Die Top 7 Mindmaps für das Projektmanagement

Mehr als ein Notizwerkzeug

Mindmaps werden schnell als einfaches Notiz- oder Brainstorming-Werkzeug abgestempelt. Dabei versteckt sich hinter dem vielseitigen Visualisierungs-Tool viel mehr als Knoten, Unterknoten und Verbindungen. Mindmapping ist sehr flexibel und passt sich den unterschiedlichsten Szenarien und Bedürfnissen an. Diese Flexibilität und Freiheit unterstützt besonders kreative Prozesse und schafft so in verschiedensten Projektphasen einen echten Mehrwert.

Kurz definiert sind Mindmaps ein anschauliches Diagramm bzw. eine Visualisierung mit einem Hauptknoten in der Mitte, der über Verbindungslinien in relevante Unterknoten aufgesplittet wird. Es können beliebig viele Verzweigungen und Knotenpunkte gebildet werden, die alle im Zusammenhang mit dem jeweils übergeordneten Knoten und damit auch mit der zentralen Idee bzw. dem Thema des Hauptknotens stehen.

Die Top 7 Einsatzmöglichkeiten für Mindmapping im PM

Mindmaps können im Projektmanagement in nahezu jeder Phase gewinnbringend eingesetzt werden. Wir haben sieben Anwendungsfälle gesammelt, die Sie vielleicht für Ihr nächstes Projekt inspirieren:

1. Lastenheft abbilden & Pflichtenheft entwickeln

Zum Beginn eines neuen Projektes bietet sich Mindmapping natürlich zum Sammeln von Ideen an. Ideal ist die strukturierte Visualisierung aber auch, wenn es um die Erarbeitung des Lasten- und des Pflichtenhefts geht. So können bei einem neuen Projekt die wichtigsten Punkte des Lastenhefts in einer Mindmap übersichtlich abgebildet werden, damit sich das Projektteam sämtlicher Anforderungen bewusst wird. Auf Basis dessen können dann die Grundzüge des Pflichtenhefts in einer weiteren Mindmap entwickelt werden. Mit Hilfe der einfachen und übersichtlichen Struktur von Mindmaps stellen Sie dabei sicher, dass auch alle wichtigen Anforderungen des Lastenhefts in Ihrem Pflichtenheft abgedeckt werden.

2. Konzeptentwicklung

Mindmaps bieten sich besonders für die Konzeptentwicklung zum Projektbeginn an. Im ersten Schritt sammeln Sie mit Hilfe der Mindmap alle Ideen, die Ihnen zum Projektauftrag in den Sinn kommen. Hier können Sie auch erst einmal komplett unstrukturiert loslegen. Im nächsten Schritt heißt es dann diese Gedanken zu strukturieren und in ein logisches Konstrukt umzuwandeln. Mit Hilfe der Mindmap betrachten Sie ihre Ideen also erst einmal aus der Vogelperspektive und können so besser Klarheit finden, wie die einzelnen Ideen sich zu einem stimmigen Konzept ergänzen könnten. Am besten gehen Sie folgendermaßen vor:

1. „Ideen sprudeln lassen“: Freie Mindmap ohne Struktur erstellen
2. Zweite Mindmap mit grundlegender Struktur des angestrebten Konzeptes anlegen (siehe z.B. Grundbestandteile eines Konzepts)
3. Die Ideensammlung der ersten Mindmap kopieren und der zweiten Mindmap zuordnen

Auf dieser Basis wird es Ihnen um einiges leichter fallen, das Konzept mit Worten zu füllen und final auszuarbeiten.

3. Rahmenbedingungen & Ziele festlegen

Bereits ab dem offiziellen Projekt-Kick-Off, ist es wichtig, dass das Projektteam und alle relevanten Stakeholder sämtliche Rahmenbedingen und Ziele des Projektes kennen. Wenn Sie beispielsweise ein Kick-Off-Meeting veranstalten, können Sie die dort kommunizierten Details in einer Mindmap festhalten. Oder Sie bereiten das Kick-Off-Meeting bereits mit Hilfe von Mindmapping vor und stellen die Mindmap im Nachgang allen Teilnehmern zur Verfügung. Diese Mindmap bildet dann eine wichtige Richtschnur, an der sich alle orientieren. Hier können Projektmitarbeiter schnell einmal nachschauen, wenn Sie ein wichtiges Detail zum Projekt vergessen haben – denn in der Mindmap finden Sie alles auf einen Blick.

