Effiziente Projektdokumentation

Einführung Projektdokumentation

Projektdokumentation beschreibt die Aufbereitung und Zusammenstellung von projektbezogenen Dokumenten zum Zweck des Projektaudits. Ziel der Projektdokumentation ist es, einen Überblick zum Soll-Konzept und Ist-Zustand des Projektes zu geben, um Vergleiche zu ermöglichen, Verzögerungen zu vermeiden und die Basis für eine schnelle Problemlösung zu schaffen. Von einer umfangreichen Dokumentation profitieren zudem auch ähnliche Projekte in der Zukunft.

Die Projektdokumentation umfasst grundsätzlich sämtliche projektbezogenen Dokumente inklusive Projektkorrespondenz, wie beispielsweise:

• Lastenheft
• Pflichtenheft
• Projektberichte
• Risikoanalysen
• Projektstrukturplan
• Unterlagen zur Projektkommunikation
• Besprechungsprotokolle

Mittlerweile werden alle Projektdokumente inklusive Projektkorrespondenz meist mit Hilfe eines Systems zum Dokumentenmanagement an zentraler Stelle gespeichert. Idealerweise haben alle Projektmitarbeiter Zugriff auf die Dokumente, um Doppelarbeit zu vermeiden und eine effiziente Zusammenarbeit im Team zu gewährleisten.

Vorteile einer einheitlichen Projektdokumentation

Eine einheitliche Projektdokumentation bietet für alle Beteiligten vielfältige Vorteile:

• Hohe Transparenz in sämtlichen Projektschritten
• Produktive und effiziente Zusammenarbeit im Team
• Vermeidung von Dubletten/Doppelarbeit und damit Kostenreduktion
• Hohe Übersichtlichkeit
• Reduzierung des Organisationsaufwands von Folgeprojekten oder ähnlichen Projekten
• Direkte Zuordnung zum jeweiligen Projekt und somit Vermeidung von Papierchaos

Projektdokumentation & Dokumentenmanagement mit einer Projektmanagement-Software

Mittlerweile ist die Verwendung von Projektmanagement-Software aus dem modernen Projektmanagement nicht mehr wegzudenken. Auch beim Dokumentenmanagement und für die Projektdokumentation bietet Projektmanagement-Software umfangreiche Unterstützung. Mit einer entsprechenden Software können „Projekte im Vorbeigehen“ dokumentiert werden. Dies bedeutet für Sie minimalen Aufwand bei der Erfassung und maximalen Nutzen bei der Organisation. Zudem sind wichtige Informationen jederzeit an allen notwendigen Stellen verfügbar. Dies spart Zeit und Kosten und verbessert die Kollaboration im Team. 

Dokumentenmanagement „im Vorbeigehen“ mit InLoox

Die Projektmanagement-Software InLoox 9 für Outlook ist nahtlos in Microsoft Outlook integriert und unterstützt so Ihren gesamten Arbeitsablauf.

Zentrale Dokumentenablage im Projekt

Dateianhänge bzw. Dokumente verschiedener Dateiformate legen Sie projektbezogen an zentraler Stelle ab und alle autorisierten Teammitglieder haben darauf Zugriff. Hier empfiehlt es sich mit Dateiverknüpfungen zu arbeiten, um Speicherplatz zu sparen und Versionschaos zu vermeiden. Dateiverknüpfungen belegen keinen Speicherplatz in Microsoft Outlook bzw. im Exchange Server. Aus jedem Projekt heraus haben Sie und Ihr Team Zugriff auf zugehörige Unterlagen. E-Mails, Office-Dokumente und andere Dateien lassen sich direkt über Outlook entsprechenden Projektordnern zuordnen. Außerdem können Sie diese übersichtlich kennzeichnen, wie z.B. mit einem Bearbeitungsstatus, oder Notizen mit weiterführenden Informationen hinterlegen.

Lückenlose Projektdokumentation mit InLoox

Dokumentation direkt in Microsoft Outlook

Direkt in Ihrem Outlook-Posteingang oder in anderen Bereichen, wie dem Outlook-Kalender, dokumentieren Sie mit nur wenigen Klicks den Projektfortschritt bzw. Ihren Arbeitsprozess. Dafür stehen Ihnen Schaltflächen für den Schnellzugriff in Outlook zur Verfügung. Diese ermöglichen Ihnen u.a. E-Mails in InLoox weiterzuverwenden und als Aufgabe, Zeiterfassungseintrag oder Dokument in einem Projekt abzulegen. Des Weiteren liefert InLoox einige Standard-E-Mail-Vorlagen (Projektantrag, Projektfreigabe, Projektstatus, Projektabschluss). Mit dieser einfachen Standardisierung können Sie Ihre Projektkommunikation deutlich schneller abwickeln und die Projektkorrespondenz zentral im Projekt speichern. 

Synchronisation zwischen InLoox und Microsoft Outlook

InLoox bietet die Möglichkeit der Synchronisation von InLoox mit dem Outlook Kalander, Outlook Aufgaben und dem Outlook-Adressbuch. Auf diese Weise können Sie InLoox Planungselemente und Aufgaben schnell und einfach in Outlook übernehmen. Bei Änderungen in InLoox erfolgt die Synchronisation der Elemente automatisch. Projektprozesse können also ohne großen Mehraufwand auch in Microsoft Outlook festgehalten werden. 

Automatisches Erfassen von Änderungen am Projekt

Zudem werden Änderungen am Projekt, wie z.B. bei Aufgaben, im Projektplan oder in der Mindmap sofort und automatisch im Projektverlauf erfasst. Mit Hilfe dieses Verlaufs können Sie alle Änderungen in Projekten, in denen Sie beteiligt sind und für die Sie eine Leseberechtigung besitzen chronologisch nachverfolgen. Jede Änderung, die ein Projektbeteiligter vornimmt, wird in der globalen Verlaufsansicht protokolliert.