Weniger arbeiten und trotzdem erfolgreicher sein? Ja, das geht! Der Schlüssel ist nicht unbedingt Effektivität, sondern Effizienz. Wir erklären hier, was hinter den Begriffen steckt und was der entscheidende Unterschied zwischen effizient und effektiv ist, damit Sie die beiden Begriffe zukünftig besser auseinanderhalten und im Alltag richtig anwenden können.
Ich könnte Ihnen jetzt in einem ewig langen Artikel den Unterschied zwischen Effektivität oder Effizienz erklären. Oder ich zeige Ihnen ein Bild. Beides ist effektiv, weil es zum Ziel führt. Sie verstehen danach, wann man etwas effektiv nennt und wann etwas effizient ist. Allerdings ist das Bild der wesentlich schnellere Weg und deswegen effizienter, weil es das gleiche Ziel in kürzerer Zeit oder mit geringerem Aufwand erreicht.
Bild: Dieses Bild ist eine Eselsbrücke und zeigt den Unterschied zwischen effizient und effektiv. ©InLoox GmbH Credit: Gajus
„Effizient Arbeiten“ und „effektive Ergebnisse“ sind geläufige Begriffe im Projektmanagement – doch was steckt dahinter? Häufig reden Projektleiter im Bezug auf Zeitmanagement oder Produktivität davon, dass Prozesse künftig effizienter ablaufen müssen oder im schlimmsten Fall hört man sie sagen „Sie arbeiten zwar effektiv, aber nicht effizient“. Doch was ist damit gemeint und gibt es überhaupt einen Unterschied zwischen Effektivität und Effizienz? Dieser Beitrag hilft Ihnen ein besseres Verständnis für effizientes Arbeiten und effektive Ergebnisse zu entwickeln und liefert Ihnen simple Tipps wie Sie mit InLoox effektiv und effizient arbeiten.
Effektivität vs. Effizienz
Erste Recherchen im Duden helfen bei der Aufklärung der Abgrenzung nicht weiter, da beide Begriffe mit dem Synonym „Wirksamkeit“ erklärt werden. Bei tiefergehender Recherche findet sich jedoch eine große Auswahl an Definitions- und Abgrenzungsversuchen. Hier haben wir für Sie die geläufigsten Unterscheidungen und Erklärungen der Begriffe Effizienz und Effektivität aufgelistet:
| Effektivität | vs. | Effizienz |
| Frage: Was muss getan werden? | vs. | Frage: Wie muss etwas getan werden? |
| Effektivität bedeutet die richtigen Dinge tun. | vs. | Effizienz bedeutet die Dinge richtig zu tun. |
| Effektives Arbeiten ist zielführend, also der Einsatz von Maßnahmen, die auf ein gesetztes Ziel hinarbeiten. | vs. | Effizientes Arbeiten ist ressourcenschonend, also der Einsatz von Maßnahmen, die mit möglichst geringem Aufwand (Zeit u./o. Ressourcen) das gesetzte Ziel erreichen. |
| Man spricht auch von Wirksamkeit | vs. | Man spricht auch von Wirtschaftlichkeit |
Warum die Differenzierung der Begriffe so wichtig ist, zeigt sich häufig in der Praxis. Hier kann es zur Verwechslung oder synonymen Verwendung der Begriffe kommen.
Problematisch zeigt sich das beispielsweise in veralteten Konzepten, die die Leistungen der Mitarbeiter ausschließlich anhand der erbrachten Arbeitszeit messen. Altmodische Managementkonzepte basieren häufig noch auf der falschen Annahme, dass die Produktivität jener Mitarbeitenden am höchsten ist, welche am längsten im Büro bleiben.
Studien der Stanford Universität bestätigen inzwischen aber das Gegenteil: Die Produktivität der Mitarbeitenden nimmt ab, sobald eine wöchentliche Arbeitszeit von 50 Stunden überschritten wird.