Dafür können Sie sich beispielsweise an den 7 W-Fragen des Projektmanagements orientieren:

• Wo stehen wir? (Ausgangssituation, Anforderungen, Idee, etc.)
• Warum macht das Projekt Sinn? (Strategische Bedeutung, Nutzen, Wirtschaftlichkeit, etc.)
• Was soll mit dem Projekt erreicht werden? (Messbare Ziele)
• Wer ist involviert? (Projektleitung, Projektteam, Stake- und Shareholder)
• Wie sollen die Ziele erreicht werden? (Projektstrukturplan, Aufgabenstruktur, etc.)
• Bis wann? (Meilensteine festlegen, etc.)
• Wie viel kostet das Projekt? (personelle, finanzielle und sachliche Ressourcen, Projektbudget)

4. Start in die Projektplanung

Sie können Mindmaps auch als Sprungbrett in die Projektplanung nutzen. Dabei gehen Sie nach dem Top-Down-Ansatz vor d.h. die Mindmap wird so aufgebaut, dass die Hauptknotenpunkte den einzelnen Planungsphasen (Vorgänge oder Sammelvorgänge) des Projektes entsprechen. Mit der Projektmanagement-Software InLoox für Outlook können Sie die einzelnen Knoten dann einfach mit einem Klick in Ihren Projektplan übertragen und so in Vorgänge umwandeln. Im nächsten Schritt ergänzen Sie Ihren Projektplan dann beliebig und führen Aufgaben und Meilensteine hinzu.

Video-Tutorial: Mindmaps mit InLoox erstellen 

5. Aufgabenmanagement & Strukturierung von Meetings

Mit Hilfe einer Mindmap sammeln Sie auch wichtige Aufgaben zum Projekt erst einmal ganz banal an einer zentralen Stelle. Dies bietet sich zum Beispiel im Projektmeeting an. Wenn Sie beispielsweise während eines Meetings mit Ihrem Projektteam neue Ideen entwickeln, dann halten Sie diese einfach nebenbei in einer Mindmap fest. Dies kostet nicht viel Zeit und Sie stellen sicher, dass keine Idee untergeht. Mit InLoox wandeln Sie dann am Ende des Meetings die sich daraus ergebenden Aufgaben mit nur einem Klick in Projektaufgaben um und verteilen diese schnell an die zuständigen Mitarbeiter.  

Video-Tutorial: Mindmaps mit InLoox erstellen

6. Weiterbildung: Notizen in Vorträgen & Leseverständnis

Mindmaps unterstützen Sie auch außerhalb Ihrer Projekte z.B., wenn Sie auf einer Fortbildung sind oder an einem Kongress mit zahlreichen Vorträgen teilnehmen. Damit können Sie wichtige Erkenntnisse während eines Vortrags einfach in einer Mindmap festhalten und den Inhalt thematisch strukturieren. Auch beim Durcharbeiten von komplexen Texten z.B. neuen Richtlinien für Audits oder das Qualitätsmanagement können Mindmaps äußerst hilfreich sein. Mit Hilfe des strukturierten Ansatzes der Mindmap fördern Sie Ihr Leseverständnis auf einfache Weise und können die für Sie persönlich relevanten Punkte festhalten. 

7. Interne Kommunikation: Zuständigkeiten/Aufgabengebiete visualisieren

Auch in der internen Kommunikation können Mindmaps gewinnbringend eingesetzt werden. So bietet es sich an die Zuständigkeiten bzw. Aufgaben einer Abteilung oder eines Teams hiermit darzustellen. Auf diese Weise erfahren andere Abteilungen auf einen Blick, was in den anderen Teams passiert und was die Kollegen eigentlich den ganzen Tag machen. So kann das Marketing-Team beispielsweise seine Aufgabenbereiche mit einer Mindmap visualisieren und diese dann der Vertriebs- und Entwicklungsabteilung zur Verfügung stellen. Dies hilft außerdem beim On-Boarding von neuen Mitarbeitern. Neue Mitarbeiter erhalten so einen schnellen Überblick, darüber was in den anderen Abteilungen passiert.

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