Effektive Workshops: Planung ist das A und O

Bestimmt haben Sie im Laufe Ihres Berufslebens schon einmal an einem Workshop teilgenommen, der zwar Spaß machte, aber letztendlich keine Ergebnisse hervorbrachte. Dabei ist es doch eigentlich das Ziel von Workshops in irgendeiner Form Ergebnisse oder Ideen zu generieren und diese im weiteren Projektablauf zu nutzen. Wir haben vier Kriterien zusammengestellt, die Sie bei der Planung Ihres nächsten Workshops beachten sollten. Wenn Sie die folgenden Kriterien berücksichtigen, haben Sie bereits eine solide Grundlage für eine effektive Durchführung geschaffen.

4 Erfolgskriterien für eine effektive Workshop-Planung

01 Klare Zielsetzung

Zuerst sollten Sie sich Gedanken darüber machen, welche Ziele Sie mit dem Workshop erreichen wollen bzw. welche Ergebnisse generiert werden sollen. Anschließend formulieren Sie Ihre Ziele in maximal ein bis zwei Sätzen klar und verständlich aus.

Dies hilft Ihnen zum einen, das Ziel während der weiteren Planung des Workshops nicht aus den Augen zu verlieren. Und zum anderen, können Sie die Zielsetzung bereits prominent in der Einladung zum Workshop platzieren. Damit sind alle Teilnehmer vorab darüber informiert, was sie erarbeiten sollen.

02 Gezielte Teilnehmerauswahl

Nehmen Sie sich Zeit für die Teilnehmerauswahl und laden Sie nicht jeden ein. Es ist wichtig, dass lediglich die Personen eingeladen werden, die einen wertvollen Beitrag zum Ergebnis einbringen können. Somit bestimmt Ihre Teilnehmerauswahl direkt die Qualität der Workshop-Ergebnisse.

Beachten Sie zusätzlich zum Fachwissen der Personen auch deren Hintergründe, um mit Ihrer Auswahl möglichst viele Sichtweisen zur Problemstellung zu erhalten. Zusätzlich ist es wichtig, dass auch diejenigen anwesend sind, die im Anschluss die Ergebnisse des Workshops umsetzen sollen. Ansonsten fühlen Sie die betroffenen Personen übergangen und werden die Umsetzung der Ergebnisse nicht energisch genug verfolgen. 

03 Effiziente und kreative Workshop-Methoden

Auch mit der Gestaltung des Workshops nehmen Sie direkt Einfluss auf die Qualität der Ergebnisse. Beginnt der Workshop unstrukturiert oder langweilt er die Teilnehmer ab der ersten Minute, werden die Anwesenden wenig motiviert sein sich einzubringen und Ergebnisse zu erarbeiten. Sollten Sie den Workshop selbst organisieren, dann übernehmen Sie am besten auch die Moderatorenrolle, da Sie am vertrautesten mit dem Ablauf sind.

Je nach Dauer des Workshops sollten Sie sich für mindestens 1-3 unterschiedliche Methoden entscheiden. Eine beliebte Methode ist zum Beispiel das World Café. Hier werden verschiedene Fragestellungen in Kleingruppen (2-4 Personen) an Stehtischen bearbeitet. Mit einer knappen Zeitvorgabe können mit dieser Methode innerhalb kürzester Zeit verwertbare Ergebnisse erarbeitet werden. Nach vorgegebenen Intervallen wechseln die Teilnehmer die Tische und Teampartner und arbeiten in einer neuen Zusammenstellung an neuen oder ähnlichen Fragestellungen. Dabei bleibt an jedem Tisch jeweils eine Person „ständig“ stehen und führt die neue Gruppe kurz in die Ergebnisse der vorherigen Gruppe ein. So mischen Sie die Expertise der Teilnehmer gut durch und erzielen ggf. eine Weiterentwicklung und Verknüpfung der Ergebnisse über alle Gruppen hinweg. Die Teilnehmer notieren in jeder Runde alle Ergebnisse z.B. an einem Flipchart. Im Anschluss werden die Ergebnisse der einzelnen Tische zusammengeführt.

Es gibt unzählige Methoden zur Gestaltung von Workshops und Sie werden bestimmt die passende für Ihren Workshop finden. Sollten Sie hier noch mehr Informationsbedarf haben, können Sie sich zum Beispiel unseren Artikel zur Ideenfindung mit Brainswarming durchlesen.

04 Dokumentation der Ergebnisse

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Dokumentation der Ergebnisse. Denn ohne eine ausführliche Dokumentation werden die betroffenen Personen die Ergebnisse kaum umsetzen können. Da Sie vermutlich schon mit der Rolle als Moderator ausgelastet sind, empfiehlt es sich eine außenstehende Person, die nicht aktiv am Workshop teilnimmt, zu bitten den Workshop zu protokollieren und die Ergebnisse festzuhalten. Im Anschluss an den Workshop versenden Sie eine Zusammenfassung der Ergebnisse an alle Teilnehmer und besprechen ggf. mit den Teammitgliedern, die die Ergebnisse nun umsetzen sollen, das weitere Vorgehen. Wenn Sie eine Projektmanagement-Software nutzen, legen Sie die Ergebnisse zusätzlich als wichtiges Dokument im jeweiligen Projekt ab.