Do’s und Don‘ts: Effektives Zeitmanagement

Alle wollen ihre Produktivität erhöhen und effizienter arbeiten. Es gibt zwar kein allgemeingültiges Erfolgsrezept für effektives Zeitmanagement - jeder muss die passende Zeitmanagement-Methode für sich selbst finden - aber es gibt einige Leitregeln die man befolgen kann. 

DO: Zeiterfassung

Zeiterfassung ist nicht nur dazu geeignet um abrechenbare Stunden festzuhalten, sondern es ist auch eine gute Methode um „Zeitfresser“ zu identifizieren. Sie können dies manuell tun, oder auch mit einer digitalen Stoppuhr Ihre Arbeitszeit erfassen. Wenn Sie ein „Zeiten-Tagebuch“ für ein bis zwei Wochen führen, dann können Sie ganz leicht sehen, für welche Aufgaben Sie zu viel Zeit aufwenden, oder welche Aufgaben Sie eliminieren bzw. delegieren sollten.

DON’T: Zeit mit unwichtigen Aufgaben verschwenden

Aktivitäten wie E-Mails beantworten und Meetings sind wichtig und notwendig im Geschäftsalltag. Aber müssen Sie wirklich zwei Marketing-Meetings in einer Woche abhalten? Und ist es nicht effizienter eine Person direkt anzurufen und nachzufragen, anstatt eine halbe Stunde lang damit zu verbringen eine E-Mail zu formulieren? Hinterfragen Sie öfter den Sinn und Zweck von Aktivitäten und ob es nicht einen effizienteren Weg gibt um Aufgaben zu erledigen.

DO: Realistische Ziele setzen

Ziele sind wichtig, denn Sie motivieren uns dazu unser Bestes zu geben um sie zu erreichen. Aber das gilt nur, wenn diese Ziele auch erreichbar sind. Unerreichbare Ziele können Stress verursachen und Sie verschwenden außerdem wertvolle Zeit mit ihnen.

DON’T: Prokrastinieren

Es gibt Dinge die man gerne vor sich hinschiebt, wie zum Beispiel einen Zahnarztbesuch. Aber egal wie lange man etwas prokrastiniert, irgendwann muss es erledigt werden. Prokrastination führt nur dazu, dass Sie viel weniger Zeit haben um eine Aufgabe zu erledigen und dies führt zu unnötigem Stress.

DO: Priorisieren

Nutzen Sie Methoden wie das Pareto-Prinzip oder die Eisenhower-Matrix um wichtige und dringende Aufgaben zu identifizieren und zu priorisieren. Wir neigen dazu zu viel Zeit mit dringenden Aufgaben zu verschwenden, gerade weil sie dringend sind. Aber die Faustregel ist: Wichtige Aufgaben sind selten dringend und dringende Aufgaben sind selten wichtig. Delegieren Sie die dringenden, aber unwichtigen, Aufgaben und konzentrieren Sie sich stattdessen auf Aufgaben, die einen Mehrwert schaffen.

DON’T: Zu allem ja sagen

Sagen Sie nicht immer gleich „ja“, wenn Sie jemand darum bittet eine Aufgabe zu übernehmen. Lassen Sie sich immer etwas Zeit um zu beurteilen, ob Sie genügend Kapazitäten haben und welche Priorität eine Aufgabe hat. Wenn Sie merken, dass Sie schon ausgelastet sind, dann sollten Sie zusätzliche Aufgaben ablehnen.

DO: Pufferzeiten einplanen

Es ist wichtig, Pufferzeiten zwischen zwei Aufgaben einzuplanen. Solche „Leerlaufzeiten“ bieten Ihnen eine kurze Verschnaufpause und Sie können diese Zeit nutzen um sich innerlich auf die nächste Aufgabe vorzubereiten. Wenn Sie Pufferzeiten einplanen, dann können Sie auch flexibler auf unvorhergesehene Ereignisse reagieren und können dadurch immer Ihren Zeitplan einhalten.

DON’T: Multitasking

Viele denken, dass sie effizienter arbeiten, wenn sie mehrere Aufgaben parallel erledigen (Multitasking). Aber das ist ein Trugschluss. Nur weil Sie mehrere Aufgaben gleichzeitig bearbeiten, heißt es nicht, dass Sie alle Aufgaben auch vollständig erledigen werden. Es ist viel effizienter Aufgaben hintereinander zu bearbeiten. So können Sie einzelne Aufgaben sorgfältiger erledigen und vermeiden dadurch unnötige Fehler.

BONUS DO: Genügend schlafen

Vielleicht haben Sie das Gefühl, Schlaf eine Zeitverschwendung ist. Aber Sie können nur produktiv arbeiten, wenn Sie ausgeschlafen sind. Schlafmangel führt zu Konzentrationsmangel. Dies wiederum führt dazu, dass Sie viel länger brauchen um Aufgaben zu erledigen, weil Sie sich nicht genügend auf die Aufgaben konzentrieren können. 

Infografik

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