Daher gilt: Entscheidend ist die Effizienz der geleisteten Arbeit, nicht unbedingt der Aufwand.
Um die Unterschiede von Effektivität und Effizienz zu verdeutlichen und zu visualisieren, können die Formeln zur Berechnung der beiden Größen helfen. Dabei wird das zu erreichende Ergebnis mit der jeweils wichtigsten Größe in Bezug gesetzt.
Während bei der Effektivität die bestmögliche Zielerreichung im Fokus steht, wird bei der Effizienz der erbrachte Aufwand betrachtet.
Wer effektiv Arbeit schafft es mit dem zur Verfügung stehenden Ressourcen und Materialien das bestmögliche Ergebnis zu erzielen.
Wer effizient Arbeit schafft mit gleichen Ressourcen und Materialien das bestmögliche Ergebnis in kürzerer Zeit.
Noch klarer zu verstehen ist der Unterschied zwischen Effektivität und Effizienz an einem Beispiel.
Nehmen wir an die Marketingabteilung Ihres Unternehmens plant eine Befragung zur Ermittlung der Kundenzufriedenheit.
Möglichkeit 1: Ein Mitarbeiter geht von Haus zu Haus und besucht nacheinander alle Kunden. So bekommen Sie direktes Feedback. Arbeitsaufwand: 1 Tag.
Möglichkeit 2: Ein Online-Formular wird zur Verfügung gestellt, um möglichst viele Kunden zeitgleich zu erreichen. Arbeitsaufwand: 1 Stunde.
Beide Möglichkeiten sind im Grunde effektiv, da sie Maßnahmen zur Erreichung des vorgegebenen Ziels darstellen. Der Unterschied liegt in der Art und Weise und in diesem Fall in der Zeit- und Aufwandersparnis, welche sich durch die oben aufgeführte Formel konkret berechnen lassen. Daher ist die Online-Befragung aufgrund des geringeren Aufwandes nicht nur effektiv, sondern vor allem auch effizient.
Was jedoch gerade bei diesem Beispiel beachtet werden sollte, ist dass der effizienteste Weg nicht automatisch der sinnvollste sein kann. Legt Ihr Unternehmen beispielsweise großen Wert auf den Aufbau einer engen Kundenbeziehung, kann eine persönliche selektive Befragung einzelner Kunden die bessere Lösung sein. Schlussendlich bedeutet das, dass bei jeder Entscheidung sorgfältig abgewägt werden muss, wie welches Ziel erreicht werden soll.
Wir nehmen uns einfach mal selbst an der Nase und geben zu: auch wir lassen uns ablenken und vergeuden mit LinkedIn, E-Mails und Podcasts Zeit. Diese Zeitfresser halten vom effizienten arbeiten ab, denn sie verhindern fokussiertes arbeiten. Damit Sie effizient Ihre To-Do-Liste abarbeiten, müssen Sie Ablenkungen meiden. Das geht am besten so:
Wenn Sie jemand sind, der gerne theoretisches Hintergrundwissen für die Praxis hat, dann können diese Methoden hilfreich sein, effizient zu werden:
Auch bekannt als die 80/20 Methode beschreibt sie die Regel, dass 20% Aufwand schon 80% der Ergebnisse erzielt. Glauben Sie nicht? Dann lesen Sie hier die Details zum Pareto-Effekt nach. Für Ihren Alltag gilt: Wenn Sie glauben, dass Sie für etwas 60 Minuten brauchen, dann fangen Sie einfach mal an und prüfen Sie, wie weit Sie nach ca. 15 Minuten konzentriertem Arbeiten bereits gekommen sind. Vielleicht stellt sich heraus, dass Sie schon ein gutes Ergebnis erzielt haben.
Diese Methode hat als Hype begonnen und sich schnell als überaus praxistauglich herausgestellt. Das Prinzip hinter Getting Things Done ist einfach: eine Aufgabe, die Sie in einem Schritt in weniger als 2 Minuten erledigen können nehmen Sie sofort in Angriff. Alle anderen Aufgaben werden entweder terminiert, delegiert oder eliminiert.
