bis zu 40 Prozent der Arbeitszeit ausmachen können. Das bedeutet, beinahe die Hälfte der Arbeitszeit wird darauf verwendet, nach Unterbrechungen wieder zur eigentlichen Aufgabe zurückzufinden.
Deshalb sollte es Allen im Unternehmen ein Anliegen sein, den Zwang zum Multitasking auf ein Minimum zu reduzieren und möglichst viele Gelegenheiten zum ungestörten, konzentrierten Arbeiten zu schaffen.
Ansatzpunkte gibt es auf allen Ebenen – von der Organisation insgesamt über das Management bis hin zur Selbstorganisation des einzelnen Mitarbeiters.
Ablenkungen reduzieren
Am effizientesten werden Projekte bearbeitet, in denen ein Mitarbeiter genau einem Projekt zugewiesen ist. Insofern kann es also notwendig sein, dass Projekte nicht gleichzeitig, sondern hinter einander bearbeitet werden. Idealerweise sollte die Verantwortlichen die Priorisierung von Projekten als Führungsaufgabe wahrnehmen. Aussagen wie „Bei uns ist alles dringend und wichtig“, deuten eher auf ein schlechtes Management hin als auf die durchgehende Relevanz aller Projekte.
Lange Zeit galten offene, große Gemeinschaftsbüros als die moderne Lösung für eine kommunikative und transparente Unternehmenskultur. Erst in letzter Zeit findet ein Umdenken statt und die gesundheitlichen Nachteile und Produktivitätseinbußen durch Großraumbüros werden wieder stärker beachtet. Laut einer Studie der Hochschule Luzern sind Mitarbeiter in Großraumbüros häufiger abgelenkt und sogar häufiger krank. Die Zahl der Krankheitstage steigt proportional mit der Zahl der Menschen, die gemeinsam in einem Büro arbeiten, so die Forscher. (Quelle)
Das Management muss also entscheiden, ob es große Gemeinschaftsbüros oder Großraumbüros wirklich für die effizienteste Form der Arbeitsplatzgestaltung hält.
Rückzugsorte schaffen
Auf Organisations-, Abteilungs- oder Teamebene kann man zusätzlich Regeln vereinbaren, die verhindern, dass Konzentrationsaufgaben permanent unterbrochen werden. So kann „Türe auf“ beispielsweise als Signal festgelegt werden, dass Kommunikation und Abstimmung jetzt möglich ist, während „Türe zu“ bedeutet, dass das Team im Büro gerade nicht gestört werden darf.
Daneben kann man auch feste Zeitfenster für „stille Stunden“ und „Sprechstunden“ vereinbaren, die im Kalender geblockt werden. Ideal ist es, wenn Mitarbeiter Rückzugsräume für Aufgaben buchen können, bei denen sie auf keinen Fall gestört werden wollen. Als Ausweichlösung wäre auch die Buchung eines Besprechungsraumes für ein oder zwei Stunden ungestörter Arbeit denkbar.
Selbstorganisation und Selbstdisziplin
Auch die Mitarbeiter selbst können viel für ihre Konzentration tun. Allerdings bedarf es dazu einiger Selbstorganisation und Selbstdisziplin. Der Psychologe Andreas Zimber von der Fachhochschule Heidelberg rät zu einer rigorosen Selbstabschottung für die Phasen größter Konzentration. Es sei in der Regel im Kollegenkreis kein Problem, phasenweise das E-Mail-Postfach zu schließen, den Anrufbeantworter zu aktivieren und die Türe zu schließen. So seien nicht drei oder vier Informationskanäle gleichzeitig offen. (Quelle)
Gerade Freiberufler und Teammitglieder im Home Office haben manchmal Probleme, arbeitsfremden Ablenkungen zu widerstehen. Vor allem das ziellose Surfen im Internet entpuppt sich als wahrer Zeitfresser. Mit einigen kleinen Tricks kann man aber in kürzerer Zeit mehr schaffen. So gibt es mittlerweile eine Vielzahl kleiner technischer Helfer, mit denen man Ablenkungen eine Zeit lang aussperren kann. Mit Stay Focused kann man beispielsweise im Browser Chrome die Online-Zeit auf ablenkungsreichen Webseiten auf die gewünschte Dauer begrenzen. Und die Software Freedom schaltet den Online-Zugang für eine gewünschte Zeitspanne ab, so dass man gar nicht erst in Versuchung geführt wird, im Web zu surfen. Manchmal kann es aber auch schon reichen, sich vor Feierabend zu notieren, wo man aufgehört hat und womit man am nächsten Morgen weitermachen möchte.
Doch egal, ob mit Tools aus dem Netz oder der Notiz auf dem Schreibtisch – ohne eine gehörige Portion Selbstdisziplin ist konzentriertes Arbeiten nicht möglich, denn es gibt immer eine Möglichkeit, sich selbst zu überlisten und selbst auferlegte Regeln zu umgehen.
