E-Mail-Management leicht gemacht – Teil 1

Planen & Organisieren

Bereits mit wenigen Handgriffen können Sie Outlook an Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen. So können Sie wertvolle Zeit einsparen und die Software auf Ihre Anforderungen ausrichten.

• Planen Sie jeden Tag bewusst zwei feste Zeitfenster zum Bearbeiten von E-Mails ein. So wird Ihr Arbeitsablauf nicht ständig durch einkommende Nachrichten unterbrochen. Ideal ist es, dies in Momenten des Leistungstiefs zu erledigen: vor oder nach der Mittagspause sowie vor Verlassen des Büros. Sollten Nachrichten tatsächlich so dringend sein, dass sie eine unmittelbare Antwort verlangen, kann man sich sicher sein, dass Kollegen oder Geschäftspartner zum Telefon greifen.
• Heften sie Outlook an die Taskleiste an, um das Programm nach Einschalten des PCs ohne langes Suchen öffnen zu können. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf das Programmicon und wählen An Taskleiste anheften aus.

• Deaktivieren Sie die voreingestellten Desktopbenachrichtigungen, die bei jeder neu eintreffenden E-Mail am unteren Bildschirmrand aufpoppen. Damit verhindern Sie, bei jeder neuen Nachricht aus der Konzentration gerissen zu werden. Gehen Sie dazu auf Datei, Optionen, E-Mail und entfernen Sie den Haken bei Desktopbenachrichtigung anzeigen.

  

• Personalisieren Sie die Symbolleiste für den Schnellzugriff, um rasch auf Funktionen zugreifen zu können, die Sie häufig nutzen. Klicken Sie oben links in Outlook auf den Abwärts-Pfeil und aktivieren bzw. deaktivieren Sie die gewünschten Befehle.

  

• Erstellen Sie benutzerdefinierte Befehle durch QuickSteps, um mehrstufige Abläufe zu vereinfachen und sie anschließend mit einem Klick aktivieren zu können. Gehen Sie auf Start, klicken Sie auf den Abwärts-Pfeil in der Gruppe QuickSteps, dann auf Neuer QuickStep, Benutzerdefiniert, Aktion auswählen und wählen Sie den gewünschten Befehl aus.

  

  Beispiel: Wenn Sie häufig E-Mails mit einem ähnlichen Inhalt versenden, können Sie sich einen Vorlagentext-QuickStep erstellen, beispielsweise Absagen zu Veranstaltungseinladungen. Führen Sie die oben genannten Schritte durch und wählen Sie als Aktion Antworten aus. Unter Optionen anzeigen erscheint ein Textfeld, in dem der gewünschte eingegeben werden kann. Mit einem abschließenden Klick auf Fertig stellen erscheint der personalisierte QuickStep neben den bereits bestehenden. Wählen Sie den Befehl nun aus, öffnet sich eine Antwortemail mit dem Standardtext.

• Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Kontaktliste: löschen Sie doppelte sowie nicht mehr aktuelle Kontakte, um nicht unnötige E-Mails an längst abgelaufene Adressen zu senden.

• Legen Sie AutoKorrektur-Optionen an. Diese Outlook-Funktion sorgt dafür, dass gewisse Kürzel im Text automatisch ausformuliert werden. Gehen Sie dazu zu Datei, Optionen, E-Mail, Editoroptionen, AutoKorrektur-Optionen.

  Beispiel: Wie oft verwenden Sie die Formulierung „Mit freundlichen Grüßen“ am Ende einer E-Mail? Wahrscheinlich öfter als Ihnen lieb ist. Um sie nicht jedes Mal ausschreiben zu müssen, genügt es, eine AutoKorrektur-Option mit der Abkürzung „MfG“ anzulegen:

  

• Leeren Sie gelegentlich den Papierkorb, um Ihren Computer von unnützen Daten zu befreien und das Arbeiten in Outlook zu beschleunigen. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf Gelöschte Elemente und wählen Sie Ordner leeren aus.
• Ist es Ihnen schon mal passiert, dass Sie eine Nachricht zu einem bestimmten Inhalt gesucht haben, sich aber partout nicht mehr an den Ablageort erinnern konnten? Geben Sie einfach ein Stichwort in das Suchfeld ein, und schon werden alle E-Mails darauf überprüft und angezeigt, sollten sie es enthalten. Drücken Sie dazu die F3-Taste und geben Sie gewünschten Begriff in das Suchfeld ein.