Auch bei diesen Begriffen gilt - genauso wie bei effizient und effektiv: Timeblocking und Timeboxing sind nicht dasselbe. Während Timeblocking nichts anderes als das reservieren von Zeit für bestimmte Tätigkeiten im Kalender ist, geht Timeboxing einen Schritt weiter und sagt: Sie haben genau so viel Zeit um die Aufgabe zu erledigen. Keine Sekunde länger. Damit soll maximal effizient gearbeitet werden.
Nur weil sie effizient arbeiten, heißt das noch lange nicht, dass Sie effektiv sind. Damit Sie wissen, ob Sie Ihre privaten oder Unternehmensziele in der gewünschten Qualität erreicht haben, müssen Sie die Ergebnisse kontrollieren.
Das geht recht einfach mit einer Soll-Ist-Vergleich. Sie nehmen die geplanten Ziele, beispielsweise einen Blogartikel zum Thema "Unterschied zwischen effizient und effektiv" schreiben und veröffentlichen, und messen, nicht nur wie lange Sie gebraucht haben (waren Sie effizient?) sondern auch ob die gewünschte Qualität erreicht wurde - Länge von X Wörtern und mindestens 4 Praxis-Tipps.
Wenn die Effektivität genauer und vor allem auf Wirkungsgrad und Kosteneffizienz ausgelegt kontrolliert werden soll, dann ist eine Earned-Value-Analyse sinnvoll. Im Projektmanagement ist das teil des Projektcontrollings.
Die Projektmanagement Software von InLoox ist darauf ausgelegt, Ihren Projektalltag einfacher und effizienter zu gestalten, damit Sie mit möglichst geringem Aufwand Ihren Beitrag zum Projektfortschritt leisten können. Nachfolgend zeigen wir Ihnen drei praktische Beispiele und Tipps wie Sie mit InLoox effizient arbeiten können:
Mit der Outlook Integration von InLoox wandeln Sie E-Mails ganz einfach mit nur einem Klick in Aufgaben um. So erreichen Sie einen verbesserten Workflow und sind effizient, denn Sie sparen sich Zeit und Aufwand, die für das manuelle Erstellen der Aufgaben benötigen würden. Wenn Sie dem Prinzip Think-Schedule-Do folgen, bringen Sie ganz effizient Ordnung in Ihren Posteingang.
Bild: InLoox für Outlook: E-Mail in Aufgabe umwandeln ©InLoox GmbH
Mit der Zeiterfassung in InLoox können Sie nicht nur abrechenbare Stunden festhalten, sondern auch Zeitfresser identifizieren. Durch eine regelmäßige Nutzung der integrierten InLoox Stoppuhr erhalten Sie so einen Überblick für welche Aufgaben Sie zu viel Zeit aufwenden, oder welche Aufgaben Sie eliminieren bzw. delegieren sollten.
Bild: InLoox für Outlook - Zeiterfassung mit der Stoppuhr für Aufgaben und Projekte ©InLoox GmbH
Aus unternehmerischer Sicht ist der Einsatz von Ressourcen mit Ausgaben gleichzusetzen. Daher ist es besonders wichtig Ressourcen gezielt einzusetzen und vor allem dafür zu sorgen, dass Mitarbeiter weder überlast noch unausgelastet sind. Mit InLoox verschaffen Sie sich einen Überblick über die Ressourcenauslastung in Ihrem Team, Ihrer Abteilung und Ihrem Unternehmen. So können Sie Ihre Mitarbeiter effizienter einsetzen und Überlastung Einzelner oder „Verschwendung“ zu vieler Ressourcen für eine simple Aufgabe vermeiden.
Bild: InLoox Web App - Überblick Ressourcenauslastung ©InLoox GmbH