Einfach Aufgaben priorisieren: Die 1-2-3 Technik

Informationsflut trifft Aufgabenfülle

Viele haben das Gefühl, dass sich die Welt heute schneller dreht. Und das nicht nur im Privatleben. Auch im Job kämpfen wir mit einer Fülle an Informationen. Mehr Informationen, mehr E-Mails, mehr Projekte – bedeuten im Arbeitsalltag vor allem eines mehr Aufgaben und Reize, die Tag für Tag um unsere Aufmerksamkeit buhlen. Ihre To-Do-Liste wird auch immer länger und es fällt Ihnen manchmal schwer, die wirklich wichtigen Aufgaben zu identifizieren? Dann hilft Ihnen die einfache 1-2-3 Technik dabei, wieder den Überblick zu gewinnen.

Aufgaben priorisieren mit der 1-2-3 Methode

Die 1-2-3 Methode ist eine simple Methode aus dem Zeitmanagement, die Ihnen jeden einzelnen Arbeitsalltag hilft, die anstehenden Tätigkeiten zu priorisieren. Und so einfach geht’s:

• Werfen Sie zu Beginn jeden Arbeitstages einen Blick auf Ihre To-Do-Liste.
• Unter „1“ notieren Sie sich die wichtigste und/oder zeitkritischste Aufgabe.
• Unter „2“ halten Sie die zwei Aufgaben fest, die auch zeitkritisch und/oder wichtig sind, jedoch heute nicht oberste Priorität haben.
• Unter „3“ fallen dann noch drei kleinere Aufgaben, die Sie heute auch erledigen möchten.

Schritt für Schritt durch die To-Do-Liste

Nun arbeiten Sie sich genau in dieser Reihenfolge von 1 über 2 bis zu 3 durch die Liste. Erst nachdem die erste Aufgabe mit der höchsten Priorität erledigt wurde, widmen Sie sich den nächsten zwei Aufgaben. Und erst nachdem die „Zweier“ Aufgaben abgehakt sind, gehen Sie zu den „Dreier“ Aufgaben über. Natürlich kommt Ihnen hier im Normalfall das Tagesgeschäft das ein oder andere Mal dazwischen. Das Telefon wird klingeln, eine dringende E-Mail vom Kunden geht ein oder ein Kollege steht plötzlich mit einer wichtigen Bitte auf der Matte. Doch diese Methode hilft Ihnen, sich nach den Unterbrechungen wieder auf die relevanten Dinge des Tages zu fokussieren. Mit der 1-2-3 Methode schaffen Sie also nicht nur eine Priorisierung, sondern auch Fokussierung inmitten der heutigen geballten Informationsflut.

Die 1-2-3 Technik mit InLoox

Wenn Sie Ihre 1-2-3 Liste jeden Tag auf einem neuen Zettel festhalten, werden Sie nach einiger Zeit nicht nur in der Informationsflut, sondern auch in einer Papierflut die Orientierung verlieren. Diese Methode können Sie auch ganz einfach mit Hilfe von InLoox abbilden. Dabei empfiehlt es sich die 1-2-3 Technik besonders für projektunabhängige – also persönliche – Aufgaben anzuwenden und diese in einem eigenen Backlog Projekt zu organisieren.

1. Erstellen Sie ein neues Projekt für Ihren Backlog an persönlichen To-Do's.

2. Wechseln Sie in die Aufgaben-Ansicht und klicken Sie rechts oben auf Status.

3. Passen Sie den Kanban-Status für dieses Projekt entsprechend der 1-2-3 Methode an: Backlog, 1, 2, 3, Erledigt. 

• Backlog: Im Backlog sammeln Sie alle anstehenden Aufgaben.
• Spalte 1: Hinterlegen Sie täglich die wichtigste und/oder zeitkritischste Aufgabe
• Spalte 2: Halten Sie täglich die zwei Aufgaben fest, die auch wichtig und/oder zeitkritisch sind.
• Spalte 3: Beinhaltet drei weitere Aufgaben, die Sie am heutigen Tag erledigen möchten.
• Erledigt: Hier sammeln Sie alle bereits erledigten Aufgaben.

Mit diesem Backlog Projekt und der Arbeitsweise nach der 1-2-3 Methode können Sie Ihre persönlichen Tagesaufgaben schnell und einfach mit InLoox organisieren. Sie haben über die Erledigt Spalte immer im Blick, welche Aufgaben bereit erledigt wurden und können in der Spalte Backlog alle neuen Aufgaben sammeln.

Noch kein InLoox-Nutzer? Mit InLoox organisieren Sie Ihre Aufgabe und Projekte problemlos online und in Outlook integriert!